Чи потрібно медичній установі оформляти дорожні листи? Яка форма має бути у цього первинного облікового документа? Які порушення в оформленні дорожніх листіввиявляються під час проведення контрольних заходів? За якими нормами відбувається списання ПММ? Які помилки в списанні ПММ найчастіше припускаються?
Оформлення дорожнього листа – право чи обов'язок установи?
Підставою для відображення у бухгалтерському обліку інформації про активи та зобов'язання, а також операцій з ними є первинні облікові документи (п. 7 Інструкції № 157н). Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами документів, затвердженими згідно із законодавством РФ, правовими актами уповноважених органів виконавчої влади, а документи, форми яких не уніфіковані, повинні містити обов'язкові реквізити, перелічені у п. 7 Інструкції № 157н та ст. . 9 Закону про бухгалтерський облік.
До бухгалтерського обліку приймаються первинні облікові документи, що надійшли за результатами внутрішнього контролювчинених фактів господарського життя для реєстрації даних, що містяться в них, у регістрах бухгалтерського обліку, на підставі припущення належного складання первинних облікових документів за скоєними фактами господарського життя особами, відповідальними за їх оформлення (п. 3 Інструкції № 157н).
У редакції інструкцій № 162н, № 174н, № 183н, що діяла до набрання чинності Наказом Мінфіну РФ від 31.12.2015 № 227н, було встановлено, що вибуття матеріальних запасів провадиться у тому числі на підставі дорожнього листа (ф. 04400, 03500 , 0345004, 0345005, 0345007), який застосовується для списання у витрату всіх видів палива. Таким чином, дорожній лист був первинним обліковим документом для обліку та списання ПММ.
Державні (муніципальні) установи застосовували форму дорожніх листів, затверджену Постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документаціїз обліку роботи будівельних машинта механізмів, робіт у автомобільному транспорті»(Далі - Постанова Держкомстату РФ № 78).
Наразі інструкції № 162н, 174н, 183н не містять такої вимоги. Форми первинних облікових документів для організацій державного сектора встановлюються відповідно до бюджетного законодавства РФ (п. 4 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік). Державні (муніципальні) установи при відображенні фактів фінансово-господарську діяльність застосовують форми первинних облікових документів, наведені у Наказі Мінфіну РФ № 52н. У цьому документі форма дорожнього листа відсутня. З наказу випливає, що підставою для відображення у бухгалтерському обліку установи вибуття з рахунків бухгалтерського обліку матеріальних запасів є акт про списання матеріальних запасів (ф. 0504230). Оскільки паливо (бензин, олії та інших.) – об'єкт матеріальних запасів (з положень Наказу Мінфіну РФ № 52н), його списання може бути оформлено актом (ф. 0504230).
Тут же зазначимо, що відомчими нормативними актами може бути встановлена необхідність при організації обліку та списання ПММ в установі застосовувати дорожні листи. Так, у Розпорядженні Комітету з охорони здоров'я Уряду Санкт-Петербурга від 28.07.2009 № 466-р «Про затвердження Положення про організацію діяльності та типових формахдокументів відділень швидкої медичної допомогиміських поліклінік Санкт-Петербурга» сказано, що дорожні листи оформляються фельдшером (медичною сестрою) щодо прийому викликів відділення, який зобов'язаний контролювати тривалість вимушених простоїв та часу, витраченого на ремонт автомобіля.
Крім того, подорожні листи в обов'язковому порядкузастосовуються під час перевезення пасажирів у випадках, встановлених законодавством РФ. Так було в Постанові Уряди РФ від 23.10.1993 № 1090 «Про Правила дорожнього руху» сказано, що водій механічного транспортного засобу повинен мати при собі та на вимогу співробітників поліції передавати їм для перевірки у встановлених випадках дозвіл на провадження діяльності з перевезення пасажирів та багажу легковим таксі, шляховий лист , ліцензійну картку та документи на вантаж, що перевозиться, а при перевезенні великогабаритних, великовагових і небезпечних вантажів- Документи, передбачені правилами перевезення цих вантажів.
У випадках прямо передбачених законодавством РФ , водій повинен мати та передавати для перевірки працівникам Ространснагляду картку допуску на транспортний засіб для здійснення міжнародних автомобільних перевезень, дорожній лист і документи на вантаж, що перевозиться, спеціальні дозволи, за наявності яких відповідно до законодавства про автомобільні дороги та про дорожньої діяльностідопускається рух по автомобільним дорогамвеликовагового та (або) великогабаритного транспортного засобу, транспортного засобу, що здійснює перевезення небезпечних вантажів, а також надавати транспортний засіб для здійснення вагового та габаритного контролю.
Зокрема, п. 29 Правил забезпечення безпеки перевезень пасажирів та вантажів автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом, затверджених Наказом Мінтрансу РФ від 15.01.2014 № 7, встановлено, що відомості про проведений контроль технічного станутранспортного засобу та місце його проведення фіксуються у дорожніх листах. Контроль технічного стану транспортних засобів під час випуску на лінію (повернення з лінії) забезпечується працівником суб'єкта транспортної діяльності, який здійснює допуск транспортних засобів до експлуатації.
На думку ЗС РФ, викладеному у Ухвалі від 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Рішення Арбітражного суду Свердловської області від 14.04.2016 А60-62629/2015, якщо установа веде діяльність, пов'язану з експлуатацією транспортних засобів, та здійснює перевезення працівників та вантажів для власних потреб, воно має дотримуватися вимоги, встановлені ст. 20 Федерального закону № 196-ФЗ, і має забезпечити:
1) заповнення дорожніх листів відповідно до вимог нормативних актів (зазначати найменування та (або) номер дорожнього листа, заповнювати відомості про власника (власника) транспортного засобу);
2) здійснення контролю технічного стану транспортних засобів спеціалістами (призначити на проведення передрейсових оглядів транспортних засобів спеціаліста, який має спеціальну профільну освіту та відповідає кваліфікаційним вимогам, провести атестацію фахівців, які здійснюють випуск транспортних засобів на лінію);
3) доведення до водіїв необхідної інформації шляхом проведення інструктажів (організувати проведення вступних інструктажів з усіма водіями при прийомі їх на роботу, незалежно від рівня кваліфікації та стажу роботи; організувати проведення передрейсових інструктажів при відправленні водія за маршрутом руху вперше, при перевезенні дітей, при перевезенні небезпечних, великогабаритних та великовагових вантажів, організувати проведення спеціальних інструктажів з водіями за необхідності термінового доведення до них інформації про зміни та ускладнення, що впливають на професійну діяльність водіїв).
Відповідь на питання про те, чи є правом або обов'язком медичного закладу застосування дорожніх листів, відобразимо у формі схеми.
Таким чином, залежно від умов експлуатації автотранспортних засобіві норм законодавства РФ оформлення дорожніх листів або правом, або обов'язком установи. Водночас, оскільки Порядком проведення передзмінних, передрейсових та післязмінних, післярейсових медичних оглядів встановлено, що за результатами проходження післярейсового медичного огляду на дорожніх листах ставиться штамп «Пройшов післярейсовий медичний огляд» та підпис медичного працівника, який проводив медичний огляд (п. 17) , рекомендуємо оформляти дорожній лист навіть у випадках, коли прямої вимоги на використання цього документа законодавство РФ та відомчі нормативні акти не містять.
За якою формою має бути складений дорожній лист?
Перелік обов'язкових реквізитів дорожніх листів затверджено Наказом Мінтрансу РФ від 18.09.2008 № 152 (далі – Наказ № 152). Заснування у своїй діяльності може використовувати дорожні листи за формою, затвердженою Постановою Держкомстату РФ № 78, або розробити форму дорожніх листів самостійно, але при цьому вказати у них усі обов'язкові реквізити, названі у Наказі № 152.
Обов'язковими реквізитами є (п. 3 Порядку заповнення дорожніх листів):
найменування та номер дорожнього листа;
відомості про термін дії дорожнього листа;
відомості про власника (власника) транспортного засобу;
відомості про транспортний засіб;
відомості про водія;
відомості про термін дії дорожнього листа.
На дорожньому листі допускається розміщення додаткових реквізитів, які враховують особливості провадження діяльності, пов'язаної з перевезенням вантажів, пасажирів та багажу автомобільним транспортом або міським наземним електричним транспортом.
Які порушення виявляються в оформленні дорожніх листів?
При перевірці організації обліку та витрачання ПММ перевіряльниками запитуються:
журнали операцій із постачальниками і підрядниками, журнали операцій із підзвітними особами (до яких прикріплені документи, що підтверджують придбання ПММ);
дорожні листи;
акти списання тосолу, олій;
оборотні відомості.
Зазвичай у заповненні дорожніх листів допускаються такі порушення.
Відсутність підписів та розшифровок відповідальних осіб, зокрема водія.
Відповідальність за достовірність, правильність оформлення, а також за своєчасне та належне складання первинних облікових документів несуть особи, які їх створили та підписали. Пунктом 13 Наказу № 152 встановлено, що дати, час та показання одометра при виїзді транспортного засобу з постійної стоянки та його заїзді на постійну стоянку проставляються уповноваженими особами, які призначаються рішенням керівника установи, та засвідчуються їх штампами або підписами із зазначенням ініціалів. Також у дорожньому листі в силу норм п. 16 Наказу № 152 повинні бути присутніми дати та час проведення передрейсового та післярейсового медичних оглядів водія. Вони проставляються медичним працівником, який проводив відповідний огляд, і засвідчуються його штампом та підписом із зазначенням прізвища, імені та по батькові.
Відсутність часу заїзду транспортного засобу на стоянку.
Пунктом 6 Наказу № 152 встановлено, що відомості про транспортний засіб включають дату (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) виїзду транспортного засобу з місця постійної стоянки транспортного засобу та його заїзду на вказану стоянку. Ці відомості є обов'язковими реквізитами дорожнього листа, які підлягають заповненню. Час виїзду та повернення має безпосередній зв'язок із підтвердженням тривалості роботи водія.
Відсутність даних про виданий (заправлений) бензин.
Окремий розділ дорожнього листа призначений для обліку руху пального. У ньому вказується, скільки літрів бензину було в баку при виїзді та поверненні, скільки було заправлено та витрачено під час поїздки. Якщо водієві видається бензин за заправним листом, то у графі має відображатися кількість бензину. Якщо видача бензину не передбачається, то водій набуває його за підзвітні гроші. Чек, який він одержав на АЗС, прикріплюється до авансового звіту. Під час перевірки ПММ здійснюється зіставлення відомостей про заправки автомобіля паливом, відображених у дорожніх листах, з даними авансових звітів підзвітних осіб, до яких додаються документи, що підтверджують заправку автомобіля паливом.
Під час проведення такого зіставлення перевіряючі звертають увагу:
на дату та кількість палива, що заправляється, зазначені в колійному листі, виправдувальному документі та даних бухгалтерського обліку. Заправка повинна бути зроблена в робочий часводія. Якщо заправлення автомобіля паливом за чеками було здійснено в неробочий час, то цей факт є підставою для подальших розглядів;
на відповідність обсягу витраченого палива та кілометражу, зазначеного на звороті дорожнього листа при описі маршруту руху автомобіля;
на правильний розрахунок обсягу витрачених ПММ, що підлягає списанню з рахунків бухгалтерського обліку;
на правильність відображення на рахунках бухгалтерського обліку записів щодо прийому до обліку та списання ПММ.
Відсутність у дорожньому листі дати та часу проведення передрейсового та післярейсового медичних оглядів водія.
У силу норм ст. 20 Федерального закону від 10.12.1995 № 196-ФЗ та Федерального закону від 21.11.2011 № 323-ФЗ «Про основи охорони здоров'я громадян Російської Федерації» юридичні особи, здійснюють на території РФ діяльність, пов'язану з експлуатацією транспортних засобів, зобов'язані організовувати проведення обов'язкових медичних оглядів та заходів щодо вдосконалення водіями транспортних засобів навичок надання першої допомоги постраждалим у дорожньо-транспортних пригодах.
Обов'язкові передрейсові та післярейсові медичні огляди водіїв транспортних засобів проводяться або медичними працівниками, що залучаються, або в порядку і на умовах, передбачених ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закону №323-ФЗ.
Вказівка дати (число, місяць, рік) та часу (годин, хвилин) проведення передрейсового та післярейсового медичних оглядів водія є одним з обов'язкових реквізитів дорожнього листа установи.
Які порушення допускаються при списанні ПММ?
Норми витрати палив та мастильних матеріалівна автомобільному транспорті затверджено Розпорядженням № АМ-23-р. За відсутності в цьому нормативному акті норм списання палива для автомобіля, що експлуатується установою, вони можуть бути:
внутрішнім локальним актом установи (наказом, розпорядженням);
Мінтрансом або спеціалізованою організацією, до якої установа звернеться із запитом для розрахунку норми списання ПММ за конкретним видом автотранспорту, не зазначеним у Розпорядженні №АМ-23-р.
При перевірці правильності списання пальне- мастильних речовину закладі часто виявляються такі порушення.
Помилкове застосування підвищуючої надбавки щодо витрати палива автомобілем.
Розпорядженням №АМ-23-р встановлено надбавки при здійсненні роботи автомобіля за певних умов. Норма витрати палива залежить від конструкції автомобіля, його агрегатів і систем, категорії, типу та призначення автомобільного рухомого складу (легкові, автобуси, вантажні), від виду палив, що використовуються, від пори року, від умов, в яких експлуатується автомобіль. Норми витрати палива на 100 км пробігу автомобіля визначені у літрах бензину або дизпалива для бензинових та дизельних автомобілів. Норми витрати палива можуть збільшуватися або знижуватися залежно від умов експлуатації транспортного засобу. У разі застосування кількох надбавок норма витрати палива визначається з урахуванням їхньої суми чи різниці. Так, норми витрат палива підвищуються:
при роботі в зимовий час(Залежно від кліматичних районів країни збільшуються з 5 до 20%). У додатку 2 до Розпорядження №АМ-23-р встановлено граничну величину зимових надбавок по кожному регіону, а також зазначено, в якому регіоні які місяці вважаються зимовими;
при експлуатації автомобіля на дорогах загального користування(надбавка може становити до 10%, на дорогах загального користування IV та V категорій – до 30%);
під час роботи автотранспорту у містах із певною щільністю населення. Чим вище щільність населення, тим більша надбавка до норми витрати палива (наприклад, якщо щільність населення перевищує 3 млн осіб, розмір надбавки, яку може встановити організація, становить до 25%, при щільності населення від 1 до 3 млн осіб – до 20%) тощо);
під час обкатування нового автомобіля, автомобіля, що вийшов із капітального ремонту, а також при централізованому перегоні таких автомобілів своїм ходом.
Норма витрати палив може знижуватися при роботі на дорогах загального користування І, ІІ та ІІІ категорій за межами приміської зони на рівнинній слабогорбистій місцевості (висота над рівнем моря до 300 м) до 15%.
Працівником бухгалтерії щодо витрати бензину з фактичного пробігу (км) який завжди надбавка застосовується правильно. Наприклад, при розрахунку витрати бензину виходячи з фактичного пробігу (км) по м. Єкатеринбургу застосовується підвищуюча надбавка – 5%, хоча можна було б застосовувати підвищуючу надбавку до норми витрат палива при роботі автомобіля в містах з населенням від 1 до 3 млн осіб – 20 %.
Рахункові помилки щодо витрати палива.
Нормативна витрата палива щодо конкретного автомобілявизначається за такою формулою:
Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) , де:
Qн - Нормативний витрата палива, л;
Нs - Базова норма витрати палива на пробіг автомобіля, л/100 км;
S - Пробіг автомобіля, км;
D - Поправочний коефіцієнт (сумарна відносна надбавка або зниження) до норми, %.
Під час проведення заходів контролю перевіряється правильність застосування бухгалтером норми витрати палива виходячи з умов, у яких експлуатувався автомобіль, і тому розрахунковим шляхом обчислюється розмір списання бензину за нормою. При визначенні умов експлуатації автомобіля використовується інформація, відображена у дорожньому листі. Наприклад, дата, яку складено дорожній лист, дозволяє зрозуміти, коли потрібно (і чи потрібно) застосовувати зимову надбавку визначення норми витрати палива. Зворотній бікдорожнього листа, на якому відображається маршрут проходження автомобіля, допомагає визначити, як експлуатувався автомобіль: у межах міста чи за містом, що дозволяє вирішити, чи треба застосовувати відповідну надбавку за експлуатацію автомобіля на дорогах загального користування, оскільки автомобіль у цей день експлуатувався на трасі , де витрата палива менша.
В результаті досконалої рахункової помилки списання бензину проводиться не за нормою, а в більшому або меншому обсязі, що відповідно спотворює фактичні дані та показники бухгалтерської звітності.
Списання мастил без документів, що підтверджують ремонт автотранспортного засобу.
Норми експлуатаційної витрати мастильних матеріалів встановлюються з розрахунку на 100 л від загальної витрати палива, розрахованого за нормами для даного автомобіля. Норми витрати мастил та мастил затверджені Розпорядженням №АМ-23-р. Списання мастил здійснюється за актом про списання матеріальних запасів (ф. 0504230). Як показують результати перевірок, нерідко за актом про списання матеріальних запасів списуються олії, мастильні рідини(Тосол) у розмірі, що не відповідає нормам списання.
Наприклад, на балансі установи є один автомобіль. У квітні актом списаний тосол у кількості 10 л. Наказом по установі затверджено норму витрати рідини – не більше 0,1 л на 100 л бензину. Витрата бензину за період тосолу, що списується, склав 1 985,09 л. Виходячи з цього, норма витрати тосолу повинна становити 1,985 л, а не 10 л. Жодних документів, що підтверджують проведення ремонту чи технічного обслуговування автомобіля, немає.
Наведемо інший приклад. У серпні актом про списання матеріальних запасів списано 17 л тосолу. Списання тосолу проводилося у зв'язку з ремонтом автомобіля (злив та заміна). Проведення ремонтних робітпідтверджує акт виконаних робіт (датований серпнем). Проте, як встановлено перевіряльниками, у вересні актом списано ще 10 л тосолу. Витрата бензину за вересень становила 591,864 л. Виходячи з цього норма витрати тосолу за вересень має бути 0,591 л. Перевищення норми витрати тосолу за вересень – 9409 л.
На завершення зазначимо, що описані у прикладі порушення можуть бути кваліфіковані перевіряльниками як грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку, а адміністративні особи можуть бути притягнуті до відповідальності за ст. 15.11 КпАП РФ. Нагадаємо, що під грубим порушенням вимог до бухгалтерського обліку через норми цієї статті розуміється в тому числі:
спотворення будь-якого показника бухгалтерської (фінансової) звітності, вираженого у грошовому вимірі, не менш ніж на 10%;
реєстрація не мав місця факту господарського життя або уявного чи удаваного об'єкта бухгалтерського обліку в регістрах бухгалтерського обліку;
ведення рахунків бухгалтерського обліку поза застосовуваними регістрів бухгалтерського обліку;
відсутність у економічного суб'єкта первинних облікових документів, та (або) регістрів бухгалтерського обліку, та (або) бухгалтерської (фінансової) звітності, та (або) аудиторського висновку про бухгалтерську (фінансову) звітність (у разі, якщо проведення аудиту бухгалтерської (фінансової) звітності є обов'язковим протягом встановлених термінів зберігання таких документів.
Склад відпрацювання
Стабільна робота автомобіля залежить не лише від справності механізмів двигуна. Не меншою мірою на неї впливає якість паливно-мастильних матеріалів. Але в процесі використання мастило поступово втрачає свої властивості і стає непридатним. Тоді її потрібно злити з двигуна і провести списання моторного масла.
Старіння мастила – це нормальний процес. Властивості добавки погіршуються через окислення, а також вплив зовнішніх забруднень і присадок. В інструкції з експлуатації, що додається до транспортного засобу, описано приблизні терміни, в які потрібно міняти оксоль для забезпечення працездатності двигуна
Величина відрізка часу залежить від кілометражу, пройденого автомобілем. Також слід звернути увагу, чи відбувається розрідження олії паливом. Якщо мастильний матеріал стає надмірно в'язким, він починає швидко втрачати свої протизносні властивості.
Як зрозуміти, скільки списати?
До кожного транспортного засобу додає сервісна книжка. У ній описано послідовність дій, необхідні процесу технічного обслуговування. Крім цього, там є відомості про необхідні матеріали. Витрати автохімії, що підлягає списанню, розраховуються бухгалтером, виходячи з пройдених автомобілем кілометрів.
Норми списання моторної оліївизначаються затвердженими регуляторними документами. Вони передбачено витрата палива кожної марки автомобіля. Розрахунок ведеться на 100 км пробігу.Крім цього, існують надбавки до стандартів витрати, які розраховуються, виходячи з певних умов. До таких умов можна віднести:
Стара та нова олія - зимовий час,
- наявність гірської місцевості,
- умови доріг у селищах міського типу.
- Таким чином, перед тим як списати масло моторне, бухгалтер визначає:
- Норму витрати, яка залежить від марки автомобіля, його моделі, модифікації.
- Надбавку, яка приписується залежно від певних умов.
З урахуванням цих факторів та кілометражу, пройденого автомобілем, розраховується розмір мастильних засобів, які необхідно списати.
Як визначаються стандарти витрати пального?
Стандарти витрати ПММ призначені для планування потреби підприємств та установ у цих продуктах, а також для контролю їх витрат. Нормування визначає допустимі значеннявитрати олії при різних умовахексплуатації машини.
На даний момент для автомобілів встановлено:
- базова лінійна норма витрати;
- на пробіг при здійсненні спеціальної операції;
- на роботу обігрівача;
- на роботу спецобладнання.
Базова норма встановлюється певних видів автомобілів. Так як в даний час більшість машин мають багатоваріантну комплектацію, лінійні норми описують технічні дані та особливості модифікації.
Розрізняють стандарти для бензинових та дизельних машин, що використовують скраплений нафтовий газ, а також для транспортних засобів, що працюють на природному газі, та газодизельних авто. Від усіх цих параметрів залежить, як списувати моторне масло.
Крім постійних, існують часові стандарти:
- Для автомобілів, які не відрізняються від базової моделі. Витрата встановлюється за тими самими нормативними актами, що й транспортного засобу базової моделі.
- Для моделей, які мають відмінності від базової. Розрахунок у разі виробляється як попереднього виду авто, але витрата палива вважається з тонни навантаженої ваги.
- Для автотранспорту, де є спеціалізоване обладнання.
Для модифікацій, що мають газодизельні та газобалонні двигуни, тимчасові норми розраховуються так само, як для нових моделей. Облік ведеться виходячи з особливостей механізму та додаткової витратипального матеріалу, що визначається впливом погодних умов. Також є норми, які підприємство розраховує для себе самостійно. Вони називаються тимчасовими індивідуальними нормами.
Для моторного паливапорядок списання за фактичною ціною одиниці неприпустимий, оскільки ціна одиниці має сенс лише для штучних матеріальних запасів.
Вибір способу
Щодо вибору порядку обліку (списання) моторного палива для транспорту найбільш правильним є організація обліку з усередненням ціни по кожній одиниці транспорту окремо без розбивки бензину за сортами.
Щодо автотранспорту, крім моторного палива, у складі рахунку 0 10 533 000 також підлягають обліку мастильні матеріали. За призначенням мастильні матеріали поділяються на:
Моторна олія, що заливається в двигун;
Трансмісійна олія, що заливається в коробку передач;
Спеціальні олії (наприклад, для гідравлічної системи);
Пластичні мастила.
Для кожної марки автомобілів виробниками встановлюється ряд параметрів, що визначають періодичність та необхідна кількістьолії для заміни. Цими параметрами є:
Заправні обсяги;
Періодичність проведення технічного обслуговування (ТО) та склад робіт, що проводяться;
Норма чаду олії (скільки олії може витрачатися на долив у міжсервісний період).
Приклад №1
Для автомобіля ВАЗ-2110 виробником встановлені такі параметри.
Заправні обсяги:
Система мастила двигуна, включаючи масляний фільтр, - 3,5 л моторної олії;
Коробка передач - 3,3 л трансмісійної олії;
Система охолодження двигуна, включаючи обігрівач, - 7, 8 л рідини, що охолоджує (тосол, антифриз).
Періодичність робіт із технічного обслуговування: планове технічне обслуговування- кожні 15 тис. км. до 120 тис. км., далі не регламентовано, але не рідше ніж через 10 тис. км. (періодичність ТО слід встановити розпорядженням керівника). Заміна моторного масла провадиться при кожному ТО. Заміна олії в коробці передач та охолоджуючої рідини – при кожному п'ятому ТО.
Знання перелічених параметрів дозволить бухгалтеру проконтролювати обґрунтованість списання мастильних матеріалів:
Разова витрата рідин при виконанні ТО не повинна перевищувати заправного об'єму. Так, виходячи з параметрів, наведених у прикладі, невиправдано витрачати п'ятилітрову каністру моторного масла на ТО автомобіля ВАЗ-2110, тому що заправний об'єм складає всього 3,5 л, залити 5 л просто нікуди;
Якщо заміна олій (та інших рідин) проводиться частіше, ніж регламентовано, це може свідчити або про недостовірність документів або про несправність автомобіля. Невжиття заходів щодо усунення несправності може бути кваліфіковано як навмисне заподіяння шкоди майну установи;
Якщо заміна олій (та інших рідин) проводиться рідше, ніж регламентовано, йдеться не про економію, а про порушення правил експлуатації, що також може бути розцінено як навмисне заподіяння шкоди майну установи.
Для забезпечення повноцінного контролю за придбанням та витрачанням олій слідує:
Відбивати в обліку олії із зазначенням типу (моторне, трансмісійне), сорту (мінеральне, напівсинтетичне, синтетичне), торгової маркиі цифрових індексів- від цих показників залежить вартість, їх відсутність у документах постачальника може свідчити про недостовірність документов;
Порівнювати витрати масел при плановому технічному обслуговуванні з обсягом, зазначеним у технічній документації автомобіля;
Порівнювати витрати мастил у період між плановими технічними обслуговуваннями з пробігом та нормами;
Мати на увазі, що при заміні моторного масла завжди виконується заміна масляного фільтра. Списання моторної олії в обсязі повної замінибез відповідного списання фільтра може свідчити про недостовірність документів списання.
Казенні установи
Нерідко трапляються ситуації, коли в рамках одного відомства одна казенна установа здійснює операції перевезення для іншої установи з наступною компенсацією витрат на паливо.
Приклад №1.
До підвідомчих установ районного відділу культури входять районна бібліотека та районний Будинок культури, які отримують фінансове забезпечення у формі бюджетних асигнувань за різними кодами бюджетної класифікації. У бібліотеці є автобус, а в Будинку культури – автомобіль «Волга». Періодично бібліотека надає свій автобус Будинку культури або використовує Будинок культури легковий автомобіль, Залежно від того, якій установі скільки людей необхідно перевезти.
Правильне документальне оформленнята відображення в обліку таких операцій викликає у бухгалтерів проблеми.
Загальний принцип тут має бути таким:
1) установа, якій потрібно скористатися автомобілем іншої установи, складає заявку письмово;
2) установа, що надає автомобіль, оформляє окремий дорожній лист. Рекомендується заправити повний бакщоб потім визначити точний фактичний витрата методом «заправки до повного»;
3) після поїздки установа, яка надавала транспорт, передає копію дорожнього листа установі, яка використовувала автомобіль;
4) установа, яка використовувала автомобіль, здійснює його заправку за рахунок своїх коштів в обсязі відповідно до дорожнього листа;
5) в обліку операція відображається як внутрішньовідомча передача палива через рахунок 130404340 з використанням коду КБК установи, яка експлуатувала автомобіль і здійснила дозаправку за рахунок своїх коштів. При цьому відбудеться деяке неузгодження щодо часу операцій - за датами документів списання палива на підставі дорожнього листа пройде раніше, ніж його надходження на підставі повідомлення. Установі, яка надавала автомобіль, важливо у своєму обліку операцію з надходження та списання палива відобразити за кодом КБК установи, яка використовувала автомобіль, що необхідно для чіткого проведення консолідації звітності головним розпорядником бюджетних коштів:
|
Бухгалтерський запис |
|||
|
дебет рахунки |
кредит рахунку |
||
|
Придбання палива установою, яка використовувала автомобіль |
КБК1 10533 340 |
КБК1 30234 730 |
|
|
Передача палива за повідомленням установи, що надавала автомобіль |
КБК1 30404 340 |
КБК1 10533 440 |
|
|
Відображення надходження палива в обліку установи, яка надавала транспорт |
КБК1 10533 340 |
КБК1 30404 340 |
|
|
Відображення списання палива в обліку установи, яка надавала транспорт |
КБК1 40120 272 |
КБК1 10533 440 |
|
Обом установам згодом необхідно надати головному розпоряднику бюджетних коштів відповідні Довідки з розрахунків, що консолідуються (ф. 0503125) за рахунком 0 30404 000.
Типовою помилкою під час здійснення таких операцій є списання палива безпосередньо в обліку установи, яка використовувала автотранспорт. У цьому випадку виникають дві проблеми:
В обліку установи, яка використала автомобіль, буде відображено списання матеріальних запасів на підставі первинного документа, оформленого іншою установою (шляховий лист виписаний іншою установою на автомобіль іншої установи);
В обліку установи, що надавала автомобіль, один дорожній лист випаде із загальної послідовності.
Витратою пальноговважається кількість пального, реально спаленого двигунами, освітлювальними та нагрівальними установками, а також використане як розчинник для розрідження олії в системах мастила та для санітарно-гігієнічних потреб.
Витратою оліївважається кількість масла фактично використаного в двигуні, злитого із системи змащення двигуна при його заміні, використаного для промивання системи, а також виданого на машини для змащення трансмісії, деталей та вузлів.
Списання витраченої оліїпроводиться:
- на наземній техніці – після видачі на машини згідно з встановленими нормами;
- на машинах, що перебувають на консервації – за фактичною витратою, але не більше за встановлені норми.
Витратою охолоджуючої низькозамерзаючої рідинивважається кількість цієї рідини, витраченої протягом звітного періоду на поповнення експлуатаційних витрат та промивання системи охолодження двигунів.
Мастила та рідини, видані в підрозділ за накладними для проведення ремонтних робіт та інших потреб, списуються встановленим порядком, як витрачені, після їх використання, а гальмівні та інші отруйні рідини – після подання актів,затверджених командиром військової частини, які оформлюються одразу після витрати цих рідин.
Витратою етилового спирту та його сумішейвважається кількість цих рідин, що фактично витрачені в антизамерзаючих системах або системах кондиціювання літаків під час проведення регламентних робіт, ремонту обладнання, лабораторних аналізів, а також медичних потреб.
Списання етилового спирту та його сумішей провадиться:
- на авіаційну військову техніку – за польотними листами;
- на регламентні роботи, ремонт устаткування та інші цілі – за актами не більше встановлених норм витрати.
Перевитрата ПММ
При виявленні перевитрати пальногокомандир призначає адміністративне розслідування. Якщо буде встановлено, що перевитрата сталася внаслідок неправильних дій чи бездіяльності посадових осіб, безгосподарності, порушень правил експлуатації, порушення правил експлуатації, що під виглядом перевитрати пального здійснюється спроба приховати нестачу чи розкрадання, винні особи притягуються до дисциплінарної, адміністративної чи кримінальної відповідальності.
Перевитрата пального внаслідок об'єктивних причин(Несприятливі дорожні умови, необхідність застосування форсованого режиму, недостатній досвід водіїв), втратою не вважається і списується як фактично витрачене пальне.
У військових частинах основою для списання пального, яке убуло разом із машинами в ремонт на базу,є дорожні листи, а також чекові вимоги (накладні), видані ремонтним підприємством (базою).
Автомобілі, танки та інші машини заправляються пальним по роздавальним відомостям. Роздавальна відомість ведеться на кожен підрозділвійськової частини, виписується та реєструється у службі пального. Кількість палива та масел у літрах записується в роздавальну відомість та дорожній лист машини. Водій розписується за отримане паливо та пальне у роздавальної відомості, а заправник – у дорожньому листі
Щодня перед видачею проводяться виміри густини палива (олії), яке записується в роздавальну відомість. Роздавальна відомість може вестись до повного використання, при цьому за кожен день видачі підбиваються підсумки літрах та кілограмах.
Витрати пального та масел автомобілями, танками та іншою технікою враховуються у колійному листі. Дані дорожніх листів заносяться до книги обліку машин, витрат палива та олій.
На підставі записів у книзі обліку роботи машин, витрат палива та мастил у картках роботи стаціонарних двигунів кожен підрозділ щомісяця складає звіт про наявність та рух пальногоі подає їх у служби пального військової частини.
Донесення складається у двох примірниках. Воно є підставою для списання палива з підрозділів на витрату.
Правильність відповідності списання витрати пального з дорожніми листами перевіряється комісією, яку призначає командир частини.
є розпорядженнямкомандиру підрозділу та водієві на виконання завдання. Він є підставою для списання та визначення економії (перевитрати) пального та мастильних матеріалів, а також для обліку виконаної роботи.
Акт списання ПММ та спеціальних рідин
Списання у військових частинах пального, мастильних матеріалів та спеціальних рідин, витрачених на технічне обслуговування та регламентні роботи, проводиться за їхньою фактичною витратою, що не перевищує встановлених норм.
Особлива увага приділяється списання спирту. У військових частинах, крім авіаційно-технічних, витрата спирту невелика, а саме на автомобілях КамАЗ, на яких відповідно до норми, гальмівна система заправляється спиртом етиловим ректифікатом у кількості від 0,2 до 1 л залежно від марки автомобіля за температури повітря нижче 5°С.
Спирт у запобіжниках від замерзання замінюється повністю, його доливання не дозволяється.
Законність списання спирту під час витрачання при його заміні у запобіжниках гальмівної системиперевіряється з пробігу автомобіля між замінами спирту. Пробіг визначається за книгою обліку роботи машин, витрати паливно-мастильних матеріалів.
Актом списуютьсятакож охолоджуючі низькозамерзаючі рідини (антифризи) марок 40 і 65, Тосол А-40 та Тосол А-65 та їх аналоги при експлуатації військової техніки. Повні витрати охолоджуючих рідин за місяць експлуатації встановлені нормами наказів Міністрів оборони.
Охолоджуючі низькозамерзаючі рідини марок 40 і 65 після зимової експлуатаціїобов'язково зливаються із системи охолодження двигунів військової техніки та здаються на склад пального частини у перерахунку на стандартну рідину відповідної марки.
Різниця між кількістю охолоджуючої рідини, залитої в систему охолодження на початку зимового періоду експлуатації та долитою до неї за час експлуатації зимовий період, перерахованої в стандартну рідину, становить витрати її за час експлуатації, що підлягають списанню.
Наднормативні витрати, що перевищують витрати за нормативами, після адміністративного розслідування та наказу командира військової частини списуються з книг обліку за актом і заносяться до книги обліку втрат матеріальних засобів та книги обліку недостач.
Охолоджуючі низькозамерзаючі рідини Тосол А-40 та Тосол А065 та їх аналоги із системи охолодження двигуна на літній періодне зливаються та їх заміна робиться тільки після закінчення встановленого термінуслужби (2 роки).
1. Норми витрати мастильних матеріалів призначені для оперативного обліку, розрахунку питомих норм витрати мастил та мастил при обґрунтуванні потреби в них.
2. Норми експлуатаційної витрати мастильних матеріалів (з урахуванням заміни та поточних дозаправок) встановлені з розрахунку на 100л від загальної витрати палива, розрахованого за нормами для даного автомобіля. Норми витрати масел встановлені у літрах на 100л витрати палива, норми витрати мастил - у кілограмах на 100л витрати палива.
3. Норми витрати олій збільшуються до 20% для автомобілів після капітального ремонту та перебувають у експлуатації понад п'ять років.
4. Витрата мастильних матеріалів при капітальному ремонтіагрегатів автомобілів встановлюється в кількості, що дорівнює одній заправної ємностісистеми змащення даного агрегату.
5.Витрата гальмівних, охолоджуючих та інших робочих рідин визначається в кількості та обсязі заправок та дозаправок на один автомобіль відповідно до рекомендацій заводів-виробників, інструкцій з експлуатації.
6. Для мотоциклів, мотопомп, суден та катерів, механізованого інструменту та аварійно-рятувального обладнання дозволено встановлювати норми витрати мастильних матеріалів на підставі технічної документації заводів-виробників зазначених механізмів (настанов, посібників та інструкцій з експлуатації та обслуговування, технічних умов, паспортів).
7. Для двотактних двигунівнорма витрати олії для приготування суміші 1:40.
8. Індивідуальні експлуатаційні норми витрати масел, спеціальних рідин та мастил на 100л загальної витрати палива автомобілі
|
Марка, модель автомобіля |
Моторні олії |
Трансмісійні та гідравлічні олії |
Спеціальні олії та рідини |
Пластичні мастила |
|
|
Легкові автомобілі |
|||||
|
Автомобілі зарубіжного виробництва, ВАЗ всіх моделей та модифікацій |
|||||
|
ГАЗ-3102 всіх модифікацій |
|||||
|
УАЗ-469, -3151 всіх модифікацій |
|||||
|
Автобуси |
|||||
|
ПАЗ-672, -3201, -3205, -3206 всіх модифікацій |
|||||
|
РАФ-2203 всіх модифікацій |
|||||
|
УАЗ-452, -2206, -3962 всіх модифікацій |
|||||
|
КАВЗ-685 всіх модифікацій |
|||||
|
Вантажні автомобілі |
|||||
|
ГАЗ-53, -53-27, всіх модифікацій |
|||||
|
ГАЗ-3307 всіх модифікацій |
|||||
|
ЗІЛ -130, -131 |
|||||
|
ЗІЛ - 5301; -431412; -4333; -4333-62 |
|||||
|
УРАЛ -430; -43202; -5557; -4320 |
|||||
|
КамАЗ-4310, -5320, -5321 всіх модифікацій |
|||||
|
КрАЗ-255Б; -257 |
|||||
|
Магірус Дойц |
|||||
|
Мерседес Бенц |
|||||
|
Самоскиди |
|||||
|
МАЗ-5551 всіх модифікацій |
|||||
9.Для автомобілів та їх модифікацій, на які відсутні індивідуальні норми витрати мастил та мастил, встановлені наступні тимчасові норми витрати мастил та мастил на 100л загальної нормованої витрати палива:
Норма витрати мастил ПТС (плаваючий транспортер).
Примітка.
1.Для пожежних машин, у яких під час роботи спеціального агрегатуодночасно працює лічильник пройденого шляху спідометра, норма витрати рідкого палива не встановлюється. Облік витрати палива в цьому випадку проводиться за показанням лічильника пройденого шляху спідометра та за нормою витрати рідкого палива на 100 км пробігу. (1м/год-50л).
2.Для мотоциклів, мотопомп, пожежних суден та катерів, механізованого інструменту та аварійно-рятувального обладнання дозволено встановлювати тимчасові норми витрати мастильних матеріалів на підставі технічної документації заводів-виробників зазначених механізмів (настанов, посібників та інструкцій з експлуатації та обслуговування, технічних умов) і т.п.).
