Як правильно оформляти дорожній лист зразок. Зразок заповнення дорожнього листа

Шляховий лист - найважливіший для власника автотранспорту документ з погляду прийняття витрат витрати на ПММ. Існує ряд критеріїв, необхідних для коректного заповнення дорожніх листів, визначених у законодавстві РФ. Розглянемо, як правильно заповнити дорожній лист, які помилки у документі спричинять донарахування податків, а також наведемо правила та зразок заповнення документа.

У яких НПА можна знайти зразок заповнення дорожніх листів

Головне джерело права, в якому зафіксовано порядок заповнення дорожніх листів — наказ Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152 до нього чинної редакції. Виділимо його ключові положення:

• дорожні листи повинні заповнюватися на кожен окремо взятий вид транспортного засобу(п. 9 наказу Мінтрансу № 152); при позмінному використанні машини різними водіями потрібно формувати окремий лист кожного з них (п. 11);
• максимальний термін, на який можливе оформлення дорожніх листів і який, таким чином, може вказуватись у документі, — 1 місяць (п. 10);
• у найменуванні документа має бути зафіксовано тип машини, у заголовку — номер дорожнього листа(відповідно до нумерації, встановленої у фірмі);
• у документі, крім основних реквізитів відправника: назви, адреси та телефону - має вказуватись ОГРН;

Зразок заповнення можна завантажити.

• у колійному листі повинні вказуватися показання одометра у кореляції з датою та часом виїзду машини на завдання, а також її повернення до гаража, скріпленого підписами відповідальних осіб компанії або ІП, а якщо ІП сам виконує роботу водія, то їм особисто (п. 13, п 14);
• якщо дорожній лист оформляється при позмінному користуванні машиною різними водіями, показники одометра відзначаються у аркуші водія, який першим виїжджає на завдання з гаража, а також водія, який заїжджає назад у гараж (п. 15);
• у дорожньому листі повинні фіксуватися дата та час проведення медоглядів, які проводяться до виїзду в рейс і після повернення з нього, — вони проставляються співробітником медичного профілю, який безпосередньо брав участь у огляді, а також засвідчуються його штампом або підписом за обов'язковою вказівкою П.І.Б. (п. 16);
• з 26.02.2017 (наказ Мінтрансу від 18.01.2017 № 17) обов'язковим реквізитом дорожнього листа стала відмітка про проведення перед виїздом у рейс (перед зміною) контролю технічного станутранспортного засобу - контролюючою особою, яка проводить огляд, зазначаються дата та час його проведення, які засвідчуються підписом з розшифровкою до ініціалів (п. 16.1);
• заповнені дорожні листи повинні реєструватися у спеціальному журналі, який заводиться власником транспорту (п. 17).

Про порядок заповнення журналу обліку дорожніх листів читайте .

Заповнені листи повинні зберігатися в організації, яка використовує транспортні засоби не менше 5 років.

Такими є положення головного НПА, що регулює заповнення бланків дорожніх листів. Спосіб заповнення відповідного документа законодавцем не визначено - необхідні дані можна вносити до нього як ручкою, так і на комп'ютері.

Вкрай важливо заповнювати дорожні листи коректно. Що буде, якщо знехтувати цим, розглянемо з прикладу кількох арбітражних розглядів.

Докладніше про особливості дорожніх листів, що використовуються ІП, читайте у статті Які особливості у дорожнього листа для ІП (бланк)? .

Помилки у дорожньому листі та відмова у поверненні ПДВ

Дуже неприємними для платника податків можуть бути правові наслідки помилок, допущених у такому документі, як дорожній лист. Привертає увагу випадок, що свідчить про відмову ФНП у визнанні права ІП на відрахування з ПДВ з тієї причини, що дорожні листи були заповнені некоректно.

Йдеться про арбітражну справу № А65-20582/2013. Позивач — індивідуальний підприємець — купив автомобіль у ТОВ та оформив ряд документів, що підтверджують, — накладну та акт приймання-передачі. Продавець виставив на адресу покупця рахунок-фактуру, в якому було вказано ПДВ. Також відомо, що ІП оплатило машину за рахунок кредитних коштів.

ІП, здійснивши державну реєстраціюмашини, подав у ФНП декларацію з ПДВ, в якій було зазначено суму до відрахування. Однак податківці відмовили ІП у вирахуванні, вважаючи, що машину куплено не для бізнесу, а для особистих цілей.

Покупець автомобіля подав позов до арбітражу, маючи намір домогтися судовому порядкуанулювання рішення ФНП. Але успіхом його спроби не увінчалися — суд у трьох інстанціях підтвердив правоту податківців.

Під час слухань ІП надав суду як доказ користування автомобілем з метою бізнесу копії дорожніх листів. Однак судді вважали, що дані джерела не відповідають вимогам наказу Мінтрансу № 152, оскільки в них не було зазначено деяких важливих, на думку суду, реквізитів. Крім того, під час слухань було встановлено, що в акті прийому-передачі автомобіля була помилка у вказівці найменування ТОВ, яке продало ІП транспортний засіб.

Не вказано пункт призначення — витрати на ПММ списати не вийде

Дуже примітна ще одна ситуація, що мала місце в рамках арбітражної справи № А55-23291/2012. ВАС відмовився його передавати на рівень президії цієї інстанції, залишивши таким чином рішення касації в силі.

Платник податків подав позов проти ФНП, маючи намір оскаржити рішення податківців про відмову у включенні до структури витрат фірми витрат на ПММ. Інспектори ФНП порахували дані витрати непідтвердженими, оскільки в дорожніх листах, сформованих платником податків на підтвердження витрат на ПММ, не було зазначено пунктів призначення, до яких їздили водії.

Сума, що фігурувала в позові, дуже пристойна - 700 000 руб. Але платнику податків не вдалося її відсудити. Під час слухань у рамках першої інстанції судді підтвердили правоту податківців. Апеляція дала шанс позивачу, встановивши, що шлях проходження машини, а також пункт призначення вантажу не повинні фіксуватися в такому документі, як дорожній лист, організаціями, які не є за основним профілем діяльності транспортними. До того ж, як порахувала апеляційна інстанція, дорожній лист не повинен розглядатися як єдине джерело, здатне підтвердити задіяння автомобіля у комерційній діяльності платника податків.

Проте касація скасувала рішення, винесене апеляційній інстанції. Судді вважали, що дорожній лист — це документ, який створюється саме з метою підтвердження обґрунтованості витрат фірми як витрат на ПММ. Тому якщо дорожній лист не містить відомостей про пункт призначення, то, на думку суддів, не можна достовірно встановити факт залучення автомобіля водіями фірми службових цілях. Тому цей реквізит дорожнього листа, якщо слідувати позиції касації, слід як обов'язковий, що відбиває сутність господарської операції.

Відомості про пункт призначення, що фіксуються в такому документі, як дорожній лист, якщо дотримуватися логіки положень визначення ВАС у цій справі, мають бути достатньо докладними. Як вважає ВАС, дорожній лист має включати назву організації, куди їде машина, а також адреса відповідного об'єкта.

Правила оформлення дорожнього листа для бухгалтерії у 2018-2019 роках

На практиці може використовуватися досить широкий спектр дорожніх листів - все залежить від типу транспортного засобу, способу його залучення, а також специфіки діяльності організації. Основне джерело права, в якому затверджено бланки дорожніх листів для різних видів автомобільної техніки, а також типів підприємств - постанова Держкомстату від 28.11.1997 № 78. Однак застосування цього документа не є обов'язковим, і власник транспорту має право розробити свій бланк дорожнього листа або, взявши за основу відповідну уніфіковану форму, доповнити її потрібними реквізитами.

Розглянемо порядок оформлення дорожніх листів на прикладі заповнення форми №3. легкового автомобіля\”.

приклад

Індивідуальний підприємець Кондрашов Сергій Іванович використовує у своїй діяльності легковий автомобіль "Форд Фокус Сі Макс" з об'ємом двигуна 1,8 л. Дорожні листи виписуються на тиждень (5 робочих днів).

Відповідальним за експлуатацію автомобілів наказом з організації призначено самого підприємця (він же виконує обов'язки механіка та диспетчера).

За даними попереднього дорожнього листа та візуального обстеження кількість палива у баку перед виїздом становила 30 літрів. За час дії дорожнього листа водій один раз робив заправку (40 літрів). Касовий чек АЗС був ним представлений разом із дорожнім листом (авансовим звітом) після закінчення його дії.

Загальний пробіг за час дії дорожнього листа становив 198 кілометрів.

Використовуючи дані цього прикладу, розглянемо порядок оформлення дорожнього листа.Заповнений бланк див. на стор. 20.

Хто і яку форму дорожнього листа

повинен використовувати

Форма дорожнього листа, затверджена Держкомстатом (Постанова Держкомстату Росії від 28.11.1997 №78), є уніфікованим первинним документом, призначеним від використання всіма юридичними особами, експлуатують автотранспортні засоби.

При цьому і податківці, і Мінфін, і суди вважають, що для автотранспортних підприємств вона є обов'язковою. 04/2/77, від 20.02.2006 р. №03-03-04/1/129, Листи УФНС Росії по м. Москві від 07.07.2008 р. №20-12/064123.2, від 14.11.2006 р. № 20-12/100253;Постанови ФАС СЗВ від 26.06.2009 р. №А56-20450/2008;ФАС МО від 13.11.2008 р. №КА-А41/10639-08;ФАС ВПО від 23.04. 7048/2006-250/21;ФАС УО від 06.07.2009 р. №Ф09-4565/09-С3). Інші організації, на їхню думку, вправі затвердити свою форму дорожнього листа або іншого документа, що підтверджує вироблені витрати на пально-мастильні матеріали. Головне - дотриматися вимог ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 р. №402-ФЗ "Про бухгалтерський облік".

Контролюючі органи вважають, що транспортні фірми не можуть обирати форму дорожнього листа, вони мають застосовувати лише офіційну, ”держкомстатівську”.

Щодо форми дорожнього листа, що містить обов'язкові реквізити, затверджені Мінтрансом (Наказ Мінтрансу Росії від 18.09.2008 р. №152), то її також мають застосовувати всі юридичні особита підприємці, які експлуатують легкові та вантажні автомобілі (п. 2 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів, затв. Наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 р. №152, далі – Обов'язкові реквізити та порядок заповнення дорожніх листів).

Після набуття чинності Наказом Мінтрансу контролюючі органи заявили, що дорожній лист, що містить обов'язкові реквізити, затверджені Мінтрансом, також може бути одним із документів, що підтверджують витрати на придбання паливо- мастильних матеріалів(Лист Мінфіну Росії від 25.08.2009 р. №03-03-06/2/161; Листи УФНС Росії по м. Москві від 30.12.2009 р. №16-15/139308, від 13.10.2009 р. №16- 15/107268).

Таким чином, якщо у вас транспортна компаніяі ви використовуєте автомобілі для надання послуг з перевезення вантажів, пасажирів та багажу, то ви повинні застосовувати уніфіковану ”держкомстатівську” форму та при цьому дотримуватись вимог Мінтрансу. Самий безпечний варіант- просто доповнити "держкомстатівський" дорожній лист обов'язковими "мінтрансівськими" реквізитами. А це:

- Модель транспортного засобу;

– дата та час проведення передрейсового та післярейсового медогляду водія, які проставляються та засвідчуються медпрацівником, який проводив огляд (пункт 7, п. 16 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів).

Якщо ви використовуєте автомобілі тільки для особистих потреб організації, ви можете:

- застосовувати "держкомстатівські" форми дорожніх листів;

– розробити та затвердити власну форму дорожнього листа з дотриманням вимог ст. 9 Закону №402-ФЗ та Наказу Мінтрансу Росії №152;

– використовувати для підтвердження витрат на ПММ інші документи (ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Федерального закону від 08.11.2007 р. №259-ФЗ "Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту\”; Постанова ФАС МО від 30.09.2010 № КА-А40/11123-10).

Але щоб уникнути претензій з боку податківців, краще застосовувати саме дорожній лист, розробивши форму, зручну для організації.

Штамп медпрацівника на колійному

листі не обов'язковий

Податківці можуть пред'явити

вам претензії, якщо штампу медпрацівника на дорожньому листі немає, оскільки цей реквізит входить до числа обов'язкових реквізитів дорожнього листа, затверджених Мінтрансом (підп. 2 п. 7, п. 16 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів).

Але ці претензії легко заперечити. Адже відсутність відомостей про медогляд не впливає на величину та обґрунтованість транспортних витрат. Якщо в колійному листі є відомості про пробіг автомобіля, витрату пального, залишки пального в баку, то він може бути підтверджуючим документом (Постанова ФАС МО від 10.08.2009 № КА-А40/7253-09).

Звичайно, обов'язковий медичний огляд водія перед рейсом та після нього передбачено п. 1 ст. 20 Федерального закону від 10.12.95 № 196-ФЗ "Про безпеку дорожнього руху\”. Але оштрафувати вас за відсутність оцінок про медогляд не зможуть. Тому що до адміністративної відповідальності за невчасне проходження водіями медичного огляду притягують лише за ст. 14.1 КоАП РФ - за ведення діяльності з порушенням умов, передбачених спеціальним дозволом(ліцензією).

Лицьова сторона

Переходимо до заповнення дорожнього листа. Одним із обов'язкових реквізитів документа є його номер. Порядок нумерації дорожніх листів розробляє сама організація чи підприємець. Серія вказується, як правило, у тому випадку, якщо бланки дорожніх листів надруковані друкарським способом.

Обов'язково також і вказівку дати дорожнього листа. Якщо термін його дії більше одного дня, то вказується весь період – з якого за скільки діє даний дорожній лист (у нашому прикладі він виписаний на робочий тиждень з 17 по 21 травня 2014 р.)

По рядку \"Організація\" заповнюється найменування, адреса місця знаходження та робочий телефон підприємства - власника (користувача) автомашини. Крім того, в кодовій частині проставляються його коди ОКПО (Загальноросійський класифікатор підприємств та організацій). Цей код можна знайти в листі з Комітету статистики.

марка автомобіля (у прикладі - "Форд Фокус Сі Макс"). Якщо машина знаходиться в оренді, то тут же або в доданому рядку доцільно вказувати:

1. номер та дату договору оренди та власника машини (орендодавця) (наприклад, "за договором оренди №___ від "_\" _______ 20___ р. з ТОВ "Профінфо");

2. державний номерний знак (у прикладі – Е 266 МО 62);

3. гаражний номер вказується в тому випадку, якщо на балансі (у користуванні) в організації кілька машин (при цьому не можна за цим рядком наводити інвентарний номер автомобіля як основного засобу. Але при цьому він і не обов'язковий);

4. ПІБ водія та його табельний номер (якщо він є співробітником цієї ж організації) (у прикладі – Кулешов Д.І., табельний номер 034);

5. нижче вказується номер посвідчення водіяводія (або посвідчень усіх осіб, перерахованих за рядком "Водій");

6. у числі реквізитів також передбачені вид, серія та номер ліцензійної картки. Однак нині ліцензії видаються лише на комерційні перевезення пасажирів понад вісім осіб. Відповідно, будь-які перевезення легковим транспортомне ліцензуються. Тому в прикладі ці рядки не заповнюються, а види ліцензійних карток закреслені.

У підрозділі "Завдання водієві" вказується:

1. у чиє розпорядження представляється машина (у прикладі – у розпорядження заступника директора Денисова С.Е.). У цьому рядком нижче відбивається також найменування організації. Оскільки в нашому прикладі автомашину видано у розпорядження співробітника того ж підприємця, у дорожньому листі зазначено: ІП Кондрашов Сергій Іванович. Якщо машина передано в оренду або для надання послуг сторонній особі (юридичній чи фізичній), то вказується найменування (прізвище) цієї особи.

Якщо дорожній лист виписується на термін більше одного дня, то швидше за все вказати конкретного користувача буде неможливо, оскільки таких осіб може бути багато. В цьому випадку по даному рядку доцільно вказувати назву самої організації (підприємця), а розшифровку прізвища конкретного користувача наводити на зворотному боці аркуша у графі "Підпис особи, яка користувалася автомобілем";

2. адресу подачі, тобто місце, куди машина має прибути, виїхавши з гаража (з місця стоянки). У нашому прикладі таким місцем подання є адреса місця знаходження (офіс) підприємця: р. Рязань, Первомайський пр-т, буд. 18;

3. Нижче наводиться фактичний час виїзду з гаража (від місця стоянки). Якщо дорожній лист виписується на термін більше одного дня, то в цьому ж рядку доцільно вказувати дату першого виїзду (у нашому прикладі – 17.05.2014, 9.00);

4. Завдання водієві підписує диспетчер (диспетчер-нарядник). Приклад функції диспетчера виконує індивідуальний підприємець.

Перед виїздом всі машини повинні пройти перевірку справності основних агрегатів, сигналів, показників заправки паливом, маслом і т.п. Якщо всі системи автомобіля працюють нормально, механіком (або іншою особою, відповідальною за експлуатацію автотранспортних засобів) дозволяється виїзд, про що свідчить підпис цієї особи за рядком "Виїзд дозволений". У прикладі функції механіка виконує підприємець.

Наводяться показання спідометра перед виїздом (у прикладі – 62346 кілометрів).

Відповідно, водій автомашини розписується у тому, що він прийняв автомобіль у справному стані.

У лівій нижній частині лицьового боку дорожнього листа наводяться дані при поверненні автомашини в гараж (на стоянку):

1. вказується час повернення. Якщо дорожній лист виписувався на термін більше одного дня, то в цьому рядку доцільно вказувати дату приїзду. У нашому прикладі – 21.05.2014 18.00;

2. час повернення підтверджується підписом диспетчера (диспетчера-нарядника). Як говорилося вище, у прикладі функції диспетчера виконує підприємець;

3. одночасно диспетчером робляться інші необхідні позначки (запізнення, час очікування (наприклад, під час надання комерційних послуг стороннім особам), простої машини тощо.);

4. Водій автомобіля розписується в тому, що він автомобіль здав.

У правій нижній частині лицьової сторони дорожнього листа наводиться інформація щодо руху пального:

1. марка палива (у прикладі – АІ-95);

2. по рядку "Видано за заправним листом" взагалі-то вказується кількість палива, виданого в самій організації (якщо, наприклад, у неї є своя заправна станціяабо запаси палива, що зберігаються в спеціальному приміщенні). Але на практиці за цим рядком, як правило, наводять дані про заправку ПММ на сторонніх автозаправних станціях(АЗС) з додатком касових чеків АЗС до дорожнього листа (якщо паливо отримано, наприклад, за корпоративною пластиковою карткою) або до авансового звіту (якщо паливо купувалося за розрахунок готівки). У нашому прикладі водієм було придбано 40 літрів бензину за касовим чеком АЗС;

3. залишок пального при виїзді може визначатися: за даними попереднього дорожнього листа, за показаннями приладів в автомобілі (рівень палива), в результаті контрольного вимірювання рівня палива в баку (якщо дозволяє конструкція бака) і т.д. У нашому прикладі залишок пального при виїзді визначений за даними попереднього дорожнього листа та порівняний із показаннями приладів у машині (30 літрів);

4. залишок пального при поверненні може бути визначений лише за показаннями приладів в автомобілі або внаслідок контрольного вимірювання рівня палива в баку (у прикладі – 50 літрів);

5. фактична витрата пального визначається як різниця між залишком палива перед виїздом плюс кількість заправленого пального та його залишком при поверненні. У прикладі: 30 л + 40 л - 50 л = 20 літрів);

6. витрати пального за нормою багато організацій просто не заповнюють, а дуже дарма. Звісно, ​​податковим законодавством не визначено нормативне витрачання палива для автотранспортних засобів. Проте відповідно до п. 1 ст. 252 НК РФ всі витрати, прийняті платником податків з метою зменшення бази оподаткування з податку на прибуток, повинні бути документально підтверджені та обґрунтовані. Причому обґрунтованість витрат у частині ПММ якраз і підтверджується нормами витрати палива. При цьому такі норми підприємство може визначити або саме (за даними технічної документації до автомобіля), або на підставі Методичних рекомендацій\”Норми витрати палив та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті(додаток до розпорядження Мінтрансу Росії від 14.03.2008 р. №АМ-23-р) (далі – Методичні рекомендації).

Якщо у представленому в Методичних рекомендаціях переліку автомобіль вашої організації відсутній, то норматив можна визначити за технічно близьким транспортним засобом (примірні габарити, однаковий об'єм двигуна, схожі технічні характеристикиі т.п.). У нашому прикладі у переліку Мінтрансу Росії автомобіль "Форд Фокус Сі Макс" відсутній. Тому за основу взято автомобіль "Форд Фокус" з таким самим об'ємом двигуна (1,8 л). Кількість бензину на 100 кілометрів пробігу за цією нормою становить 8,1 л. Відповідно до п. 5 Методичних рекомендацій цю норму збільшено на 15%, оскільки автомобіль експлуатується переважно у р. Рязані (допускається збільшення норми до 15% у містах із населенням від 250 тис. до 1 млн. людина). Таким чином, норма витрати палива для автомобіля у нашому прикладі складе 9,3 л бензину на 100 кілометрів пробігу (8,1 л + (8,1 л х 15%)).

Виходячи з цього нормативу, норма витрати палива по колійному листу складе (загальний пробіг вказується на зворотному боці колійного листа):

198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.

Виходить, що фактична витрата палива не дорівнює нормативному. У тому випадку, якщо виникає відхилення, воно відображається відповідно до рядків "Економія" або "Перевитрата". При цьому економія не впливає на суму витрат підприємства на оплату палива для автомашини. А ось з перевитратою у кожному конкретному випадку потрібен окремий розгляд. Якщо перевитрата невелика (наприклад, в межах 1 літра бензину), то у податківців навряд чи виникнуть до організації будь-які претензії. Але якщо величина перевитрати значна або виникає постійно, то такі витрати можуть бути не визнані перевіряючими податковими органами з метою оподаткування податком на прибуток з наступними штрафними санкціями згідно зі ст. 122 НК РФ (20% від величини недоїмки з податку);

7. наприкінці наводяться показання спідометра автомашини при її поверненні в гараж (на стоянку)
(У прикладі: 62 346 км + 198 км = 62 544 км);

8. всі зазначені вище дані (час повернення, показання спідометра, рух пального) фіксуються та підтверджуються підписом механіка, який прийняв автомобіль при поверненні до гаража (на стоянку). У прикладі функції механіка виконує начальник транспортної ділянки Сидоров А.В.

У верхній частині дорожнього листа ставиться штамп підприємства, що виписав даний документ(Звісно, ​​за наявності такого штампу).

Сам дорожній лист скріплюється печаткою організації (у нижньому лівому кутку).

Зворотний бік дорожнього листа

Зворотний бік дорожнього листа легкового автомобіля ще називають "маршрутним листом", оскільки тут наводяться дані про маршрут та час поїздок автотранспортного засобу.

Правильне заповнення зворотного бокуВкрай важливо для обґрунтованості всіх витрат на утримання та експлуатацію автомашини. Адже саме за такими даними можна підтвердити економічну доцільність використання автотранспортного засобу у виробничих чи управлінських цілях.

Усі поїздки машини повинні записуватися під окремим номером. Якщо автомобіль надає комерційні послуги, то з метою ідентифікації клієнтів у другій графі відображається їхній код. Так як у нашому прикладі автомобіль знаходиться у розпорядженні співробітника індивідуального підприємця – власника автотранспортного засобу, то, природно, жодного коду не вказується. Однак, оскільки дорожній лист виписано на п'ять робочих днів, у даній графі доцільно наводити дати поїздок (у прикладі: 17.05.14, 18.05.14, 19.05.14, 20.05.14).

1. місце відправлення та місце призначення. Іншими словами, звідки машина виїхала та куди вона прибуває. При цьому з метою обґрунтованості (підтвердження виробничого (управлінського) призначення поїздок) доцільно у цих графах відображати не лише адресу, а й організацію (установу), до якої дана автомашинапрямувала. У нашому прикладі – ІФНС №2, банк, заправка, контрагенти тощо);

2. час виїзду та повернення. Тобто час виїзду із місця відправлення та час приїзду до місця призначення.

Якщо дорожній лист виписується на один день, то можна вказувати лише час виїзду з гаража (стоянки) та повернення до гаража (на стоянку). Якщо ж він виписаний більш ніж на добу (як у нашому прикладі), то бажано вказувати час кожної поїздки;

у графі "Пройдено, км" наводяться дані про пройдену відстань (причому, її доцільно вказувати за кожною поїздкою);

3. в останній графі розписується особа, яка скористалася автомобілем. У прикладі – Кулєшов Д.І.

У нижній частині оборотної сторони колійного листа вказується загальна кількість пройдених кілометрів (у прикладі – 198 км), а також дані, необхідні для розрахунку оплати праці водія (як правило, при відрядній формі оплати праці) – трудогодини (всього у вбранні) та сам розрахунок (За кілометраж або за години роботи).

Відповідно розрахунок підписується бухгалтером (розрахунком).

Якщо дані щодо оплати праці не заповнюються, то доцільно вказувати лише підсумкову кількість пройдених кілометрів.

Ви можете самостійно розробити, затвердити та використати форму дорожнього листа, виключивши з нього пункт про заробітну плату. Головне, щоб лист містив обов'язкові реквізити, затверджені Мінтрансом Росії (п. 3 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів; Лист Мінфіну Росії від 25.08.2009 р. №03-03-06/2/161; Листи УФНС Росії по м. Москві від 30.12.2009 р. №16-15/139308, від 13.10.2009 р. №16-15/107268). До обов'язкових реквізитів, крім іншого, входять відомості про водія, але вони припускають лише інформацію про його прізвище, ім'я, по батькові та дату проведення медичного огляду водія. Причому, як ми вже з'ясували, відсутність оцінки медичного огляду водія на суму витрат на ПММ ніяк не впливає.

Ви можете складати маршрут щодня, а можете виписувати дорожні листи на тиждень, на місяць. Але тоді вам необхідно ставити у графах місце відправлення та місце призначення – по р. Рязань, по м. Москва тощо. Але податківці ставляться до такої вказівки маршруту дуже підозріло. Якщо ви не автотранспортне підприємство, то подібна вказівка ​​маршрутів допустима.

І хоча серед обов'язкових реквізитів, утв. Наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 р. №152 немає відомостей про маршрут руху транспортного засобу, контролюючі органи вважають, що за відсутності такої інформації витрати на паливо не підтверджені, оскільки не доведено використання автомобіля в службових цілях (п. 1 ст. 252, підпис 11 п. 1 статті 264 ПК РФ, Лист Мінфіну Росії від 20.02.2006 р. №03-03-04/1/129, Лист УФНС Росії по м. Москві від 07.07.2008 р. №20- 12/064123.2). Думки ж судів із цього питання розходяться. Одні суди поділяють позицію контролюючих органів (Постанови ФАС ВСО від 16.07.2010 № А33-10451/2009; ФАС ЗСО від 29.07.2009 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26). 1453/2007-37). Інші вважають цей реквізит необов'язковим. від 16.09.2010 № Ф09-7311/10-С2).

Найпростіше вписувати

повний маршрут

Якщо вносити всі адреси прямування до дорожнього листа проблематично, можна спробувати такі варіанти.

Якщо ви заздалегідь знаєте маршрут або постійно об'їжджаєте одні й самі адреси, затвердіть наказом маршрути прямування залежно від необхідності: кожний день, на місяць. Наприклад, маршрут №1 – вулиці такі, маршрут №2 – вулиці такі. У дорожньому листі напишіть: "Доставка товару клієнтам за маршрутом №…" та додайте копію наказу із зазначенням маршрутів.

Або, як варіант, якщо на доставку у вас є заявки, можна вказувати у дорожньому листі: "По маршруту відповідно до заявок" - і прикладати заявки.

Журнал обліку дорожніх листів

Типова міжгалузева форма№8 Журналу обліку руху дорожніх листів затверджено постановою Держкомстату Росії №78 від 28 листопада 1997 року. Вона застосовується, якщо на балансі організації є транспортні засоби та видаються дорожні листи. Ця форма дозволяє вести облік видачі та повернення диспетчеру дорожніх листів виданих водієві. Крім того, в Журналі обліку руху дорожніх листів передбачено поле для фіксації дати приймання дорожнього листа бухгалтером.

Залежно від ступеня автоматизації в організації Журнал обліку руху дорожніх листів може заповнюватися та зберігатися у друкованому або електронному вигляді. До журналу заносяться відомості про всі видані дорожні листи незалежно від їх типу. Нумерація дорожніх листів наскрізна.

Фізично Журнал обліку руху дорожніх листів форма №8 складається з обкладинки та табличної частини. На обкладинці вказується найменування організації та період, за який заповнено журнал (наприклад, квітень 2014 року).

Таблична частина складається з наступних колонок:

- Номер дорожнього листа;

– дата видачі дорожнього листа;

– прізвище, ім'я, по батькові водія;

– табельний номер водія;

- Гаражний номер автомобіля;

- підпис водія в отриманні дорожнього листа;

– підпис диспетчера та дата приймання дорожнього листа та документів від водія;

– підпис бухгалтера та дата приймання дорожнього листа;

- Примітка.

Заповнення

Журнал обліку руху дорожніх листів доручається уповноваженого співробітника організації. У випадках, коли дорожні листи видаються за договором сторонньою організацією (наприклад, укладено договір із сторонньою організацією на надання послуг зі стоянки та передрейсового) технічного обслуговуваннятранспортних засобів перед виїздом на лінію), заповнення журналу може бути покладено на співробітника сторонньої організації. Звичайно, такі нюанси слід прописувати в договорі з цією організацією, щоб у контролюючих органів потім не було питань.

Це первинний документ, він необхідний обліку і списання витрат утримання автомобіля. Також на підставі «путівок» (як ще часто називають цей папір) у багатьох установах нараховують заробітну плату водію.

Складати дорожні листи зобов'язані всі установи, організації та приватні підприємці, які експлуатують автомобілі.

Форму документа можна розробити та затвердити самостійно або користуватися бланком, затвердженим постановою Держкомстату від 28.11.1997 № 78.

Винятком є ​​підприємства, які надають послуги з перевезення вантажів чи пасажирів, вони мають вести облік пересування МС в уніфікованих формах.

Путівку виписують у обов'язковому порядкупри використанні авто у робочих цілях. Форма власності транспортного засобу не грає ролі. Тобто, якщо машина стоїть на балансі організації, орендована у сторонньої фірми або експлуатується особистий автомобільспівробітника для потреб установи, путівка має бути.

Враховувати бланки слід у спеціальному журналі реєстрації. Його мають вести всі юридичні особи та приватники, які експлуатують автомобілі.

Бланк дорожнього листа

Нова форма дорожнього листа у 2019 році: що змінилося

Зміни у дорожніх листах у 2019 році набули чинності ще у грудні 2017 (утв. наказами Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152 (ред. від 18.01.2017 р.) та від 07.11.2017 № 476). Вимоги до заповнення доповнено новими обов'язковими реквізитами. У той же час скасовано круглу печатку на форменому бланку, якщо її використання не передбачено Статутом.

Якщо організація вирішила затвердити свою форму дорожніх листів (з 15 грудня 2017 року), слід врахувати обов'язкові вимоги:

1. Найменування документа, номер та дата його видачі. При проставленні нумерації необхідно дотримуватись хронології.
2. Термін дії путівки. Максимальний період – один місяць.
3. Інформація про власника автомобіля. Тепер обов'язково вказувати ОГРН.
4. Інформація про водія транспортного засобу (П.І.Б., номер посвідчення водія).
5. Відомості про автомобіль (державний номерний знак, марка).
6. Дані одометра перед виїздом у рейс та після повернення до гаража (на стоянку).
7. Дата та час початку рейсу та повернення на стоянку.
8. Підпис та П.І.Б. відповідального працівника, який вказав показання одометра, дату та час.
9. Дата та час передрейсового та післярейсового медичного огляду водія.
10. Штамп, підпис та П.І.Б. медпрацівника, який провів медичний огляд.
11. Інформація про проходження передрейсового технічного оглядуіз зазначенням дати та часу (ДД/ММ/РРРР, а також години та хвилини).
12. Підпис та П.І.Б. відповідального за техогляд транспортного засобу (механік, контролер, майстер).

Заповнений документ підписом засвідчує диспетчер та керівник установи або уповноважені керівником особи. Якщо підприємство використовує печатку (визначено статутом), путівка скріплюється печаткою. Документ завжди складається в єдиному екземпляріта видається водієві на руки. Після закінчення рейсу водій має здати його відповідальній особі під підпис.

Шляховий лист 2019 року необхідний не тільки для списання витрат та підтвердження їх у податковій інспекції. Також путівка необхідна водієві в рейсі для підтвердження співробітникам ДАІ законності використання авто, перевезення пасажирів або вантажу. Правильно заповнена путівка підтверджує, що транспортний засіб справно пройшов технічний огляд, а водій має право керувати машиною (пройшов медогляд). Якщо інспектору ДІБДР не надати бланк, то водієві загрожує штраф від 500 до 3000 рублів (ст. 12.3 КпАП РФ).

Дорожні листи: правила заповнення у 2019 році

Для кожного типу автомобілів Мінтранс затвердив нові дорожні листи 2019 року. Розповімо про них за допомогою таблиці. У ній описані дорожні листи, бланки можна завантажити за посиланнями.

	Дорожній лист, бланк		Відмінні особливостіу заповненні
Легкові автомобілі			Документ можуть використовувати організації та приватні підприємці, які експлуатують легковики. Порядок заповнення подано у листі Росстату від 03.02.2005 № ІУ-09-22/257. Обов'язкова умова: у бланку не повинно бути незаповнених граф та реквізитів.
Вантажний транспорт із відрядною оплатою водіям			Заповнюють компанії, які здійснюють вантажоперевезення. Обов'язкова умова: водії отримують зарплату за відрядною системою. У документі передбачено окремі графи для позначок замовників вантажоперевезень. Також бланк має відривні талони, на підставі яких і провадиться зарплатний розрахунок. Не допускається видавати нову путівку, доки водій не здав до бухгалтерії попередню.
Вантажівкиз погодинною оплатою водіям			Бланк доповнений розділом для реквізитів товарно-транспортних накладних на вантажі, що перевозяться, і товари. Зберігають разом із транспортними документами. Форма путівки призначена для двох рейсів одного робочого дня.
		Бланк має відривні листи, що використовуються для обліку наданих послуг спецтехнікою. На підставі відривного талону компанія виставляє рахунки-фактури на надані послуги.
		Містить спеціальні графи показників таксометра. Путівка видається на повну робочу зміну, після закінчення якої водій здає заповнений документ до бухгалтерії чи відповідальної особи.
Автобуси для громадського та іншого користування		0345006 та 0345007	Бланки підійдуть для організацій, які перевозять пасажирів міськими та приміським маршрутам, або інших перевезень пасажирів. Документ видається водієві лише після здачі попередньої путівки. Бланк оформляється на робочий день або повну зміну. Відмітка медичного працівника про проходження огляду є обов'язковою.

Терміни зберігання та відповідальність

Організація зобов'язана забезпечити збереження путівок терміном 5 років, це встановлено наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152. Цей термін встановлено ст. 29 Закону №402-ФЗ для первинних облікових документів.

Відповідальність за правильність складання та достовірність зазначених відомостей несуть особи, які вказали ці відомості, а також керівник установи. Некоректно складена путівка визнається нікчемною. Податківці не ухвалять такий документ як підтвердження транспортних витрат на автомобіль, що загрожує збільшенням податкової базина прибуток та штрафними санкціями.

Зразок заповнення дорожнього листа

Пропонуємо зразок для бюджетної установи, що експлуатує легковий автомобіль.

Дорожній лист - дуже важливий документдля службового транспорту. Якщо власник автомобіля - організація, цей документ підтверджує право керування, якщо автомобіль є приватним, але використовується в робочих цілях, - допомагає розрахувати витрати. Перевіряють путівки багато служб: і ФНП, і ДІБДР, і трудова інспекція. Як правильно заповнити цей документ і уникнути можливих санкційза помилки з урахуванням останніх зміну законодавстві?

Так звані «путівки» — це облікові первинні документи, які мають вести всі організації та індивідуальні підприємці, які експлуатують автотранспорт. При цьому юридичні особи та ІП, які надають послуги з перевезення вантажів чи людей, зобов'язані застосовувати уніфіковані форми цих документів. Нову форму, за якою заповнюється дорожній лист 2019 року, затверджено двадцять років тому. ухвалою Держкомстату від 28 листопада 1997 року № 78. Вона актуальна досі, хоча за роки в неї багато разів вносилися зміни різного характеру. Останній з них вніс Мінтранс наказом від 07.11.2017 № 476 . В силу цих поправок з 15 грудня 2017 року у дорожньому листі слід зазначати додаткові відомості про власника транспортного засобу. Так, індивідуальним підприємцямобов'язково треба вказати свій ОГРІП, а організаціям - ОГРН.

Залежно від виду транспортних засобів та сфери їх застосування потрібно використовувати різні видидорожніх листів. Так, окремі нові бланки розроблені для:

• легкових автомобілів;
• вантажних автомобілів;
• спеціального транспорту;
• легкового таксі;
• вантажного таки;
• автобусів громадських та незагального користування.

Порядок оформлення дорожніх листів встановлено наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 N 152, що діє у редакції від 7 листопада 2017 року, яка набула чинності 15 грудня 2017 року. Враховують дорожні листи у спеціальному журналі. Розберемося докладніше, які відбулися зміни у дорожніх листах у 2019 році та як оформити цей документ, щоб не виникло питань у перевіряючих із податкових органів та ДІБДР, які найчастіше дивляться цей документ.

Нова форма дорожнього листа

Дорожній лист транспортного засобу необхідний при виїзді будь-якого транспортного засобу за робочими цілями, незалежно від того, чи власний це автомобіль організації, чи орендований. Жорсткі вимоги до ведення цього первинного документа встановлені тільки для автотранспортних компаній, однак і для решти він є документом суворої звітності і повинен містити обов'язкові реквізити. У 2019 році таких відомостей побільшало — чиновники наприкінці 2017 року додали обов'язок вказувати у дорожньому листі відомості про проходження водієм. передрейсового контролютехнічний стан автомобіля. Крім того, скасували обов'язковий круглий друк на оформленому бланку.

Якщо організації не підходить уніфікований бланк, вона може розробити свій варіант, в якому мають бути враховані всі обов'язкові реквізити та необхідні показники. Застосування нового бланка обов'язково має бути зазначено в обліковій політиці організації, як це визначено у пункті 4 ПБО 1/2008. Не слід забувати, що до первинних документів суворої звітності застосовуються також правила, регламентовані статтею 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗпро бухгалтерський облік.

Таким чином, нові дорожні листи 2019 року обов'язково повинні містити такі відомості:

• назва та номер самого документа;
• реквізити власника автомобіля (ОГРІП та ОГРН);
• дату видачі;
• період дії;
• дані про водія ТЗ;
• дані про ТС;
• дані про власника ТЗ;
• дані про проходження технічного огляду перед рейсом.

Документ має бути засвідчено підписом диспетчера, який його оформив і керівником організації. Друк потрібно ставити лише тим організаціям, які його використовують за своїм Статутом. Форма оформляється в одному екземплярі та видається на руки водієві. Після цього він має бути повернутий уповноваженій особі під розпис, у цьому випадку вважається закритим та надходить до бухгалтерії. З цього моменту потрібно з'ясувати, навіщо взагалі потрібні дорожні листи.

Кому і навіщо потрібні дорожні листи

Дорожні листи, як і раніше, необхідні організації для контролю за рухом автотранспорту, розрахунку заробітної плативодіям, фіксування витрати ПММ, нарахування амортизації на автомобіль, урахування загальних витрат на транспорт. Крім того, якщо водія на службовому транспортізупинить для перевірки документів інспектор ДІБДР, цей документ підтверджує обґрунтованість рейсу, законність перевезення вантажу та пасажирів та свідчить про те, що ТЗ перебуває у справному стані та водій має право ним керувати. Якщо путівки не виявиться, доведеться заплатити адміністративний штраф за статті 12.13 КпАП РФ.

Порядок оформлення та зразок заповнення дорожнього листа

Оформленням цієї форми для ТЗ в автотранспортних організаціях займаються диспетчери, а в інших компаніях це може бути просто уповноважений на випуск автомобілів рейс працівник. Такі обов'язки мають бути делеговані наказом керівника організації, оскільки саме той, хто заповнює документ, несе відповідальність за допущені у ньому помилки. Іноді оформленням дорожніх листів займаються самі водії, проте загальному правилу, водії повинні заповнювати тільки свою частину документа - записувати дані про пробіг автомобіля відповідно до показників приладів у машині.

Виписати путівку можна як на один рейс чи робочий день, так і цілий місяць. Крім того, в уніфікованому бланку передбачено можливість продовжити термін дії цього документа, оскільки з МС у рейсах можуть відбуватися різні ситуації, А рух без дорожнього листа є порушенням.

Дорожній лист, бланк якого є уніфікованим, розділений на кілька різних форм, залежно від виду ТЗ. Ці форми відрізняються змістом та вимогою до заповнення. Ми зібрали їх у таблицю, щоб кожна організація могла зорієнтуватися та вибрати необхідну.

Бланк дорожнього листа	Хто та як заповнює
Для легкових автомобілів	Можна застосовувати для оформлення рейсів легкових транспортних засобів, як у спеціалізованих організаціях, так і в звичайних компаніях. Особливості заповнення цієї форми наведено у листі Росстату від 3 лютого 2005 р. № ІУ-09-22/257
Для вантажних автомобілів із відрядною зарплатою водіям.	Форма призначена для автотранспортних компаній, які здійснюють вантажоперевезення. У ній передбачені графи для позначок представників замовника вантажу. Така вона може бути видана лише після того, як водій здав у бухгалтерію попередній документ. Бланк містить відривний талон, виходячи з яких обчислюється зарплата. У формі № 4-п обов'язковим є зазначення номерів товарно-транспортних накладних на вантаж, що перевозиться. Зберігати такі дорожні листи слід разом із транспортними документами. Цей бланк призначено для двох рейсів протягом одного робочого дня. Дорожній лист містить відривні коріння, які заповнює власник ТЗ на кожен рейс. Вони необхідні подальшого пред'явлення рахунки замовнику рейсів.
Для вантажного транспортуіз погодинною зарплатою водіям.
Для спеціального транспорту (автокрани, цементовози, сміттєвози, паливні цистерни, бетономішалки тощо)
Для легкового таксі	У бланку є поле записів показань таксометра. Такий листок водій отримує тільки на зміну, після чого він повинен здати його диспетчеру.
Для автобусів	Бланк для здійснення рейсів автобусів міськими маршрутами. У ньому є графа про передрейсовий медичний контроль за станом водія.

Якщо організації підходять такі дорожні листи, бланки можна завантажити прямо за посиланнями в таблиці з відповідних постанов. На кожному обліковому документі, щоб він мав юридичну силу, обов'язково має стояти штамп організації-власника чи орендаря ТЗ. Крім того, необхідно проставляти час від'їзду з гаража та точний часповернення авто на місце. Потрібно брати до уваги й інші вимоги щодо їх оформлення.

Зокрема, як при виїзді транспортного засобу з гаража, так і після його повернення в гараж записи в колійному листі повинні бути перевірені на відповідність показника приладів в автомобілі, таким як датчик палива, одометр і т. д. Технічний стан транспортного засобу повинен завізувати уповноважений співробітник Наприклад, механік організації. Дані про передрейсовий медичний огляд обов'язково заповнює медпрацівник із зазначенням дати та проставленням особистого штампу. Запис повинен повідомляти, що водій «пройшов передрейсовий медичний огляд і допущений до виконання трудових обов'язків». При необхідності ставиться також позначка медогляд після рейсу.

Іноді для заповнення путівок використовується спеціальна програма. Вона дозволяє приховувати непотрібні області документа, точно визначати, скільки часу зайняла дорога, а також ставити точне число на кожен документ. Оголошення про використання програми необхідно зробити всім диспетчерам, щоб усі путівки були оформлені однаково. Крім того, це полегшить життя водіям, які зможуть врахувати кожен карбованець вартості витраченого на дорогу палива та вивести точні рештки. Відсутність такої програми не є порушенням, оскільки нові бланки не забороняється заповнювати в ручному режимі.

Наказ Мінтрансу Росії від 18 вересня 2008 р. № 152 наказує зберігати закриті дорожні листи протягом п'яти років. Відповідальність за коректність оформлення документів несе особисто керівник організації та уповноважені особи, які відповідають за експлуатацію ТЗ. Ті, хто ставить на бланку свій підпис, несуть відповідальність за достовірність даних, які вони запевнили. Якщо при перевірці представники ФНП виявлять порушення у заповненні дорожнього листа, вони можуть виключити списані по ньому ПММ зі складу витрат з метою оподаткування прибутку. Тоді організації доведеться доплатити податок, а також сплатити штрафи та пені, призначені перевіряльниками.

Правильно заповнений новий дорожній лист за формою № 3 (для легкового автомобіля) виглядає так:

Титульний лист із урахуванням змін у порядку заповнення (підготовлено за допомогою комерційної версії КонсультантПлюс):

Продовження:

Первинним документом з обліку роботи легкового автотранспортута основою для нарахування заробітної плати водієві є, як правило, дорожній лист легкового автомобіля. Наведемо зразок заповнення дорожнього листа легкового автомобіля у нашій консультації.

Бланк дорожнього листа легкового автомобіля

Дорожній лист легкового автомобіля (форма № 3) затверджений Постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78.

Зразок дорожнього листа легкового автомобіля:

При цьому навіть вирішивши застосовувати уніфікований бланк, його доведеться доопрацювати. Наприклад, у ньому необхідно буде вказати дату та час проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія.

А якщо організація надає транспортні послуги, у дорожньому листі доведеться також відображати відомості про проведення передрейсового контролю технічного стану легкового автомобіля (п. 16.1 Наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152, п. 4 ст. 20 Федерального закону від 10.12.1995 № 1 ФЗ). Також до складу обов'язкових відомостей про власника (власника) транспортного засобу в колійному аркуші включено ОГРН/ОГРНІП.

Як заповнювати дорожній лист легкового автомобіля

Покажемо приклад заповнення нової формидорожнього листа легкового автомобіля у 2018 році з урахуванням вимог п. 3 Наказу Мінтрансу від 18.09.2008 № 152.

Припускаємо, що автомобіль не використовується для надання транспортних послуг, тому відомості про проведення передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу у новому бланку дорожнього листа легкового автомобіля 2018 року не наводимо.