Опис загальних процедур ведення дорожніх листів вантажного автомобіля. Розглянуто види та форми дорожніх листів, порядок їх заповнення для підприємств, а також подальша обробка та зберігання дорожніх листів.

Слід одразу зазначити, що це керівництво розроблено для застосування ще за часів СРСР, і відповідно варто його використовувати, тільки в частинах, що не суперечать.

I. Загальні вказівки

1. Дорожні листидля вантажного автомобіля виготовляються три види:

• типова міжвідомча форма (відрядна), що застосовується при здійсненні перевезень вантажів на умовах оплати роботи автомобіля за відрядними розцінками Єдиних тарифів на перевезення вантажів автомобільним транспортом;
• типова міжвідомча форма (почасова), що застосовується при виконанні роботи автомобілем з перевезення вантажів на умовах оплати за роботу автомобіля за погодинними тарифами;
• відомча форма (міжміська), що застосовується при виконанні роботи вантажним автомобілемз перевезення народногосподарських вантажів у міжміському сполученні відповідно до положень про організацію міжміських автомобільних перевезеньвантажів, що затверджуються в установленому порядку Радами Міністрів союзних республік та статутами автомобільного транспорту союзних республік. На лицьовій стороні цієї форми дорожнього листа наноситься смуга червоного кольору з друкарським написом "міжміські перевезення".

2. Виготовлення бланків дорожніх листів з друкарською нумерацією (як документів суворої звітності) провадиться Держкомвидавом СРСР на замовлення міністерств, відомств та інших організацій у кількостях, що задовольняють потребу в них.

Бланки міжміських дорожніх листів форми N 4-м виготовляються Держкомвидавом СРСР лише на замовлення органів керування автомобільним транспортом загального користуваннясоюзних республік.

3. Постачання шляховими листами підприємств, організацій та установ проводиться централізовано їх вищими організаціями в установленому порядку.

Бланки міжміських дорожніх листів вантажними автостанціями або іншими підприємствами автомобільного транспорту загального користування, на які в цій місцевості покладено організацію міжміських перевезень вантажів, можуть видаватися у підзвіт підприємствам, організаціям та установам інших відомств, коли підприємства автомобільного транспорту загального користування не мають можливості виконати міжміські перевезення вантажів. і це перевезення дозволяють здійснити відомчим автотранспортом.

4. Бланки зберігаються на складах підприємств, організацій, установ та в міру потреби видаються під розписку особі, відповідальній за експлуатацію автотранспорту (завідувачу гаража, начальнику експлуатації, диспетчеру та ін.).

5. Дорожні листи форми N N 4-с, 4-п, оформлені відповідно до цієї інструкції, видаються водієві під розписку уповноваженою на те особою лише на один робочий день (зміну) за умови здачі водієм дорожнього листа попереднього дня роботи. Більше довгий термінпри міжміських перевезеннях вантажів дорожні листи форми N 4-м видаються лише у разі, коли водій виконує перевезення протягом більш як доби. Шляховий лист, що видається, повинен обов'язково мати штамп і друк організації, якій належить автомобіль.

6. Дорожні листи форми N N 4-с, 4-п, 4-м зберігаються спільно з товарно-транспортними накладними.

ІІ. Заповнення дорожніх листів

7. Заповнення реквізитів дорожніх листів здійснюється послідовно відповідно до цих вказівок і є обов'язковим для всіх державних, кооперативних та громадських підприємств, організацій та установ, що мають як власні, так і вантажні автомобілі, що орендуються.

8. Відповідальність за правильне заповнення дорожніх листів несуть керівники підприємств, організацій, установ, а також особи, які відповідають за експлуатацію вантажних автомобілів та беруть участь у заповненні документа.

Участь водія у заповненні дорожнього листа не допускається, за винятком підписів, що засвідчують прийом (при виїзді) та здачу (при поверненні) автомобіля.

9. Заповнення дорожнього листа до видачі його водієві провадиться диспетчером автотранспортного підприємства або уповноваженою на те особою в наступній послідовності:

9.1. На лицьовій частині дорожнього листа під назвою документа записується дата його видачі (число, місяць, рік), яка має відповідати даті реєстрації виданого дорожнього листа у диспетчерському журналі.

9.2. У рядку "Режим роботи" записується код або найменування режиму роботи (робота у будні дні, відрядження, підсумований облік робочого часу, щоденний облік робочого часу, робота у вихідний або святковий день, у день суботника, робота за графіком або поза графіком тощо). д.), відповідно до якого провадиться нарахування заробітної плати водієві.

9.3. У рядку "Колонна, бригада" записуються номери колони та бригади, у складі яких є автомобіль та водій.

У рядку "Автомобіль" записуються марка, державний номер та тип автомобіля, а також його гаражний номер.

9.4. У рядку "Водій" записуються прізвище, ініціали, номер службового посвідчення та клас водія, який працює за цим дорожнім листом. У рядку "Табельний номер" записується номер, наданий водієві в автопідприємстві.

9.5. У рядках "Причепи" записуються марки, державні та гаражні номери причепів та напівпричепів, що випускаються на лінію з автомобілем. Номери обмінних причепів та напівпричепів записуються за цими рядками у місцях їх перечеплення.

9.6. У рядку "Супроводжуючі особи" записуються прізвища та ініціали осіб, які супроводжують автомобіль для виконання завдання (вантажники, експедитори, стажер тощо).

9.7. У розділі "Робота водія та автомобіля" у графах 2 та 3 записується час (години та хвилини) виїзду та повернення автомобіля за графіком.

9.8. У розділі "Завдання водієві" у графі 16 "У чиє розпорядження" на підставі заявки або разового замовлення замовника записується найменування замовника, у розпорядження якого має прибути автомобіль для виконання завдання.

9.9. У графі 17 "Час прибуття" записується час (у годинах та хвилинах) прибуття автомобіля до замовника згідно з його заявкою, разовим замовленням або графіком роботи автомобіля за умовами договору.

9.10. У графах 18 "Звідки взяти вантаж" та 19 "Куди доставити вантаж" записуються адреси пунктів навантаження та розвантаження відповідно до заявки, разового замовлення замовника або за умовами договору.

9.11. У графі 20 "Найменування вантажу" записується найменування вантажу, що пред'являється до перевезення, на підставі заявки або разового замовлення замовника.

9.12. У графі 21 "Кількість їздок з вантажем" на підставі заявки або разового замовлення записується кількість їздок з вантажем, необхідна для виконання завдання.

9.13. У графі 22 "Відстань" записуються відстані перевезень вантажів, що визначаються за даними дорожніх органів, або картою району (планом міста) за допомогою курвіметра, або за списком відстаней, складеним на підставі актів виміру або за показниками спідометра автомобіля (на сезонних перевезеннях), зафіксованим актом автотранспортного підприємства чи організації та замовника.

9.14. У графі 23 "Перевезти тонн" записується кількість вантажу, який необхідно перевезти для замовника.

Право зміни завдання, зазначеного у розділі "Завдання водієві", має лише автотранспортне підприємство. Лише у виняткових випадках замовник може за погодженням з автотранспортним підприємством змінити завдання з відповідним записом у рядках "Особливі позначки". У цьому ж рядку проводиться запис у випадках використання автомобіля по спеціальному призначенню(органами міліції, лікарями тощо).

9.15. На лицьовій стороні дорожнього листа у рядку "Видати пальне" записується прописом кількість пального, необхідна для видачі для виконання завдання з урахуванням залишку пального попереднього дня роботи.

9.16. У рядку "Підпис диспетчера" диспетчер своїм підписом засвідчує правильність заповнених ним реквізитів дорожнього листа та наявність у водія посвідчення водія.

10. Заповнення дорожнього листа до виїзду з гаража провадиться в наступній послідовності:

10.1. У розділі "Рух пального" у графах 7, 9 та у відповідних рядках заправник, технік з паливно-мастильних матеріалів (ПММ) або уповноважена на ту особу записує кількість виданого пального, а також серії та номери виданих талонів на пальне та засвідчує ці записи підписом.

Кількість пального, виданого талонами, прирівнюється до пального, виданого в натурі.

10.2. На лицьовій стороні лікарем або іншим медичним працівником під час здійснення передрейсового медичного огляду підписом засвідчується стан здоров'я водія та можливість допуску його до керування автомобілем.

10.3. У розділі "Робота водія та автомобіля" у графі 5 "Показання спідометра" механік контрольно - пропускного пункту(КПП) або відділу технічного контролю(ВТК) записує показання спідометра при виїзді автомобіля на лінію, а у графі 6 "Час фактичний" штамп - годинами проставляє фактичний час виїзду автомобіля з гаража. У разі несправності або відсутності штамп-годинний час записується вручну в наступній послідовності: число, місяць, годинник, хвилина.

10.4. У розділі "Рух пального" у графі 10 "Залишок при виїзді" механік КПП або ВТК записує кількість пального, що знаходиться в баках автомобіля при виїзді, та правильність усіх зроблених записів засвідчує підписом у цій графі.

10.5. У рядку "Підпис механіка" механік КПП або ВТК засвідчує підписом передачу автомобіля водієві у технічно справному стані та дозвіл на виїзд з гаража, а у рядку "Підпис водія" - водій підписом засвідчує прийняття автомобіля у технічно справному стані та отримання завдання на роботу.

11. Заповнення дорожнього листа на лінії провадиться в наступній послідовності.

У розділі "Послідовність виконання завдання" форми N 4-с:

11.1. У графі 24 відправник вантажу записує послідовно номери виконаних їздок. Запис призначений для рознесення доданих товарно- транспортних документівпо їздках.

11.2. У графі 25 "Номери доданих товарно-транспортних накладних" відправником вантажу записуються всі номери товарно-транспортних накладних, що належать до даної їздки.

11.3. У графі 26 "Час прибуття" проставляється час (години та хвилини) пред'явлення шофером дорожнього листа вантажовідправнику або одержувачу вантажу біля в'їзних воріт або на контрольно - пропускному пункті в пунктах завантаження або розвантаження (крім станцій залізниць).

За відсутності в'їзних воріт чи контрольно-пропускного пункту зазначена графа не заповнюється, час прибуття до пункту навантаження чи розвантаження проставляється у товарно-транспортній накладній (ТТН).

11.4. У графі 27 "Підпис та друк" відправник вантажу розписується і ставить друк, підтверджуючи правильність заповнених ним реквізитів дорожнього листа.

12. Графа 28 "Відмітки автопідприємства" може використовуватись автопідприємством для відображення додаткових облікових показників роботи автомобіля та причепа.

13. У розділі "Простої на лінії" працівник служби техдопомоги або уповноважена на ту особу у відповідних графах записує причину простою, дату та час початку та закінчення простою та засвідчує ці записи своїм підписом.

14. У рядках "Особливі позначки" на лицьовій стороні записуються відомості, передбачені формоюдорожнього листа (відмітки органів Державтоінспекції, замовників при відмові від завантаження автомобіля, різних дорожніх службі т.п.).

15. При поверненні автомобіля в гараж заповнення дорожнього листа провадиться в наступній послідовності:

15.1. У розділі "Робота водія та автомобіля" у графі 6 механік КПП або ВТК записує або проставляє штамп - годинами фактичний час повернення автомобіля в гараж (число, місяць, години, хвилини) та заповнює графу 5 "Показання спідометра".

15.2. У розділі "Рух пального" механік КПП або ВТК заповнює графу 11 "Залишок при поверненні" та розписується під нею.

15.3. У розділі "Рух пального" заправник, технік з ПММ або уповноважена на ту особу при здачі водієм талонів на ПММ заповнює графу 12 "Здано" та розписується під нею.

15.4. У рядку "Здав" водій підписом засвідчує здачу автомобіля механіку КПП або ВТК у технічно справному (несправному) стані. Механік КПП або ВТК у рядку "Прийняв" підписом засвідчує правильність заповнення граф 5 та 6 рядка "Повернення в гараж" розділу "Робота водія та автомобіля" та прийом автомобіля від водія у технічно справному (несправному) стані.

16. Після здачі водієм дорожнього листа диспетчер або інша уповноважена на ту особу заповнює його в наступній послідовності:

16.1. У розділі "Робота водія та автомобіля" у графі 4 " Нульовий пробігпо таблиці відстаней записує відстань від гаража до першого пункту навантаження і від останнього місцярозвантаження до гаража.

16.2. У розділі "Рух пального" у графі 13 "Коефіцієнт зміни норми" записує один загальний на весь день роботи автомобіля коефіцієнт зміни норми витрати пального, пов'язаного з роботою автомобіля за підвищеною нормою витрати пального, у графі 14 "Час роботи спецобладнання" та графі 15 " Час роботи двигуна на підставі відповідних записів у доданих до колійного листа ТТН записує відповідно час роботи спецобладнання та додатковий час роботи двигуна в особливих умовах експлуатації (робота двигуна, що обертає вантажно-розвантажувальні механізми тощо). Ці реквізити необхідні визначення додаткової норми витрати пального. Правильність заповнення даних реквізитів диспетчер засвідчує підписом під графами.

16.3. У розділі "Послідовність виконання завдання" диспетчер у графі 24 записує загальну кількість їздок, а у рядку "ТТН у кількості" - загальну кількість зданих товарно-транспортних накладних. За загальну кількість зданих та прийнятих товарно-транспортних накладних водій розписується у рядку "Здав водій", а диспетчер - у рядку "Прийняв диспетчер".

ІІІ. Особливості заповнення дорожніх листів форми N 4-п та N 4-м

17. У колійному листі форми N 4-п у розділі "Завдання водієві" у графі 16 "У чиє розпорядження" на підставі заявки або разового замовлення замовника диспетчером записується найменування та адреса замовника, у розпорядження якого має прибути автомобіль для виконання завдання, у графах 17 та 18 - плановий час прибуття та вибуття, у графі 19 - планова кількість годин роботи та у графі 20 - кількість їздок за планом.

18. Дорожній лист форми N 4-п має відривний талон замовника, який є підставою для пред'явлення автопідприємством рахунку на оплату транспортних послугта додається до нього.

19. У відривному талоні замовник:

19.1. На підставі пред'явленого водієм дорожнього листа заповнює у відповідних рядках номер та дату видачі дорожнього листа, найменування автопідприємства, на рухомому складі якого провадиться перевезення вантажів, марки та державні номериприбули автомобіля і причепи.

19.2. У рядку "Замовник" записує найменування організації, прізвище та ініціали посадової особи, відповідальний за використання автомобіля.

19.3. У рядку "Час" вказує час при прибуття та вибуття автомобіля від замовника.

19.4. У рядках "Спідометр" записує показання спідометра під час прибуття до замовника та вибуття від нього.

19.5. У рядку "Додаткові ТТН" вписує номери ТТН, один екземпляр яких додається до дорожнього листа, та вказує їх загальну кількість.

Додаток ТТН до дорожнього листа автомобіля, виділеного для роботи з оплатою за погодинними тарифами, не є підставою для зміни форми оплати за роботу автомобіля.

19.6. У рядку "Кількість їздок" проставляє загальну кількість виконаних їздок.

19.7. У рядку "Підпис та штамп замовника" розписується та ставить штамп, підтверджуючи правильність заповнення реквізитів відповідних рядків дорожнього листа.

20. У розділі "Виконання завдання" замовник записує маршрути руху звідки - куди по кожній їздці та засвідчує ці записи своїм підписом.

21. У колійному листі форми N 4-му у розділі "Проходження контрольного пункту УТЕП, КДП та ДАС":

• диспетчер автопідприємства у графі 26 записує найменування контрольного пункту, пункту відпочинку та ночівлі, через які має слідувати автомобіль, а також УТЕП, КДП та ГАС, на яких водій отримує завантаження автомобіля, у тому числі й автомобілів, що прямують у попутному напрямку, у графі 27.1 - дату та час їх проходження за графіком;
• диспетчер УТЕП, КДП або ДАС у графі 27.2 записує фактичний час та дату проходження контрольного пункту, пунктів відпочинку та ночівлі, виводить відхилення від графіка та записує у графі 27.3 "Відхилення", у графі 28 розписується та ставить штамп.

IV. Обробка дорожніх листів

22. Обробка дорожніх листів може проводитись автоматизованим із застосуванням ЕОМ, механізованим із застосуванням ПВМ та КВМ та ручним способами.

Дорожні листи, що підлягають автоматизованій обробці на ЕОМ, проходять попередню обробку, яка полягає в кодуванні інформації (заповненні граф), підготовці та перенесенні інформації на машинні носії.

23. При автоматизованій обробці колійних листів дані машинограм, отриманих з ЕОМ, можуть переноситися на бланки колійних листів. При цьому машинограма має містити показники, що відповідають затвердженому розділу "Результати роботи автомобіля та причепів".

24. У розділі "Результати роботи автомобіля та причепів":

24.1. Витрата пального визначається за загальним пробігом та виконаним тонно - кілометрами автомобіля за день (зміну) його роботи. При підбитті підсумків роботи в колійному листі вказуються поряд із фактичними витратами витрати за нормами, затвердженими для окремих марокавтомобілів.

24.2. Час у наряді у годинах визначається з моменту виїзду автомобіля з гаража до його повернення в гараж, за вирахуванням часу на обід та відпочинок водія (згідно з положенням, що існує на автотранспорті). Цілоденні простої через бездоріжжя, технічні несправності тощо. з годинника в наряді виключаються.

Час у русі складає різницю між часом у вбранні та часом у простоях. Час у простоях визначається шляхом підсумовування часу простоїв під навантаженням і розвантаженням, часу на простої, викликані технічними несправностями автомобіля в дорозі, заміною гуми, непроїжджим станом доріг та ін. .

Простої по технічним несправностямта інших причин визначаються за записами у розділі дорожнього листа "Простои на лінії". Підсумки по простоям даються окремо за простоями під навантаженням та розвантаженням, наднормативним простоям та простоям, викликаним технічними несправностями.

24.3. Кількість їздок із вантажем визначається шляхом підрахунку всіх їздок із вантажем між пунктами навантаження та пунктами розвантаження.

24.4. Загальний пробіг автомобіля повинен відповідати різниці між показаннями спідометра при поверненні до гаража та при виїзді з гаража.

Пробіг із вантажем дорівнює сумі відстаней по всіх їздках із вантажем, зазначеним у ТТН.

Пробіг без вантажу становить різницю між загальним пробігом та пробігом з вантажем.

24.5. Загальна кількість перевезеного автомобілем вантажу визначається за товарно-транспортними накладними шляхом підрахунку кількості вантажу, доставленого до пунктів призначення.

24.6. Тонно - кілометри визначаються шляхом множення кількості (маси) перевезеного вантажу за кожною їздкою (заїздом) на відстань кожної їздки (заїзду) між пунктами навантаження та розвантаження.

Загальна кількість тонно - кілометрів, зроблених вантажним автомобілем за день роботи (зміну), дорівнюватиме сумі тонно - кілометрів по всіх їздках (заїздах) з вантажем.

25. Зарплата водію вказується на підставі даних таксування всіх товарно-транспортних накладних, що додаються до дорожнього листа.

На запитання відповідала В.А. Полянська, економіст

Дорожній лист робимо «шляховим»

Практично всі організації (як професійні перевізники, так і нетранспортні компанії), щоб обґрунтувати витрати на службове авто, використовують дорожній лист. Адже якщо такого документа немає або він заповнений неправильно, це може призвести до суперечок із податковими органами та донарахувань з податку на прибуток. Через це сумніви щодо того, як правильно оформити дорожній лист у тій чи іншій ситуації, виникають у бухгалтерів постійно.

Але перш ніж відповісти на запитання, які прийшли до нас до редакції, давайте прояснимо основні моменти використання дорожніх листів.

Хто і яку форму дорожнього листа має використовувати

Форма дорожнього листа, затверджена ДержкомстатомПостанова Держкомстату України від 28.11.97 № 78, є уніфікованим первинним документом, що призначений для використання всіма юридичними особами, що експлуатують автотранспортні засоби.

При цьому і податківці, і Мінфін, і суди вважають, що для автотранспортних підприємстввона обов'язкова а Листи Мінфіну Росії від 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, від 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, від 20.02.2006 № 03-03-04/1/129; Листи УФНС Росії по м. Москві від 07.07.2008 № 20-12/064123.2, від 14.11.2006 № 20-12/100253; Постанови ФАС СЗВ від 26.06.2009 № А56-20450/2008; ФАС МО від 13.11.2008 № КА-А41/10639-08; ФАС ВПО від 23.04.2007 № А28-7048/2006-250/21; ФАС УО від 06.07.2009 № Ф09-4565/09-С3. Інші організації, на їхню думку, вправі затвердити свою форму дорожнього листа або іншого документа, що підтверджує вироблені витрати на пально-мастильні матеріали. Головне - дотриматися вимог ст. 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Що стосується форми дорожнього листа, що містить обов'язкові реквізити, затверджені МінтрансомНаказ Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152, то її також повинні застосовувати всі юридичні особи та підприємці, які експлуатують легкові та вантажні автомобілі. і п. 2 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів, утв. Наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152 (далі - Обов'язкові реквізити та порядок заповнення дорожніх листів).

Після набрання чинності Наказом Мінтрансу контролюючі органи заявили, що дорожній лист, що містить обов'язкові реквізити, затверджені Мінтрансом, також може бути одним із документів, що підтверджують витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів. в ; , від 13.10.2009 № 16-15/107268.

Таким чином, якщо у вас транспортна компаніяі ви використовуєте автомобілі для надання послуг з перевезення вантажів, пасажирів та багажу, то ви повинні застосовувати уніфіковану держкомстатівську форму та при цьому дотримуватись вимог Мінтрансу. Самий безпечний варіант- просто доповнити держкомстатівський дорожній лист обов'язковими мінтрансівськими реквізитами. А це:

• модель транспортного засобу;
• дата та час проведення передрейсового та післярейсового медогляду водія, які проставляються та засвідчуються медпрацівником, який проводив осмот р пункт 7.

Якщо ви використовуєте автомобілі тільки для особистих потреб організації, ви можете:

• <или>застосовувати держкомстатівські форми дорожніх листів;
• <или>розробити та затвердити власну форму дорожнього листа з дотриманням вимог ст. 9 Закону № 129-ФЗ та Наказу Мінтрансу Росії № 152;
• <или>використовувати для підтвердження витрат на ПММ інші документи ы ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Федерального закону від 08.11.2007 № 259-ФЗ «Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту»; Постанова ФАС МО від 30.09.2010 № КА-А40/11123-10.

Але щоб уникнути претензій з боку податківців, краще застосовувати саме дорожній лист, розробивши форму, зручну для організації.

Витрати на ПММ можна підтверджувати даними навігаційних систем

Є.А. Мельникова, м. Москва

Ми встановили на автомобілі GPS-навігатори. З їхньою допомогою ми щодня складаємо документ «Добовий звіт про рух автотранспорту», ​​в якому є всі необхідні дані: список автомобілів, час початку та закінчення руху, час стоянки, пробіг за кілометри. У дорожніх листах замість показань спідометра та маршруту прямування ми робимо посилання на цей звіт. Чи може такий звіт підтверджувати витрати на ПММ?

: Да може. У своїх недавніх роз'ясненнях Мінфін дозволив враховувати витрати на ПММ на підставі документів, складених з використанням системи супутникової навігації ГЛОНАСС або інших систем, що дозволяють достовірно визначити пройдений автомобілем пут ь Лист Мінфіну Росії від 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.

Штамп медпрацівника на дорожньому листі не обов'язковий

В.С. Антонова, м. Єкатеринбург

Ми займаємось перевезенням вантажів. Що нам загрожує за відсутність штампу та підпису медичного працівника на дорожньому листі? Чи можуть податкові органи відмовити нам у витратах на ПММ за такими дорожніми листами?

: Так, податківці цілком можуть пред'явити вам претензії, тому що цей реквізит входить до обов'язкових реквізитів дорожнього листа, затверджених Мінтрансом. м підп. 2 п. 7 , п. 16 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів.

Але ці претензії легко заперечити. Адже відсутність відомостей про медогляд не впливає на величину та обґрунтованість транспортних витрат. Якщо в дорожньому листі є відомості про пробіг автомобіля, витрати пального, залишки пального в баку, то він цілком може бути підтверджуючим документом. м Постанова ФАС МО від 10.08.2009 № КА-А40/7253-09.

Звичайно, обов'язковий медичний огляд водія перед рейсом та після нього передбачено п. 1 ст. 20 Федерального закону від 10.12.95 № 196-ФЗ «Про безпеку дорожнього руху». Але оштрафувати вас за відсутність оцінок про медогляд не зможуть. Тому що до адміністративної відповідальності за невчасне проходження водіями медичного огляду притягують лише за ст. 14.1 КпАП РФ – за ведення діяльності з порушенням умов, передбачених спеціальним дозволом(ліцензією). А діяльність з перевезень вантажів не ліцензується я п. 1 ст. 17 Федерального закону від 08.08.2001 № 128-ФЗ «Про ліцензування окремих видів діяльності».

Пункт про заробітну плату водія з дорожнього листа можна виключити

Є.В. Суботін, м. Москва

Ми нетранспортна організація, але маємо кілька автомобілів. Одним із них користується генеральний директор. При цьому він сам його й водить. У формі дорожнього листа, затвердженої Держкомстатом, є пункт про заробітної плативодія. Як її заповнити?

: Ви можете самостійно розробити, затвердити та використовувати форму дорожнього листа, виключивши з нього пункт про заробітну плату. Головне, щоб лист містив обов'язкові реквізити, затверджені Мінтрансом Росії і п. 3 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів; Лист Мінфіну Росії від 25.08.2009 № 03-03-06/2/161; Листи УФНС Росії по м. Москві від 30.12.2009 № 16-15/139308, від 13.10.2009 № 16-15/107268. До обов'язкових реквізитів, крім іншого, входять відомості про водія, але вони припускають лише інформацію про його прізвище, ім'я, по батькові та дату проведення медичного огляду водія. Причому, як ми вже з'ясували, відсутність оцінки медичного огляду водія на суму витрат на ПММ ніяк не впливає.

Маршрут «по місту» у дорожньому листі призведе до суперечок із перевіряльниками

О.М. Агафонова, м. Москва

Ми займаємося доставкою товарів додому та в офіс, щодня водій об'їжджає 20-30 контрагентів. Дорожній лист складаємо на місяць, тому виходить, що за цей термін він заїжджає більш ніж у 200-300 місць. Як краще заповнити графу "Пункт призначення", щоб вмістити туди всіх контрагентів? Може просто вказати: «По місту»?

: Формулювання «по місту» в колійному листі краще не використовувати І хоча серед обов'язкових реквізитів в утв. Наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152немає відомостей про маршрут руху транспортного засобу, контролюючі органи вважають, що за відсутності такої інформації витрати на паливо не підтверджені, оскільки не доведено використання автомобіля у службових цілях. х п. 1 ст. 252, підп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Лист Мінфіну Росії від 20.02.2006 № 03-03-04/1/129; Лист УФНС Росії по м. Москві від 07.07.2008 № 20-12/064123.2. Думки ж судів із цього питання розходяться. Одні суди поділяють позицію контролюючих органів в Постанови ФАС ВСО від 16.07.2010 № А33-10451/2009; ФАС ЗСО від 29.07.2009 № Ф04-4540/2009 (11903-А27-26); ФАС ВПО від 12.03.2008 № А82-1453/2007-37. Інші вважають цей реквізит необов'язковим м Постанови ФАС МО від 30.09.2010 № КА-А40/11123-10; ФАС ПЗ від 19.11.2010 № А55-38009/2009; ФАС СЗО від 23.11.2009 № А56-4991/2009; ФАС УО від 16.09.2010 № Ф09-7311/10-С2.

Тому найпростіше вписувати повний маршрут.

Якщо вносити всі адреси прямування до дорожнього листа проблематично, можна спробувати такі варіанти.

Якщо ви заздалегідь знаєте маршрут або постійно об'їжджаєте одні й самі адреси, затвердіть наказом маршрути прямування залежно від необхідності: кожний день, на місяць. Наприклад, маршрут № 1 - вулиці такі, маршрут № 2 - вулиці такі. І в дорожньому листі напишіть: «Доставка товару клієнтам за маршрутом №...» – і додайте копію наказу із зазначенням маршрутів.

Або, як варіант, якщо на доставку у вас є заявки, можна вказувати у дорожньому листі: «По маршруту відповідно до заявок» - і прикладати заявки.

Дорожній лист можна оформити окремо на кожного водія

С.А. Яковлєва, м. Владивосток

Ми відправили двох наших співробітників у відрядження на автомобілі організації. Їхати далеко, і автомобіль вони ведуть по черзі. Ми використовуємо форму дорожнього листа Мінтрансу. Чи потрібно в даному випадкувиписувати окремий дорожній лист на кожного водія чи можна в одному дорожньому листі робити записи про двох водіїв?

Зразки оформлення дорожнього листа можна знайти: розділ "Форми документів" системи КонсультантПлюс (інформаційний банк "Ділові папери")

: При використанні транспортного засобу позмінно різними водіями допускається оформлення кількох дорожніх листів окремо на кожного водія. я п. 11 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів. При цьому час виїзду та показання одометра на цей момент вказуються в колійному аркуші водія, що першим виїхав у рейс, а час заїзду та показання одометра на цей момент - у колії водія, що повернувся на місце стоянки. і п. 15 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів.

Простіше розробити свою форму дорожнього листа, передбачивши в ньому можливість вписати дані декількох водіїв, і виписувати один дорожній лист на термін відрядження і Постанова ФАС МО від 28.10.2009 № КА-А41/11287-09. Форма може бути, наприклад, такою.

Дорожній лист легкового автомобіля № 9
на серпень 2011 р.

Марка автомобіля
Державний номерний знак
Водій	Хафізов С.Г. (прізвище ім'я по батькові)
Посвідчення

Розглянемо порядок оформлення дорожніх листів на прикладі заповнення форми №3 «Дорожній лист легкового автомобіля».

приклад
Індивідуальний підприємець Кондрашов Сергій Іванович використовує у своїй діяльності легковий автомобіль "Форд Фокус Сі Макс" з об'ємом двигуна 1,8 л. Дорожні листи виписуються на тиждень (5 робочих днів).
Відповідальним за експлуатацію автомобілів наказом з організації призначено самого підприємця (він же виконує обов'язки механіка та диспетчера).
За даними попереднього дорожнього листа та візуального обстеження кількість палива у баку перед виїздом становила 30 літрів. За час дії дорожнього листа водій один раз робив заправку (40 літрів). Касовий чек АЗС був ним представлений разом із дорожнім листом (авансовим звітом) після закінчення його дії.
Загальний пробіг за час дії дорожнього листа становив 198 кілометрів.
Використовуючи дані цього прикладу, розглянемо порядок оформлення дорожнього листа.

Лицьова сторона
Одним із обов'язкових реквізитів документа є його номер. Порядок нумерації дорожніх листів розробляє сама організація чи підприємець. Серія вказується, як правило, у тому випадку, якщо бланки дорожніх листів надруковані друкарським способом.
Обов'язково також і вказівку дати дорожнього листа. Якщо термін його дії більше одного дня, то вказується весь період – з якого за скільки діє даний дорожній лист (у нашому прикладі він виписаний на робочий тиждень з 17 по 21 травня 2010 р.)
По рядку «Організація» заповнюється найменування, адреса місця знаходження та робочий телефон підприємства – власника (користувача) автомашини. Крім того, в кодовій частині проставляються його коди ОКПО (Загальноросійський класифікатор підприємств та організацій). Цей код можна знайти в листі з Комітету статистики.
Далі в дорожньому листі заповнюються дані на автотранспортний засіб та водія: марка автомобіля (у прикладі – «Форд Фокус Сі Макс»). Якщо машина знаходиться в оренді, то тут же або в доданому рядку доцільно вказувати:
1. номер та дату договору оренди та власника машини (орендодавця) (наприклад, «за договором оренди №___ від «_» _______ 20___ р. з ТОВ «Профінфо»);
2. державний номерний знак (у прикладі – Е 266 МО 62);
3. гаражний номер вказується в тому випадку, якщо на балансі (у користуванні) в організації кілька машин (при цьому не можна за цим рядком наводити інвентарний номер автомобіля як основного засобу. Але при цьому він і не обов'язковий);
4. ПІБ водія та його табельний номер (якщо він є співробітником цієї ж організації) (у прикладі – Кулешов Д.І., табельний номер 034);
5. нижче вказується номер посвідчення водія водія (або посвідчень всіх осіб, перерахованих по рядку «Водій»);
6. у числі реквізитів також передбачені вид, серія та номер ліцензійної картки. Однак нині ліцензії видаються лише на комерційні перевезення пасажирів понад вісім осіб. Відповідно, будь-які перевезення легковим транспортомне ліцензуються. Тому в прикладі ці рядки не заповнюються, а види ліцензійних карток закреслені.
У підрозділі «Завдання водієві» вказується:
1. у чиє розпорядження представляється машина (у прикладі – у розпорядження заступника директора Денисова С.Е.). У цьому рядком нижче відбивається також найменування організації. Оскільки в нашому прикладі автомашину видано у розпорядження співробітника того ж підприємця, у дорожньому листі зазначено: ІП Кондрашов Сергій Іванович. Якщо машина передано в оренду або для надання послуг сторонній особі (юридичній чи фізичній), то вказується найменування (прізвище) цієї особи.
Якщо дорожній лист виписується на термін більше одного дня, то швидше за все вказати конкретного користувача буде неможливо, оскільки таких осіб може бути багато. В цьому випадку по даному рядку доцільно вказувати назву самої організації (підприємця), а розшифровку прізвища конкретного користувача наводити на зворотному боці аркуша у графі «Підпис особи, яка користувалася автомобілем»;
2. адресу подачі, тобто місце, куди машина має прибути, виїхавши з гаража (з місця стоянки). У нашому прикладі таким місцем подання є адреса місця знаходження (офіс) підприємця: р. Рязань, Первомайський проспект, 18;
3. Нижче наводиться фактичний час виїзду з гаража (від місця стоянки). Якщо дорожній лист виписується на термін більше одного дня, то в цьому ж рядку доцільно вказувати дату першого виїзду (у нашому прикладі – 17.05.2010, 9.00);
4. Завдання водієві підписує диспетчер (диспетчер - нарядник). Приклад функції диспетчера виконує індивідуальний підприємець.
Перед виїздом всі машини повинні пройти перевірку справності основних агрегатів, сигналів, показників заправки паливом, маслом і т.п. Якщо всі системи автомобіля працюють нормально, механіком (або іншою особою, відповідальною за експлуатацію авто транспортних засобів) дозволяється виїзд, про що свідчить підпис цієї особи за рядком «Виїзд дозволено». У прикладі функції механіка виконує підприємець.
Наводяться свідчення спідометра перед виїздом (у прикладі – 62346 кілометрів).
Відповідно, водій автомашини розписується у тому, що він прийняв автомобіль у справному стані.
У лівій нижній частині лицьового бокудорожнього листа наводяться дані при поверненні автомашини в гараж (на стоянку):
1. вказується час повернення. Якщо дорожній лист виписувався на термін більше одного дня, то в цьому рядку доцільно вказувати дату приїзду. У прикладі – 21.05.2010 р. 18.00;
2. час повернення підтверджується підписом диспетчера (диспетчера-нарядника). Як говорилося вище, у прикладі функції диспетчера виконує підприємець;
3. одночасно диспетчером робляться інші необхідні позначки (запізнення, час очікування (наприклад, під час надання комерційних послуг стороннім особам), простої машини тощо.);
4. Водій автомобіля розписується в тому, що він автомобіль здав.
У правій нижній частині лицьової сторони дорожнього листа наводиться інформація щодо руху пального:
1. марка палива (у прикладі – АІ-95);
2. по рядку «Видано за заправним листом» взагалі-то вказується кількість палива, виданого у самій організації (якщо, наприклад, вона має свою заправна станціяабо запаси палива, що зберігаються в спеціальному приміщенні). Але на практиці за цим рядком, як правило, наводять дані про заправку ПММ на сторонніх автозаправних станціях(АЗС) з додатком касових чеків АЗС до дорожнього листа (якщо паливо отримано, наприклад, за корпоративною пластиковою карткою) або до авансового звіту (якщо паливо купувалося за розрахунок готівки). У нашому прикладі водієм було придбано 40 літрів бензину за касовим чеком АЗС;
3. залишок пального при виїзді може визначатися: за даними попереднього дорожнього листа, за показаннями приладів в автомобілі (рівень палива), в результаті контрольного вимірювання рівня палива в баку (якщо дозволяє конструкція бака) і т.д. У нашому прикладі залишок пального при виїзді визначений за даними попереднього дорожнього листа та порівняний із показаннями приладів у машині (30 літрів);
4. залишок пального при поверненні може бути визначений лише за показаннями приладів в автомобілі або внаслідок контрольного вимірювання рівня палива в баку (у прикладі – 50 літрів);
5. фактична витрата пального визначається як різниця між залишком палива перед виїздом плюс кількість заправленого пального та його залишком при поверненні. У прикладі: 30 л + 40 л - 50 л = 20 літрів);
6. витрати пального за нормою багато організацій просто не заповнюють, а дуже дарма. Звичайно, податковим законодавством не визначено нормативне витрачання палива на автотранспортних засобів. Проте відповідно до п. 1 ст. 252 НК РФ всі витрати, прийняті платником податків з метою зменшення бази оподаткування з податку на прибуток, повинні бути документально підтверджені та обґрунтовані. Причому обґрунтованість витрат у частині ПММ якраз і підтверджується нормами витрати палива. При цьому такі норми підприємство може визначити або саме (за даними технічної документації до автомобіля), або на підставі Методичних рекомендацій«Норми витрати палив та мастильних матеріалівна автомобільному транспорті» (додаток до розпорядження Мінтрансу Росії від 14.03.2008 №АМ-23-р) (далі – Методичні рекомендації).
Якщо у представленому в Методичних рекомендаціях переліку автомобіль вашої організації відсутній, то норматив можна визначити за технічно близьким транспортним засобом (примірні габарити, однаковий об'єм двигуна, схожі технічні характеристикиі т.п.). У нашому прикладі у переліку Мінтрансу Росії автомобіль "Форд Фокус Сі Макс" відсутній. Тому за основу взято автомобіль «Форд Фокус» з таким самим об'ємом двигуна (1,8 л). Кількість бензину на 100 кілометрів пробігу за цією нормою становить 8,1 л. Відповідно до п. 5 Методичних рекомендацій цю норму збільшено на 15%, оскільки автомобіль експлуатується переважно у р. Рязані (допускається збільшення норми до 15% у містах із населенням від 250 тис. до 1 млн. людина). Таким чином, норма витрати палива для автомобіля у нашому прикладі складе 9,3 л бензину на 100 кілометрів пробігу (8,1 л + (8,1 л х 15%)).
Виходячи з цього нормативу, норма витрати палива по колійному листу складе (загальний пробіг вказується на зворотному боці колійного листа):
198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.
Виходить, що фактична витрата палива не дорівнює нормативному. У тому випадку, якщо виникає відхилення, воно відображається відповідно до рядків «Економія» або «Перевитрата». При цьому економія не впливає на суму витрат підприємства на оплату палива для автомашини. А ось з перевитратою у кожному конкретному випадку потрібен окремий розгляд. Якщо перевитрата невелика (наприклад, в межах 1 літра бензину), то у податківців навряд чи виникнуть до організації будь-які претензії. Але якщо величина перевитрати значна або виникає постійно, то такі витрати можуть бути не визнані перевіряючими податковими органами з метою оподаткування податком на прибуток з наступними штрафними санкціями згідно зі ст. 122 НК РФ (20% від величини недоїмки з податку);
7. наприкінці наводяться показання спідометра автомашини при її поверненні до гаража (на стоянку) (у прикладі: 37 000 км + 198 км = 37 198 км);
8. всі зазначені вище дані (час повернення, показання спідометра, рух пального) фіксуються та підтверджуються підписом механіка, який прийняв автомобіль при поверненні до гаража (на стоянку). Приклад функції механіка виконує індивідуальний підприємець.
У верхній частині дорожнього листа ставиться штамп підприємства, що виписав даний документ(Звісно, ​​за наявності такого штампу).
Сам дорожній лист скріплюється печаткою організації (у нижньому лівому кутку).

Зворотний бік дорожнього листа
Зворотний бік дорожнього листа легкового автомобіля ще називають «маршрутним листом», оскільки тут наводяться дані про маршрут та час поїздок автотранспортного засобу.
Правильне заповнення зворотного бокуВкрай важливо для обґрунтованості всіх витрат на утримання та експлуатацію автомашини. Адже саме за такими даними можна підтвердити економічну доцільність використання автотранспортного засобу у виробничих чи управлінських цілях.
Усі поїздки машини повинні записуватися під окремим номером. Якщо автомобіль надає комерційні послуги, то з метою ідентифікації клієнтів у другій графі відображається їхній код. Так як у нашому прикладі автомобіль знаходиться у розпорядженні співробітника індивідуального підприємця – власника автотранспортного засобу, то, природно, жодного коду не вказується. Однак, оскільки дорожній лист виписано на п'ять робочих днів, у даній графі доцільно наводити дати поїздок (у прикладі: 26.10, 27.10, 28.10, 29.10 та 30.10).
Далі по кожній поїздці зазначаються:
1. місце відправлення та місце призначення. Іншими словами, звідки машина виїхала та куди вона прибуває. При цьому з метою обґрунтованості (підтвердження виробничого (управлінського) призначення поїздок) доцільно у цих графах відображати не лише адресу, а й організацію (установу), до якої дана автомашинапрямувала. У нашому прикладі – ІФНС №2, банк, заправка, контрагенти тощо);
2. час виїзду та повернення. Тобто час виїзду із місця відправлення та час приїзду до місця призначення.
Якщо дорожній лист виписується на один день, то можна вказувати лише час виїзду з гаража (стоянки) та повернення до гаража (на стоянку). Якщо ж він виписаний більш ніж на добу (як у нашому прикладі), то бажано вказувати час кожної поїздки;
у графі «Пройдено, км» наводяться дані про пройдену відстань (причому її доцільно вказувати по кожній поїздці);
3. в останній графі розписується особа, яка скористалася автомобілем. У прикладі – Кулєшов Д.І.
У нижній частині оборотної сторони колійного листа вказується загальна кількість пройдених кілометрів (у прикладі – 198 км), а також дані, необхідні для розрахунку оплати праці водія (як правило, при відрядній формі оплати праці) – трудогодини (всього у вбранні) та сам розрахунок (За кілометраж або за години роботи).
Відповідно розрахунок підписується бухгалтером (розрахунком).
Якщо дані щодо оплати праці не заповнюються, то доцільно вказувати лише підсумкову кількість пройдених кілометрів.
От і все.
Дорожні листи записуються в книгу обліку колійних листів по порядку.
Н. Скворцова

9. Шляховий лист оформляється на кожний транспортний засіб, який використовується юридичною особою, індивідуальним підприємцемдля здійснення перевезень вантажів, пасажирів та багажу автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом у міському, приміському та міжміському сполученнях.

10. Дорожній лист оформляється на один день або строк, що не перевищує одного місяця.

11. Якщо протягом терміну дії дорожнього листа транспортний засіб використовується позмінно кількома водіями, то допускається оформлення на один транспортний засіб кількох дорожніх листів окремо кожного водія.

12. У найменуванні дорожнього листа вказується тип транспортного засобу, на який оформляється дорожній лист (шляховий лист легкового автомобіля, дорожній лист трамваю тощо). Номер дорожнього листа вказується в заголовній частині у хронологічному порядку відповідно до прийнятої власником транспортного засобу системи нумерації.

(Див. текст у попередній редакції)

13. Дати, час та показання одометра при виїзді транспортного засобу з постійної стоянки та його заїзді на постійну стоянку проставляються уповноваженими особами, що призначаються рішенням керівника підприємства або індивідуального підприємця, та засвідчуються їх штампами або підписами із зазначенням ініціалів та прізвищ, за винятком індивідуальний підприємець поєднує обов'язки водія.

14. Дати, час та показання одометра при виїзді транспортного засобу з постійної стоянки та його заїзді на вказану стоянкупроставляються індивідуальним підприємцем у разі якщо зазначений підприємець поєднує обов'язки водія.

15. У разі оформлення на один транспортний засіб кількох колійних листів окремо на кожного водія дата, час та показання одометра при виїзді транспортного засобу з постійної стоянки проставляються у колійному листі водія, який першим виїжджає з місця постійної стоянки, а дата, час та показання одометра при заїзді транспортного засобу на постійну стоянку – у дорожньому листі водія, який останнім заїжджає на постійну стоянку.

16. Дати та час проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія проставляються медичним працівником, який проводив відповідний огляд, та засвідчуються його штампом та підписом із зазначенням прізвища, імені та по батькові.

КонсультантПлюс: Примітка.

Відповідно до Наказу Мінтрансу Росії від 06.04.2017 N 141 у разі успішного проходження передрейсового контролюу колійному листі ставиться відмітка "пройшов передрейсовий контроль технічного стану".

16.1. Дата та час проведення передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу проставляються контролером технічного стану автотранспортних засобів або контролером технічного стану транспортних засобів міського наземного електричного транспорту, які проводили відповідний контроль, та засвідчуються його підписом із зазначенням прізвища та ініціалів.