Помилка більшості людей полягає в тому, що вони недооцінюють важливість створення системи роботи з електронними повідомленнями.Один із способів - уявити роботу з електронною поштою у вигляді послідовності наступних кроків.
1 - Доступ до електронної пошти
2 - Партія листів
3 - Перевірка вхідної кореспонденції
4 - Видалення
5 - Виконання
6 - Зберігання
1. ДОСТУП ДО ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ
Перший крок - скласти розклад, у який час ви щодня перевірятимете свою електронну пошту. Зазвичай більшості людей достатньо перевіряти електронну пошту чотири рази на день.
1. Насамперед з ранку. Більшість людей починає свій робочий день з перевірки електронної пошти, щоб переконатися, що не пропустили щось термінове.
2. Перед обідньою перервою. Час обіду – цілком природна пауза у вашій діловій активності; щоб зробити цей час продуктивнішим, можна перевірити електронну пошту.
3. Середина другої половини дня. Це ще одна природна пауза, коли вам потрібно зробити перерву або ви збираєтеся йти на ділову зустріч.
4. Кінець робочого дня. Якщо ви максимально звільните папку вхідної кореспонденції, перш ніж залишите робоче місце, то наступного ранку відразу перейдете до перегляду нових повідомлень. Якщо ви впевнені, що в останню хвилину не виникло жодних термінових справ, які ви залишили без уваги, це гарантує спокійніший вечір вам і вашим колегам.
Для більшості людей оптимальний варіант, що найменше заважає їхньому робочому процесу, - перевіряти пошту чотири рази на день і виділяти не більше 15 хвилин на кожну «сесію» роботи з електронною поштою.
2. ПАРТІЯ ЛИСТІВ
Важливо розуміти, що чотири рази на день ви опрацьовуєте електронну кореспонденцію. Це аж ніяк не означає, що ви відразу повинні відповісти на всі повідомлення, що вимагають відповіді, або протягом 15 хвилин написати всі електронні листи, які планували надіслати. Ви повинні прийняти той факт, що ваша папка вхідної кореспонденції - це не що інше, як партія листів, яка чекає, щоб її розібрали.
3. ПЕРЕВІРКА ВХІДНОЇ КОРРЕСПОНДЕНЦІЇ
Наступний крок – перевірка всіх повідомлень, що аж ніяк не означає, що ви повинні читати кожне. Найчастіше рішення щодо електронного листа можна ухвалити, виходячи з його теми або кількох перших рядків. Істотну частину нашої кореспонденції складають розсилки та інформаційні бюлетені. Якщо ви галузевий аналітик, можливо, інформаційний бюлетень -
найважливіший для вас документ і щодня його уважно вивчаєте. Однак для інших це не так, і можна швидко визначити, чи це розсилання для нас є важливим чи корисним. Не всі електронні листи вимагають відповіді: це, наприклад, листи, де ви вказані в копії, або тема повідомлення передбачає, що ви просто повинні ознайомитися з цією інформацією.
4. ВИДАЛЕННЯ
Якщо ваша основна мета - звільнити папку вхідної кореспонденції, один із самих простих способівцього досягти - видаляти повідомлення. Якщо, прочитавши інформаційну розсилку, ви дійшли висновку, що ця інформація для вас марна, відмовтеся від цієї розсилки. Ви про це не пошкодуєте, і вам не потрібно більше витрачати час на її обробку. Видаляйте всі повідомлення, які не вимагають подальших дій.
Якщо ви раптом виявите, що видаляєте всі повідомлення, що надходять з певної адреси, подумайте, чому так відбувається.
5. ВИКОНАННЯ
Так само як при роботі з паперовою документацією, бажано, щоб ви не поверталися до прочитаних листів повторно.
Якщо потрібно лише кілька хвилин, щоб відповісти на повідомлення або переслати його, зробіть це відразу. Слід по можливості відразу відповідати на повідомлення, в яких підтверджується або призначається час зустрічі, запитується інформація про ваші контакти, містяться якісь запитання чи прохання, якщо, звичайно, це не забере багато часу.
Якщо ви розумієте, що вам потрібна додаткова інформація, залучення інших людей або час на роздуми, відповісти на такий лист відразу не вийде. Вам потрібно буде зробити якісь дії пізніше: можливо, вирішити, чи дійсно ви на цей лист маєте відповідати і щось робити. Якщо ні, то можете одразу направити листа потрібній людині. Перш ніж ви делегуєте завдання, якийсь час може піти на визначення того, хто
ж має бути відповідальною особою. Якщо лист вимагає від вас дій, збережіть лише значну частину інформації, а лист видаліть. Звільняйте вашу папку вхідної кореспонденції від подібних повідомлень, а потрібну інформаціюзберігайте, наприклад, у системі для відстеження роботи за вашими проектами, календарем або системою планування, щоб бути впевненим, що ви це виконаєте. Саме це і є виконання – впевненість у тому, що все, що потрібно зробити, буде зроблено.
6. ЗБЕРІГАННЯ
Якщо повідомлення не можна видалити (або відреагувати на нього, а потім видалити), виникає необхідність його зберегти.
Першорядна причина, з якої це може знадобитися, полягає в тому, що вам потрібно буде послатися на цей документ у майбутньому (наприклад, це відомості про щось, прийняте рішення, інструкція, звіт про хід робіт та інше). Якщо раптом у вас не виявиться документ, на який ви можете послатися, це матиме для вас несприятливі наслідки.
Ні єдино правильного способузберігання електронних повідомлень. Ви повинні вигадати систему, ефективну особисто для вас.
Один з варіантів - система підпапок у вашій папці кореспонденції. Сортувати підпапки можна за темами, категоріями, клієнтами або проектами залежно від того, які повідомлення ви зазвичай отримуєте. Багато хто створює окрему папку під назвою «Оброблені листи», куди складають усі перевірені повідомлення та повідомлення, що вимагають подальших дій.
Яку б систему зберігання електронної кореспонденції ви не обрали, пам'ятайте, що єдине місце, де ви не повинні її зберігати, - це ваша папка "Вхідні". Пам'ятайте, що робота з електронною поштою не повинна займати у вас 24 години на добу сім днів на тиждень. Підтримка порядку в електронній скриньці заздалегідь певний час заощадить вам кілька годин на тиждень, знизить рівень стресу, який ви відчуваєте, побоюючись випустити щось на увазі, а також підвищить ефективність при роботі з тим, що дійсно важливо. Це прості принципиякі легко запам'ятати.
Люди в сучасному світівсе більше часу проводять в Інтернеті - шукають і знаходять роботу, читають новини, спілкуються в соціальних мережах, дізнаються про погоду, купують, продають, заробляють гроші, економлять, знайомляться, дивляться фільми, слухають музику, а часто просто байдикують. Сьогодні складно знайти людину, яка не знає, що таке Пошукова система, режим онлайн, аська, блоги, як користуватися електронною поштою Але такі все ж таки є, і для них призначений цей текст.
У звичному розумінні пошта – це обмін листами та посилками. Поки що сила людської думки не дійшла до того рівня, щоб через електронну пошту відправляти посилки, але, можливо, і це здійсниться в недалекому майбутньому. Незважаючи на це, електронна пошта має безліч переваг.
1. В електронному листі можна надіслати не лише повідомлення у вигляді тексту, а й прикріпити до листа файли: таблиці, фотографії, малюнки, відео, презентації тощо. Листи можна видаляти, пересилати іншим людям, зберігати, фільтрувати.
2. Електронна пошта дозволяє доставити кореспонденцію (інформацію) миттєво, заощаджуючи масу часу та сил.
3. Не потрібно ходити до поштового відділення, оскільки користуватися електронною поштою можна, не виходячи з дому, за наявності Інтернету та комп'ютера.
4. Економічність - немає потреби платити за кожен лист, незалежно від обсягу інформації в ньому. Достатньо, щоб послуга надання Інтернету була вчасно сплачена провайдеру.
5. Оперативність - перевірити пошту та відповісти на лист можна навіть з мобільного телефоназ доступом до Інтернету.
Отже, дамо відповідь на запитання: "Як користуватися електронною поштою"?
Для початку потрібно зайти на сайт певної пошукової або поштової системи, наприклад, "Яндекс", "Гугл", "Рамблер", "Мейл.ру" та ін.
Спробуймо на прикладі завести пошту на "Гугле". У верхній частині сайту слід знайти та натиснути "Пошта", з'явиться нове вікно для входу в пошту та у свій акаунт. Оскільки поки що у вас пошти в "Гугле" немає, натискаєте червону кнопку в правому верхньому кутку - "Створити обліковий запис". Далі заповнюються особисті дані – ім'я, прізвище, ім'я користувача, пароль, стать, дата народження, мобільний телефон, адреса запасної пошти. створюєте самі, воно має бути унікальним (якщо вже є користувач з таким логіном, система попередить вас і попросить ввести інше ім'я), складатися з латинських літер, довжина імені від 6 до 30 знаків. Майте на увазі, що якщо ви збираєтеся вести ділове листування через електронну пошту, слід вигадувати і вибирати стриманіші логіни.
Далі потрібно ввести пароль для пошти. Він повинен бути досить надійним, бажано, щоб містив великі та символи та цифри, довжина - не менше 8 знаків. Вводимо пароль ще раз, щоб підтвердити його.
Дату народження на цьому сайті необхідно вказати, щоб мати доступ до матеріалів відповідно до вашого віку. Справа в тому, що обліковий запис Google дозволяє мати доступ до таких служб як Gmail (пошта), YouTube (відео-портал) та Google+ (соціальна мережа). Можна настроїти обліковий запис так, щоб ваш вік ніхто не бачив.
Підлога, а також номер мобільного телефону заповнюється на розсуд користувача.
Щоб зареєструвати пошту, залишилося лише довести, що ви реально існуюча людина (а не робот), та ввести на клавіатурі вказані латинські літери. Якщо знаки складно читаються, можете натиснути на знак "Аудіо", система вам диктуватиме їх. Якщо ж немає бажання займатися цим, вкажіть номер мобільного телефону. На ваш телефон у вигляді SMS прийде код підтвердження, його потрібно буде ввести в полі "Підтвердіть обліковий запис".
Отже, у вас є своя електронна поштова скринька, ви можете надсилати та отримувати листи. Як писати листа? Знаходимо кнопку "Написати листа", у вікні, що з'явилося в полі "Кому" пишемо адресу одержувача. Якщо хочете, щоб копію листа отримав ще хтось, у полі "Копія" вказуєте ще одну електронну адресу. Поле "Тема" можна залишити порожнім, але якщо ви вкажете предмет та суть листа, одержувачу буде зручніше. У листі можете писати текст, форматувати його, кнопкою "Прикріпити" або значком "Скріпка" прикріпити файли, вставляти посилання, фото, малюнки, зберегти чернетку листа. Перед тим, як натиснути кнопку "надіслати", можна перевірити орфографію. Якщо ви хочете точно знати, чи отримав і прочитав його адресат, поставте галочку в пункті "Повідомити про прочитання".
Читати отримані листи простіше - просто потрібно натиснути на новий лист (воно зазвичай виділено жирним шрифтом). Якщо ви не бажаєте більше отримувати листи від будь-якого автора, можете позначити один із них як спам. Далі всі листи з цієї адреси автоматично надсилаються до папки "Спам". Отже, тепер ви маєте уявлення про те, як користуватися електронною поштою, можете переписуватися з діловими партнерами та друзями, реєструватися в соціальних мережах, здійснювати покупки через Інтернет та багато іншого.
Так багато цікавого пропонує сьогодні інтернет, і ми намагаємося не втратити інформацію – підписуємось на різні розсилки, листуємося з друзями та заводимо нові знайомства, використовуємо пошту у діловому листуванні.
Як правильно організувати роботу своєї електронної пошти? Це питання хвилює багатьох.
Існують правила у діловому листуванні за допомогою електронної пошти. За час її використання з'явилися деякі напрацювання за правилами роботи та з електронною поштою. Це стало необхідно для того, щоб бути в курсі подій, не втрачати вхідну інформацію та оперативно на неї реагувати. Думаю, що знання про те, як працювати зі своєю електронною поштою будуть корисні багатьом.
Як правильно організувати роботу електронної пошти?
♦ Перевіряйте пошту у чітко відведений для цього час
Електронна пошта зазвичай є передачею невідкладної інформації, її використовують із не термінових справ.
Для термінової інформації є телефони, а в офісіїї можуть передати і особисто. Тому якщо не застережено заздалегідь, що вам зараз прийде поштою важливий лист, то не перевіряйте пошту постійно. Просто закрийте програму на комп'ютері, на час основної роботи, щоб у вкладці браузера або спливаючому віконці не бачити листи, що постійно надходять. Це не відволікатиме від важливих справ.
І, як не дивно, пошту при цьому буде розібрано за менший проміжок часу, тому що ми будемо нею займатися цілеспрямовано, відвівши спеціально час вранці та ввечері, а можливо, і лише один раз на день. Це залежить від обставин та роду вашої діяльності.
Все це, звичайно, не стосується тих, чия робота полягає у відповіді на електронні листи, наприклад, у службі підтримки.
♦ Щовечора очищайте папку «Вхідні»
Папка «Вхідні» - це місце збору всієї інформації, що надходить, яку потрібно навчитися швидко розсортувати.
Для того щоб розсортувати листи на теми нам потрібно додатковостворити кілька важливих папок. Наприклад, «Відповісти», «Особисте», «Робота», «Цікаве», «Важливе» та «Персоналії».
У кожній папці створіть папки. Папка «Персоналії» може містити листування з важливими для вас людьми. Наприклад, у цій папці створюємо підпапку «Іванов І.І.» та обговорюємо правило (фільтр) у поштовій скриньці, що всі листи від Іванова І.І. одразу ж вирушатимуть до цієї папки. Можна не хвилюватися, що ви пропустите цей лист, адже в меню поруч із назвою папки висвічуватиметься значок, що в цій папці знаходиться не прочитаний лист.
Так ми робимо з усіма важливими для нас листами.
♦ Очищаємо пошту від спаму
Сортуючи листи, потрібно обов'язково не бажані послання та ті, на які ви не підписувалися відзначати як спам.
Поштова програма має функцію фільтра спаму. Вона здатна запам'ятовувати подібні листи і при повторному відправленні від цього автора лист потрапить відразу в папку спам.
Якщо ви не очистили цю папку самі, то через 30 днів усі листи автоматично з папки спам видаляються і вам не потрібно турбуватися про це.
Ніколи не відповідайте на небажані листи, тому що вашу електронну пошту можуть використовувати шахраї.
Виконуючи правила роботи з електронною поштою, ваш робочий день буде більш ефективним – ви зможете займати менше часу на сортування, відповіді та написання листів. Ось деякі конкретні поради:
Правила роботи з електронною поштою
- Встановіть конкретний час для роботи з електронною поштою. Після закінчення роботи відключайте поштову скриньку.
- Вивчіть можливості та налаштування поштової скриньки. Це допоможе вам швидко орієнтуватися під час роботи з листами.
- Папку «Вхідні» використовуйте як місце збору інформації, яку потрібно розсортувати. При цьому використовуйте для позначок листів ярлики. Щовечора ця папка має бути порожньою.
- Налаштуйте фільтри в поштовій скриньці для розкладки важливих листів відразу за тематичними папками
- Періодично чистіть (відписуйтесь) розсилку від нецікавих та неактуальних. Для цього встановіть графік у календарі. Наприклад, один раз на квартал. Чим частіше ви це робите, тим менше часу займатиме таке чищення.
- Щодня сортуйте листи в папці вхідні та по можливості відповідайте на листи відразу.
- Заготовте заздалегідь готові шаблони відповіді листи. Увімкніть у відповіді шаблон привітання та підпису. Це суттєво заощадить час під час написання відповідей на листи.
- Намагайтеся наскільки можна писати коротко. Додаткову інформацію додайте до листа окремим файлом.
- Вкладені в електронні листи файли завжди перевіряйте антивірусною програмою.
- Дотримуйтесь правила: «один лист – одна тема». Так легше отримувачеві працювати з листами.
- Якщо вам від різних людейприходить те саме питання, то має сенс відповісти публічно на своєму блозі або сайті і в листі дати посилання на цю статтю. Так ви заощадите час на написання відповіді та дасте повну інформаціюзаінтересованим особам.
- Пам'ятайте правило: що менше пишеш, то менше отримуєш листів.
- Зберігайте архів надісланих листів.
- Не надайте пароль від облікового запису, де знаходиться ваша пошта третім особам.
- Використовуйте функцію «Властивості листа», щоб дізнатися додаткову інформаціюпро лист. Для цього натисніть праву кнопку мишки в режимі читання листа.
Користуватися цими правилами чи ні вирішувати вам. Але при організації роботи з поштовою скринькою треба пам'ятати, що листуванням маємо керувати ми, а не вона нами. Електронна пошта має полегшити наше життя, а не робити його більш завантаженим.
Останні кілька років моїм одним із найефективніших інструментів є електронна пошта. Зауважу, що ефективним цей інструмент буде лише тоді, коли ним навчишся керувати, а не пускати справу на самоплив. я писала трохи раніше.
Спочатку ми повинні чітко розуміти, для чого нам потрібна електронна пошта. Вікіпедія підказує: для отримання, відправки та пересилання поштових повідомлень. Призначення електронної пошти — зробити життя та роботу людей ефективнішим. А насправді не все так просто виходить.
За статистикою, в середньому, кількість повідомлень, що приймаються людиною більше 100 листів на день. Це величезна цифра. І вона продовжує зростати, що призводить до того, що людина вже не в змозі якісно обробити отриману інформацію через брак часу.
Саме це питання, як правильно працювати з електронною поштою, турбує багатьох людей. Надлишок неперевіреної пошти призводить до стресового стану та знижує продуктивність праці.
Ви теж опинялися в подібної ситуації? Тоді ця стаття є для вас.
Правила роботи з електронною поштою
Найбільш ефективні та організовані люди самостійно вибудовують свою систему роботи з поштою, ґрунтуючись на власному досвіді, методом спроб та помилок.
Якщо існують більш-менш поширені правила ділового листування в електронному листі, то щодо управління своєю роботою з електронною поштою дещо складніше. Залежить це від багатьох факторів, таких як сфера діяльності, ступінь ділової активності та організованості людини, способу життя та ведення справ тощо.
Робота з електронною поштою
Тож почнемо. Мої ефективні правила роботи з електронною поштою потрібні мені для того, щоб:
- Підвищувати свою ефективність
- Завжди бути для своїх кореспондентів обов'язковою та коректною людиною.
- Завжди знати, як переробила поштову кореспонденцію.
- Ніколи не втрачати вхідних листів.
Є кілька принципів роботи з поштою:
1. Використовувати папку «Вхідні» як контрольний лист та залишати в ній необроблені повідомлення.
2. Завести під кожний проект категорію окремі папки. Це допоможе швидко знайти потрібну інформацію.
3. Активно використовувати застосування ярликів, позначок кольором. Це зробить помітним для візуального сприйняття сортування листів.
4. Докладно вивчити та знати систему налаштувань у поштовому обліковому записі. Це допоможе ефективно нею керувати.
5. Визначити час, який Ви готові приділити роботі з поштою. Наприклад, 30 хвилин з ранку та 30 хвилин увечері. І жодної хвилини більше.
6. Якщо дозволяють умови роботи, вимкнути функцію спливаючих оповіщень про нові листи. Так ви менше відволікатиметеся.
7. Відписатися від неактуальних розсилок.
8. протягом доби.
9. Зберігати всі надіслані листи. Завжди може щось нагоді. Сьогодні я у такий спосіб знайшла скан свого паспорта.
10. Вміти визначити ознаки, за якими оброблятимете та сортуватимете пошту.
Техніка роботи з електронною поштою
Якщо добре пам'ятати правило перше, то наша мета при розборі пошти – залишити у вхідних якнайменше листів.
При цьому друге завдання не менш важливе — розсортувати всі листи за категоріями, специфікою та важливістю. У папці «Вхідні» можна залишати листи, які вимагають від вас негайної або швидкої відповіді. Їх також можна відразу відзначити кольоровими мітками чи ярликами. Додам, що я переважно користуюся поштовою програмою G-mail, маючи ще кілька акаунтів в інших поштових програмах.
Як працюють з електронною поштою інші
Якось я дивилася відео про роботу з поштовою скринькою, де автор показував, як він хвацько розправляється з двома сотнями листів за кілька хвилин. Звичайно, заманюючий заголовок і мене змусив подивитися, як це можна зробити, оскільки ефективної відповіді на це питання я не знала. Виявилося, що його принцип роботи будується на видаленні листів та залишенні важливих і необхідних у Вхідних. Здивував! Так будь-хто зможе. Висновок зробила швидко: мені така техніка не підходить.
Ріжемо по-живому
Погодьтеся, що левова частка листів — це потрібні нам розсилки та джерело інформації. І коли нам радять відписатися від багатьох із них, зізнайтеся чесно, — у кого рука піднялася відписатися від свого вибору? Якщо ми це обирали, то нам це потрібно і важливо. Тим не менш, я теж пораджу відписатися від тих розсилок, які є менш актуальними сьогодні для вас. Це схоже на чистку свого гардеробу — і викинути шкода, і не ношу вже скільки часу.
Переконайтеся, що в крайньому випадку ви знаєте, де знаходиться це розсилання, і в разі потреби ви завжди можете подивитися там інформацію або підписатися знову.
До вибору назв для папок підійдіть серйозно. Тут не можна дати пораду всім — дуже багато залежить від індивідуальності людини. Знаю, що дуже багато людей воліють будь-які розсилки, листи, які стосуються тих продажів поміщати в папку з назвою Продажі. Цей варіант також працює. Мої папки можуть мати ім'я та прізвище людини, від якої надходять листи, у тому числі і за темою продажів, і за назвою розсилок. Тобто темі Продажів у моїй пошті відповідає не одна папка, а кілька. У них я добре орієнтуюсь. Особистий бренд автора для мене має значення.
Структуруйте вихідні листи
Структурувати вихідні листи також нескладно. Надайте їм ярлики або мітки, так вони швидше знайдуться в потрібний момент. Створіть папки для найважливіших із них та використовуйте переміщення. Наприклад, під час моєї роботи над кількома проектами одночасно мені доводилося відправляти клієнтам схожі листи і вести листування. Створивши папку з назвою проекту, після надсилання листа я переміщала до неї потрібні листи.
При первинному розборі пошти намагаюся швидко переглядати листи і визначати, в яку категорію їх треба перемістити. Поділяю їх також за ступенем важливості та терміновості: термінові – неважливі; термінові - важливі; несрочні — погані: несрочні — поважні. Важливі листи, які вимагають від мене відповіді або певної роботи, залишаю в папці Вхідні, після виконання роботи переміщаю до відповідної папки.
Якщо я розумію, що тема листа буде актуальною для мене в найближчому майбутньому, тоді я дозволяю собі повідомлення перемістити в папку непрочитаним. У потрібний часдо нього дійдуть руки обов'язково.
Звертаю увагу, всі перелічені способи народилися не за один день, і навіть не за два. Вже сьогодні багато компаній замислюються про розробку та впровадження правил роботи з електронною поштою. Ефективне управління та організація часу стануть необхідними якостямиу роботі всім компаній.
Якщо ви не керуватимете своєю поштою, то незабаром вона керуватиме вами, що призведе до непотрібного стресу. Розробте свої правила роботи з електронною поштою
З використанням та застосуванням цих правил ви станете ефективними у своєму діловому житті. Друзі, успіхів вам у ваших справах! Будьте ефективними, і не забудьте І як завжди, буду вдячна вам за ваші коментарі та ретвіти, і ваші особисті поради.
