Как да съставите образец на пътен лист. Образец на пътен лист

Пътният лист е най-важният документ за собственика на превозно средство по отношение на отчитането на разходите за гориво и смазочни материали. Съществуват редица критерии, необходими за правилното попълване на пътните листове, които са определени в законодателството на Руската федерация. Нека помислим как правилно да попълним пътна бележка, какви грешки в документа ще доведат до допълнителни данъци, а също така да дадем правилата и образец за попълване на документа.

В кои правни актове можете да намерите образец за попълване на пътни листове

Основният източник на закон, който определя процедурата за попълване на пътни листове, е заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152 в текущото издание. Нека подчертаем основните му точки:

• пътните листове трябва да се попълват за всеки отделен вид превозно средство(клауза 9 от заповедта на Министерството на транспорта № 152); при използване на автомобила на смени от различни водачи е необходимо да се формира отделен лист за всеки от тях (клауза 11);
• максималният период, за който е възможно да се издават товарителници и който следователно може да бъде посочен в документа, е 1 месец (клауза 10);
• видът на машината трябва да бъде записан в заглавието на документа, номерът в заглавието пътен лист(съгласно установената във фирмата номерация);
• в документа, в допълнение към основните данни на подателя: име, адрес и телефонен номер, трябва да се посочи OGRN;

Формулярът за кандидатстване може да бъде изтеглен.

• пътният лист трябва да посочва показанията на одометъра в съответствие с датата и часа, когато автомобилът е напуснал задачата, както и връщането му в гаража, запечатан с подписите на отговорните лица на компанията или индивидуалния предприемач, и ако индивидуалният предприемач сам изпълнява работата на водача, след това той лично (клауза 13, стр. 14);
• ако пътният лист се издава, когато автомобилът се използва на смени от различни водачи, показателите на километража се отбелязват върху листа на водача, който първи напуска гаража за задачата, както и на водача, който се връща обратно в гаража (клауза 15 );
• датата и часът на медицинските прегледи, които се извършват преди заминаване за полета и след завръщане от него, трябва да бъдат записани в пътния лист - те се нанасят от служител на медицинския профил, който е участвал пряко в прегледа, и се заверяват от него печат или подпис със задължително посочване на трите имена (л. 16);
• от 26.02.2017 г. (Заповед на Министерството на транспорта от 18.01.2017 г. № 17), бележка за контрола преди заминаване за полет (преди промяна) стана задължителен реквизит на пътния лист техническо състояниепревозно средство - контролиращото лице, което извършва проверката, посочва датата и часа на нейното провеждане, удостоверено с подпис с декодиране на инициалите (клауза 16.1);
• попълнените товарителници трябва да бъдат регистрирани в специален дневник, който се стартира от собственика на транспорта (параграф 17).

Прочетете за процедурата за попълване на регистъра на пътния лист.

Попълнените листове трябва да се съхраняват в организацията, използваща превозните средства, най-малко 5 години.

Това са разпоредбите на основния НРД, който регламентира попълването на формуляри на пътни листове. Законодателят не е определил начина за попълване на съответния документ - необходимите данни могат да бъдат въведени в него както с писалка, така и на компютър.

Изключително важно е правилното попълване на пътните листи. Какво ще се случи, ако пренебрегнем това, ще разгледаме примера на няколко арбитражни производства.

Прочетете повече за характеристиките на товарителниците, използвани от индивидуалните предприемачи, в статията. „Какви са характеристиките на пътния лист за индивидуалните предприемачи (формуляр)?“ .

Грешки в пътния лист и отказ за възстановяване на ДДС

Правните последици от грешки, допуснати в такъв документ като товарителница, могат да бъдат много неприятни за данъкоплатеца. Един забележителен случай свидетелства за отказа на Федералната данъчна служба да признае правото на индивидуален предприемач да приспада ДДС поради факта, че пътните листове са попълнени неправилно.

Става дума за арбитражно дело № А65-20582/2013г. Ищецът, индивидуален предприемач, закупи кола от LLC и издаде редица подкрепящи документи - фактура и сертификат за приемане. Продавачът издал фактура на купувача, в която бил посочен ДДС. Известно е също, че IP е платил автомобила за сметка на кредитни средства.

IP чрез правене държавна регистрацияавтомобил, подал декларация за ДДС във Федералната данъчна служба, в която била посочена сумата за приспадане. Въпреки това данъчните власти отказаха да приспаднат IP, вярвайки, че колата е закупена не за бизнес, а за лични цели.

Купувачът на автомобила заведе дело в арбитраж, като възнамерява да съдебен редотмяна на решението на Федералната данъчна служба. Но опитите му не бяха увенчани с успех - съдът на 3 инстанции потвърди правилността на данъчните власти.

По време на съдебните заседания И. П. представи на съда като доказателство за използването на автомобила за служебни цели копия от пътните листове. Съдиите обаче считат, че тези източници не отговарят на изискванията на Заповед № 152 на Министерството на транспорта, тъй като не съдържат някои важни, според съда, подробности. Освен това по време на изслушванията беше установено, че има грешка в удостоверението за приемане и предаване на превозното средство при посочване на името на LLC, което е продало превозното средство на IP.

Дестинацията не е посочена - разходите за гориво не могат да бъдат отписани

Друга ситуация, която се случи в рамките на арбитражно дело № A55-23291 / 2012, е доста забележителна. Върховният арбитражен съд отказа да го прехвърли на ниво президиум на тази инстанция, като по този начин остави в сила касационното решение.

Данъкоплатецът заведе дело срещу Федералната данъчна служба, възнамерявайки да оспори решението на данъчните власти да откажат да включат разходите за гориво в структурата на разходите на компанията. Инспекторите на Федералната данъчна служба считат тези разходи за непотвърдени, тъй като пътните листове, съставени от данъкоплатеца за потвърждаване на разходите за гориво и смазочни материали, не посочват дестинациите, до които са пътували шофьорите.

Сумата, посочена в делото, е много прилична - 700 000 рубли. Но данъкоплатецът не успя да я съди. По време на заседанията на първа инстанция съдиите потвърдиха правотата на данъчните. Жалбата даде шанс на ищеца, като установи, че маршрутът на автомобила, както и местоназначението на товара, не трябва да се записват в такъв документ като пътен лист от организации, които не са транспорт в основната си дейност. Освен това, както счита въззивната инстанция, пътният лист не трябва да се счита за единствен източник, който може да потвърди участието на автомобила в търговската дейност на данъкоплатеца.

Касацията обаче отмени взетото от апелативния съд решение. Съдиите считат, че пътният лист е документ, който се създава специално, за да потвърди валидността на разходите на компанията под формата на разходи за гориво. Следователно, ако пътният лист не съдържа информация за местоназначението, тогава според съдиите е невъзможно надеждно да се установи фактът, че шофьорите на компанията са използвали колата в официални цели. Следователно този реквизит на пътния лист, ако следвате позицията на касацията, трябва да се счита за задължителен, отразяващ същността на търговската сделка.

Информацията за местоназначението, записана в документ като товарителница, следваща логиката на разпоредбите на решението на Върховния арбитражен съд по това дело, трябва да бъде достатъчно подробна. Според ВАС пътният лист трябва да включва името на организацията, където отива колата, както и адреса на съответния обект.

Правила за издаване на пътен лист за счетоводство през 2018-2019 г

На практика може да се използва доста широка гама от пътни листове - всичко зависи от вида на превозното средство, начина на използване, както и от спецификата на дейността на организацията. Основният източник на правото, който одобрява формулярите на пътни листове за различни видове автомобилни технологии, както и видове предприятия - Резолюция на Държавния комитет по статистика от 28 ноември 1997 г. № 78. Използването на този документ обаче не е задължително и собственикът на транспорта има право да разработи свой собствен формуляр за товарителница или , като вземете за основа подходящ унифициран формуляр, допълнете го с необходимите подробности.

Помислете за процедурата за издаване на пътни листове, като използвате примера за попълване на формуляр № 3 \” Пътни лист пътнически автомобил\”.

Пример

Индивидуален предприемач Сергей Иванович Кондрашов използва в дейността си лек автомобил "Ford Focus Sea Max" с обем на двигателя 1,8 литра. Пътни листи се издават за седмица (5 работни дни).

Самият предприемач е назначен за отговорен за експлоатацията на автомобилите с организационна заповед (той изпълнява и задълженията на механик и диспечер).

Според предишния пътен лист и визуална проверка количеството гориво в резервоара преди отпътуване е 30 литра. По време на валидност на пътния лист водачът е заредил еднократно гориво (40 литра). Касовата бележка от бензиностанцията им е представена заедно с пътния лист (авансов отчет) в края на нейната валидност.

Общият пробег по време на валидност на пътния лист е 198 километра.

Използвайки данните от този пример, помислете за процедурата за издаване на пътен лист.Вижте страница 20 за попълнения формуляр.

Кой и каква форма на пътен лист

трябва да използва

Формата на пътния лист, одобрена от Държавния комитет по статистика (Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78), е унифициран първичен документ, предназначен за използване от всички юридически лица, управляващи превозни средства.

В същото време както данъчните власти, Министерството на финансите, така и съдилищата смятат, че това е задължително за автотранспортните предприятия (писма на Министерството на финансите на Русия от 7 април 2006 г. № 03-03-04 / 1 /327 от 16 март 2006 г. № 03-03-04/2/77 от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129; Писма на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 07.07.2008 г. № 20-12 / 100253; Укази на FAS SZO от 26.06.2009 г. № A56-20450 / 2008; FAS MO от 13.11.2008 г. № KA-A41 / 10639-08; FAS VVO от 23.04.2007 г. № A28 - 7048/2006-250/21; FAS UO от 06.07.2009 г. № Ф09-4565/09-С3). Останалите организации, според тях, имат право да одобрят своята форма на пътен лист или друг документ, потвърждаващ направените разходи за горива и смазочни материали. Основното е да се спазват изискванията на чл. 9 от Федералния закон от 06.12.2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“.

Регулаторните органи смятат, че транспортните компании не могат да избират формата на пътния лист, те трябва да използват само официалния \"Държавен комитет по статистика\".

Що се отнася до формата на пътния лист, съдържащ задължителните данни, одобрени от Министерството на транспорта (Заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152), тя също трябва да се използва от всички юридически лицаи предприемачи, експлоатиращи автомобили и камиони (клауза 2 от Задължителните данни и процедурата за попълване на товарителници, одобрена със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152, по-долу - Задължителни данни и процедурата за попълване пътни листове).

След влизане в сила на заповедта на Министерството на транспорта, регулаторните органи обявиха, че товарителницата със задължителните реквизити, одобрена от Министерството на транспорта, също може да бъде един от документите, потвърждаващи разходите за закупуване гориво- лубриканти(Писмо на Министерството на финансите на Русия от 25 август 2009 г. № 03-03-06 / 2/161; Писма на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 30 декември 2009 г. № 16-15 / 139308 от 13 октомври 2009 г. № 16-15/107268).

По този начин, ако имате транспортна компанияи използвате автомобили за предоставяне на услуги за превоз на товари, пътници и багаж, тогава трябва да използвате единния формуляр \"Държавен комитет по статистика\" и същевременно да спазвате изискванията на Министерството на транспорта. Повечето безопасен вариант- просто добавете товарителница \"Държавна комисия по статистика\" със задължителните данни \"Министерство на транспорта\". И този:

– модел превозно средство;

- датата и часа на медицинския преглед преди и след пътуването на водача, които са поставени и заверени от медицинския работник, извършил прегледа (клауза 7, точка 16 от Задължителните данни и процедурата за попълване на пътни листове ).

Ако използвате автомобили само за лични нужди на организацията, тогава можете:

– прилагат \"Goskomstatovskie\" форми на пътни листове;

- разработване и утвърждаване на собствена форма на пътен лист в съответствие с изискванията на чл. 9 от Закон № 402-FZ и Заповед на Министерството на транспорта на Русия № 152;

- използвайте други документи за потвърждаване на разходите за гориво и смазочни материали (част 1, 2, член 1, част 1, член 6 от Федералния закон от 8 ноември 2007 г. № 259-FZ електрически транспорт\"; Постановление на FAS MO от 30 септември 2010 г. № KA-A40 / 11123-10).

Но за да избегнете искове от данъчните власти, по-добре е да използвате пътния лист, като разработите формуляр, който е удобен за организацията.

Печат на медицински работник на пистата

лист не се изисква

Данъчните власти могат да представят добре

имате рекламация, ако върху пътния лист няма печат на медицински работник, тъй като този реквизит е един от задължителните реквизити на пътния лист, одобрен от Министерството на транспорта (подточка 2, клауза 7, клауза 16 от Задължителните реквизити и реда за попълване на пътните листове).

Но тези твърдения са лесни за оспорване. В крайна сметка липсата на информация за медицинския преглед не влияе върху размера и валидността на транспортните разходи. Ако пътният лист съдържа информация за пробега на автомобила, разхода на гориво, остатъците от гориво в резервоара, тогава той може да бъде подкрепящ документ (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Московска област от 10 август 2009 г. № KA-A40 / 7253 -09).

Разбира се, задължителният медицински преглед на водача преди и след полета е предвиден в параграф 1 на чл. 20 от Федералния закон от 10 декември 1995 г. № 196-FZ „За сигурността трафик\". Но няма да могат да ви глобят за липса на оценки на медицинския преглед. Тъй като административната отговорност за несвоевременното преминаване на медицински преглед от водачите се носи само по чл. 14.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация - за извършване на дейности в нарушение на условията, предвидени за специално разрешение(Разрешително).

Предната страна

Пристъпваме към попълване на пътния лист. Един от задължителните реквизити на документа е неговият номер. Процедурата за номериране на товарителници се разработва от самата организация или предприемача. Серията се посочва като правило, ако формулярите на товарителниците са отпечатани по типографски начин.

Необходимо е да се посочи и датата на пътния лист. Ако срокът му на валидност е повече от един ден, тогава се посочва целият период - от коя дата до коя дата е валидна тази товарителница (в нашия пример тя е издадена за работната седмица от 17 май до 21 май 2014 г.)

На ред \"Организация\" се попълва името, адреса на местонахождението и работния телефон на предприятието - собственик (ползвател) на автомобила. Освен това кодовете му OKPO (Всеруски класификатор на предприятия и организации) са поставени в кодовата част. Можете да намерите този код в писмо от Комитета по статистика.

марка автомобил (в примера - "Ford Focus Sea Max"). Ако колата е наета, тогава тук или в добавения ред е препоръчително да посочите:

1. номер и дата на договора за лизинг и собственика на автомобила (лизингодателя) (например \”по договор за лизинг № ___ от \”_\” _______ 20___ г. с \”Profinfo\” LLC);

2. държавен регистрационен номер (в примера - E 266 ME 62);

3. номерът на гаража се посочва, ако организацията има няколко автомобила в баланса (в употреба) (в този случай не е забранено да се посочи инвентарният номер на автомобила като дълготраен актив на този ред. Но не е задължително);

4. Пълно име на водача и неговият персонален номер (ако е служител на същата организация) (в примера - Кулешов Д.И., персонален номер 034);

5. По-долу е номерът шофьорска книжкаводач (или удостоверения на всички лица, посочени на ред \”Шофьор\”);

6. Сред подробностите се посочват и вида, серията и номера на лицензионната карта. Понастоящем обаче лицензи се издават само за търговски превоз на повече от осем пътника. Съответно всеки транспорт превоз на пътницине са лицензирани. Следователно в примера тези редове не са попълнени, а видовете лицензионни карти са зачеркнати.

В подраздел \"Присвояване на водача\" е посочено:

1. на чието разположение е представен автомобилът (в примера - на разположение на заместник-директора Денисов S.E.). В този случай името на организацията също се отразява в реда по-долу. Тъй като в нашия пример колата е предоставена на разположение на служител на същия предприемач, пътният лист показва: IP Кондрашов Сергей Иванович. Ако машината е на лизинг или за предоставяне на услуги на трето лице (юридическо или физическо), тогава се посочва името (фамилията) на това лице.

Ако товарителницата е издадена за период от повече от един ден, тогава най-вероятно ще бъде невъзможно да се посочи конкретен потребител, тъй като може да има много такива лица. В този случай е препоръчително да посочите името на самата организация (предприемач) на този ред, а декодирането на името на конкретен потребител трябва да бъде дадено на гърба на листа в колоната „Подпис на лицето кой е използвал колата\";

2. адресът на доставка, т.е. мястото, където трябва да пристигне колата след напускане на гаража (от паркинга). В нашия пример такова място на подаване е адресът на местоположението (офиса) на предприемача: Ryazan, Pervomaisky pr-t, 18;

3. по-долу е действителният час на тръгване от гаража (от паркинга). Ако пътният лист е издаден за период от повече от един ден, тогава в същия ред е препоръчително да посочите датата на първото заминаване (в нашия пример - 17.05.2014 г., 9.00);

4. Заданието за водача се подписва от диспечера (диспечер-изпълнител). В примера функциите на диспечер се изпълняват от индивидуален предприемач.

Преди напускане всички превозни средства трябва да преминат проверка на изправността на основните агрегати, сигнали, индикатори за зареждане с гориво, масло и др. Ако всички системи на превозното средство работят правилно, механикът (или друго лице, отговорно за експлоатацията на превозните средства) има право да напусне, което се доказва от подписа на това лице на реда „Разрешено напускане“. В примера функцията на механик се изпълнява и от предприемача.

Дадени са показанията на скоростомера преди тръгването (в примера - 62 346 километра).

Съответно водачът на автомобила се подписва, че е приел автомобила в добро състояние.

В долната лява част на лицевата страна на пътния лист се дават данни при връщане на автомобила в гаража (на паркинга):

1. посочено е времето за връщане. Ако пътният лист е издаден за период от повече от един ден, тогава е препоръчително да посочите датата на пристигане в този ред. В нашия пример - 21.05.2014 18.00;

2. Часът на връщане се потвърждава с подпис на експедитора (диспечер-изпълнител). Както бе споменато по-горе, в примера функцията на диспечер се изпълнява от предприемача;

3. в същото време диспечерът прави други необходими бележки (закъснение, време на изчакване (например при предоставяне на търговски услуги на трети лица), престой на превозното средство и др.);

4. Шофьорът на автомобила се подписва, че е предал автомобила.

В долната дясна част на лицевата страна на пътния лист се предоставя информация за движението на горивото:

1. марка гориво (в примера - АИ-95);

2. в реда „Издадено според списъка за зареждане с гориво“ действително се посочва количеството гориво, издадено от самата организация (ако например има собствена Бензиностанцияили гориво, съхранявано в специално помещение). Но на практика този ред, като правило, предоставя данни за зареждане с гориво и смазочни материали на трети страни бензиностанции(бензиностанция) с прилагане на касови бележки на бензиностанцията към пътния лист (ако горивото е получено, например с помощта на корпоративна пластмасова карта) или към авансовия отчет (ако горивото е закупено в брой). В нашия пример шофьорът е закупил 40 литра бензин с помощта на касова бележка от бензиностанция;

3. Остатъчното гориво при тръгване може да се определи: по предходна пътна ведомост, по показания на уредите в автомобила (ниво на гориво), в резултат на контролно измерване на нивото на гориво в резервоара (ако резервоарът дизайнът позволява) и др. В нашия пример оставащото гориво на изхода се определя според предишната пътна ведомост и се сравнява с показанията на уредите в автомобила (30 литра);

4. оставащото гориво при връщане може да се определи само по показанията на уредите в автомобила или в резултат на контролно измерване на нивото на горивото в резервоара (в примера - 50 литра);

5. Действителният разход на гориво се определя като разликата между оставащото гориво преди заминаване плюс количеството заредено гориво и оставащото гориво при връщане. В примера: 30 л + 40 л - 50 л = 20 литра);

6. разход на гориво според нормата, много организации просто не попълват, но напразно. Разбира се, данъчното законодателство не определя стандартния разход на гориво за моторни превозни средства. Въпреки това, в съответствие с параграф 1 на чл. 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация всички разходи, направени от данъкоплатеца за намаляване на данъчната основа за данък върху дохода, трябва да бъдат документирани и обосновани. Освен това валидността на разходите по отношение на горива и смазочни материали се потвърждава само от нормите за разход на гориво. В същото време предприятието може да определи такива стандарти или само (според техническата документация за автомобила), или въз основа на методически препоръки\” Разходни норми на горива и смазочни материали за автомобилния транспорт\” (Приложение към заповедта на Министерството на транспорта на Русия от 14 март 2008 г. № AM-23-r) (наричани по-долу Методически препоръки).

Ако няма кола на вашата организация в списъка, представен в Насоките, тогава стандартът може да бъде определен от технически подобно превозно средство (приблизителни размери, същият обем на двигателя, подобни спецификациии така нататък.). В нашия пример в списъка на Министерството на транспорта на Русия липсва автомобилът "Ford Focus Sea Max". Следователно за основа беше взет автомобилът "Ford Focus" със същия обем на двигателя (1,8 л). Количеството бензин на 100 километра при тази скорост е 8,1 литра. В съответствие с клауза 5 от Методическите препоръки тази норма е увеличена с 15%, тъй като автомобилът се експлоатира главно в град Рязан (разрешено е да се увеличи нормата до 15% в градове с население от 250 хиляди до 1 милион души). Така разходът на гориво за автомобил в нашия пример ще бъде 9,3 литра бензин на 100 километра (8,1 литра + (8,1 литра х 15%)).

Въз основа на този стандарт разходът на гориво за пътния лист ще бъде (общият пробег е посочен на гърба на пътния лист):

198 км: 100 х 9,3 литра = 18,4 литра.

Оказва се, че реалният разход на гориво не е равен на стандарта. В случай, че възникне отклонение, то се отразява съответно в редовете \"Запазване\" или \"Превишаване\". В същото време спестяванията не се отразяват на размера на разходите на компанията за плащане на гориво за автомобила. Но при преразход във всеки случай е необходим отделен процес. Ако преразходът е малък (например в рамките на 1 литър бензин), тогава данъчните власти едва ли ще имат претенции към организацията. Но ако размерът на преразхода е значителен или се случва постоянно, тогава такива разходи може да не бъдат признати от данъчните власти за целите на облагането с данък върху дохода, последвано от санкции в съответствие с чл. 122 от Данъчния кодекс на Руската федерация (20% от просрочените данъци);

7. накрая се дават показанията на скоростомера на автомобила при връщане в гаража (на паркинга)
(в примера: 62 346 км + 198 км = 62 544 км);

8. Всички горепосочени данни (време за връщане, показания на скоростомера, движение на горивото) се записват и потвърждават с подписа на механика, приел автомобила при връщане в гаража (паркинга). В примера функцията на механик се изпълнява от ръководителя на транспортния участък Сидоров А.В.

В горната част на пътния лист има печат на фирмата, която го е издала този документ(разбира се, при наличие на такъв печат).

Самата пътна ведомост е подпечатана с печата на организацията (в долния ляв ъгъл).

Обратната страна на пътния лист

Обратната страна на пътния лист на лек автомобил се нарича още \"маршрутен лист\", тъй като съдържа данни за маршрута и времето за пътуване моторно превозно средство.

Правилно попълване обратна странае изключително важен за основателността на всички разходи по поддръжката и експлоатацията на автомобила. Всъщност точно според този вид данни е възможно да се потвърди икономическата осъществимост на използването на превозно средство за производствени или управленски цели.

Всички пътувания с кола трябва да се записват под отделен номер. Ако автомобилът предоставя търговски услуги, тогава, за да се идентифицират клиентите, техният код се отразява във втората колона. Тъй като в нашия пример колата е на разположение на служител на индивидуален предприемач - собственик на превозното средство, тогава, разбира се, не е посочен код. Въпреки това, тъй като пътният лист се издава за пет работни дни, препоръчително е да посочите датите на пътуванията в тази колона (в примера: 05/17/14, 05/18/14, 05/19/14, 05/20 /14).

1. място на тръгване и местоназначение. С други думи, откъде е тръгнала колата и къде пристига. В същото време, за целите на валидността (потвърждаване на производствената (управленската) цел на пътуванията), е препоръчително да се отрази в тези колони не само адресът, но и организацията (институцията), към която тази коласе насочваше. В нашия пример - IFTS № 2, банка, бензиностанция, контрагенти и др.);

2. час на тръгване и връщане. Тоест часът на тръгване от мястото на заминаване и часът на пристигане в дестинацията.

Ако пътният лист е издаден за един ден, тогава може да се посочи само часът на напускане на гаража (паркинг) и връщане в гаража (паркинг). Ако се издава за повече от един ден (както в нашия пример), тогава е препоръчително да посочите часа на всяко пътуване;

в колоната \"Пресечени км\" са дадени данни за изминатото разстояние (освен това е препоръчително да го посочите за всяко пътуване);

3. Лицето, което е използвало автомобила, се подписва в последната колона. В примера - Кулешов Д.И.

В долната част на обратната страна на пътния лист е посочен общият брой изминати километри (в примера - 198 км), както и данните, необходими за изчисляване на възнаграждението на водача (като правило, с форма на възнаграждение на парче ) - трудочасове (общо в поръчката) и самото изчисление (на пробег или часове работа).

Съответно изчислението се подписва от счетоводител (калкулатор).

Ако данните за заплатите не са попълнени, тогава е препоръчително да посочите само общия брой изминати километри.

Можете самостоятелно да разработите, одобрите и използвате формуляра на пътния лист, като изключите позицията за заплата от него. Основното е, че листът съдържа необходимите данни, одобрени от Министерството на транспорта на Русия (клауза 3 от Задължителните данни и процедурата за попълване на товарителници; Писмо на Министерството на финансите на Русия от 25 август 2009 г. № 03 -03-06 / 2/161; Писма на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 30 декември 2009 г. № 16-15/139308, от 13 октомври 2009 г. № 16-15/107268). Необходимите данни, наред с други неща, включват информация за водача, но изискват само информация за неговото фамилно име, собствено име, бащино име и датата на медицинския преглед на водача. Освен това, както вече разбрахме, липсата на маркировка върху медицинския преглед на водача не влияе върху размера на разходите за гориво.

Можете да направите маршрут за всеки ден или можете да напишете пътни листи за седмица, за месец. Но тогава трябва да поставите в колоните мястото на заминаване и мястото на дестинация - за град Рязан, за град Москва и т.н. Но данъчните са много подозрителни към такова посочване на маршрута. Ако не автотранспортна фирма, тогава такова посочване на маршрути е допустимо.

И въпреки че сред задължителните подробности, одобрени. Със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152 няма информация за маршрута на превозното средство, регулаторните органи смятат, че при липса на такава информация разходите за гориво не са потвърдени, тъй като използването на автомобила за служебни цели не е доказано (клауза 1 от чл. 252, алинея 11, параграф 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация; писмо на Министерството на финансите на Русия от 20 февруари 2006 г. № 03-03-04 / 1/129; Писмо на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 7 юли 2008 г. № 20-12/064123.2). Мненията на съдилищата по този въпрос се различават. Някои съдилища споделят позицията на регулаторните органи (Решения на FAS VSO от 16 юли 2010 г. № A33-10451 / 2009; FAS ZSO от 29 юли 2009 г. № F04-4540 / 2009 (11903-A27-26); FAS VVO от 12 март 2008 г. № A82-1453/2007-37). Други считат това изискване за незадължително (Резолюции на FAS MO от 30 септември 2010 г. № KA-A40 / 11123-10; FAS PO от 19 ноември 2010 г. № A55-38009 / 2009; FAS SZO от 23 ноември 2009 г. № A56-4991 / 2009 г.; FAS UO № Ф09-7311/10-С2 от 16.09.2010 г.).

Най-лесен за въвеждане

пълен маршрут

Ако е проблематично да въведете всички дестинации в пътния лист, можете да опитате следните опции.

Ако знаете маршрута предварително или постоянно обикаляте едни и същи адреси, одобрете маршрутите по поръчка, в зависимост от нуждата: за всеки ден, за месец. Например маршрут номер 1 - улиците са такива и такива, маршрут номер 2 - улиците са такива и такива. В товарителницата напишете: \"Доставка на стоки на клиенти по маршрут № ...\" и прикачете копие от поръчката, посочваща маршрутите.

Или, алтернативно, ако имате заявки за доставка, можете да посочите в пътния лист: „По маршрута в съответствие с приложенията“ - и да прикачите заявления.

Регистър на товарителницата

Типично междусекторна форма№ 8 на дневника за регистриране на движението на товарителници е одобрен с постановление на Държавния статистически комитет на Русия № 78 от 28 ноември 1997 г. Прилага се, ако организацията има превозни средства в баланса си и се издават пътни листове. Тази форма ви позволява да следите издаването и да връщате на диспечера пътни листове, издадени на водача. В допълнение, дневникът за регистриране на движението на товарителници предоставя поле за фиксиране на датата на приемане на пътния лист от счетоводител.

В зависимост от степента на автоматизация в организацията, пътният лист може да се попълва и съхранява в печатен или в електронен формат. Дневникът съдържа информация за всички издадени товарителници, независимо от вида им. Номерацията на пътните листове е от край до край.

Физически дневникът за отчитане на движението на пътни листи форма № 8 се състои от корица и таблична част. На корицата се посочва името на организацията и периода, за който е попълнен дневникът (например април 2014 г.).

Табличната част се състои от следните колони:

- номер на пътния лист;

- дата на издаване на пътния лист;

- фамилия, собствено име, бащино име на водача;

- ЕГН на водача;

– гаражен номер на автомобила;

– подпис на водача при получаване на пътния лист;

- подпис на диспечера и дата на приемане на пътния лист и документи от водача;

- подпис на счетоводителя и дата на приемане на пътния лист;

- Забележка.

пълнеж

Журналът за регистриране на движението на пътните листове се възлага на упълномощен служител на организацията. В случаите, когато пътните листове се издават по споразумение от трета организация (например е сключено споразумение с трета организация за предоставяне на услуги за паркиране и предпътуване поддръжкапревозни средства преди напускане на линията), попълването на дневника може да бъде поверено на служител на трета организация. Естествено, такива нюанси трябва да бъдат посочени в договора с тази организация, така че регулаторните органи да нямат въпроси по-късно.

Това е основният документ, необходимо е да се запишат и отпишат разходите за поддръжка на автомобила. Също така, на базата на "ваучери" (както често се нарича този документ), в много институции те начисляват заплати на шофьора.

Всички институции, организации и частни предприемачи, които управляват автомобили, са длъжни да съставят пътни листове.

Формата на документа може да бъде разработена и одобрена самостоятелно или можете да използвате формуляра, който е одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет от 28 ноември 1997 г. № 78.

Изключение правят предприятията, предоставящи услуги за превоз на товари или пътници, те са длъжни да водят записи за движението на превозното средство в унифицирани форми.

Билетът се издава в без провалпри използване на автомобила за служебни цели. Формата на собственост на автомобила няма значение. Тоест, ако машината е в баланса на организацията, наета от трета компания или управлявана Личен автомобилслужител за нуждите на институцията, ваучерът трябва да бъде.

Формулярите трябва да се вземат предвид в специален регистрационен дневник. Трябва да се поддържа от всички юридически лица и частни търговци, които експлоатират автомобили.

Формуляр за товарителница

Нова форма на товарителница през 2019 г.: какво се промени

Промените в пътните листове през 2019 г. влязоха в сила през декември 2017 г. (одобрени със заповеди на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152 (с измененията на 18 януари 2017 г.) и от 7 ноември 2017 г. № 476). Изискванията за попълване са допълнени с нови задължителни реквизити. В същото време кръглият печат върху бланка беше премахнат, ако използването му не е предвидено от Хартата.

Ако организацията реши да одобри своята форма на пътни листове (от 15 декември 2017 г.), тогава трябва да се вземат предвид задължителните изисквания:

1. Име на документа, номер и дата на издаване. При поставяне на номерацията е необходимо да се спазва хронологията.
2. Срок на валидност на билета. Максималният срок е един месец.
3. Информация за собственика на автомобила. Сега е задължително да посочите OGRN.
4. Информация за водача на превозното средство (трите имена, номер на шофьорска книжка).
5. Информация за автомобила (държавен номер, марка).
6. Данни от одометъра преди тръгване за полета и при връщане в гаража (паркинга).
7. Дата и час на начало на полета и връщане на паркинга.
8. Подпис и пълно име отговорен служител, който посочи показанието на километража, дата и час.
9. Дата и час на медицинския преглед преди и след пътуването на водача.
10. Печат, подпис и трите имена здравен работник, извършил медицинския преглед.
11. Информация за преминаването на предварителното пътуване технически прегледс дата и час (ДД/ММ/ГГГГ, както и часове и минути).
12. Подпис и пълно име отговарящ за техническия преглед на автомобила (механик, контрольор, майстор).

Попълненият документ се подписва от диспечера и ръководителя на институцията или упълномощени от ръководителя лица. Ако компанията използва печат (определен от устава), тогава ваучерът е запечатан. Документът винаги се съставя в единичен екземпляри предаден на водача. В края на пътуването водачът трябва да го предаде на отговорното лице срещу подпис.

Пътният лист 2019 е необходим не само за отписване на разходи и потвърждаването им в данъчната служба. Също така е необходим билет за водача в полета, за да потвърди пред КАТ законността на използването на автомобил, превоз на пътници или товари. Коректно попълненият ваучер потвърждава, че автомобилът е в изправност, преминал е технически преглед и водачът има право да управлява автомобил (преминал е медицински преглед). Ако инспекторът на КАТ не предостави формуляр, водачът е изправен пред глоба от 500 до 3000 рубли (член 12.3 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Пътни листи: правила за попълване през 2019 г

За всеки тип автомобили Министерството на транспорта утвърди нови пътни листове за 2019 г. Нека поговорим за тях с помощта на таблица. В него са описани пътни листи, формуляри могат да бъдат изтеглени от връзките.

	Пътен лист, формуляр		Отличителни чертипри пълнене
автомобили			Документът може да се използва от организации и частни предприемачи, управляващи автомобили. Процедурата за попълване е представена в писмото на Росстат от 03.02.2005 г. № IU-09-22 / 257. Задължително условие: формулярът не трябва да съдържа празни колони и детайли.
Товарен транспорт с плащане на парче на шофьорите			Изпълнява се от корабни компании. Задължително условие: шофьорите получават заплата по системата на парче. В документа са предвидени отделни колони за маркировките на клиентите за превоз на товари. Също така формулярът има купони за откъсване, въз основа на които се извършва изчисляването на заплатата. Не се разрешава издаването на нов талон, докато водачът не е предал предходния в счетоводството.
Камионишофьори с платено време			Формулярът е допълнен с раздел за реквизити на товарителници за превозвани товари и товари. Съхранява се с транспортни документи. Формата на ваучера е предназначена за два полета в един работен ден.
		Формулярът има отделящи се листове, на които се записват извършените услуги със специална техника. Въз основа на разкъсващ талон фирмата издава фактури за извършените услуги.
		Съдържа специални колони за таксиметрови показатели. Ваучерът се издава за пълна работна смяна, в края на която водачът предава попълнения документ в счетоводството или на отговорно лице.
Автобуси за обществено и друго ползване		0345006 и 0345007	Формулярите са подходящи за организации, които превозват пътници в градски и пътнически маршрутиили за друг превоз на пътници. Документът се издава на водача само след предаване на предходния ваучер. Формулярът се издава в работен ден или пълна смяна. Необходима е оценка от медицински работник за положен изпит.

Срок на годност и отговорност

Организацията е длъжна да гарантира безопасността на ваучерите за период от 5 години, това е установено със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152. Същият период е установен от чл. 29 от Закон № 402-FZ за първични счетоводни документи.

Отговорност за правилността на съставянето и достоверността на посочената информация носят лицата, посочили тази информация, както и ръководителят на институцията. Неправилно съставен ваучер се счита за невалиден. Данъчните няма да приемат такъв документ като доказателство за транспортни разходи за автомобила, които заплашват да се увеличат данъчна основапечалба и неустойки.

Образец на пътен лист

Предлагаме мостра за бюджетна институцияуправление на автомобил.

Пътен лист - много важен документза служебен транспорт. Ако собственикът на колата е организация, този документ потвърждава правото на шофиране, ако колата е частна, но се използва за служебни цели, помага да се изчислят разходите. Много служби проверяват ваучери: Федералната данъчна служба, КАТ и инспекцията по труда. Как да попълните този документ правилно и да избегнете възможни санкцииза разглеждане на грешки скорошни променив законодателството?

Така наречените "ваучери" са счетоводни първични документи, които трябва да се поддържат от всички организации и индивидуални предприемачи, управляващи моторни превозни средства. В същото време юридическите лица и индивидуалните предприемачи, предоставящи услуги за превоз на стоки или хора, са длъжни да използват унифицирани формуляри на тези документи. Новият формуляр, на който се попълва пътният лист за 2019 г., е одобрен преди двадесет години Постановление на Държавния комитет по статистика от 28 ноември 1997 г. № 78. Той е актуален и днес, въпреки че е претърпял много промени през годините. Последният от тях е въведен от Министерството на транспорта със заповед от 7 ноември 2017 г. № 476. По силата на тези изменения от 15 декември 2017 г. в пътния лист трябва да се посочва допълнителна информация за собственика на превозното средство. Така, индивидуални предприемачине забравяйте да посочите своя OGRN и организации - OGRN.

В зависимост от вида на превозните средства и тяхната област на приложение, трябва да използвате различни видовепътни листове. И така, отделни нови формуляри са разработени за:

• автомобили;
• камиони;
• специален транспорт;
• пътнически такси;
• карго дестилатор;
• обществени и необществени автобуси.

Установен е редът за издаване на пътни листове със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. N 152, която е в сила с измененията от 07.11.2017 г., влязла в сила на 15.12.2017 г. Вземете предвид пътните листове в специален дневник. Нека разгледаме по-подробно какви промени са настъпили в пътните листове през 2019 г. и как да изготвим този документ, така че да няма въпроси от инспектори от данъчните власти и КАТ, които най-често разглеждат този документ.

Нов формуляр за товарителница

Товарният лист се изисква при напускане на всяко превозно средство за работа, независимо дали е собствен автомобил на организацията или нает. Строги изисквания за поддържане на този първичен документ са установени само за автотранспортни компании, но за всички останали той е документ със строга отчетност и трябва да съдържа задължителни данни. През 2019 г. имаше повече такава информация - в края на 2017 г. служителите добавиха задължението да посочват в пътния лист информация за преминаването на водача предпътен контролтехническото състояние на автомобила. Освен това беше отменен задължителният кръгъл печат върху издаваната бланка.

Ако организацията не отговаря на унифицираната форма, тя може да разработи своя собствена версия, която трябва да вземе предвид всички необходими подробности и необходими показатели. Използването на нов формуляр трябва да бъде посочено в счетоводната политика на организацията, както е определено в параграф 4 от PBU 1/2008. Не забравяйте, че правилата, регламентирани в чл.9, важат и за първичните документи на строга отчетност. Федерален закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZотносно счетоводството.

По този начин новите товарителници за 2019 г. трябва да съдържат следната информация:

• името и номера на самия документ;
• данни за собственика на автомобила (ОГРИП и ОГРН);
• дата на издаване;
• валидност;
• данни за водача на МПС;
• данни за самото превозно средство;
• информация за собственика на автомобила;
• данни за преминаване на технически преглед преди полета.

Документът трябва да бъде заверен с подписа на диспечера, който го е издал, и ръководителя на организацията. Печатът трябва да се поставя само върху онези организации, които го използват в съответствие с тяхната Харта. Формулярът се съставя в един екземпляр и се дава на водача. След това трябва да се върне на упълномощеното лице срещу подпис, в този случай се счита за приключено и отива в счетоводството. От този момент нататък трябва да разберете защо изобщо ви трябват пътни листи.

Кой и защо има нужда от пътен лист

Пътните листове, както и преди, са необходими на организациите за контрол на движението на превозни средства, изчисляване заплатишофьори, фиксиране на разход на гориво, изчисляване на амортизация на автомобил, отчитане на общи транспортни разходи. Освен това, ако водачът служебен транспортинспекторът на КАТ ще спре за проверка на документите, този документ потвърждава валидността на полета, законността на превоза на товари и пътници и показва, че превозното средство е в добро състояние и водачът има право да го управлява. Ако ваучерът не е наличен, ще трябва да заплатите административна глоба съгласно Член 12.13 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Процедурата за регистрация и образец за попълване на пътен лист

Диспечерите са отговорни за издаването на този формуляр за превозни средства в автотранспортните организации, докато в други компании това може да бъде просто служител, упълномощен да освобождава автомобили при пътуване. Такива отговорности трябва да бъдат делегирани със заповед на ръководителя на организацията, тъй като този, който попълва документа, е отговорен за допуснатите в него грешки. Понякога самите водачи се включват в издаването на пътни листове, но съгл общо правило, шофьорите трябва да попълнят само своята част от документа - да записват данните за пробега на автомобила в съответствие с показателите на уредите в автомобила.

Можете да издадете билет за един полет или работен ден, или за цял месец. Освен това унифицираният формуляр предвижда възможност за удължаване на валидността на този документ, тъй като различни ситуации, а карането без пътен лист е нарушение.

Пътният лист, чиято форма е унифицирана, е разделен на няколко различни формуляра в зависимост от вида на превозното средство. Тези формуляри се различават по съдържание и изисквания за попълване. Събрали сме ги в таблица, за да може всяка организация да се ориентира и да избере правилната.

Формуляр за товарителница	Кой и как попълва
За автомобили	Може да се използва за регистрация на полети на пътнически превозни средства, както в специализирани организации, така и в обикновени компании. Характеристиките на попълването на този формуляр са дадени в писмото на Росстат от 3 февруари 2005 г. № IU-09-22 / 257
За камиони със заплащане на парче за шофьорите.	Формулярът е предназначен за транспортни компании, занимаващи се с превоз на товари. Предвидени са колони за маркировки на представители на клиента на товара. Такъв може да бъде издаден само след като водачът е представил предходния документ в счетоводството. Формулярът съдържа талон за откъсване, на базата на който се изчислява заплатата. Във формуляр № 4-р задължително се посочват номерата на пътните листове за превозваните стоки. Такива товарителници трябва да се съхраняват заедно с транспортните документи. Този формуляр е за два полета в рамките на един работен ден. Пътният лист съдържа откъсвания, които се попълват от собственика на превозното средство за всяко пътуване. Те са необходими за последващо представяне на фактурата на клиента на полета.
За товарен транспортс почасово заплащане на шофьорите.
За специален транспорт (автокранове, циментовози, сметосъбирачи, цистерни за гориво, бетонобъркачки и др.)
За пътнически такси	Във формата има поле за записване на показанията на таксиметъра. Водачът получава такъв лист само за смяна, след което трябва да го предаде на диспечера.
за автобуси	Формуляр за извършване на автобусни пътувания по градски линии. Има графа за предпътен медицински контрол на състоянието на водача.

Ако такива товарителници са подходящи за организации, формулярите могат да бъдат изтеглени директно от връзките в таблицата от съответните разпоредби. Всеки регистрационен документ, за да има правна сила, трябва да бъде подпечатан от организацията, която притежава или наема автомобила. Освен това е необходимо да запишете часа на напускане на гаража и точно времевръщане на автомобила на мястото му. Трябва да се вземат предвид и други изисквания за тяхното проектиране.

По-специално, както когато превозното средство напусне гаража, така и след като се върне в гаража, записите в пътния лист трябва да бъдат проверени за съответствие с индикаторите на уредите в автомобила, като бензиномер, одометър и др. състоянието на превозното средство трябва да бъде потвърдено от упълномощен служител, например механик на организация. Данните за предпътния медицински преглед се попълват задължително от здравния работник, като се посочва датата и се поставя личен печат. Вписването трябва да посочи, че водачът "е преминал предпътен медицински преглед и е допуснат до изпълнение на трудовите задължения". При необходимост се поставя и оценка на медицинския преглед след полета.

Понякога се използва за попълване на ваучери специална програма. Тя ви позволява да скриете ненужните области на документа, да определите точно колко време е отнел пътят и също така да поставите точния номер на всеки документ. Съобщение за използването на програмата трябва да бъде направено до всички диспечери, така че всички ваучери да бъдат издадени по един и същи начин. В допълнение, това ще улесни живота на шофьорите, които ще могат да вземат предвид всяка рубла от цената на горивото, изразходвано по пътя, и да показват точния баланс. Липсата на такава програма не е нарушение, тъй като не е забранено ръчното попълване на нови формуляри.

Заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152 предписва съхраняването на затворени товарителници в продължение на пет години. Отговорността за коректността на документите се носи лично от ръководителя на организацията, както и от упълномощените лица, които отговарят за работата на превозното средство. Тези от тях, които са положили своя подпис върху формуляра, носят отговорност за верността на удостоверените от тях данни. Ако по време на проверката представители на Федералната данъчна служба открият нарушения при попълване на пътния лист, те могат да изключат отписаните върху него горива и смазочни материали от състава на разходите за целите на данъчното облагане на печалбата. Тогава организацията ще трябва да плати допълнителен данък, както и да плати глоби и санкции, наложени от инспектори.

Правилно попълнен нов пътен лист във формуляр № 3 (за лек автомобил) изглежда така:

Заглавна страница, като се вземат предвид промените в реда на попълване (изготвен с помощта на търговската версия на ConsultantPlus):

Продължение:

Първичен документ за счетоводна работа пътнически превозни средстваи основата за изчисляване на заплатите на водача по правило е пътният лист на автомобила. Ето пример за попълване на пътен лист за автомобил в нашата консултация.

Формуляр за товарителница на лек автомобил

Пътният лист за лек автомобил (формуляр № 3) е одобрен с постановление на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78.

Примерен пътен лист за лек автомобил:

В същото време, дори да решите да използвате унифициран формуляр, той ще трябва да бъде финализиран. Например, ще трябва да посочи датата и часа на медицинския преглед на водача преди и след пътуването.

И ако организацията предоставя транспортни услуги, пътният лист също трябва да отразява информация за предварителния контрол на техническото състояние на автомобила (клауза 16.1 от Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152, клауза 4, член 20 от Федералния закон от 10 декември 1995 г. № 196-FZ). Също така задължителната информация за собственика (собственика) на превозното средство в пътния лист включва OGRN / OGRNIP.

Как да попълните пътен лист за автомобил

Нека да покажем пример за пълнене нова формапътен лист на лек автомобил през 2018 г., като се вземат предвид изискванията на параграф 3 от Заповедта на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152.

Предполагаме, че колата не се използва за рендиране транспортни услуги, поради което не предоставяме информация за предпътния контрол на техническото състояние на превозното средство в новата форма на пътния лист за лек автомобил 2018 г.