Formularz listu przewozowego Samochód osobowy(formularz 3)

Formularz listu przewozowego za samochód (formularz 3)

Dokument źródłowy/oficjalny: Zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78

Nazwa dokumentu: Forma standardowa Nr 3 (OKUD 0345001)
Format:.doc
Rozmiar: 94 kb

Dziś rzadko spotyka się przedsiębiorstwo lub firmę, która nie używałaby samochodu do celów służbowych. Potrzeby zaczęły rosnąć po tym, jak zaczęły rosnąć wydatki organizacji. W przypadku różnych wyjazdów o charakterze służbowym konieczne jest posiadanie formy listu przewozowego na samochód.

Co to jest ten dokument

list przewozowy - główny dokument, aby utworzyć konto podstawowe, które kontroluje wraz z TTN podczas transportu produktów kryteria działania samochodu i kierowcy. Ponadto dokument pozwala poprawnie obliczyć wynagrodzenie dla kierowcy, a także zapewnić ostateczny rachunek za przewóz towarów. Wydawany jest przez dyspozytora pojedynczy egzemplarz raz na zmianę. Forma listu przewozowego dla samochodu jest następująca:

Ustawodawstwo Federacja Rosyjska zdecydował się skorzystać list przewozowy formularz 3. Uchwała ta powstała w dniu 28.11.97 nr 78. Jeśli jednak firmy nie czują się komfortowo, korzystając z niego, mogą opracować własną wersję. Dokument zawiera następujące informacje:

• data odbioru i numer;
• dane osobowe kierowcy;
• Szczegóły kontaktu;
• charakterystyka samochodu;
• co jest tłumaczone i krótką identyfikację towarów.

Podczas kompilowania niezależnego formularza musisz znać następujący formularz do wypełnienia:

• pieczęć firmy, na którą samochód jest zarejestrowany, nie musi być umieszczana;
• należy wpisać datę i godzinę kontroli;
• V bezbłędnie konieczne jest podanie daty i godziny odjazdu samochodu na lot;
• kierowca musi mieć przy sobie kartę medyczną o swoim stanie zdrowia.

Na naszej stronie internetowej możesz pobrać bezpłatny formularz listu przewozowego dla samochodu.

Stosowanie listu przewozowego

List przewozowy jest niezbędny w przypadku długich podróży. Należy go użyć w następujących przypadkach:

• podczas transportu osób do różnych krajów;
• podczas transportu produktów zbywalnych i ciężkich towarów.

Zaletą tego arkusza jest to, że po przedstawieniu tego dokumentu działowi księgowości odliczają koszt benzyny i paliwa. Dlatego kierowca może pracować przy swoim pojeździe, a jednocześnie otrzyma zwrot wszystkich kosztów gotówkowych za paliwo.

Zmiana

Kiedy kierowca wraca z podróży, musi się podpisać w rubryce „Samochód przekazany” w dokumencie. Po tym pojazd a papier jest przekazywany mechanikowi. On z kolei bierze wszystkie wskaźniki prędkościomierza, a także sprawdza pozostałą benzynę w zbiorniku. Po dokładnym sprawdzeniu wszystkich uzupełnionych danych podpisuje. Następnie formularz jest przekazywany dyspozytorowi, który jest poświadczony swoim podpisem i wskazaniem godziny i daty przybycia.

1. informacje ogólne
2. Procedura aplikacji
3. Linki do pobrania pustego formularza i przykładowego wypełnienia formularza
4. Linki do publikacji na temat stosowania formularza

Który podmiot ma zastosowanie

Jest stosowany przez osoby prawne wszystkich form własności, prowadzące działalność na rzecz operacji pojazdy oraz będącymi nadawcami i odbiorcami towarów przewożonych transportem drogowym.

Istnieją dwa punkty widzenia na tę kwestię: 1) list przewozowy jest używany przez wszystkie organizacje posiadające samochody, w tym oficjalne; 2) list przewozowy jest używany tylko przez wyspecjalizowane organizacje, dla których eksploatacja samochodu jest rodzajem ich działalności.

Pierwszy punkt widzenia był szeroko stosowany przez Federalną Służbę Podatkową Rosji dla Moskwy w 2005 roku. Drugi punkt widzenia stał się ostatnio bardziej rozpowszechniony ze względu na stanowisko Ministerstwa Finansów Rosji, sądów arbitrażowych, a także później ( po 2005 r.) wyjaśnienia Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy.

Ile kopii się robi

Zestawione w jednym egzemplarzu.

Który z pracowników jest kompilowany

Wydawany przez dyspozytora lub osobę upoważnioną.

Wskaźniki wydajności pojazdu są wypełniane przez kierowcę.

Obliczenia dokonuje upoważniona osoba lub dyspozytor.

Co potwierdza

Po pierwsze, jest to podstawowy dokument do prac księgowych pojazdy osobowe.

Po drugie, jest podstawą do ładowania wynagrodzenie kierowca.

Procedura aplikacji

List przewozowy na samochód osobowy wystawia w jednym egzemplarzu dyspozytor lub osoba upoważniona.

List przewozowy jest ważny tylko przez jeden dzień lub jedną zmianę. Po więcej długoterminowy wydawane jest tylko w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie dłużej niż jeden dzień (zmiana).

Podczas pracy kierowcy list przewozowy jest przy nim. Informacja o trasie i czasie przejazdu jest również uzupełniana przez kierowcę.

Mechanik potwierdza fakt wyjazdu i zwrotu samochodu.

Rejestracji listu przewozowego dokonuje dyspozytor lub osoba upoważniona.

List przewozowy musi zawierać numer seryjny, datę wystawienia, pieczęć i pieczęć organizacji będącej właścicielem samochodu.

Składowanie

List przewozowy jest przechowywany w dziale księgowości organizacji.

Jakie dodatkowe dokumenty są sporządzane przy wystawianiu listu przewozowego

Podczas sporządzania listu przewozowego wypełniany jest odpowiedni wiersz dziennika do rejestrowania ruchu listów przewozowych (formularz N 8).

Praktyka arbitrażowa

Praktyka arbitrażowa w sporach podatkowych

1. Koszty utrzymania samochody służbowe są brane pod uwagę przez organizacje niewyspecjalizowane, niezależnie od tego, czy posiadają list przewozowy sporządzony zgodnie z ujednoliconym formularzem N 3, ponieważ formularz ten jest obowiązkowy tylko dla organizacji transportu samochodowego (Uchwały FAS MO z dnia 11.05.2007 (14.05.2007 r. 2007) N KA-A40/2612-07 i z dnia 19.03.2007 (26.03.2007) nr КА-А40/1804-07).

Inspekcja uważa, że ​​spółka niezgodnie z prawem, bez potwierdzenia prawidłowo sporządzonymi dokumentami, uwzględniła w wydatkach na podatek dochodowy koszty paliwa i smarów do pojazdów służbowych.

Podczas sprawdzania materiału dowodowego sądy uznały, że rozstrzygnięcie organu podatkowego nie odpowiada stanowi faktycznemu, gdyż poniesione przez spółkę koszty zakupu paliw i smarów za lata 2003-2005. potwierdzone rachunkami pieniężnymi, zaliczkowe sprawozdania z otrzymanych wydatków Pieniądze sporządzone przez kierowców (w latach 2003-listopad 2004) paliwa i smary kupowali kierowcy za gotówkę; Wydatki za okres listopad 2004 - 2005, w którym dokonano zakupu paliw i smarów na podstawie umowy dostawy z dnia 01.11.2004 N 0-46/2004, potwierdzone są aktami przyjęcia i przekazania paliw i smarów, nakazami zapłaty za paliwa i smary. Ponieważ paliwa i smary kupowane były bezpośrednio przez kierowców spółki od osób trzecich, a nie były wydawane przez spółkę, ta ostatnia nie sporządzała listów przewozowych za wydanie zleceń paliwowych i kredytowych.

Ponadto spółka stosowała specjalnie opracowany i zatwierdzony Zarządzeniem Dyrektora Generalnego z dnia 01.07.2002 N 1-l formularz listu przewozowego, który odzwierciedlał niezbędne dane księgowe do ustalania kosztów paliw i smarów.

Zatwierdzony formularz N 3 „List przewozowy samochodu”. Dekret Rosyjskiego Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 28 listopada 1997 r. N 78, którego niespójność wykazała kontrola w listach przewozowych wnioskodawcy, został opracowany dla organizacji transportu samochodowego (do których wnioskodawca nie należy) w celu uwzględnienia eksploatacji pojazdów oraz do obliczania wynagrodzeń dla kierowców i ma charakter doradczy, a nie obowiązkowy, co potwierdzają wyjaśnienia zawarte w pismach Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20.09.2005 N 03- 03-04 / 1/214, Ministerstwo Finansów Rosji z dnia 07.04.2006 N 03-03-04 / 1/327, z dnia 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 i z dnia 03.02.2006 N 03-03-04/2/23.

W takich okolicznościach na podstawie ust. 11 s. 1 art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, biorąc pod uwagę cel produkcyjny zakupionych paliw i smarów, sądy wydały słuszna konkluzjaże spółka słusznie uwzględniła koszt paliwa i smarów w wydatkach branych pod uwagę przy opodatkowaniu zysków.

2. Gdy pracownicy organizacji niebędący kierowcami używają pojazdów służbowych do celów produkcyjnych, sporządzenie listu przewozowego według ujednoliconego formularza N 3 nie jest obowiązkowe, ponieważ ten formularz jest przeznaczony dla organizacji transportu samochodowego i dla tych pracowników obliczane są wynagrodzenia nie w związku z podróżą samochodem, ale z innych powodów (Uchwała FAS SZO z 04.05.2004 N A56-22408/03).

Zdaniem kontroli skarbowej spółka bezprawnie zaliczała koszty zakupu benzyny do kosztów produkcji, gdyż przedłożone przez nią listy przewozowe samochodów z naruszeniem paragrafu 2 Wytycznych dotyczących składania wniosków i wypełniania formularzy zatwierdzonych dekretem z dnia Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 (dalej - Instrukcje), wydawane są nie na każdy dzień, ale na koniec miesiąca i nie zawierają wszystkich niezbędnych szczegółów.

Sądy, wychodząc naprzeciw żądaniom społeczeństwa, potwierdziły zasadność działań podatnika, a instancja kasacyjna uznaje taką decyzję sądów za zgodną z prawem.

Warunkiem przypisania kosztów paliw i smarów do kosztów produktów (robot, usług) jest dostępność prawidłowo sporządzonych dokumentów pierwotnych potwierdzających rzeczywiste kwoty wydatków na zakup paliw i smarów oraz cele produkcyjne eksploatacji pojazdu. Takimi dokumentami są z reguły listy przewozowe, a także pokwitowania ze stacji benzynowych, inne dokumenty pozwalające ustalić koszt zakupionego paliwa i smary.

Jak wynika z akt sprawy, listy przewozowe, na podstawie których spółka zaliczyła koszty zakupu benzyny do kosztów usług, zostały sporządzone prawidłowo.

Sąd kasacyjny odrzuca jako bezzasadny argument organu podatkowego, że firma naruszyła klauzulę 2 Instrukcji użytkowania i wypełniania formularzy zatwierdzonych dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78, ponieważ listy przewozowe samochodów sporządzane przez firmę były sporządzane nie na każdy dzień czy zmianę, ale na miesiąc.

Zgodnie z określonym dekretem list przewozowy jest podstawowym dokumentem księgowym do prac księgowych transport pasażerów oraz podstawa obliczenia wynagrodzenia. W ta sprawa pracownicy firmy, którzy używają samochodów wyłącznie na potrzeby firmy, nie są kierowcami, wynagrodzenie jest im naliczane z innych powodów. Zatwierdzony formularz jest przeznaczony przede wszystkim do rozliczania operacji transportu ładunków. firmy transportowe i rejestracji transakcji handlowych z osobami trzecimi.

Sądy pierwszej i drugiej instancji na podstawie analizy dokumentów uznały udowodnione w przewidziany sposób wydatki spółki na eksploatację samochodów.

Wydatki te potwierdzają faktury, zaliczki, rachunki, polecenia zapłaty za paliwo i smary, czeki i wyciągi. stacja benzynowa, umowy sprzedaży produktów ropopochodnych.

Produkcyjny charakter tych wydatków potwierdzają zarządzenia w sprawie trybu i warunków udostępniania pracownikom spółki pojazdów służbowych do celów produkcyjnych, zgodnie z którymi pojazdy były udostępniane wyłącznie pracownikom wykonującym pracę w podróży, a także zarządzenia w sprawie procedury korzystania z samochodów firmowych, która ustaliła „Politykę dotyczącą pojazdów służbowych”, w której ustalone są zasady udostępniania i użytkowania samochodów firmy do celów produkcyjnych, a korzystanie z pojazdów do celów osobistych jest zabronione.

3. Przedsiębiorca indywidualny prowadzący pojazd samochodowy ma prawo potwierdzać wydatki na zakup paliw i smarów listami przewozowymi jednolitego formularza N 3.

Brak listów przewozowych według formularzy N N PL-1 i PG-1, zatwierdzonych zarządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 30.06.2000 r. N 68, nie jest sam w sobie powodem odmowy rozliczenia kosztów (Uchwała FAS VSO z 09.11.2007 N A19-2439 / 07 -33-Ф02-5298/07).

Podstawą do obciążenia podatkiem było nieuzasadnione w ocenie kontroli skarbowej zaliczenie do wydatków kosztów zakupu paliw i smarów.

Spełniając stawiane przez przedsiębiorcę wymagania w zakresie zaliczenia wydatków na zakup paliw i smarów do wydatków Sąd wskazał, że skoro podatnik przedstawił paragony kasowe ze stacji paliw oraz listy przewozowe, to koszty te zasadnie zostały zaliczone do wydatków w celu opodatkowanie dochodów osób fizycznych.

Powyższa konkluzja Sądu Arbitrażowego I Instancji jest prawidłowa.

Zgodnie z art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości” wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te służą jako podstawowe dokumenty księgowe, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do księgowości, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych form podstawowych dokumentacja księgowa.

Podatnik złożył do kontroli podatkowej, aw przypadku materiałów list przewozowy samochodu osobowego standardowego międzysektorowego formularza N 3, zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 „O zatwierdzeniu ujednoliconych formularzy podstawowa dokumentacja księgowa do ewidencji pracy maszyny budowlane i mechanizmów, działa w transport drogowy".

Sąd ustalił, że złożone przez przedsiębiorcę dokumenty zawierają wszystkie niezbędne dane i dane potwierdzające stosowanie paliw i smarów w działalności gospodarczej podatnika.

Odesłanie wnioskodawcy kasacji do niezgodności przedłożonych przez podatnika dokumentów (listów przewozowych i rejestracyjnych kierowcy ciągnika) z przepisami Rozporządzenia Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 30.06.2000 r. N 68 „W sprawie wprowadzenia dokumentacji podróży dot indywidualni przedsiębiorcy wykonywanie czynności przewozowych w transporcie drogowym”, przyjęty w celu zapewnienia bezpiecznego wykonywania transportu drogowego, zasadnie nie został przyjęty przez sąd rozpoznający sprawę jako niepodważający faktu poniesienia wydatków i ich związku z działalność przedsiębiorcza podatnik.

Zgodnie z częścią 1 art. 65 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej, każda osoba biorąca udział w sprawie musi udowodnić okoliczności, na które się powołuje jako podstawę swoich roszczeń i zastrzeżeń. Obowiązek udowodnienia okoliczności, które były podstawą podjęcia przez organy państwowe, organy samorządu terytorialnego, inne organy, urzędnicy zakwestionowane akty, decyzje, działania (bezczynność) przypisuje się właściwemu organowi lub urzędnikowi.

Inspekcja skarbowa ani w trakcie kontroli, ani w trakcie rozpatrywania sprawy przed sądem nie wykazała nierzetelności danych odzwierciedlonych w przedłożonych przez podatnika dowodach księgowych, niezgodności tych danych ze wskaźnikami zużycia paliw oraz ich braku związku z działalnością przedsiębiorcy.

Oficjalne komentarze

1. Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20 lutego 2006 r. N 03-03-04 / 1/129

Pytanie : Organizacja nie zapewnia usługi transportowe. W kadrze organizacji nie ma stanowiska kierowcy. Według opisy stanowisk pracy pracownicy korzystają z pojazdów wyłącznie w cele urzędowe.

Proszę o wyjaśnienie dot następujące pytania opracowanie własnego formularza listu przewozowego:

Czy możliwe jest wystawianie pracownikom listów przewozowych na samochody raz w miesiącu w 1. dniu ważności jednego miesiąca?

Czy można nie podawać w liście przewozowym konkretnej lokalizacji samochodu?

Odpowiedź : Departament Polityki Podatkowej i Taryfy Celnej rozpatrzył pismo w sprawie wydawania dokumentów potwierdzających wydatki związane z utrzymaniem pojazdów wykorzystywanych przez pracowników do pracy obowiązki służbowe i informuje, co następuje. [...]

Formularz N 3 „List przewozowy na samochód”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 jako część zestawu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy w transporcie drogowym, dotyczy osoby prawne wszelkich form własności, wykonywania czynności związanych z eksploatacją pojazdów mechanicznych (ciężarówek, samochodów osobowych, w tym pojazdów służbowych, specjalistycznych i taksówek) i jest obowiązkowy dla organizacji transportu samochodowego.

Jeśli chodzi o inne organizacje, mogą one opracować własny formularz listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego wydatki poniesione w postaci paliw i smarów, który musi odzwierciedlać wszystkie szczegóły przewidziane w ust. 2 art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości”, a mianowicie:

a) nazwę dokumentu;

W przypadku, gdy miesięczne sporządzanie listu przewozowego pozwala na zorganizowanie rozliczania przepracowanych godzin, zużycia paliw i smarów, uważamy, że list przewozowy sporządzany z taką częstotliwością może potwierdzać w/w wydatki podatnika.

Jeśli chodzi o kwestię możliwości nieuwzględnienia informacji o lokalizacji samochodu w samodzielnie opracowanej formie listu przewozowego, informujemy, że jak już wspomniano, celem sporządzenia ten dokument w tym potwierdzenie ważności zużycia paliw i smarów. Brak informacji o konkretnym miejscu przejazdu w liście przewozowym nie pozwala ocenić, czy samochód był używany przez pracowników organizacji w celach służbowych. Takie dane są obowiązkowe i odzwierciedlają treść transakcji biznesowej.

Tym samym, naszym zdaniem, list przewozowy, który w swoich danych nie zawiera informacji o lokalizacji samochodu, nie potwierdza wydatków poniesionych przez podatnika na zakup paliw i smarów.

2. Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 01.08.2005 N 03-03-04/1/117

Pytanie : W bilansie organizacji jest samochód, który jeździ CEO. Płaci za benzynę na własny koszt (czeki nie są przekazywane do działu księgowości), a organizacja nie obniża podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym z tytułu tych wydatków. Czy w takim przypadku możliwe jest zaliczenie kwoty amortyzacji naliczonej od pojazdu mechanicznego do wydatków uwzględnianych przy obliczaniu dochodu do opodatkowania? Czy listy przewozowe wypełnione kilometrami i celami podróży (ale bez kosztów paliwa) mogą dowodzić, że pojazd jest używany do celów produkcyjnych i zarządczych?

Odpowiedź : [...] Odnośnie sprawy procedury wystawiania listów przewozowych na samochód informujemy, co następuje.

Formularz N 3 „List przewozowy na samochód”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 jako część zestawu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy w transporcie drogowym, dotyczy praw podmiotów wszystkich form własności zaangażowanych w eksploatację pojazdów (ciężarówek, samochodów osobowych, w tym pojazdów służbowych, specjalistycznych i taksówek) i jest obowiązkowe.

Wypełnienie sekcji „Przepływ paliwa” odbywa się w całości dla wszystkich szczegółów na podstawie rzeczywistych kosztów i wskaźników urządzeń. W związku z tym koszt benzyny jest odpisywany na czekach kasjerskich, kuponach lub innych dokumentach na podstawie listów przewozowych potwierdzających ważność przebiegu. Niewypełnione dane nie są dozwolone w ujednoliconych formularzach.

Jednocześnie zwracamy uwagę na fakt, że postanowienia te dotyczą wyłącznie organizacji transportu samochodowego. Jeśli chodzi o inne organizacje, mogą one opracować własny formularz listu przewozowego, który powinien odzwierciedlać wszystkie szczegóły przewidziane w ust. 2 art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości”, a mianowicie:

a) nazwę dokumentu;

b) datę dokumentu;

c) nazwę organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;

e) pomiar instrumentów transakcji gospodarczych w ujęciu fizycznym i pieniężnym;

f) nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji handlowej i prawidłowość jej wykonania;

g) własnoręczne podpisy tych osób.

3. Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 14.11.2006 r. N 20-12 / 100253

Pytanie : Czy organizacja, która tego nie robi transport, aby przy ustalaniu uwzględnić koszt zakupu paliw i smarów (paliwa i smary). podstawa opodatkowania dla podatku dochodowego skorzystać z samodzielnie opracowanego formularza listu przewozowego?

Odpowiedź : [...] Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do księgowości, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej i tylko w przypadku dokumentów, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, niektóre obowiązkowe szczegóły są ustalone.

Tak więc, jeżeli forma określonego podstawowego dokumentu księgowego jest podana w albumach ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej, to aby zaakceptować ten dokument do rozliczenia jako dokument potwierdzający zakończenie określonej transakcji biznesowej, należy go sporządzić w formie zawartej w tych albumach.

Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania eksploatacji maszyn i mechanizmów budowlanych, pracy w transporcie drogowym” zatwierdzone formularze listu przewozowego dla pojazdów budowlanych, samochody osobowe i ciężarowe. Formularze te są obowiązkowo używane przez wyspecjalizowane i samochodowe organizacje transportowe.

Jeśli chodzi o pozostałe organizacje, zgodnie z pismem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20 lutego 2006 r. N 03-03-04 / 1/129, mogą one opracować własny formularz listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego wydatki poniesione w postaci paliwa i smarów. W tej formie konieczne jest odzwierciedlenie wszystkich szczegółów przewidzianych w ust. 2 art. 9 ustawy N 129-FZ, a mianowicie:

tytuł dokumentu;

Data sporządzenia dokumentu;

Nazwa organizacji, w imieniu której sporządzany jest dokument;

Miary transakcji biznesowych w ujęciu fizycznym i pieniężnym;

Nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za transakcję biznesową i prawidłowość jej wykonania;

Własne podpisy wskazanych osób.

Jednocześnie dokumenty pierwotne muszą być sporządzane w taki sposób iz taką regularnością, aby na ich podstawie można było ocenić zasadność poniesionych wydatków.

Ponadto samodzielnie opracowany formularz listu przewozowego musi zawierać również informację o lokalizacji samochodu. Takie dane pozwalają nam ocenić fakt, że samochód jest używany przez pracowników organizacji do celów służbowych.

Zgodnie ze wspomnianym pismem Ministerstwa Finansów Rosji list przewozowy, który nie zawiera w swoich danych informacji o lokalizacji pojazdu, nie potwierdza wydatków poniesionych przez podatnika na zużycie paliwa i smarów.

Uwaga: jeżeli organizacja stosuje opracowany przez siebie formularz listu przewozowego, jego wzór powinien być podany w polityce rachunkowości.

Tak więc organizacja, która nie jest związana z transportem specjalistycznym lub samochodowym, może skorzystać z niezależnie opracowanej formy listu przewozowego, który zawiera wszystkie powyższe wskaźniki i jest odnotowany w zasadach rachunkowości za odpowiedni okres rozliczeniowy.

4. Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 25 lipca 2005 r. N 20-12 / 53147

Pytanie : Czy konieczne jest, aby organizacja używała ujednoliconego formularza „List przewozowy pojazdu” dla celów podatku dochodowego w celu potwierdzenia ekonomicznej wykonalności wydatków poniesionych na eksploatację samochodu?

Odpowiedź : [...] Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 N 78 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania eksploatacji maszyn i mechanizmów budowlanych, pracy w transporcie drogowym” (dalej - Dekret N 78) zatwierdził list przewozowy samochodu (formularz nr 3).

Zgodnie z klauzulą ​​​​2 dekretu N 78 list przewozowy jest podstawowym dokumentem księgowym do rozliczania eksploatacji pojazdów osobowych i podstawą do obliczania wynagrodzeń kierowców.

Tym samym każda organizacja wykorzystująca w swojej działalności samochody osobowe jest zobowiązana do prawidłowego i kompletnego sporządzenia listów przewozowych dla samochodu zawierających niezbędne informacje o użytkowaniu samochodu, w szczególności informacje o zużyciu paliw i smarów.

Nieprawidłowe lub niepełne wypełnienie wszystkich danych (zużycie paliwa w oparciu o markę paliwa, wskaźnik zużycia i rzeczywiste zużycie) należycie zatwierdzonej formy podstawowej dokumentacji księgowej (w tym przypadku listu przewozowego samochodu) może prowadzić do zniekształcenia niezbędne do księgowości i rachunkowość podatkowa informacje o głównych wskaźnikach funkcjonowania transportu drogowego, które wykorzystuje organizacja w trakcie swojej działalności, w tym o zużyciu paliwa oraz paliw i smarów do celów produkcyjnych.

Głównymi wskaźnikami służącymi do określenia ilości zużytego paliwa (POL), kosztu zakupu podlegającego rozliczeniu dla celów podatku dochodowego, są:

Rzeczywista długość trasy na dzień roboczy lub zmianę kierowcy;

Rzeczywisty przebieg samochodu zgodnie z danymi prędkościomierza dla dnia roboczego lub zmiany;

Rzeczywiste zużycie paliwa (benzyny) na 100 km na dzień roboczy lub zmianę;

Normy zużycia paliwa (benzyny) na 100 km na podstawie zatwierdzonych norm Ministerstwa Transportu lub specyfikacje konkretny pojazd(zgodnie z dokumentacją techniczną samochodu).

Dlatego wydatki mogą być uwzględnione na podstawie dokumentów zawierających dane o faktycznym przebiegu, faktycznym zużyciu paliwa i smarów, a także potwierdzających produkcyjny charakter trasy przejazdu pojazdu. Takim dokumentem, który najpełniej odzwierciedla określone dane, jest list przewozowy samochodu.

5. Pismo Federalnej Służby Statystycznej z dnia 03.02.2005 N IU-09-22 / 257 „W sprawie procedury korzystania z listów przewozowych na samochód”

Zgodnie z ustawą federalną z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości” (art. 9 ust. 2) podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do księgowości, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych form podstawowych dokumentacja księgowa.

Formularz N 3 „List przewozowy na samochód”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 w porozumieniu z Ministerstwem Finansów Rosji, Ministerstwem Gospodarki Rosji, Ministerstwem Transportu Rosji Rosja w ramach zestawu ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy w transporcie drogowym dotyczy osób prawnych wszystkich form własności, prowadzących działalność związaną z eksploatacją pojazdów (ciężarówek, samochodów, w tym pojazdów służbowych, specjalistycznych i taksówek ) i jest obowiązkowe.

Zgodnie z Instrukcją użytkowania i wypełniania niniejszego formularza jest on podstawowym dokumentem do rozliczania eksploatacji pojazdów osobowych i podstawą naliczania wynagrodzenia dla kierowcy. W takim przypadku list przewozowy wystawiany jest tylko na jeden dzień lub zmianę. Na dłuższy okres wydawana jest w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie dłużej niż jeden dzień (zmiana).

Jeśli chodzi o opis trasy w liście przewozowym związanym z wykonaniem przewozu lub zleceniem usługi, to jest on odnotowywany dla wszystkich punktów pojazdu.

Sekcja „Przepływ paliwa” jest wypełniona w całości dla wszystkich szczegółów, w oparciu o rzeczywiste koszty i wskaźniki przyrządów. W związku z tym koszt benzyny jest odpisywany na czekach kasjerskich, kuponach lub innych dokumentach na podstawie listów przewozowych potwierdzających ważność przebiegu.

Należy pamiętać, że w formularzach ujednoliconych nie można umieszczać pustych danych. Zgodnie z obowiązującymi ramami regulacyjnymi (ustawa federalna „O rachunkowości” i regulaminem utrzymania księgowość i sprawozdań finansowych w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzone Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n), odpowiedzialność za prawdziwość danych zawartych w dokumentach, prawidłowość ich wykonania, a także terminowe i prawidłowe sporządzenie podstawowych dokumentów księgowych ponoszą osoby, które te dokumenty stworzyły i podpisały.

- podstawowy dokument do rozliczania ruchu pojazdów pasażerskich organizacji jest wypełniany przez każdego kierowcę w bieżącym dniu roboczym. Prawidłowe sporządzenie tego dokumentu jest bardzo ważne, dlatego do jego wypełnienia należy podchodzić z najwyższą odpowiedzialnością. Możesz pobrać inne formularze zgłoszenia pojazdu: drogowy list przewozowy ciężarówka (formularz 4) – , autobusowy list przewozowy ( kształt 6) – .

List przewozowy pełni kilka funkcji:

• Trasa pracownika jest śledzona.
• Wynagrodzenie kierowcy jest obliczane.
• Wydatki na paliwa i smary (POL) oraz utrzymanie pojazdu są odpisywane.

Podstawą odpisu paliw i smarów jest sporządzony przez kierowcę list przewozowy, który wskazuje zużycie paliwa. W celu odpisania paliwa i smarów konieczne jest sporządzenie aktu odpisu i dołączenie do niego wypełnionego listu przewozowego.

List przewozowy samochodu (formularz 3)

Na przedniej stronie formularza znajdują się informacje o firmie będącej właścicielem samochodu, o samym pojeździe typ pasażera i jego kierowca. Przed rozpoczęciem zmiany roboczej w liście przewozowym należy wpisać godzinę wyjazdu oraz miejsce, z którego transport został dostarczony. Zanim pojazd zostanie przekazany kierowcy, mechanik organizacji musi dokonać przeglądu i sprawdzić pojazd pod kątem usterek.

Informacje o wskazaniach prędkościomierza na początku zmiany, a także dane o ruchu paliwa (ile paliwa było na początku dnia, ile wydano zgodnie z listą tankowań, ile pozostało na koniec zmiany roboczej i faktycznej ilości zużytego paliwa zgodnie z ustalonymi normami). Dostępność tych danych pozwala analizować zużycie paliwa i zrozumieć, czy paliwo jest oszczędzane, czy marnowane. Podstawą do ustalenia norm zużycia paliw jest nakaz odpisu paliw i smarów.

Kiedy kierowca zwraca pojazd do floty, na dole przedniej części dokumentu (formularz 3) wskazywany jest prędkościomierz i czas. Następnie kierowca wynajmuje samochód mechanikowi firmy.

Godzina wyjazdu z floty i zwrotu samochodu musi być potwierdzona podpisami mechanika i kierowcy.

NA Odwrotna strona dokument badania podróży (formularz 3) wskazuje szczegółową trasę: kierowca pisze, dokąd udał się w ciągu dnia roboczego, ustala czas przyjazdu i wyjazdu, a także odległość w kilometrach.

Pracownik księgowości, po otrzymaniu wypełnionego listu przewozowego w formularzu 3, prawidłowo oblicza odpis paliwa i smarów oraz opłat zgodnie ze wskazanymi wskaźnikami. Wpisy dokonane w liście przewozowym mogą posłużyć do sporządzenia aktu pomiaru kontrolnego paliwa.