Chybou většiny lidí je, že podceňují důležitost budování e-mailového systému.Jedním ze způsobů je chápat e-mail jako sérii kroků.
1 – Přístup k e-mailu
2 - Party dopisů
3 - Kontrola příchozí pošty
4 - Odstranění
5 - Provedení
6 - Skladování
1. PŘÍSTUP K E-MAILU
Prvním krokem je naplánovat, kdy budete denně kontrolovat e-maily. Obvykle většině lidí stačí kontrolovat e-mail čtyřikrát denně:
1. První věc po ránu. Většina lidí začíná svůj pracovní den kontrolou e-mailu, aby se ujistili, že nezmeškali nic naléhavého.
2. Před přestávkou na oběd. Čas oběda je naprosto přirozenou pauzou ve vašich obchodních aktivitách; aby byl tento čas produktivnější, můžete zkontrolovat svůj e-mail.
3. Poledne odpoledne. To je další přirozená pauza, když si potřebujete odpočinout nebo se chystáte odejít na obchodní schůzku.
4. Konec pracovního dne. Pokud před odjezdem co nejvíce vyprázdníte doručenou poštu pracoviště, pak druhý den ráno okamžitě přejdete k zobrazení nových zpráv. Ujistěte se, že neexistují žádné naléhavé záležitosti na poslední chvíli, které jste nechali bez dozoru, a zaručuje to pro vás a vaše kolegy uvolněnější večer.
Pro většinu lidí nejlepší možnost Poslední věc, která narušuje jejich pracovní postup, je kontrolovat e-maily čtyřikrát denně a na každou „relaci“ e-mailu vyčlenit maximálně 15 minut.
2. STRANA DOPISŮ
Je důležité pochopit, že e-maily zpracováváte čtyřikrát denně. To neznamená, že musíte okamžitě reagovat na všechny zprávy, které vyžadují odpověď, nebo napsat všechny e-maily, které jste plánovali odeslat, do 15 minut. Musíte přijmout skutečnost, že vaše doručená pošta není nic jiného než dávka dopisů čekajících na vyřízení.
3. KONTROLA PŘÍCHOZÍ KORESPONDENCE
Dalším krokem je kontrola všech zpráv, což neznamená, že si musíte přečíst každou. Rozhodnutí o e-mailu lze často učinit na základě předmětu nebo prvních několika řádků. Významnou část naší korespondence tvoří seznamy adres a newslettery. Pokud jste průmyslový analytik, možná newsletter -
pro vás nejdůležitější dokument a každý den si jej pečlivě prostudujete. Pro ostatní to však neplatí a je možné rychle určit, zda je pro nás tento newsletter důležitý nebo užitečný. Ne všechny e-maily vyžadují odpověď: jedná se například o dopisy, kde jste v kopii uvedeni, nebo z předmětu zprávy vyplývá, že si tyto informace stačí přečíst.
4. ODSTRANIT
Pokud je vaším hlavním cílem vyprázdnit doručenou poštu, jeden z nejvíce jednoduchými způsoby abyste toho dosáhli - odstraňte zprávy. Pokud po přečtení newsletteru dojdete k závěru, že jsou vám tyto informace k ničemu, odhlaste se z odběru tohoto newsletteru. Nebudete litovat a nebudete muset trávit další čas jeho zpracováním. Smažte všechny zprávy, které od vás nevyžadují další akci.
Pokud najednou zjistíte, že mažete všechny zprávy pocházející z konkrétní adresy, zamyslete se nad tím, proč se to děje.
5. VÝKON
Stejně jako při práci s papírovými dokumenty je žádoucí, abyste se k přečteným písmenům znovu nevraceli.
Pokud vám odpověď na zprávu nebo přeposlání trvá jen několik minut, udělejte to hned. Na zprávy, které potvrzují nebo nastavují čas schůzky, požadují informace o vašich kontaktech, obsahují nějaké dotazy nebo požadavky, byste měli reagovat co nejdříve, pokud vám to samozřejmě nezabere mnoho času.
Pokud pochopíte, že potřebujete další informace, zapojení dalších lidí nebo čas na rozmyšlenou, pak na takový dopis nebudete moci hned odpovědět. Později budete muset podniknout nějaké kroky: možná se rozhodněte, zda byste skutečně měli na tento dopis odpovědět a něco udělat. Pokud ne, můžete rovnou poslat e-mail. správná osoba. Než delegujete úkol, může chvíli trvat, než zjistíte, kdo
musí být odpovědná osoba. Pokud dopis vyžaduje, abyste podnikli kroky, uložte pouze významnou část informací a samotný dopis vymažte. Udržujte svou doručenou poštu bez takových zpráv a nezbytné informace uložit například do systému pro sledování práce na svých projektech, do kalendáře nebo plánovacího systému, abyste měli jistotu, že to dokončíte. O tom je exekuce – ujištění, že vše, co je třeba udělat, bude provedeno.
6. SKLADOVÁNÍ
Pokud nelze e-mail smazat (nebo na něj reagovat a poté smazat), je nutné jej uložit.
Primárním důvodem, proč to můžete potřebovat, je to, že se na tento dokument budete potřebovat v budoucnu odkázat (například informace o něčem, rozhodnutí, instrukce, zpráva o postupu atd.). Pokud náhle nemáte dokument, na který byste se mohli odvolat, bude to mít pro vás nepříznivé důsledky.
Pouze ne správná cesta ukládání elektronických zpráv. Musíte přijít se systémem, který vám osobně vyhovuje.
Jednou z možností je systém podsložek ve vaší doručené poště. Podsložky můžete seřadit podle tématu, kategorie, klienta nebo projektu v závislosti na tom, jaký typ zpráv obvykle dostáváte. Mnoho lidí vytváří samostatnou složku nazvanou „Zpracované dopisy“, kam ukládají všechny zprávy, které zkontrolovali, a zprávy, které vyžadují další akci.
Ať už si vyberete jakýkoli systém ukládání e-mailů, pamatujte, že jediné místo, kde byste jej neměli ukládat, je vaše doručená pošta. Pamatujte také, že práce s e-mailem by vám neměla zabrat 24 hodin denně, sedm dní v týdnu. Když budete mít svou e-mailovou schránku organizovanou v předem určený čas, ušetříte hodiny týdně, snížíte stres, který pociťujete z toho, že něco chybí, a zvýší vaši efektivitu při řešení toho, na čem skutečně záleží. Tento jednoduché principy které jsou snadno zapamatovatelné.
Muži v moderní světčím dál více času trávíme na internetu – hledáním a hledáním práce, čtením zpráv, komunikací na sociálních sítích, sledováním počasí, nákupem, prodejem, vyděláváním peněz, spořením, navazováním přátelství, sledováním filmů, poslechem hudby a často jen tak povalovat. Dnes je těžké najít člověka, který neví co vyhledávací systém, online režim, ICQ, blogy, jak používat e-mail. Ale stále existují a tento text je určen právě jim.
V obvyklém smyslu je pošta výměna dopisů a balíků. Síla lidského myšlení zatím nedosáhla úrovně posílat balíky e-mailem, ale snad se to v blízké budoucnosti splní. Navzdory tomu má e-mail mnoho výhod.
1. V e-mailu můžete posílat nejen zprávy ve formě textu, ale také k dopisu přikládat soubory: tabulky, fotografie, kresby, videa, prezentace a tak dále. Dopisy lze mazat, přeposílat dalším lidem, ukládat, filtrovat.
2. E-mail umožňuje doručovat korespondenci (informace) okamžitě, což ušetří spoustu času a úsilí.
3. Není třeba chodit na poštu, protože můžete používat e-mail, aniž byste opustili svůj domov, pokud máte internet a počítač.
4. Ziskovost – není třeba platit za každý dopis, bez ohledu na množství informací v něm. Stačí, aby byla internetová služba poskytovateli včas zaplacena.
5. Efektivita – můžete si zkontrolovat poštu a odpovědět na dopis i s mobilní telefon s přístupem k internetu.
Pojďme si tedy odpovědět na otázku: „Jak používat e-mail“?
Nejprve musíte přejít na stránku určitého vyhledávacího nebo poštovního systému, například „Yandex“, „Google“, „Rambler“, „Mail.ru“ a tak dále.
Zkusme na příkladu spustit poštu na Googlu. V horní části webu najděte a klikněte na „Pošta“, objeví se nové okno pro zadání pošty a vašeho účtu. Protože ještě nemáte Google mail, stiskněte červené tlačítko v pravém horním rohu – „Vytvořit účet“. Dále se vyplní osobní údaje - jméno, příjmení, uživatelské jméno, heslo, pohlaví, datum narození, mobilní telefon, náhradní poštovní adresa. vytvořte si jej sami, musí být unikátní (pokud již existuje uživatel s takovým přihlášením, systém vás na to upozorní a vyzve vás k zadání jiného jména), skládat se z latinských písmen, délka názvu je od 6 do 30 postavy. Mějte na paměti, že pokud budete vést obchodní korespondenci prostřednictvím e-mailu, pak byste měli vymyslet a zvolit diskrétnější přihlášení.
Dále musíte zadat heslo pro poštu. Měl by být dostatečně spolehlivý, měl by obsahovat velká písmena a symboly a čísla a měl by mít alespoň 8 znaků. Zadejte heslo znovu, abyste jej potvrdili.
Na této stránce je nutné zadat vaše datum narození, abyste měli přístup k materiálům odpovídajícím vašemu věku. Faktem je, že účet Google vám umožňuje přístup ke službám, jako je Gmail (pošta), YouTube (videoportál) a Google+ (sociální síť). Svůj účet si můžete nastavit tak, aby váš věk nikdo neviděl.
Pohlaví, stejně jako číslo mobilního telefonu se vyplňuje podle uvážení uživatele.
Chcete-li zaregistrovat poštu, zbývá pouze prokázat, že jste skutečná osoba (a nikoli robot), a zadat na klávesnici uvedená latinská písmena. Pokud jsou znaky špatně čitelné, můžete kliknout na znak "Audio", systém vám je nadiktuje. Pokud si to nepřejete, uveďte číslo svého mobilního telefonu. Na váš telefon bude zaslán potvrzovací kód ve formě SMS, který budete muset zadat do pole „Potvrdit účet“.
Máte tedy vlastní e-mailovou schránku, můžete odesílat a přijímat dopisy. Jak napsat dopis? Najdeme tlačítko "Napsat dopis", v okně, které se objeví v poli "Komu", napište adresu příjemce. Pokud chcete, aby kopii dopisu obdržel někdo jiný, zadejte do pole „Kopírovat“ jinou e-mailovou adresu. Pole "Předmět" může zůstat prázdné, ale pokud uvedete předmět a podstatu dopisu, bude to pro příjemce výhodnější. Do dopisu můžete psát text, formátovat jej, pomocí tlačítka "Připojit" nebo ikonky "Kapitářská sponka" přiložit soubory, vložit odkazy, fotografie, obrázky, uložit koncept dopisu. Před kliknutím na tlačítko Odeslat můžete zkontrolovat pravopis. Pokud chcete přesně vědět, zda jej adresát obdržel a přečetl, zaškrtněte políčko „Upozornit na přečtení“.
Jednodušší je čtení přijatých emailů – stačí kliknout na nový email (většinou tučně). Pokud již nechcete dostávat e-maily od určitého autora, můžete jeden z nich označit jako spam. Dále budou všechny dopisy z této adresy automaticky odesílány do složky Spam. Nyní tedy máte představu, jak používat e-mail, můžete si dopisovat s obchodními partnery a přáteli, registrovat se na sociálních sítích, nakupovat přes internet a mnohem, mnohem více.
Internet dnes nabízí tolik zajímavého a my se snažíme o informace nepřijít – přihlašujeme se k odběru různých mailing listů, dopisujeme si s přáteli a navazujeme nové známosti, využíváme poštu v obchodní korespondenci.
Jak si správně uspořádat e-mail? Tato otázka znepokojuje mnohé.
V obchodní korespondenci pomocí e-mailu existují pravidla. Během jeho používání došlo k určitému vývoji v pravidlech práce a e-mailu. To se stalo nezbytným, aby bylo možné držet krok s událostmi, neztrácet příchozí informace a rychle na ně reagovat. Myslím, že vědět, jak pracovat se svým e-mailem, bude pro mnohé užitečné.
Jak zorganizovat práci s e-mailem?
♦ Zkontrolujte si poštu ve správný čas
E-mail obvykle není přenosem urgentních informací, používá se pro neurgentní záležitosti.
K dispozici jsou telefony pro naléhavé informace a v kanceláři její možno předat osobně. Pokud tedy není předem domluveno, že nyní dostanete poštou důležitý dopis, pak svou poštu neustále nekontrolujte. Stačí zavřít program v počítači po dobu hlavní práce, abyste na kartě prohlížeče nebo ve vyskakovacím okně neviděli neustále příchozí dopisy. Nebude to odvádět pozornost od důležitých věcí.
A kupodivu bude pošta vytříděna v kratším časovém úseku, protože se jí budeme věnovat cíleně, vyhradíme si zvláštní čas ráno a večer a třeba jen jednou denně. Záleží na okolnostech a typu vaší činnosti.
To vše se samozřejmě netýká těch, jejichž úkolem je odpovídat na e-maily například v helpdesku.
♦ Každý večer vyprázdněte schránku
Složka Doručená pošta je místo, kde se shromažďují všechny příchozí informace, které se musíte naučit rychle třídit.
Abychom mohli seřadit písmena podle předmětu, potřebujeme navícvytvořit některé důležité složky. Například „Odpovědět“, „Osobní“, „Práce“, „Zajímavé“, „Důležité“ a „Osobní“.
Vytvořte podsložky pro každou složku. Složka "Osobní" může obsahovat korespondenci s lidmi, kteří jsou pro vás důležití. Například v této složce vytvoříme podsložku "Ivanov I.I." a stanovit ve schránce pravidlo (filtr), že všechny dopisy od Ivanova I.I. budou okamžitě odeslány do této složky. Nemusíte se bát, že byste toto písmeno přehlédli, protože v nabídce vedle názvu složky se zobrazí ikona, že v této složce je nepřečtené písmeno.
To je to, co děláme se všemi písmeny, která jsou pro nás důležitá.
♦ Čistíme poštu od spamu
Při třídění dopisů je nutné označit nevyžádané zprávy a ty, které jste neodebírali, jako spam.
Poštovní program má funkci filtru nevyžádané pošty. Dokáže si takové dopisy zapamatovat a při opětovném odeslání od tohoto autora dopis okamžitě přejde do složky se spamem.
Pokud jste tuto složku sami nevyčistili, po 30 dnech se všechny e-maily automaticky smažou ze složky nevyžádané pošty a nemusíte se o to starat.
Nikdy neodpovídejte na nevyžádané e-maily, protože váš e-mail mohou použít podvodníci.
Dodržováním pravidel pro práci s e-mailem bude váš pracovní den efektivnější – můžete strávit méně času tříděním, odpovídáním a psaním dopisů. Zde je několik konkrétních tipů:
Pravidla e-mailu
- Nastavte konkrétní čas pro práci s e-mailem. Po dokončení vypněte poštovní schránku.
- Prozkoumejte funkce a nastavení poštovní schránky. To vám pomůže rychle se orientovat při práci s písmeny.
- Použijte svou doručenou poštu jako místo pro shromažďování informací, které je třeba třídit. Zároveň používejte štítky k označení písmen. Každý večer by tato složka měla být prázdná.
- Nastavte ve své poštovní schránce filtry pro třídění důležitých e-mailů do složek s předmětem
- Pravidelně čistěte (odhlašte) seznam adresátů od těch, které nejsou zajímavé a relevantní. Chcete-li to provést, nastavte plán v kalendáři. Například jednou za čtvrt roku. Čím častěji to budete dělat, tím méně času toto čištění zabere.
- Třiďte e-maily ve své doručené poště každý den a odpovídejte na e-maily co nejdříve.
- Připravte si předem připravené šablony pro odpovědi na dopisy. Zahrňte do svých odpovědí pozdrav a šablonu podpisu. To ušetří spoustu času při psaní odpovědí na emaily.
- Snažte se být co nejkratší. K dopisu připojte další informace jako samostatný soubor.
- Soubory přiložené k e-mailům vždy zkontrolujte pomocí antivirového programu.
- Řiďte se pravidlem: "jedno písmeno - jedno téma." Příjemce tak snáze pracuje s dopisy.
- Pokud jste z odlišní lidé přijde stejná otázka, má smysl odpovědět veřejně na svém blogu nebo webu a dát odkaz na tento článek v dopise. Takže ušetříte čas psaním odpovědi a dáváním úplné informace zainteresované osoby.
- Pamatujte na pravidlo: čím méně píšete, tím méně písmen dostanete.
- Uchovávejte archiv odeslaných e-mailů.
- Neposkytujte třetím stranám heslo k účtu, kde se nachází vaše pošta.
- Chcete-li to zjistit, použijte funkci Vlastnosti písmen Dodatečné informace o dopise. Chcete-li to provést, klikněte pravým tlačítkem myši v režimu čtení písmene.
Je na vás, zda tato pravidla využijete či nikoli. Ale při organizaci práce s poštovní schránkou je třeba pamatovat na to, že korespondenci bychom měli spravovat my, a ne ona my. E-mail nám má usnadnit život, ne ho zaneprázdnit.
V posledních několika letech byl jedním z mých nejúčinnějších nástrojů e-mail. Podotýkám, že tento nástroj bude účinný pouze tehdy, když se s ním naučíte pracovat a nenecháte věci volný průběh. Psal jsem trochu dříve.
Nejprve musíme jasně pochopit, proč potřebujeme e-mail. Wikipedia navrhuje: pro příjem, odesílání a přeposílání e-mailových zpráv. Účelem e-mailu je zefektivnit životy a práci lidí. Ale ve skutečnosti není všechno tak jednoduché.
Podle statistik je průměrný počet zpráv přijatých osobou více než 100 dopisů za den. To je obrovské číslo. A dále roste, což vede k tomu, že člověk již není schopen přijaté informace z nedostatku času kvalitativně zpracovat.
Právě tato otázka, jak pracovat s e-mailem, trápí mnoho lidí. Nadbytek nekontrolované pošty vede ke stresu a snižuje produktivitu.
Byli jste také in podobná situace? Pak je tento článek právě pro vás.
Pravidla e-mailu
Ti nejúčinnější a nejorganizovanější lidé si samostatně budují vlastní systém práce s poštou na základě vlastních zkušeností metodou pokus-omyl.
Pokud existují víceméně běžná pravidla pro obchodní korespondenci v emailu, tak s ohledem na zvládnutí vaší práce s emailem je vše trochu složitější. Závisí na mnoha faktorech, jako je obor činnosti, míra podnikatelské činnosti a organizace člověka, životní styl a podnikání a podobně.
Práce s e-mailem
Takže, začněme. Potřebuji svá účinná pravidla pro e-mail, abych:
- Zvyšte svou efektivitu
- Buďte pro své korespondenty vždy povinnou a správnou osobou.
- Vždy vědět, jak jsem přepracoval poštu.
- Nikdy neztrácejte příchozí e-maily.
Existuje několik zásad pro práci s poštou:
1. Použijte svou doručenou poštu jako kontrolní seznam a nechte v ní nezpracované zprávy.
2. Vytvořte samostatné složky pro každý projekt, kategorii. To vám pomůže rychle najít informace, které potřebujete.
3. Aktivně využívat používání štítků, barevných značek. Díky tomu bude třídění písmen patrné pro vizuální vnímání.
4. Důkladně si prostudujte a poznejte systém nastavení v poštovním účtu. Pomůže vám to efektivně spravovat.
5. Určete si čas, který jste ochotni věnovat práci s poštou. Například 30 minut ráno a 30 minut večer. A ani minutu navíc.
6. Pokud to pracovní podmínky umožňují, vypněte vyskakovací upozornění na nová písmena. Budete tak méně rozptylovat.
7. Odhlaste se z irelevantních mailingů.
8. během dne.
9. Uložte všechny odeslané e-maily. Vždy se najde něco užitečného. Dnes jsem tímto způsobem našel sken svého pasu.
10. Umět identifikovat znaky, podle kterých budete poštu zpracovávat a třídit.
Technologie e-mailu
Pokud si dobře pamatujeme první pravidlo, pak naším cílem při parsování pošty je nechat v doručené poště co nejméně písmen.
Zároveň druhým úkolem, neméně důležitým, je roztřídit všechna písmena do kategorií, specifik a důležitosti. Ve své doručené poště můžete zanechat e-maily, které vyžadují okamžitou nebo rychlou odpověď. Mohou být také okamžitě označeny barevnými značkami nebo štítky. Dodám, že používám hlavně poštovní program G-mail, mám několik dalších účtů v jiných poštovních programech.
Jak ostatní pracují s e-mailem
Jednou jsem se díval na video o práci se schránkou, kde autor ukázal, jak si famózně poradil se dvěma stovkami dopisů za pár minut. Lákavý titulek mě přirozeně donutil pochopit, jak to lze udělat, protože jsem na tuto otázku neznal účinnou odpověď. Ukázalo se, že její princip fungování je založen na mazání dopisů a ponechání důležitých a potřebných v Inboxu. Překvapený! Takže může každý. Rychle jsem došel k závěru: tato technika mi nevyhovuje.
Stříháme živě
Souhlaste s tím, že lví podíl dopisů jsou seznamy adres, které potřebujeme, a sklad informací. A když je nám doporučeno odhlásit se z mnoha z nich, buďte upřímní, kdo zvedl ruku pro odhlášení z jejich výběru? Protože jsme si to vybrali, znamená to, že to potřebujeme a je to důležité. Nicméně vám také poradím, abyste se odhlásili z těch seznamů adresátů, které jsou pro vás dnes méně relevantní. Je to jako úklid šatníku - a je škoda ho vyhodit, a to už jsem ho dlouho nenosila...
Ujistěte se, že v krajním případě víte, kde se tento newsletter nachází, a v případě potřeby tam vždy můžete vyhledat informace nebo se znovu přihlásit.
Názvy složek berte vážně. Zde nelze poradit všem najednou – hodně záleží na individualitě člověka. Vím, že mnoho lidí dává přednost umístění jakékoli pošty, dopisů souvisejících s prodejními tématy do složky s názvem Prodej. Tato možnost také funguje. Moje složky mohou mít jméno a příjmení osoby, od které dopisy pocházejí, včetně tématu prodeje a jména e-mailových konferencí. To znamená, že téma Prodej v mé poště neodpovídá jedné složce, ale několika. Dobře se v nich orientuji. Pro mě je důležitá osobní značka autora.
Strukturujte odchozí e-maily
Strukturování odchozích e-mailů je také snadné. Dejte jim štítky nebo štítky, aby je bylo možné najít správný okamžik. Vytvořte složky pro ty nejdůležitější a použijte přesun. Například při práci na několika projektech současně jsem musel klientům posílat podobné dopisy a vést korespondenci. Po vytvoření složky s názvem projektu jsem po odeslání dopisu přesunul potřebná písmena do ní.
Při prvotním rozebírání pošty se snažím dopisy prolistovat a určit, do které kategorie se mají přesunout. Dělím je také podle stupně důležitosti a naléhavosti: naléhavé - nedůležité; naléhavý - důležitý; neurgentní - nedůležitý: neurgentní - důležitý. Důležité dopisy, které vyžadují ode mě odpověď nebo nějakou práci dnes nechávám ve složce Doručená pošta, po dokončení práce ji přesunu do příslušné složky.
Pokud pochopím, že předmět dopisu pro mě bude v blízké době aktuální, pak si dovolím zprávu přesunout do nepřečtené složky. V správný čas ruce k němu určitě dosáhnou.
Upozorňuji na skutečnost, že všechny výše uvedené metody se nezrodily za jeden den, a dokonce ani za dva. Již dnes mnoho firem přemýšlí o vývoji a implementaci pravidel pro práci s e-mailem. Efektivní řízení a organizace času se stane potřebné vlastnosti v práci pro všechny společnosti.
Pokud svou poštu nezvládáte vy, brzy zvládne ona vás, což povede ke zbytečnému stresu. Rozvíjejte své pravidla e-mailu.
S používáním a aplikací těchto pravidel se stanete efektivní ve svém obchodním životě. Přátelé, hodně štěstí ve vašem podnikání! Buďte efektivní a nezapomeňte. A jako vždy oceňuji vaše komentáře a retweety a vaše osobní rady.
