Kļūda, ko pieļauj lielākā daļa cilvēku, ir tā, ka viņi par zemu novērtē e-pasta sistēmas izveides nozīmi.Viens veids ir domāt par e-pastu kā darbību virkni.
1 — piekļuve e-pastam
2. Vēstuļu ballīte
3 - ienākošā pasta pārbaude
4 - noņemšana
5 - Izpilde
6 - Uzglabāšana
1. PIEKĻUVE E-PASTAM
Pirmais solis ir ieplānot laiku, kad katru dienu pārbaudīsit savu e-pastu. Parasti lielākajai daļai cilvēku pietiek ar e-pasta pārbaudi četras reizes dienā:
1. Pirmā lieta no rīta. Lielākā daļa cilvēku sāk savu darba dienu, pārbaudot savu e-pastu, lai pārliecinātos, ka nav palaiduši garām kaut ko steidzamu.
2. Pirms pusdienu pārtraukuma. Pusdienas ir pilnīgi dabisks pauze jūsu biznesa aktivitātēs; lai padarītu šo laiku produktīvāku, varat pārbaudīt savu e-pastu.
3. Pusdienas pēcpusdiena. Šī ir vēl viena dabiska pauze, kad jums ir nepieciešams pārtraukums vai gatavojaties doties uz biznesa tikšanos.
4. Darba dienas beigas. Ja pirms došanās ceļā iztukšojat savu iesūtni, cik vien iespējams darba vieta, tad nākamajā rītā jūs nekavējoties dosieties skatīt jaunos ziņojumus. Pārliecinoties, ka nav pēdējā brīža steidzamu lietu, ko atstājāt bez uzraudzības, tas garantē relaksētāku vakaru jums un jūsu kolēģiem.
Lielākajai daļai cilvēku labākais variants Pēdējā lieta, kas traucē viņu darbplūsmai, ir pārbaudīt e-pastu četras reizes dienā un atvēlēt ne vairāk kā 15 minūtes katrai e-pasta "sesijai".
2. VĒSTUĻU PARTIJA
Ir svarīgi saprast, ka jūs apstrādājat e-pastu četras reizes dienā. Tas nenozīmē, ka jums nekavējoties ir jāatbild uz visiem ziņojumiem, kas prasa atbildi, vai jāraksta visi e-pasta ziņojumi, kurus plānojāt nosūtīt 15 minūšu laikā. Jums ir jāpieņem fakts, ka jūsu iesūtne ir nekas vairāk kā vēstuļu sērija, kas gaida, lai tās tiktu sakārtotas.
3. IENĀKOTĀS KORRESESES PĀRBAUDE
Nākamais solis ir pārbaudīt visus ziņojumus, kas nenozīmē, ka jums ir jāizlasa visi. Bieži vien lēmumu par e-pastu var pieņemt, pamatojoties uz tā tēmu vai pirmajām rindiņām. Ievērojamu daļu no mūsu sarakstes veido adresātu saraksti un informatīvie izdevumi. Ja esat nozares analītiķis, iespējams, biļetens -
jums vissvarīgākais dokuments, un jūs to rūpīgi izpētāt katru dienu. Tomēr citiem tas tā nav, un ir iespējams ātri noteikt, vai šis informatīvais izdevums mums ir svarīgs vai noderīgs. Ne uz visiem e-pastiem ir jāatbild: tās ir, piemēram, tās vēstules, kuru kopijā esat norādīts, vai arī ziņojuma tēma liek domāt, ka jums šī informācija ir vienkārši jāizlasa.
4. DZĒST
Ja jūsu galvenais mērķis ir iztukšot iesūtni, viens no svarīgākajiem vienkāršus veidus lai to panāktu - izdzēsiet ziņas. Ja pēc informatīvā izdevuma izlasīšanas secināt, ka šī informācija jums ir bezjēdzīga, atsakieties no šī biļetena abonēšanas. Jūs to nenožēlosit, un jums vairs nebūs jātērē laiks tā apstrādei. Izdzēsiet visus ziņojumus, kuriem nav nepieciešama turpmāka darbība.
Ja pēkšņi izdzēšat visus ziņojumus, kas nāk no konkrētas adreses, padomājiet, kāpēc tas notiek.
5. IZPILDE
Tāpat kā strādājot ar papīra dokumentiem, ir vēlams, lai jūs vairs neatgrieztos pie izlasītajiem burtiem.
Ja jums ir nepieciešamas tikai dažas minūtes, lai atbildētu uz ziņojumu vai pārsūtītu to, dariet to nekavējoties. Jums pēc iespējas ātrāk jāatbild uz ziņojumiem, kas apstiprina vai nosaka tikšanās laiku, pieprasa informāciju par jūsu kontaktpersonām, satur dažus jautājumus vai pieprasījumus, ja vien, protams, tas neaizņems daudz laika.
Ja sapratīsi, ka nepieciešama papildu informācija, citu cilvēku iesaiste vai laiks pārdomām, tad uz šādu vēstuli uzreiz atbildēt nevarēsi. Vēlāk jums būs jāveic dažas darbības: iespējams, izlemiet, vai jums tiešām vajadzētu atbildēt uz šo vēstuli un kaut ko darīt. Ja nē, varat nekavējoties nosūtīt e-pastu. īstais cilvēks. Pirms uzdevuma deleģēšanas var paiet zināms laiks, lai noskaidrotu, kam
jābūt atbildīgai personai. Ja vēstule liek jums rīkoties, saglabājiet tikai būtisku informācijas daļu un izdzēsiet pašu vēstuli. Saglabājiet savu iesūtni brīvu no šādiem ziņojumiem, un nepieciešamo informāciju saglabājiet, piemēram, sistēmā, lai izsekotu darbu pie jūsu projektiem, kalendārā vai plānošanas sistēmā, lai pārliecinātos, ka tas ir paveikts. Tieši tā ir izpilde – pārliecība, ka viss, kas jādara, tiks izdarīts.
6. UZGLABĀŠANA
Ja e-pastu nevar izdzēst (vai uz to reaģēt un pēc tam izdzēst), rodas nepieciešamība to saglabāt.
Galvenais iemesls, kāpēc jums tas var būt nepieciešams, ir tas, ja jums nākotnē vajadzēs atsaukties uz šo dokumentu (piemēram, tā ir informācija par kaut ko, lēmumu, instrukcija, progresa ziņojums utt.). Ja pēkšņi jums nav dokumenta, uz kuru varat atsaukties, tas radīs jums nelabvēlīgas sekas.
Nē tikai pareizais ceļš elektronisko ziņojumu uzglabāšana. Jums ir jāizdomā sistēma, kas darbojas jums personīgi.
Viena iespēja ir apakšmapju sistēma iesūtnē. Varat kārtot apakšmapes pēc tēmas, kategorijas, klienta vai projekta atkarībā no tā, kādus ziņojumus parasti saņemat. Daudzi cilvēki izveido atsevišķu mapi ar nosaukumu “Apstrādātās vēstules”, kurā ievieto visus pārbaudītos ziņojumus un ziņojumus, kuriem nepieciešama turpmāka darbība.
Neatkarīgi no tā, kuru e-pasta glabāšanas sistēmu izvēlaties, atcerieties, ka vienīgā vieta, kur to nevajadzētu glabāt, ir iesūtne. Atcerieties arī, ka darbam ar e-pastu nevajadzētu aizņemt 24 stundas diennaktī, septiņas dienas nedēļā. Sakārtojot savu e-pasta iesūtni iepriekš noteiktā laikā, jūs ietaupīsit stundas nedēļā, mazināsit stresu, ko jūtat, kaut ko palaižot garām, un palielināsiet efektivitāti, risinot to, kas patiešām ir svarīgs. Šis vienkārši principi kuras ir viegli atcerēties.
Vīrieši iekšā mūsdienu pasaule arvien vairāk laika tiek pavadīts internetā - meklējot un atrodot darbu, lasot ziņas, sazinoties sociālajos tīklos, pārbaudot laikapstākļus, pērkot, pārdodot, pelnot, krājot, draudzējot, skatoties filmas, klausoties mūziku un bieži vien vienkārši laiskojās apkārt. Mūsdienās ir grūti atrast cilvēku, kurš nezina, ko meklēšanas sistēma, tiešsaistes režīms, ICQ, emuāri, kā lietot e-pastu. Bet tie joprojām pastāv, un šis teksts ir paredzēts viņiem.
Parastā nozīmē pasts ir vēstuļu un paku apmaiņa. Pagaidām cilvēka domu spēks nav sasniedzis tādu līmeni, lai sūtījumus varētu sūtīt pa e-pastu, taču, iespējams, tuvākajā laikā tas piepildīsies. Neskatoties uz to, e-pastam ir daudz priekšrocību.
1. E-pastā varat nosūtīt ne tikai ziņas teksta veidā, bet arī pievienot vēstulei failus: tabulas, fotogrāfijas, zīmējumus, video, prezentācijas utt. Vēstules var dzēst, pārsūtīt citām personām, saglabāt, filtrēt.
2. E-pasts ļauj nekavējoties piegādāt korespondenci (informāciju), ietaupot daudz laika un pūļu.
3. Nav nepieciešams doties uz pastu, jo e-pastu var lietot neizejot no mājām, ja ir internets un dators.
4. Rentabilitāte - nav jāmaksā par katru vēstuli, neatkarīgi no tajā esošās informācijas apjoma. Pietiek ar to, ka interneta pakalpojums tiek savlaicīgi samaksāts pakalpojumu sniedzējam.
5. Efektivitāte – varat pārbaudīt savu pastu un atbildēt uz vēstuli pat ar Mobilais telefons ar piekļuvi internetam.
Tātad, atbildēsim uz jautājumu: "Kā lietot e-pastu"?
Vispirms jums jāiet uz noteiktas meklēšanas vai pasta sistēmas vietni, piemēram, "Yandex", "Google", "Rambler", "Mail.ru" un tā tālāk.
Mēģināsim izmantot piemēru, lai sāktu pasta sūtīšanu Google tīklā. Vietnes augšdaļā atrodiet un noklikšķiniet uz "Pasts", parādīsies jauns logs, lai ievadītu pastu un savu kontu. Tā kā jums vēl nav Google pasta, nospiediet sarkano pogu augšējā labajā stūrī - "Izveidot kontu". Tālāk tiek aizpildīti personas dati - vārds, uzvārds, lietotājvārds, parole, dzimums, dzimšanas datums, mobilais tālrunis, alternatīvā pasta adrese. izveido pats, tam jābūt unikālam (ja jau ir lietotājs ar šādu pieteikšanos, sistēma brīdinās un lūgs ievadīt citu nosaukumu), sastāv no latīņu burtiem, vārda garums ir no 6 līdz 30 rakstzīmes. Paturiet prātā, ka, ja plānojat veikt biznesa korespondenci, izmantojot e-pastu, jums vajadzētu izdomāt un izvēlēties diskrētākus pieteikšanās veidus.
Tālāk jums jāievada pasta parole. Tam jābūt pietiekami uzticamam, vēlams, lai tajā būtu lielie burti un simboli un cipari, un tam jābūt vismaz 8 rakstzīmēm. Vēlreiz ievadiet paroli, lai to apstiprinātu.
Šajā vietnē ir jāievada jūsu dzimšanas datums, lai varētu piekļūt jūsu vecumam atbilstošiem materiāliem. Fakts ir tāds, ka Google konts ļauj piekļūt tādiem pakalpojumiem kā Gmail (pasts), YouTube (video portāls) un Google+ (sociālais tīkls). Varat iestatīt savu kontu tā, lai neviens neredzētu jūsu vecumu.
Dzimums, kā arī mobilā tālruņa numurs tiek aizpildīts pēc lietotāja ieskatiem.
Lai reģistrētu pastu, atliek tikai pierādīt, ka esat īsta persona (nevis robots), un tastatūrā ievadiet norādītos latīņu burtus. Ja zīmes ir grūti salasāmas, varat noklikšķināt uz zīmes "Audio", sistēma tās jums nodiktēs. Ja nevēlaties to darīt, lūdzu, norādiet savu mobilā tālruņa numuru. Uz jūsu tālruni SMS veidā tiks nosūtīts apstiprinājuma kods, tas būs jāievada laukā "Apstiprināt kontu".
Tātad, jums ir sava e-pasta kastīte, jūs varat nosūtīt un saņemt vēstules. Kā uzrakstīt vēstuli? Mēs atrodam pogu "Rakstīt vēstuli", logā, kas parādās laukā "Kam", ierakstiet adresāta adresi. Ja vēlaties, lai kāds cits saņemtu vēstules kopiju, laukā "Kopēt" ievadiet citu e-pasta adresi. Lauku "Tēma" var atstāt tukšu, bet, ja norādīsiet vēstules tēmu un būtību, tas būs ērtāk adresātam. Vēstulē var rakstīt tekstu, formatēt to, izmantot pogu "Pievienot" vai ikonu "Saspraude", lai pievienotu failus, ievietotu saites, fotogrāfijas, attēlus, saglabātu vēstules melnrakstu. Pirms noklikšķināt uz pogas Iesniegt, varat pārbaudīt pareizrakstību. Ja vēlaties precīzi zināt, vai adresāts to ir saņēmis un izlasījis, atzīmējiet izvēles rūtiņu "Paziņot par lasīšanu".
Saņemtos e-pastus ir vieglāk lasīt – jums vienkārši jānoklikšķina uz jauna e-pasta (parasti treknrakstā). Ja vairs nevēlaties saņemt e-pasta ziņojumus no noteikta autora, vienu no tiem varat atzīmēt kā surogātpastu. Turklāt visas vēstules no šīs adreses tiks automātiski nosūtītas uz mapi Mēstules. Tātad, tagad jums ir ideja par e-pasta lietošanu, varat sazināties ar biznesa partneriem un draugiem, reģistrēties sociālajos tīklos, veikt pirkumus internetā un daudz ko citu.
Internets mūsdienās piedāvā tik daudz interesantu lietu, un mēs cenšamies nepazaudēt informāciju - abonējam dažādus adresātu sarakstus, sarakstāmies ar draugiem un veidojam jaunas paziņas, izmantojam pastu lietišķajā sarakstē.
Kā pareizi sakārtot savu e-pastu? Šis jautājums satrauc daudzus.
Lietišķajā sarakstē, izmantojot e-pastu, ir noteikumi. Tās lietošanas laikā parādījās daži uzlabojumi darba noteikumos un ar e-pastu. Tas bija nepieciešams, lai sekotu notikumiem, nepazaudētu ienākošo informāciju un operatīvi uz to reaģētu. Domāju, ka daudziem noderēs zināšanas, kā strādāt ar savu e-pastu.
Kā organizēt e-pasta darbu?
♦ Pārbaudiet savu pastu īstajā laikā
E-pasts parasti nav steidzamas informācijas pārsūtīšana, to izmanto nesteidzamiem jautājumiem.
Ir tālruņi steidzamai informācijai, un birojā viņa var piegādāt personīgi. Tāpēc, ja nav iepriekš norunāts, ka tagad pa pastu saņemsi svarīgu vēstuli, nepārbaudi savu pastu pastāvīgi. Vienkārši aizveriet programmu datorā uz galvenā darba laiku, lai pārlūkprogrammas cilnē vai uznirstošajā logā neredzētu pastāvīgi ienākošas vēstules. Tas nenovērsīs uzmanību no svarīgām lietām.
Un, dīvainā kārtā, pasts tiks sakārtots īsākā laika periodā, jo mēs ar to nodarbosimies mērķtiecīgi, atvēlot īpašu laiku no rīta un vakarā, un, iespējams, tikai vienu reizi dienā. Tas ir atkarīgs no jūsu darbības apstākļiem un veida.
Tas viss, protams, neattiecas uz tiem, kuru darbs ir atbildēt uz e-pastiem, piemēram, palīdzības dienestā.
♦ Katru vakaru iztukšojiet iesūtni
Mape Inbox ir vieta, kur tiek apkopota visa ienākošā informācija, kas nepieciešama, lai uzzinātu, kā ātri kārtot.
Lai burtus sakārtotu pēc tēmas, mums ir nepieciešams papildusizveidot dažas svarīgas mapes. Piemēram, "Atbildēt", "Personisks", "Darbs", "Interesants", "Svarīgi" un "Personisks".
Katrai mapei izveidojiet apakšmapes. Mapē "Personas" var būt sarakste ar jums svarīgām personām. Piemēram, šajā mapē mēs izveidojam apakšmapi "Ivanov I.I." un pastkastītē noteikt noteikumu (filtru), ka visas vēstules no Ivanova I.I. nekavējoties tiks nosūtīts uz šo mapi. Jums nav jāuztraucas, ka palaidīsit garām šo burtu, jo izvēlnē blakus mapes nosaukumam tiks parādīta ikona, ka šajā mapē ir nelasīts burts.
Tā mēs darām ar visiem mums svarīgajiem burtiem.
♦ Mēs attīrām pastu no surogātpasta
Kārtojot vēstules, kā surogātpastu jāatzīmē nevēlamās ziņas un tās, kuras neesat abonējis.
Pasta programmai ir surogātpasta filtra funkcija. Viņa spēj atcerēties šādas vēstules un nosūtot vēlreiz no šī autora, vēstule uzreiz nonāks surogātpasta mapē.
Ja pats neesi iztīrījis šo mapi, tad pēc 30 dienām visi e-pasti tiek automātiski izdzēsti no surogātpasta mapes un par to nav jāuztraucas.
Nekad neatbildiet uz nevēlamiem e-pastiem, jo krāpnieki var izmantot jūsu e-pastu.
Ievērojot darba ar e-pastu noteikumus, tava darba diena būs efektīvāka – varēsi mazāk laika veltīt vēstuļu šķirošanai, atbildēšanai un rakstīšanai. Šeit ir daži konkrēti padomi:
E-pasta noteikumi
- Iestatiet konkrētu laiku darbam ar e-pastu. Kad esat pabeidzis, izslēdziet pastkasti.
- Izpētiet pastkastes funkcijas un iestatījumus. Tas palīdzēs ātri orientēties, strādājot ar burtiem.
- Izmantojiet savu iesūtni kā vietu, kur apkopot informāciju, ko kārtot. Tajā pašā laikā izmantojiet etiķetes, lai atzīmētu burtus. Katru vakaru šai mapei jābūt tukšai.
- Iestatiet filtrus savā pastkastē, lai svarīgus e-pastus kārtotu tēmu mapēs
- Periodiski notīriet (atsakiet abonēšanu) adresātu sarakstu no tiem, kas nav interesanti un neatbilstoši. Lai to izdarītu, kalendārā iestatiet grafiku. Piemēram, reizi ceturksnī. Jo biežāk to darīsit, jo mazāk laika prasīs šī tīrīšana.
- Kārtojiet e-pastus savā iesūtnē katru dienu un atbildiet uz e-pastiem pēc iespējas ātrāk.
- Sagatavojiet iepriekš sagatavotas veidnes, lai atbildētu uz vēstulēm. Atbildēs iekļaujiet sveiciena un paraksta veidni. Tas ietaupīs daudz laika, rakstot atbildes uz e-pastiem.
- Centieties būt pēc iespējas īsāks. Pievienojiet vēstulei papildu informāciju kā atsevišķu failu.
- Vienmēr pārbaudiet e-pastiem pievienotos failus ar pretvīrusu programmu.
- Ievērojiet noteikumu: "viens burts - viena tēma." Tādējādi saņēmējam ir vieglāk strādāt ar vēstulēm.
- Ja jūs no dažādi cilvēki rodas tas pats jautājums, ir jēga atbildēt publiski savā emuārā vai vietnē un vēstulē norādīt saiti uz šo rakstu. Tātad jūs ietaupāt laiku, rakstot atbildi un sniedzot pilna informācija ieinteresētajām personām.
- Atcerieties noteikumu: jo mazāk rakstat, jo mazāk burtu saņemat.
- Saglabājiet nosūtīto e-pasta ziņojumu arhīvu.
- Nenorādiet trešajām pusēm konta paroli, kurā atrodas jūsu pasts.
- Lai uzzinātu, izmantojiet funkciju Burtu rekvizīti Papildus informācija par vēstuli. Lai to izdarītu, burta lasīšanas režīmā noklikšķiniet uz peles labās pogas.
Tas, vai jūs izmantojat šos noteikumus, ir atkarīgs no jums. Bet, organizējot darbu ar pastkastīti, jāatceras, ka korespondence ir jāpārvalda mums, nevis viņai mums. Domājams, ka e-pasts padara mūsu dzīvi vieglāku, nevis aizņemtāku.
Pēdējos gados viens no maniem efektīvākajiem rīkiem ir bijis e-pasts. Es atzīmēju, ka šis rīks būs efektīvs tikai tad, ja jūs iemācīsities to pārvaldīt un neļausiet lietām ritēt savu gaitu. Es rakstīju nedaudz agrāk.
Vispirms mums ir skaidri jāsaprot, kāpēc mums ir nepieciešams e-pasts. Wikipedia iesaka: e-pasta ziņojumu saņemšanai, sūtīšanai un pārsūtīšanai. E-pasta mērķis ir padarīt cilvēku dzīvi un darbu efektīvu. Bet patiesībā ne viss ir tik vienkārši.
Pēc statistikas datiem, vidēji dienā cilvēks saņem vairāk nekā 100 vēstules. Tas ir milzīgs skaitlis. Un tas turpina augt, kas noved pie tā, ka cilvēks laika trūkuma dēļ vairs nespēj kvalitatīvi apstrādāt saņemto informāciju.
Tieši šis jautājums par to, kā strādāt ar e-pastu, satrauc daudzus cilvēkus. Pārmērīgs nepārbaudītu pastu rada stresu un samazina produktivitāti.
Jūs arī bijāt iekšā līdzīga situācija? Tad šis raksts ir paredzēts jums.
E-pasta noteikumi
Visefektīvākie un organizētākie cilvēki patstāvīgi veido savu sistēmu darbam ar pastu, pamatojoties uz savu pieredzi, izmantojot izmēģinājumus un kļūdas.
Ja lietišķajai sarakstei e-pastā ir vairāk vai mazāk izplatīti noteikumi, tad attiecībā uz sava darba pārvaldību ar e-pastu viss ir nedaudz sarežģītāk. Tas ir atkarīgs no daudziem faktoriem, piemēram, darbības jomas, personas uzņēmējdarbības un organizācijas pakāpes, dzīvesveida un uzņēmējdarbības veikšanas utt.
Darbs ar e-pastu
Tātad, sāksim. Man ir nepieciešami mani efektīvie e-pasta noteikumi, lai:
- Palieliniet savu efektivitāti
- Vienmēr esiet obligāts un korekts cilvēks saviem korespondentiem.
- Vienmēr zinu, kā es pārstrādāju pastu.
- Nekad nezaudējiet ienākošos e-pastus.
Ir vairāki principi darbam ar pastu:
1. Izmantojiet iesūtni kā kontrolsarakstu un atstājiet tajā neapstrādātus ziņojumus.
2. Izveidojiet atsevišķas mapes katram projektam, kategorijai. Tas palīdzēs ātri atrast nepieciešamo informāciju.
3. Aktīvi izmantot etiķetes, krāsu zīmes. Tas burtu šķirošanu padarīs pamanāmu vizuālai uztverei.
4. Rūpīgi izpētiet un pārziniet iestatījumu sistēmu pasta kontā. Tas palīdzēs jums to efektīvi pārvaldīt.
5. Nosakiet laiku, ko esat gatavs veltīt darbam ar pastu. Piemēram, 30 minūtes no rīta un 30 minūtes vakarā. Un ne minūti vairāk.
6. Ja darba apstākļi atļauj, atspējojiet uznirstošos paziņojumus par jaunām vēstulēm. Tādā veidā jūs būsiet mazāk apjucis.
7. Atteikties no neatbilstošu sūtījumu abonēšanas.
8. dienas laikā.
9. Saglabājiet visus nosūtītos e-pastus. Vienmēr ir kaut kas noderīgs. Šodien es atradu savas pases skenētu attēlu šādā veidā.
10. Spēt noteikt zīmes, pēc kurām apstrādāsiet un šķirosiet pastu.
E-pasta tehnoloģija
Ja labi atceramies pirmo noteikumu, tad mūsu mērķis, analizējot pastu, ir iesūtnē atstāt pēc iespējas mazāk burtu.
Tajā pašā laikā otrs, ne mazāk svarīgs uzdevums, ir visu burtu sakārtošana kategorijās, specifikā un svarīgumā. Iesūtnē varat atstāt e-pasta ziņojumus, uz kuriem ir jāatbild nekavējoties vai ātri. Tās var arī uzreiz apzīmēt ar krāsainām zīmēm vai etiķetēm. Piebildīšu, ka es galvenokārt izmantoju G-pasta programmu, kam ir daži citi konti citās pasta programmās.
Kā citi strādā ar e-pastu
Reiz es noskatījos video par darbu ar pastkastīti, kur autors parādīja, kā viņš dažu minūšu laikā slaveni tika galā ar divsimt vēstulēm. Protams, vilinošais virsraksts lika man saprast, kā to var izdarīt, jo es nezināju efektīvu atbildi uz šo jautājumu. Izrādījās, ka tā darbības princips ir balstīts uz vēstuļu dzēšanu un svarīgu un nepieciešamo atstāšanu Inbox. Pārsteigts! Tātad ikviens var. Ātri nonācu pie secinājuma: šī tehnika man neder.
Izgriezām tiešraidē
Piekrītiet, ka lielākā daļa vēstuļu ir mums nepieciešamie adresātu saraksti un informācijas krātuve. Un, kad mums tiek ieteikts atteikties no daudziem no tiem, esiet godīgi, kurš pacēla roku, lai atteiktos no savas izvēles? Tā kā mēs to izvēlējāmies, tas nozīmē, ka mums tas ir vajadzīgs un tas ir svarīgi. Tomēr es ieteikšu jums arī atteikties no tiem adresātu sarakstiem, kas jums šodien ir mazāk aktuāli. Tas ir kā tīrīt savu drēbju skapi - un žēl to izmest, un es to ilgu laiku neesmu valkājis ...
Pārlieciniet sevi, ka kā pēdējo līdzekli jūs zināt, kur atrodas šis informatīvais izdevums, un, ja nepieciešams, vienmēr varat tur meklēt informāciju vai abonēt vēlreiz.
Uztveriet savus mapju nosaukumus nopietni. Šeit nav iespējams dot padomu visiem uzreiz - daudz kas ir atkarīgs no cilvēka individualitātes. Es zinu, ka daudzi cilvēki dod priekšroku jebkādus sūtījumus, vēstules, kas saistītas ar pārdošanas tēmām, ievietot mapē ar nosaukumu Pārdošana. Šī opcija darbojas arī. Manās mapēs var būt tās personas vārds un uzvārds, no kuras nāk vēstules, tostarp par pārdošanas tēmu, kā arī adresātu sarakstu nosaukumi. Tas ir, tēma Pārdošana manā pastā atbilst nevis vienai mapei, bet vairākām. Es tos labi pārzinu. Man ir svarīgs autora personīgais zīmols.
Strukturējiet izejošos e-pastus
Arī izejošo e-pastu strukturēšana ir vienkārša. Piešķiriet viņiem etiķetes vai atzīmes, lai tās varētu atrast īstais brīdis. Izveidojiet mapes svarīgākajām un izmantojiet pārvietošanu. Piemēram, strādājot pie vairākiem projektiem vienlaikus, nācās sūtīt līdzīgas vēstules klientiem un veikt saraksti. Izveidojot mapi ar projekta nosaukumu, pēc vēstules nosūtīšanas pārvietoju uz to nepieciešamos burtus.
Sākotnējās pasta parsēšanas laikā es mēģinu izlaist burtus un noteikt, kurā kategorijā tie ir jāpārvieto. Es tos arī sadalu pēc svarīguma un steidzamības pakāpes: steidzami - nesvarīgi; steidzami - svarīgi; nav steidzami - nesvarīgi: nav steidzami - svarīgi. Svarīgas vēstules, uz kurām šodien prasa atbildi vai kādu darbu, atstāju mapē Inbox, pēc darba pabeigšanas pārvietoju uz atbilstošo mapi.
Ja saprotu, ka vēstules tēma man būs aktuāla tuvākajā laikā, tad atļaujos pārvietot ziņu uz nelasīto mapi. IN īstais laiks rokas noteikti viņu sasniegs.
Es vēršu jūsu uzmanību uz to, ka visas iepriekš minētās metodes nav dzimušas vienā dienā un pat ne divās. Jau šobrīd daudzi uzņēmumi domā par noteikumu izstrādi un ieviešanu darbam ar e-pastu. Kļūs efektīva laika vadība un organizācija nepieciešamās īpašības darbā visos uzņēmumos.
Ja jūs nepārvaldāt savu pastu, tas drīz pārvaldīs jūs, kas radīs nevajadzīgu stresu. Attīstiet savu e-pasta noteikumi.
Izmantojot un piemērojot šos noteikumus, jūs kļūsit efektīvs savā biznesa dzīvē. Draugi, veiksmi jūsu biznesā! Esiet efektīvs un neaizmirstiet. Un kā vienmēr, es novērtēju jūsu komentārus un retvītus, kā arī jūsu personīgos padomus.
