نحوه یادگیری استفاده از ایمیل کار با ایمیل

اشتباهی که اکثر مردم مرتکب می شوند این است که اهمیت ساختن یک سیستم ایمیل را دست کم می گیرند.یک راه این است که ایمیل را به عنوان یک سری مراحل در نظر بگیرید.

1 - دسترسی به ایمیل
2 - مهمانی نامه
3 - بررسی نامه های دریافتی
4 - حذف
5 - اعدام
6 - ذخیره سازی

1. دسترسی به ایمیل

اولین قدم این است که برنامه ریزی کنید چه زمانی ایمیل خود را روزانه چک کنید. معمولاً چک کردن ایمیل چهار بار در روز برای اکثر افراد کافی است:

1. اول صبح. اکثر مردم روز کاری خود را با چک کردن ایمیل خود شروع می کنند تا مطمئن شوند که هیچ مورد فوری را از دست نداده اند.

2. قبل از استراحت ناهار. زمان ناهار یک مکث کاملا طبیعی در فعالیت های تجاری شماست. برای اینکه این زمان مفیدتر باشد، می توانید ایمیل خود را بررسی کنید.

3. اواسط بعد از ظهر این یک مکث طبیعی دیگر زمانی است که نیاز به استراحت دارید یا می خواهید برای یک جلسه کاری ترک کنید.

4. پایان روز کاری. اگر صندوق ورودی خود را تا حد امکان قبل از خروج خالی کنید محل کار، سپس صبح روز بعد بلافاصله برای مشاهده پیام های جدید خواهید رفت. اطمینان از اینکه هیچ موضوع فوری لحظه آخری وجود ندارد که شما رها کرده اید، این تضمین کننده یک شب آرام تر برای شما و همکارانتان است.

برای اکثریت مردم بهترین گزینهآخرین چیزی که در جریان کار آنها اختلال ایجاد می کند این است که چهار بار در روز ایمیل را بررسی کنند و برای هر "جلسه" ایمیل بیش از 15 دقیقه اختصاص ندهند.

2. پارتی از نامه ها

درک این نکته مهم است که شما چهار بار در روز ایمیل را پردازش می کنید. این بدان معنا نیست که باید فوراً به همه پیام‌هایی که نیاز به پاسخ دارند پاسخ دهید یا تمام ایمیل‌هایی را که قصد ارسال آنها را دارید در عرض 15 دقیقه بنویسید. باید این واقعیت را بپذیرید که صندوق ورودی شما چیزی بیش از مجموعه ای از نامه ها نیست که در انتظار مرتب شدن هستند.

3. بررسی مکاتبات ورودی

مرحله بعدی بررسی همه پیام‌ها است، که به این معنی نیست که باید همه پیام‌ها را بخوانید. اغلب، تصمیم در مورد ایمیل می‌تواند بر اساس موضوع یا چند خط اول آن گرفته شود. بخش قابل توجهی از مکاتبات ما شامل لیست های پستی و خبرنامه است. اگر شما یک تحلیلگر صنعت هستید، شاید یک خبرنامه -
مهمترین سند برای شماست و هر روز آن را به دقت مطالعه می کنید. اما برای دیگران اینطور نیست و می توان به سرعت تشخیص داد که آیا این خبرنامه برای ما مهم است یا مفید. همه ایمیل‌ها نیازی به پاسخ ندارند: برای مثال، این نامه‌ها همان نامه‌هایی هستند که در آن فهرست شده‌اید، یا موضوع پیام نشان می‌دهد که فقط باید این اطلاعات را بخوانید.

4. حذف کنید

اگر هدف اصلی شما خالی کردن صندوق ورودی است، یکی از بهترین هاست راه های سادهبرای رسیدن به این هدف - پیام ها را حذف کنید. اگر پس از خواندن خبرنامه به این نتیجه رسیدید که این اطلاعات برای شما بی فایده است، اشتراک این خبرنامه را لغو کنید. پشیمان نخواهید شد و دیگر نیازی به صرف زمان برای پردازش آن نخواهید داشت. تمام پیام‌هایی را که نیازی به اقدام بیشتری از شما ندارند حذف کنید.

اگر ناگهان متوجه شدید که همه پیام‌های ارسالی از یک آدرس خاص را حذف می‌کنید، به این فکر کنید که چرا این اتفاق می‌افتد.

5. عملکرد

درست مانند هنگام کار با اسناد کاغذی، مطلوب است که دیگر به حروفی که خوانده اید برنگردید.

اگر فقط چند دقیقه طول می کشد تا به پیامی پاسخ دهید یا آن را فوروارد کنید، فوراً این کار را انجام دهید. باید در اسرع وقت به پیام‌هایی که زمان جلسه را تأیید یا تنظیم می‌کنند، اطلاعاتی درباره مخاطبین شما درخواست می‌کنند، حاوی سؤالات یا درخواست‌هایی هستند، پاسخ دهید، مگر اینکه، البته، این کار زمان زیادی از شما می‌گیرد.

اگر درک می کنید که به اطلاعات اضافی، مشارکت افراد دیگر یا زمان فکر کردن نیاز دارید، نمی توانید فوراً به چنین نامه ای پاسخ دهید. بعداً باید اقداماتی انجام دهید: شاید تصمیم بگیرید که آیا واقعاً باید به این نامه پاسخ دهید و کاری انجام دهید. اگر نه، می توانید بلافاصله یک ایمیل ارسال کنید. فرد مناسب. قبل از اینکه کاری را محول کنید، ممکن است مدتی طول بکشد تا بفهمید چه کسی چه کسی است
باید فردی مسئول باشد اگر نامه از شما می خواهد که اقدامی انجام دهید، فقط بخش قابل توجهی از اطلاعات را ذخیره کنید و خود نامه را حذف کنید. صندوق ورودی خود را عاری از چنین پیام هایی نگه دارید، و اطلاعات لازمبه عنوان مثال، در یک سیستم برای ردیابی کار روی پروژه های خود، در یک تقویم یا سیستم برنامه ریزی ذخیره کنید تا مطمئن شوید که آن را انجام داده اید. منظور از اعدام همین است - اطمینان از اینکه هر کاری که باید انجام شود انجام خواهد شد.

6. ذخیره سازی

اگر ایمیلی را نمی توان حذف کرد (یا به آن واکنش نشان داد و سپس حذف کرد)، ذخیره آن ضروری می شود.

دلیل اصلی که ممکن است به این نیاز داشته باشید این است که در آینده نیاز به مراجعه به این سند داشته باشید (مثلاً اطلاعاتی در مورد چیزی است، تصمیم گیری، دستورالعمل، گزارش پیشرفت و غیره). اگر به طور ناگهانی سندی ندارید که بتوانید به آن مراجعه کنید، این امر عواقب نامطلوبی برای شما خواهد داشت.

نه فقط بلاقاصلهذخیره سازی پیام های الکترونیکی شما باید سیستمی بسازید که شخصاً برای شما کار کند.

یکی از گزینه ها یک سیستم پوشه فرعی در صندوق ورودی شما است. بسته به نوع پیام‌هایی که معمولاً دریافت می‌کنید، می‌توانید زیرپوشه‌ها را بر اساس موضوع، دسته، مشتری یا پروژه مرتب کنید. بسیاری از مردم یک پوشه جداگانه به نام «نامه‌های پردازش شده» ایجاد می‌کنند که در آن همه پیام‌هایی را که بررسی کرده‌اند و پیام‌هایی که نیاز به اقدام بیشتری دارند، قرار می‌دهند.

هر کدام از سیستم های ذخیره ایمیل را که انتخاب می کنید، به یاد داشته باشید که تنها جایی که نباید آن را ذخیره کنید در صندوق ورودی خود است. همچنین به یاد داشته باشید که کار با ایمیل نباید 24 ساعت شبانه روز، هفت روز هفته را از شما بگیرد. مرتب نگه داشتن صندوق ورودی ایمیل خود در یک زمان از پیش تعیین شده باعث صرفه جویی در ساعات کاری در هفته می شود، استرسی که در مورد از دست دادن چیزی احساس می کنید را کاهش می دهد و کارایی شما را در برخورد با آنچه واقعا مهم است افزایش می دهد. این اصول سادهکه به راحتی قابل یادآوری هستند.

مردان در دنیای مدرنزمان بیشتری در اینترنت صرف می شود - جستجو و یافتن کار، خواندن اخبار، برقراری ارتباط در شبکه های اجتماعی، بررسی آب و هوا، خرید، فروش، کسب درآمد، پس انداز، دوست یابی، تماشای فیلم، گوش دادن به موسیقی و اغلب فقط در حال لم دادن به اطراف امروزه پیدا کردن فردی که نداند چیست دشوار است سیستم جستجو، حالت آنلاین، ICQ، وبلاگ ها، نحوه استفاده از ایمیل. اما آنها هنوز وجود دارند و این متن برای آنها در نظر گرفته شده است.

در معنای معمول، پست تبادل نامه و بسته است. تا کنون قدرت اندیشه بشر به آن حدی نرسیده که بتوان بسته ها را از طریق ایمیل ارسال کرد، اما شاید در آینده نزدیک این امر محقق شود. با وجود این، ایمیل مزایای بسیاری دارد.

1. در یک ایمیل، می توانید نه تنها پیام هایی را به صورت متن ارسال کنید، بلکه فایل هایی را نیز به نامه پیوست کنید: جداول، عکس ها، نقاشی ها، فیلم ها، ارائه ها و غیره. نامه ها را می توان حذف کرد، به افراد دیگر فرستاد، ذخیره کرد، فیلتر کرد.

2. ایمیل به شما امکان می دهد مکاتبات (اطلاعات) را فوراً تحویل دهید و در زمان و تلاش بسیار صرفه جویی کنید.

3. نیازی به مراجعه به اداره پست نیست، زیرا در صورت داشتن اینترنت و کامپیوتر می توانید بدون خروج از منزل از ایمیل استفاده کنید.

4. سودآوری - بدون توجه به میزان اطلاعات موجود در آن، نیازی به پرداخت هزینه برای هر نامه نیست. کافی است هزینه سرویس اینترنت به موقع به ارائه دهنده پرداخت شود.

5. کارایی - می توانید نامه های خود را بررسی کنید و حتی با یک نامه پاسخ دهید تلفن همراهبا دسترسی به اینترنت

بنابراین، اجازه دهید به این سوال پاسخ دهیم: "چگونه از ایمیل استفاده کنیم"؟

ابتدا باید به سایت یک جستجو یا سیستم پستی خاص بروید، به عنوان مثال، "Yandex"، "Google"، "Rambler"، "Mail.ru" و غیره.

بیایید سعی کنیم از یک مثال برای شروع ایمیل در Google استفاده کنیم. در بالای سایت، باید "Mail" را پیدا کرده و کلیک کنید، یک پنجره جدید برای ورود ایمیل و حساب کاربری شما ظاهر می شود. از آنجایی که هنوز ایمیل Google ندارید، دکمه قرمز را در گوشه سمت راست بالا فشار دهید - "ایجاد یک حساب". در مرحله بعد، اطلاعات شخصی پر می شود - نام، نام خانوادگی، نام کاربری، رمز عبور، جنسیت، تاریخ تولد، تلفن همراه، آدرس پست الکترونیکی جایگزین. خودتان آن را ایجاد کنید، باید منحصر به فرد باشد (اگر قبلاً کاربری با چنین ورود وجود داشته باشد، سیستم به شما هشدار می دهد و از شما می خواهد که نام دیگری وارد کنید)، از حروف لاتین تشکیل شده است، طول نام از 6 تا 30 است. شخصیت ها. به خاطر داشته باشید که اگر قصد دارید مکاتبات تجاری را از طریق ایمیل انجام دهید، باید ورودهای محتاطانه تری را انتخاب کنید.

در مرحله بعد، باید رمز عبور ایمیل را وارد کنید. باید به اندازه کافی قابل اعتماد باشد، ترجیحاً حاوی حروف بزرگ و نمادها و اعداد و حداقل 8 کاراکتر باشد. برای تایید دوباره رمز عبور را وارد کنید.

تاریخ تولد شما باید در این سایت وارد شود تا بتوانید به مطالب متناسب با سن خود دسترسی پیدا کنید. واقعیت این است که یک حساب Google به شما امکان می دهد به خدماتی مانند Gmail (پست نامه)، YouTube (پورتال ویدیویی) و Google+ (شبکه اجتماعی) دسترسی داشته باشید. می توانید حساب خود را طوری تنظیم کنید که هیچ کس سن شما را نبیند.

جنسیت و همچنین شماره تلفن همراه به صلاحدید کاربر پر می شود.

برای ثبت نام نامه، فقط باید ثابت کنید که یک شخص واقعی هستید (و نه یک ربات) و حروف لاتین مشخص شده را روی صفحه کلید وارد کنید. اگر خوانش علائم مشکل است، می توانید روی علامت "صوتی" کلیک کنید، سیستم آنها را به شما دیکته می کند. اگر نمی خواهید این کار را انجام دهید، لطفا شماره تلفن همراه خود را وارد کنید. یک کد تایید به صورت پیامک به گوشی شما ارسال می شود که باید آن را در قسمت "تأیید حساب" وارد کنید.

بنابراین، شما صندوق پست الکترونیکی خود را دارید، می توانید نامه ارسال و دریافت کنید. چگونه نامه بنویسیم؟ دکمه "نوشتن نامه" را پیدا می کنیم، در پنجره ای که در قسمت "به" ظاهر می شود، آدرس گیرنده را بنویسید. اگر می خواهید شخص دیگری کپی نامه را دریافت کند، آدرس ایمیل دیگری را در قسمت "کپی" وارد کنید. قسمت "موضوع" را می توان خالی گذاشت، اما اگر موضوع و ماهیت نامه را مشخص کنید، برای گیرنده راحت تر خواهد بود. می‌توانید متنی را در نامه بنویسید، قالب‌بندی کنید، از دکمه «پیوست» یا نماد «گیره کاغذ» برای پیوست کردن فایل‌ها، درج پیوندها، عکس‌ها، تصاویر، ذخیره پیش‌نویس نامه استفاده کنید. می توانید قبل از کلیک بر روی دکمه ارسال، املای آن را بررسی کنید. اگر می‌خواهید دقیقاً بدانید که آیا مخاطب آن را دریافت و خوانده است یا خیر، کادر «اعلان خواندن» را علامت بزنید.

خواندن ایمیل‌های دریافتی آسان‌تر است - فقط باید روی یک ایمیل جدید (معمولاً پررنگ) کلیک کنید. اگر دیگر مایل به دریافت ایمیل از نویسنده خاصی نیستید، می توانید یکی از آنها را به عنوان هرزنامه علامت گذاری کنید. علاوه بر این، تمام نامه های این آدرس به طور خودکار به پوشه Spam ارسال می شود. بنابراین، اکنون ایده ای در مورد نحوه استفاده از ایمیل دارید، می توانید با شرکای تجاری و دوستان مکاتبه کنید، در شبکه های اجتماعی ثبت نام کنید، از طریق اینترنت خرید کنید و خیلی چیزهای دیگر.

اینترنت امروز چیزهای جالب زیادی ارائه می دهد و ما سعی می کنیم اطلاعات را از دست ندهیم - در لیست های پستی مختلف مشترک می شویم، با دوستان مکاتبه می کنیم و آشنایان جدید ایجاد می کنیم، از نامه در مکاتبات تجاری استفاده می کنیم.

چگونه ایمیل خود را به درستی سازماندهی کنیم؟ این سوال خیلی ها را نگران می کند.

در مکاتبات تجاری با استفاده از ایمیل قوانینی وجود دارد. در طول استفاده از آن، برخی از تحولات در قوانین کار و با ایمیل ظاهر شد. این امر به منظور در جریان ماندن از رویدادها، از دست ندادن اطلاعات دریافتی و پاسخگویی سریع به آن ضروری بود. من فکر می کنم که دانستن نحوه کار با ایمیل خود برای بسیاری مفید خواهد بود.

چگونه کار ایمیل را سازماندهی کنیم؟

♦ ایمیل خود را در زمان مناسب بررسی کنید

ایمیل معمولاً انتقال اطلاعات فوری نیست، از آن برای موارد غیر فوری استفاده می شود.

تلفن برای اطلاعات فوری و در دفتر وجود دارداو می توان به صورت حضوری تحویل داد. بنابراین، اگر از قبل توافق نشده است که اکنون نامه مهمی را از طریق پست دریافت کنید، ایمیل خود را دائما چک نکنید. فقط برنامه را برای مدت زمان کار اصلی روی رایانه ببندید تا حروف دریافتی دائماً در برگه مرورگر یا در پنجره پاپ آپ مشاهده نشود. از مسائل مهم منحرف نخواهد شد.

و به طرز عجیبی، نامه ها در مدت زمان کوتاه تری مرتب می شوند، زیرا ما به طور هدفمند با آن برخورد خواهیم کرد و زمان خاصی را در صبح و عصر و احتمالاً فقط یک بار در روز اختصاص می دهیم. بستگی به شرایط و نوع فعالیت شما دارد.

البته همه اینها در مورد کسانی که وظیفه آنها پاسخگویی به ایمیل ها است، مثلاً در دفتر کمک، صدق نمی کند.

♦ هر عصر صندوق ورودی خود را خالی کنید

پوشه Inbox مکانی است که تمام اطلاعات ورودی در آن جمع آوری می شود که باید نحوه مرتب سازی سریع آنها را یاد بگیرید.

برای مرتب کردن حروف بر اساس موضوع، به موارد دیگری نیاز داریمچند پوشه مهم ایجاد کنید به عنوان مثال، "پاسخ"، "شخصی"، "کار"، "جالب"، "مهم" و "شخصی".

برای هر پوشه زیر پوشه ایجاد کنید. پوشه "شخصی" ممکن است حاوی مکاتباتی با افراد مهم برای شما باشد. به عنوان مثال، در این پوشه یک زیرپوشه "Ivanov I.I" ایجاد می کنیم. و قاعده ای (فیلتر) در صندوق پستی تعیین کنید که تمام نامه های ایوانف I.I. بلافاصله به این پوشه ارسال می شود. لازم نیست نگران باشید که این حرف را از دست خواهید داد، زیرا در منوی کنار نام پوشه نمادی نشان می دهد که یک حرف خوانده نشده در این پوشه وجود دارد.

این کاری است که ما با تمام حروفی که برایمان مهم هستند انجام می دهیم.

♦ ما نامه ها را از هرزنامه ها پاک می کنیم

هنگام مرتب‌سازی حروف، لازم است پیام‌های ناخواسته و پیام‌هایی که در آنها مشترک نشده‌اید را به‌عنوان هرزنامه علامت‌گذاری کنید.

برنامه ایمیل دارای ویژگی فیلتر هرزنامه است. او می تواند چنین نامه هایی را به خاطر بسپارد و وقتی دوباره از این نویسنده ارسال شود، نامه بلافاصله به پوشه هرزنامه می رود.

اگر خودتان این پوشه را پاک نکرده اید، پس از 30 روز تمام ایمیل ها به طور خودکار از پوشه اسپم حذف می شوند و نیازی به نگرانی در مورد آن نیست.

هرگز به ایمیل های ناخواسته پاسخ ندهید زیرا کلاهبرداران می توانند از ایمیل شما استفاده کنند.

با پیروی از قوانین کار با ایمیل، روز کاری شما کارآمدتر می شود - می توانید زمان کمتری را برای مرتب سازی، پاسخ دادن و نوشتن نامه ها صرف کنید. در اینجا چند نکته خاص وجود دارد:

قوانین ایمیل

• زمان خاصی را برای کار با ایمیل تعیین کنید. وقتی کارتان تمام شد، صندوق پستی خود را خاموش کنید.
• ویژگی ها و تنظیمات صندوق پستی را کاوش کنید. این به شما کمک می کند هنگام کار با حروف به سرعت حرکت کنید.
• از صندوق ورودی خود به عنوان مکانی برای جمع آوری اطلاعات برای مرتب سازی استفاده کنید. در عین حال از برچسب ها برای علامت گذاری حروف استفاده کنید. هر شب این پوشه باید خالی باشد.
• فیلترهایی را در صندوق پستی خود تنظیم کنید تا ایمیل های مهم را در پوشه های موضوعی مرتب کنید
• فهرست پستی را به صورت دوره ای از لیست پستی که جالب نیستند و مرتبط نیستند پاک کنید (لغو اشتراک کنید). برای این کار، یک برنامه در تقویم تنظیم کنید. مثلا ربع یک بار. هر چه بیشتر این کار را انجام دهید، زمان کمتری برای تمیز کردن نیاز دارد.
• ایمیل ها را روزانه در صندوق ورودی خود مرتب کنید و در اسرع وقت به ایمیل ها پاسخ دهید.
• الگوهای از پیش ساخته شده برای پاسخ به نامه ها را آماده کنید. در پاسخ های خود یک الگوی تبریک و امضا قرار دهید. این باعث صرفه جویی در زمان زیادی در هنگام نوشتن پاسخ به ایمیل ها می شود.
• سعی کنید تا حد امکان کوتاه باشید. اطلاعات تکمیلی را به صورت فایل جداگانه به نامه پیوست کنید.
• همیشه فایل های پیوست شده به ایمیل ها را با یک برنامه آنتی ویروس بررسی کنید.
• از قانون پیروی کنید: "یک حرف - یک موضوع". این کار کار گیرنده با حروف را آسان تر می کند.
• اگر شما از مردم مختلفهمین سوال پیش می آید، منطقی است که به صورت عمومی در وبلاگ یا وب سایت خود پاسخ دهید و در نامه ای به این مقاله پیوند دهید. بنابراین در زمان نوشتن یک پاسخ صرفه جویی می کنید و می دهید اطلاعات کاملافراد علاقه مند
• این قانون را به خاطر بسپارید: هر چه کمتر بنویسید، حروف کمتری دریافت می کنید.
• آرشیو ایمیل های ارسالی را نگه دارید.
• رمز عبور حسابی را که ایمیل شما در آن قرار دارد در اختیار اشخاص ثالث قرار ندهید.
• از ویژگی Letter Properties برای پیدا کردن آن استفاده کنید اطلاعات تکمیلیدر مورد نامه برای این کار روی دکمه سمت راست ماوس در حالت خواندن حرف کلیک کنید.

اینکه آیا از این قوانین استفاده می کنید یا نه به شما بستگی دارد. اما هنگام سازماندهی کار با یک صندوق پستی، باید به یاد داشته باشید که ما باید مکاتبات را مدیریت کنیم، نه او ما. قرار است ایمیل زندگی ما را آسان‌تر کند، نه شلوغ‌تر.

در چند سال گذشته، یکی از مؤثرترین ابزارهای من ایمیل بوده است. توجه دارم که این ابزار تنها زمانی مؤثر خواهد بود که یاد بگیرید چگونه آن را مدیریت کنید و اجازه ندهید همه چیز مسیر خود را طی کند. کمی زودتر نوشتم.

برای شروع، باید به وضوح درک کنیم که چرا به ایمیل نیاز داریم. ویکی پدیا پیشنهاد می کند: برای دریافت، ارسال و ارسال پیام های ایمیل. هدف ایمیل کارآمد کردن زندگی و کار مردم است. اما در واقعیت، همه چیز به این سادگی نیست.

طبق آمار به طور متوسط ​​تعداد پیام های دریافتی توسط یک فرد بیش از 100 نامه در روز است. این یک عدد بزرگ است. و به رشد خود ادامه می دهد، که منجر به این واقعیت می شود که فرد به دلیل کمبود زمان دیگر قادر به پردازش کیفی اطلاعات دریافت شده نیست.

این سوال نحوه کار با ایمیل است که بسیاری از افراد را نگران می کند. فراوانی نامه های کنترل نشده منجر به استرس و کاهش بهره وری می شود.

تو هم داخل بودی وضعیت مشابه? پس این مقاله برای تو است.

قوانین ایمیل

مؤثرترین و سازمان‌یافته‌ترین افراد به‌طور مستقل، بر اساس تجربه‌ی خود، با آزمون و خطا، سیستم خود را برای کار با پست می‌سازند.

اگر قوانین کم و بیش رایجی برای مکاتبات تجاری در یک ایمیل وجود دارد، پس با توجه به مدیریت کار شما با ایمیل، همه چیز کمی پیچیده تر است. به عوامل زیادی از جمله زمینه فعالیت، میزان فعالیت تجاری و سازماندهی فرد، سبک زندگی و انجام تجارت و ... بستگی دارد.

کار با ایمیل

بنابراین، بیایید شروع کنیم. من به قوانین موثر ایمیل خود نیاز دارم تا:

• کارایی خود را افزایش دهید
• همیشه یک فرد واجب و صحیح برای خبرنگاران خود باشید.
• همیشه بدانید که چگونه نامه را دوباره کار کردم.
• هرگز ایمیل های دریافتی را از دست ندهید.

چندین اصل برای کار با پست وجود دارد:

1. از صندوق ورودی خود به عنوان چک لیست استفاده کنید و پیام های پردازش نشده را در آن بگذارید.

2. پوشه های جداگانه برای هر پروژه، دسته ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید.

3. به طور فعال از استفاده از برچسب ها، علائم رنگی استفاده کنید. این باعث می شود مرتب سازی حروف برای درک بصری قابل توجه باشد.

4. سیستم تنظیمات موجود در اکانت ایمیل را به طور کامل مطالعه کرده و بشناسید. این به شما کمک می کند تا آن را به طور موثر مدیریت کنید.

5. زمانی را که مایلید به کار با پست اختصاص دهید را مشخص کنید. مثلاً 30 دقیقه صبح و 30 دقیقه عصر. و نه یک دقیقه بیشتر

6. اگر شرایط کاری اجازه می دهد، اعلان های پاپ آپ مربوط به حروف جدید را غیرفعال کنید. به این ترتیب کمتر حواس تان پرت می شود.

7. اشتراک پست های نامربوط را لغو کنید.

8. در طول روز.

9. تمام ایمیل های ارسالی را ذخیره کنید. همیشه یک چیز مفید وجود دارد. امروز اسکن پاسپورتم را از این طریق پیدا کردم.

10. بتوانید علائمی را که با آن نامه ها را پردازش و مرتب می کنید شناسایی کنید.

فناوری ایمیل

اگر قانون اول را به خوبی به خاطر بسپاریم، پس هدف ما هنگام تجزیه نامه این است که تا حد امکان تعداد کمتری حروف را در صندوق ورودی بگذاریم.

در عین حال، وظیفه دوم، نه کمتر مهم، مرتب کردن همه حروف به دسته ها، مشخصات و اهمیت است. می‌توانید ایمیل‌هایی را در صندوق ورودی خود بگذارید که باید فوراً یا سریع پاسخ دهید. آنها همچنین می توانند بلافاصله با علائم یا برچسب های رنگی مشخص شوند. اضافه می کنم که من عمدتاً از برنامه ایمیل G-mail استفاده می کنم و چند حساب دیگر در برنامه های ایمیل دیگر دارم.

نحوه کار دیگران با ایمیل

یک بار ویدیویی در مورد کار با یک صندوق پستی تماشا کردم، جایی که نویسنده نشان داد که چگونه به طرز معروفی با دویست نامه در چند دقیقه برخورد می کند. طبیعتاً تیتر فریبنده باعث شد ببینم چگونه می توان این کار را انجام داد، زیرا پاسخ مؤثری برای این سؤال نمی دانستم. مشخص شد که اصل عملکرد آن بر اساس حذف حروف و گذاشتن موارد مهم و ضروری در صندوق ورودی است. غافلگیر شدن! بنابراین هر کسی می تواند. من به سرعت به این نتیجه رسیدم: این تکنیک برای من مناسب نیست.

زنده بریدیم

موافق باشید که سهم شیر از نامه ها، لیست های پستی ما و انبار اطلاعات است. و هنگامی که به ما توصیه می شود اشتراک بسیاری از آنها را لغو کنیم، صادق باشید، چه کسی دست خود را برای لغو اشتراک از انتخاب خود بالا برد؟ از آنجایی که ما آن را انتخاب کردیم، به این معنی است که ما به آن نیاز داریم و مهم است. با این حال، من همچنین به شما توصیه می کنم که اشتراک آن دسته از لیست های پستی را که امروز کمتر به شما مرتبط هستند لغو کنید. این مثل تمیز کردن کمد لباس شما است - و حیف است آن را دور بیندازید و مدت زیادی است که آن را نپوشیده ام ...

به خود اطمینان دهید که به عنوان آخرین راه حل می دانید که این خبرنامه در کجا قرار دارد و در صورت لزوم، همیشه می توانید برای اطلاعات در آنجا جستجو کنید یا دوباره مشترک شوید.

نام پوشه های خود را جدی بگیرید. در اینجا نمی توان به طور همزمان به همه توصیه کرد - خیلی به فردیت فرد بستگی دارد. من می دانم که بسیاری از مردم ترجیح می دهند هر گونه پستی، نامه های مربوط به موضوعات فروش را در پوشه ای به نام فروش قرار دهند. این گزینه نیز کار می کند. پوشه‌های من می‌توانند نام و نام خانوادگی شخصی را که نامه‌ها از او می‌آید، از جمله در مورد موضوع فروش، و نام لیست‌های پستی داشته باشد. یعنی موضوع فروش در ایمیل من مربوط به یک پوشه نیست بلکه چندین پوشه است. من به آنها مسلط هستم. برند شخصی نویسنده برای من مهم است.

ساختار ایمیل های خروجی

ساختار ایمیل های خروجی نیز آسان است. به آنها برچسب یا برچسب بدهید تا بتوان آنها را در آنها پیدا کرد لحظه مناسب. پوشه هایی برای مهم ترین ها ایجاد کنید و از move استفاده کنید. به عنوان مثال، در حین کار بر روی چندین پروژه به طور همزمان، مجبور شدم نامه های مشابهی را برای مشتریان ارسال کنم و مکاتبات انجام دهم. با ایجاد پوشه ای با نام پروژه، پس از ارسال نامه، حروف لازم را به آن منتقل کردم.

در طول تجزیه اولیه نامه، سعی می‌کنم حروف را مرور کنم و تعیین کنم که در کدام دسته باید منتقل شوند. من همچنین آنها را بر اساس درجه اهمیت و فوریت تقسیم می کنم: فوری - غیر مهم; فوری - مهم؛ غیر فوری - غیر مهم: غیر فوری - مهم. نامه های مهمی را که نیاز به پاسخ از طرف من یا برخی از کارها دارد امروز در پوشه Inbox می گذارم، پس از اتمام کار آن را به پوشه مربوطه منتقل می کنم.

اگر بفهمم موضوع نامه در آینده نزدیک برای من مرتبط خواهد بود، به خودم اجازه می دهم پیام را به پوشه خوانده نشده منتقل کنم. که در زمان مناسبدست ها قطعا به او خواهند رسید.

توجه شما را به این نکته جلب می کنم که همه روش های فوق نه در یک روز و نه حتی در دو روز متولد شدند. امروزه بسیاری از شرکت ها به توسعه و اجرای قوانین کار با ایمیل فکر می کنند. مدیریت و سازماندهی موثر زمان تبدیل خواهد شد کیفیت های لازمدر محل کار برای همه شرکت ها

اگر نامه های خود را مدیریت نکنید، به زودی شما را مدیریت می کند، که منجر به استرس غیر ضروری می شود. خود را توسعه دهید قوانین ایمیل

با استفاده و به کارگیری این قوانین، در زندگی کاری خود کارآمد خواهید شد. دوستان، در تجارت خود موفق باشید! کارآمد باشید و فراموش نکنید و مثل همیشه از نظرات و ریتویت ها و توصیه های شخصی شما سپاسگزارم.