Daugumos žmonių klaida yra ta, kad jie neįvertina elektroninio pašto sistemos kūrimo svarbos.Vienas iš būdų yra galvoti apie el. paštą kaip apie veiksmų seką.
1 – Prieiga prie el
2 - Laiškų vakarėlis
3 – gaunamo pašto tikrinimas
4 - pašalinimas
5 – vykdymas
6 - Sandėliavimas
1. PRIEIGA PRIE EL. PAŠTO
Pirmas žingsnis – suplanuoti, kada kasdien tikrinsite el. Paprastai daugumai žmonių pakanka elektroninio pašto tikrinimo keturis kartus per dieną:
1. Pirmas dalykas ryte. Daugelis žmonių savo darbo dieną pradeda tikrindami el. paštą, kad įsitikintų, jog nepraleido nieko skubaus.
2. Prieš pietų pertrauką. Pietų laikas yra visiškai natūrali jūsų verslo veiklos pauzė; kad šis laikas būtų produktyvesnis, galite patikrinti savo el.
3. Vidurdienis. Tai dar viena natūrali pauzė, kai reikia pailsėti arba ruošiatės išvykti į verslo susitikimą.
4. Darbo dienos pabaiga. Jei prieš išvykdami kiek įmanoma ištuštinsite gautuosius darbo vieta, tada kitą rytą iškart eisite peržiūrėti naujų pranešimų. Įsitikinus, kad paskutinę minutę nėra skubių reikalų, kuriuos palikote be priežiūros, tai garantuoja laisvesnį vakarą jums ir jūsų kolegoms.
Daugumai žmonių geriausias variantas Paskutinis dalykas, kuris trukdo jų darbo eigai – keturis kartus per dieną tikrinti elektroninį paštą ir kiekvienam elektroninio pašto „seansui“ skirti ne daugiau kaip 15 minučių.
2. LAIŠKŲ PARTIJA
Svarbu suprasti, kad el. laiškus apdorojate keturis kartus per dieną. Tai nereiškia, kad privalote nedelsiant atsakyti į visus pranešimus, į kuriuos reikia atsakyti, arba parašyti visus laiškus, kuriuos planavote išsiųsti per 15 minučių. Turite susitaikyti su tuo, kad jūsų pašto dėžutė yra ne kas kita, kaip laiškų, laukiančių, kol bus sutvarkyti, paketas.
3. GAUNAMOS KORESpondencijos TIKRINIMAS
Kitas žingsnis yra patikrinti visus pranešimus, o tai nereiškia, kad turite perskaityti kiekvieną. Dažnai sprendimas dėl el. laiško gali būti priimtas pagal jo temą arba kelias pirmąsias eilutes. Didelę mūsų susirašinėjimo dalį sudaro adresų sąrašai ir informaciniai biuleteniai. Jei esate pramonės analitikas, galbūt naujienlaiškis -
jums svarbiausias dokumentas ir jūs kiekvieną dieną atidžiai jį studijuojate. Tačiau kitiems taip nėra, ir galima greitai nustatyti, ar šis naujienlaiškis mums svarbus ar naudingas. Ne į visus el. laiškus reikia atsakyti: tai, pavyzdžiui, tie laiškai, kurių kopijoje esate išvardyti, arba laiško tema reiškia, kad jums tereikia perskaityti šią informaciją.
4. IŠTRINTI
Jei jūsų pagrindinis tikslas yra ištuštinti gautuosius, vienas iš labiausiai paprastus būdus Norėdami tai pasiekti - ištrinkite pranešimus. Jei perskaitę naujienlaiškį darote išvadą, kad ši informacija jums nenaudinga, atsisakykite šio naujienlaiškio prenumeratos. Jūs nepasigailėsite ir jums nereikės daugiau laiko skirti jo apdorojimui. Ištrinkite visus pranešimus, kuriems nereikia atlikti tolesnių veiksmų.
Jei staiga ištrinate visus pranešimus, gaunamus iš konkretaus adreso, pagalvokite, kodėl taip nutinka.
5. SPECIFIKACIJA
Lygiai taip pat, kaip ir dirbant su popieriniais dokumentais, pageidautina, kad vėl negrįžtumėte prie perskaitytų laiškų.
Jei atsakymas į pranešimą ar jo persiuntimas užtrunka tik kelias minutes, padarykite tai iš karto. Turėtumėte kuo greičiau atsakyti į pranešimus, kuriuose patvirtinamas arba nustatomas susitikimo laikas, prašoma informacijos apie savo kontaktus, yra klausimų ar prašymų, nebent, žinoma, tai užtruks daug laiko.
Jei suprasite, kad jums reikia papildomos informacijos, kitų žmonių įsitraukimo ar laiko apmąstymams, tuomet į tokį laišką iškart atsakyti negalėsite. Vėliau turėsite imtis kokių nors veiksmų: galbūt nuspręskite, ar tikrai turėtumėte atsakyti į šį laišką ir ką nors padaryti. Jei ne, galite iš karto išsiųsti el. tinkamas žmogus. Prieš deleguojant užduotį, gali prireikti šiek tiek laiko išsiaiškinti, kam
turi būti atsakingas asmuo. Jei laiške reikalaujama imtis veiksmų, išsaugokite tik didelę informacijos dalį, o patį laišką ištrinkite. Laikykite savo gautuosius be tokių pranešimų ir reikalinga informacija saugokite, pavyzdžiui, sistemoje, kad galėtumėte stebėti savo projektų darbą, kalendoriuje arba planavimo sistemoje, kad įsitikintumėte, jog tai atliksite. Būtent tai ir yra vykdymas – užtikrinimas, kad viskas, ką reikia padaryti, bus padaryta.
6. SANDĖLIAVIMAS
Jei el. laiško nepavyksta ištrinti (arba į jį reaguoti ir tada ištrinti), jį reikia išsaugoti.
Pagrindinė priežastis, kodėl jums to gali prireikti, yra tai, kad ateityje reikės kreiptis į šį dokumentą (pavyzdžiui, tai informacija apie ką nors, sprendimą, instrukcija, pažangos ataskaita ir kt.). Jei staiga neturėsite dokumento, į kurį galėtumėte kreiptis, tai jums turės neigiamų pasekmių.
Ne tik tinkamas būdas elektroninių pranešimų saugojimas. Turite sugalvoti sistemą, kuri tiktų jums asmeniškai.
Viena iš galimybių yra poaplankių sistema gautuosiuose. Galite rūšiuoti poaplankius pagal temą, kategoriją, klientą ar projektą, atsižvelgdami į tai, kokius pranešimus dažniausiai gaunate. Daugelis žmonių sukuria atskirą aplanką „Apdoroti laiškai“, kuriame deda visus patikrintus pranešimus ir pranešimus, kuriems reikia tolesnių veiksmų.
Kad ir kurią el. pašto saugojimo sistemą pasirinktumėte, atminkite, kad vienintelė vieta, kurioje neturėtumėte jo saugoti, yra gautieji. Taip pat atminkite, kad darbas su el. paštu neturėtų trukti 24 valandas per parą, septynias dienas per savaitę. Tvarkydami el. pašto dėžutę iš anksto nustatytu laiku, sutaupysite valandų per savaitę, sumažinsite stresą, kurį jaučiate kažko praleidę, ir padidinsite efektyvumą sprendžiant tai, kas iš tikrųjų svarbu. Tai paprasti principai kuriuos lengva prisiminti.
Vyrai įeina modernus pasaulis vis daugiau laiko praleidžiama prie interneto – ieškant ir susirandant darbą, skaitant naujienas, bendraujant socialiniuose tinkluose, tikrinant orus, perkant, parduodant, užsidirbant, taupant, draugaujant, žiūrint filmus, klausantis muzikos, dažnai tiesiog ilsintis aplinkui. Šiandien sunku rasti žmogų, kuris nežinotų ko paieškos sistema, internetinis režimas, ICQ, dienoraščiai, kaip naudotis el. Bet jie vis dar egzistuoja, ir šis tekstas jiems skirtas.
Įprasta prasme paštas yra keitimasis laiškais ir siuntiniais. Kol kas žmogaus minties galia nepasiekė tokio lygio, kad siuntinius būtų galima siųsti elektroniniu paštu, bet galbūt artimiausiu metu tai išsipildys. Nepaisant to, el. paštas turi daug privalumų.
1. Elektroniniame laiške galite siųsti ne tik žinutes teksto forma, bet ir prie laiško prisegti failus: lenteles, nuotraukas, brėžinius, video, pristatymus ir pan. Laiškus galima ištrinti, persiųsti kitiems žmonėms, saugoti, filtruoti.
2. Elektroninis paštas leidžia akimirksniu pristatyti korespondenciją (informaciją), sutaupant daug laiko ir pastangų.
3. Nereikia eiti į paštą, nes el.paštu galima naudotis neišėjus iš namų, jei turi internetą ir kompiuterį.
4. Pelningumas – nereikia mokėti už kiekvieną laišką, nepaisant joje esančios informacijos kiekio. Pakanka, kad už interneto paslaugą paslaugų teikėjui būtų sumokėta laiku.
5. Efektyvumas – galite patikrinti savo paštą ir atsakyti į laišką net su Mobilusis telefonas su interneto prieiga.
Taigi, atsakykime į klausimą: „Kaip naudotis el.
Pirmiausia turite eiti į tam tikros paieškos ar pašto sistemos svetainę, pavyzdžiui, „Yandex“, „Google“, „Rambler“, „Mail.ru“ ir pan.
Pabandykime naudoti pavyzdį, kad paleistumėte paštą sistemoje „Google“. Svetainės viršuje raskite ir spustelėkite „Paštas“, atsiras naujas langas, kuriame galėsite įvesti paštą ir paskyrą. Kadangi dar neturite Google pašto, paspauskite raudoną mygtuką viršutiniame dešiniajame kampe – „Sukurti paskyrą“. Toliau pildomi asmens duomenys – vardas, pavardė, vartotojo vardas, slaptažodis, lytis, gimimo data, mobilusis telefonas, alternatyvus pašto adresas. susikurkite patys, jis turi būti unikalus (jei jau yra vartotojas su tokiu prisijungimu, sistema perspės ir paprašys įvesti kitą pavadinimą), susideda iš lotyniškų raidžių, vardo ilgis nuo 6 iki 30 personažai. Turėkite omenyje, kad jei ketinate vesti dalykinę korespondenciją el. paštu, tuomet turėtumėte sugalvoti ir pasirinkti diskretiškesnius prisijungimus.
Tada turite įvesti pašto slaptažodį. Ji turėtų būti pakankamai patikima, pageidautina, kad su didžiosiomis raidėmis ir simboliais bei skaičiais, ir bent 8 simbolių ilgio. Dar kartą įveskite slaptažodį, kad jį patvirtintumėte.
Šioje svetainėje turite įvesti savo gimimo datą, kad galėtumėte pasiekti savo amžių atitinkančią medžiagą. Faktas yra tas, kad naudojant „Google“ paskyrą galite pasiekti tokias paslaugas kaip „Gmail“ (paštas), „YouTube“ (vaizdo įrašų portalas) ir „Google+“ (socialinis tinklas). Galite nustatyti savo paskyrą taip, kad niekas nematytų jūsų amžiaus.
Lytis, taip pat mobiliojo telefono numeris pildomas vartotojo nuožiūra.
Norėdami užregistruoti paštą, belieka įrodyti, kad esate tikras asmuo (o ne robotas), ir klaviatūroje įveskite nurodytas lotyniškas raides. Jei ženklus sunku įskaityti, galite paspausti ženklą „Garsas“, sistema juos jums padiktuos. Jei nenorite to daryti, nurodykite savo mobiliojo telefono numerį. Patvirtinimo kodas bus išsiųstas į jūsų telefoną SMS žinute, kurį turėsite įvesti laukelyje „Patvirtinti paskyrą“.
Taigi, jūs turite savo el. pašto dėžutę, galite siųsti ir gauti laiškus. Kaip parašyti laišką? Randame mygtuką „Rašyti laišką“, laukelyje „Kam“ atsiradusiame lange parašykite gavėjo adresą. Jei norite, kad kas nors kitas gautų laiško kopiją, laukelyje „Kopija“ įveskite kitą el. pašto adresą. Laukelį „Tema“ galima palikti tuščią, tačiau jei nurodysite laiško temą ir esmę, gavėjui bus patogiau. Laiške galite rašyti tekstą, formatuoti, mygtuku „Pridėti“ arba „Sąvaržėlės“ piktograma prisegti failus, įterpti nuorodas, nuotraukas, paveikslėlius, išsaugoti laiško juodraštį. Prieš spustelėdami mygtuką pateikti, galite patikrinti rašybą. Jei norite tiksliai žinoti, ar adresatas jį gavo ir perskaitė, pažymėkite langelį „Pranešti apie skaitymą“.
Gautus laiškus skaityti lengviau – tereikia spustelėti naują laišką (dažniausiai paryškintu šriftu). Jei nebenorite gauti el. laiškų iš tam tikro autoriaus, vieną iš jų galite pažymėti kaip šlamštą. Be to, visi laiškai iš šio adreso bus automatiškai siunčiami į šiukšlių aplanką. Taigi, dabar turite idėją, kaip naudotis el. paštu, galite susirašinėti su verslo partneriais ir draugais, registruotis socialiniuose tinkluose, pirkti internetu ir daug, daug daugiau.
Internetas šiandien siūlo tiek daug įdomių dalykų, todėl stengiamės neprarasti informacijos – užsiprenumeruojame įvairius adresatų sąrašus, susirašinėjame su draugais ir užmezgame naujų pažinčių, naudojame paštą dalykinėje korespondencijoje.
Kaip tinkamai sutvarkyti savo el. Šis klausimas kelia nerimą daugeliui.
Galioja verslo susirašinėjimo el. paštu taisyklės. Jo naudojimo metu atsirado kai kurių patobulinimų darbo taisyklėse ir el. Tai buvo būtina norint neatsilikti nuo įvykių, neprarasti gaunamos informacijos ir operatyviai į ją reaguoti. Manau, kad žinoti, kaip dirbti su savo el. paštu, pravers daugeliui.
Kaip organizuoti el. pašto darbą?
♦ Patikrinkite savo paštą tinkamu laiku
Elektroninis paštas dažniausiai nėra skubios informacijos perdavimas, jis naudojamas neskubiems reikalams.
Yra telefonai skubiai informacijai gauti, ir biure ją galima pristatyti asmeniškai. Todėl, jei iš anksto nesusitarta, kad dabar gausite svarbų laišką paštu, tai nuolat netikrinkite savo pašto. Tiesiog uždarykite programą kompiuteryje pagrindinio darbo laikui, kad naršyklės skirtuke ar iššokančiame lange nematytų nuolat gaunamų laiškų. Tai neatitrauks nuo svarbių dalykų.
Ir, kaip bebūtų keista, paštas bus sutvarkytas per trumpesnį laiką, nes su juo susitvarkysime tikslingai, skirdami ypatingą laiką ryte ir vakare, o galbūt tik kartą per dieną. Tai priklauso nuo jūsų veiklos aplinkybių ir pobūdžio.
Visa tai, žinoma, negalioja tiems, kurių darbas yra atsakyti į elektroninius laiškus, pavyzdžiui, pagalbos tarnyboje.
♦ Kiekvieną vakarą ištuštinkite pašto dėžutę
Aplankas Gautieji yra vieta, kur renkama visa gaunama informacija, kurią reikia išmokti greitai rūšiuoti.
Norint surūšiuoti laiškus pagal temą, mums reikia papildomaisukurti keletą svarbių aplankų. Pavyzdžiui, „Atsakyti“, „Asmeninis“, „Darbas“, „Įdomu“, „Svarbu“ ir „Asmeninis“.
Kiekvienam aplankui sukurkite poaplankius. Aplanke „Asmeniniai asmenys“ gali būti susirašinėjimo su jums svarbiais žmonėmis. Pavyzdžiui, šiame aplanke sukuriame poaplankį "Ivanov I.I." ir pašto dėžutėje nustatyti taisyklę (filtrą), kad visi Ivanovo laiškai I.I. bus nedelsiant išsiųstas į šį aplanką. Nereikia jaudintis, kad praleisite šią raidę, nes meniu šalia aplanko pavadinimo bus rodoma piktograma, kad šiame aplanke yra neskaityta raidė.
Taip elgiamės su visomis mums svarbiomis raidėmis.
♦ Išvalome paštą nuo šiukšlių
Rūšiuojant laiškus būtina pažymėti nepageidaujamus laiškus ir tuos, kurių neužsiprenumeravote kaip šiukšlių.
Pašto programa turi šlamšto filtro funkciją. Ji sugeba atsiminti tokius laiškus ir vėl atsiųstas nuo šio autoriaus laiškas iškart pateks į šiukšlių aplanką.
Jei šio aplanko neišvalėte patys, po 30 dienų visi laiškai automatiškai ištrinami iš pašto šiukšlių aplanko ir dėl to jaudintis nereikia.
Niekada neatsakykite į nepageidaujamus el. laiškus, nes sukčiai gali pasinaudoti jūsų el.
Laikantis darbo su elektroniniu paštu taisyklių, Jūsų darbo diena bus efektyvesnė – mažiau laiko skirsite laiškams rūšiuoti, atsakinėti ir rašyti. Štai keletas konkrečių patarimų:
Elektroninio pašto taisyklės
- Nustatykite konkretų darbo su el. paštu laiką. Baigę išjunkite pašto dėžutę.
- Ištirkite pašto dėžutės funkcijas ir nustatymus. Tai padės greitai naršyti dirbant su raidėmis.
- Naudokite gautuosius kaip vietą informacijai rinkti ir rūšiuoti. Tuo pačiu metu naudokite etiketes raidėms pažymėti. Kiekvieną vakarą šis aplankas turi būti tuščias.
- Pašto dėžutėje nustatykite filtrus, kad surūšiuotumėte svarbius el. laiškus į temų aplankus
- Periodiškai išvalykite (atsisakykite) adresatų sąrašą nuo neįdomių ir neaktualių. Norėdami tai padaryti, kalendoriuje nustatykite tvarkaraštį. Pavyzdžiui, kartą per ketvirtį. Kuo dažniau tai darysite, tuo mažiau laiko užtruks šis valymas.
- Kasdien rūšiuokite laiškus gautuosiuose ir kuo greičiau atsakykite į el. laiškus.
- Paruoškite iš anksto paruoštus šablonus atsakymui į laiškus. Į savo atsakymus įtraukite sveikinimo ir parašo šabloną. Taip sutaupysite daug laiko rašant atsakymus į el.
- Stenkitės būti kuo trumpesni. Pridėkite papildomą informaciją prie laiško kaip atskirą failą.
- Visada patikrinkite prie el. laiškų pridėtus failus antivirusine programa.
- Laikykitės taisyklės: „viena raidė – viena tema“. Taip gavėjui lengviau dirbti su raidėmis.
- Jei tu iš skirtingi žmonės kyla tas pats klausimas, prasminga atsakyti viešai savo tinklaraštyje ar svetainėje ir laiške pateikti nuorodą į šį straipsnį. Taigi sutaupysite laiko rašydami atsakymą ir pateikdami visa informacija suinteresuoti asmenys.
- Prisiminkite taisyklę: kuo mažiau rašysite, tuo mažiau gausite raidžių.
- Laikykite išsiųstų el. laiškų archyvą.
- Nepateikite trečiosioms šalims paskyros, kurioje yra jūsų paštas, slaptažodžio.
- Norėdami sužinoti, naudokite raidžių ypatybių funkciją Papildoma informacija apie laišką. Norėdami tai padaryti, spustelėkite dešinįjį pelės mygtuką laiško skaitymo režimu.
Tai, ar naudositės šiomis taisyklėmis, priklauso nuo jūsų. Tačiau organizuojant darbą su pašto dėžute reikia atsiminti, kad korespondenciją turėtume tvarkyti mes, o ne ji mus. El. paštas turėtų palengvinti mūsų gyvenimą, o ne užimti.
Pastaruosius kelerius metus viena iš efektyviausių mano priemonių buvo el. Atkreipiu dėmesį, kad ši priemonė bus veiksminga tik tada, kai išmoksite ją valdyti, o ne leisite reikalams eiti savo vaga. Aš parašiau šiek tiek anksčiau.
Pirmiausia turime aiškiai suprasti, kodėl mums reikia el. Vikipedija siūlo: gauti, siųsti ir persiųsti el. Elektroninio pašto tikslas – efektyvinti žmonių gyvenimą ir darbą. Tačiau iš tikrųjų ne viskas taip paprasta.
Remiantis statistika, vidutiniškai per dieną žmogus gauna daugiau nei 100 laiškų. Tai didžiulis skaičius. Ir toliau auga, o tai lemia tai, kad žmogus dėl laiko stokos nebepajėgia kokybiškai apdoroti gautos informacijos.
Būtent šis klausimas, kaip dirbti su el. paštu, kelia nerimą daugeliui žmonių. Nepatikrintų laiškų perteklius sukelia stresą ir mažina produktyvumą.
Jūs taip pat buvote panaši situacija? Tada šis straipsnis skirtas jums.
Elektroninio pašto taisyklės
Veiksmingiausi ir organizuotiausi žmonės savarankiškai sukuria savo darbo su paštu sistemą, remdamiesi savo patirtimi, bandymų ir klaidų būdu.
Jei el. laiške yra daugiau ar mažiau bendrų verslo susirašinėjimo taisyklių, tai tvarkant darbą el. paštu viskas yra šiek tiek sudėtingiau. Tai priklauso nuo daugelio veiksnių, tokių kaip veiklos sritis, žmogaus verslo veiklos ir organizuotumo laipsnis, gyvenimo būdas ir verslas ir pan.
Darbas su el
Taigi, pradėkime. Man reikia veiksmingų el. pašto taisyklių, kad:
- Padidinkite savo efektyvumą
- Visada būkite privalomas ir teisingas žmogus savo korespondentams.
- Visada žinok, kaip perdariau paštą.
- Niekada nepraraskite gaunamų el.
Yra keli darbo su paštu principai:
1. Naudokite gautuosius kaip kontrolinį sąrašą ir palikite neapdorotus pranešimus.
2. Kiekvienam projektui, kategorijai sukurti atskirus aplankus. Tai padės greitai rasti reikiamą informaciją.
3. Aktyviai naudoti etikečių, spalvų žymes. Dėl to raidžių rūšiavimas bus pastebimas vizualiniam suvokimui.
4. Kruopščiai išstudijuokite ir išmanykite nustatymų sistemą pašto paskyroje. Tai padės efektyviai valdyti.
5. Nustatykite laiką, kurį norite skirti darbui su paštu. Pavyzdžiui, 30 minučių ryte ir 30 minučių vakare. Ir nė minutės daugiau.
6. Jei leidžia darbo sąlygos, išjunkite iššokančius pranešimus apie naujas raides. Taip mažiau blaškysitės.
7. Atsisakykite nesusijusių laiškų prenumeratos.
8. per dieną.
9. Išsaugokite visus išsiųstus el. Visada yra kažkas naudingo. Šiandien tokiu būdu radau savo paso nuskaitytą.
10. Gebėti atpažinti ženklus, pagal kuriuos tvarkysite ir rūšiuosite paštą.
El. pašto technologija
Jei gerai prisimename pirmąją taisyklę, tai mūsų tikslas analizuojant paštą yra palikti kuo mažiau laiškų gautuosiuose.
Tuo pačiu antra, ne mažiau svarbi užduotis – surūšiuoti visas raides pagal kategorijas, specifiką ir svarbą. Savo gautuosiuose galite palikti el. laiškus, į kuriuos reikia atsakyti nedelsiant arba greitai. Juos taip pat galima iš karto pažymėti spalvotais ženklais ar etiketėmis. Pridursiu, kad daugiausia naudoju G-mail programą, turiu keletą kitų paskyrų kitose pašto programose.
Kaip kiti dirba su el
Kartą žiūrėjau filmuką apie darbą su pašto dėžute, kur autorius parodė, kaip per kelias minutes garsiai susitvarkė su dviem šimtais laiškų. Natūralu, kad viliojanti antraštė privertė mane suprasti, kaip tai galima padaryti, nes nežinojau veiksmingo atsakymo į šį klausimą. Paaiškėjo, kad jo veikimo principas pagrįstas raidžių ištrynimu ir svarbių bei reikalingų palikimu Inbox. Nustebino! Taigi bet kas gali. Greitai padariau išvadą: ši technika man netinka.
Pjaustome gyvai
Sutikite, kad didžioji laiškų dalis yra mums reikalingi adresų sąrašai ir informacijos saugykla. Ir kai mums patariama atsisakyti daugelio iš jų, būkite sąžiningi, kas pakėlė ranką atsisakyti savo pasirinkimo? Kadangi mes jį pasirinkome, vadinasi, mums to reikia ir tai svarbu. Tačiau taip pat patarsiu atsisakyti tų adresų sąrašų, kurie šiandien jums yra mažiau aktualūs. Tai tarsi spintos valymas - gaila jį išmesti, o aš jos nenešioju jau seniai...
Įsitikinkite, kad kraštutiniu atveju žinote, kur yra šis naujienlaiškis, ir, jei reikia, visada galite ten ieškoti informacijos arba užsiprenumeruoti dar kartą.
Į savo aplankų pavadinimus žiūrėkite rimtai. Čia visiems iš karto patarti neįmanoma – daug kas priklauso nuo žmogaus individualumo. Žinau, kad daugelis žmonių nori talpinti bet kokius laiškus, laiškus, susijusius su pardavimo temomis, į aplanką pavadinimu Pardavimai. Ši parinktis taip pat veikia. Mano aplankuose gali būti asmens, iš kurio siunčiami laiškai, vardas ir pavardė, įskaitant pardavimo temą ir adresų sąrašų pavadinimus. Tai yra, tema Pardavimai mano pašte atitinka ne vieną aplanką, o kelis. Aš juos puikiai išmanau. Man svarbus asmeninis autorės prekės ženklas.
Struktūruokite siunčiamus el. laiškus
Taip pat lengva struktūrizuoti siunčiamus el. laiškus. Suteikite jiems etiketes arba žymes, kad juos būtų galima rasti tinkamas momentas. Sukurkite aplankus svarbiausiems ir naudokite perkelti. Pavyzdžiui, dirbdamas prie kelių projektų vienu metu, turėjau siųsti panašius laiškus klientams ir susirašinėti. Sukūręs aplanką su projekto pavadinimu, išsiuntus laišką perkėliau į jį reikiamus laiškus.
Pradinio laiškų analizės metu stengiuosi perskaityti raides ir nustatyti, į kurią kategoriją jas reikėtų perkelti. Taip pat skirstau juos pagal svarbos ir skubos laipsnį: skubūs - nesvarbūs; skubus – svarbus; neskubi – nesvarbi: neskubi – svarbu. Svarbius laiškus, į kuriuos šiandien reikia atsakyti ar kažkokio darbo, palieku aplanke Inbox, atlikęs darbą perkeliu į atitinkamą aplanką.
Jei suprantu, kad laiško tema man bus aktuali artimiausiu metu, tai leidžiu sau perkelti žinutę į neskaitytą aplanką. IN Tikslus laikas rankos jį tikrai pasieks.
Atkreipiu jūsų dėmesį į tai, kad visi aukščiau išvardinti metodai gimė ne per vieną dieną ir net ne per dvi. Jau šiandien daugelis įmonių galvoja apie darbo su el. paštu taisyklių kūrimą ir įgyvendinimą. Taps efektyvus laiko valdymas ir organizavimas reikalingos savybės dirba visose įmonėse.
Jei netvarkote pašto, netrukus jis tvarkys jus, o tai sukels bereikalingą stresą. Plėtokite savo pašto taisyklės.
Naudodami ir taikydami šias taisykles savo verslo gyvenime tapsite efektyvūs. Draugai, sėkmės jūsų versle! Būkite veiksmingi ir nepamirškite. Kaip visada, vertinu jūsų komentarus ir retweetus bei asmeninius patarimus.
