Błąd popełniany przez większość ludzi polega na tym, że nie doceniają znaczenia zbudowania systemu poczty elektronicznej.Jednym ze sposobów jest myślenie o e-mailu jako o serii kroków.
1 - Dostęp do poczty e-mail
2 - Partia listów
3 - Sprawdzanie poczty przychodzącej
4 - Usunięcie
5 - Egzekucja
6 - Przechowywanie
1. DOSTĘP DO POCZTY E-MAIL
Pierwszym krokiem jest zaplanowanie, o której godzinie będziesz codziennie sprawdzać pocztę. Zazwyczaj sprawdzanie poczty e-mail cztery razy dziennie jest wystarczające dla większości ludzi:
1. Z samego rana. Większość ludzi rozpoczyna dzień pracy od sprawdzenia poczty e-mail, aby upewnić się, że nie przegapili niczego pilnego.
2. Przed przerwą obiadową. Czas na lunch to zupełnie naturalna przerwa w Twojej działalności biznesowej; aby umilić ten czas produktywnie, możesz sprawdzić pocztę.
3. Po południu. To kolejna naturalna przerwa, gdy potrzebujesz przerwy lub masz zamiar wyjść na spotkanie biznesowe.
4. Koniec dnia roboczego. Jeśli maksymalnie opróżnisz skrzynkę odbiorczą przed wyjazdem Miejsce pracy, następnego ranka od razu przejdziesz do przeglądania nowych wiadomości. Upewnienie się, że nie ma żadnych pilnych spraw w ostatniej chwili, które pozostawiłeś bez opieki, gwarantuje bardziej zrelaksowany wieczór dla Ciebie i Twoich współpracowników.
Dla większości ludzi najlepsza opcja Ostatnią rzeczą, która koliduje z ich przepływem pracy, jest sprawdzanie poczty cztery razy dziennie i przeznaczanie nie więcej niż 15 minut na każdą „sesję” poczty.
2. PARTIA LISTÓW
Ważne jest, aby zrozumieć, że przetwarzasz e-maile cztery razy dziennie. Nie oznacza to, że musisz natychmiast odpowiadać na wszystkie wiadomości, które wymagają odpowiedzi, lub pisać wszystkie e-maile, które planowałeś wysłać w ciągu 15 minut. Musisz zaakceptować fakt, że Twoja skrzynka odbiorcza to nic innego jak partia listów czekających na uporządkowanie.
3. SPRAWDZANIE KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ
Następnym krokiem jest sprawdzenie wszystkich wiadomości, co nie oznacza, że musisz czytać każdą. Często decyzję o e-mailu można podjąć na podstawie jego tematu lub kilku pierwszych linijek. Znaczna część naszej korespondencji to listy mailingowe i biuletyny. Jeśli jesteś analitykiem branżowym, być może biuletynem -
najważniejszy dla Ciebie dokument i codziennie dokładnie go studiujesz. Jednak w przypadku innych tak nie jest i można szybko stwierdzić, czy ten biuletyn jest dla nas ważny lub przydatny. Nie wszystkie e-maile wymagają odpowiedzi: są to na przykład te listy, w których jesteś wymieniony w kopii lub temat wiadomości sugeruje, że po prostu musisz przeczytać te informacje.
4. USUŃ
Jeśli Twoim głównym celem jest opróżnienie skrzynki odbiorczej, jednym z najbardziej proste sposoby aby to osiągnąć - usuń wiadomości. Jeśli po przeczytaniu newslettera uznasz, że te informacje są dla Ciebie bezużyteczne, zrezygnuj z subskrypcji tego newslettera. Nie pożałujesz i nie będziesz musiał poświęcać więcej czasu na jego przetwarzanie. Usuń wszystkie wiadomości, które nie wymagają od Ciebie dalszych działań.
Jeśli nagle stwierdzisz, że usuwasz wszystkie wiadomości pochodzące z określonego adresu, zastanów się, dlaczego tak się dzieje.
5. WYDAJNOŚĆ
Podobnie jak w przypadku pracy z dokumentami papierowymi, pożądane jest, aby nie wracać do przeczytanych listów ponownie.
Jeśli odpowiedź na wiadomość lub przekazanie jej dalej zajmuje Ci tylko kilka minut, zrób to od razu. Powinieneś jak najszybciej odpowiadać na wiadomości, które potwierdzają lub ustalają termin spotkania, proszą o informacje o Twoich kontaktach, zawierają pytania lub prośby, o ile oczywiście nie zajmie Ci to dużo czasu.
Jeśli zrozumiesz, że potrzebujesz dodatkowych informacji, zaangażowania innych osób lub czasu do namysłu, to nie będziesz w stanie od razu odpowiedzieć na taki list. Później będziesz musiał podjąć pewne działania: być może zdecydować, czy naprawdę powinieneś odpowiedzieć na ten list i coś zrobić. Jeśli nie, możesz od razu wysłać wiadomość e-mail. odpowiednia osoba. Zanim oddelegujesz zadanie, może minąć trochę czasu, zanim ustalisz, kto
musi być osobą odpowiedzialną. Jeśli list wymaga podjęcia działań, zapisz tylko istotną część informacji i usuń sam list. Utrzymuj swoją skrzynkę odbiorczą wolną od takich wiadomości i niezbędne informacje przechowuj np. w systemie do śledzenia pracy nad Twoimi projektami, w kalendarzu lub systemie do planowania, aby mieć pewność, że wszystko wykonasz. Na tym właśnie polega realizacja – na zapewnieniu, że wszystko, co trzeba zrobić, zostanie zrobione.
6. PRZECHOWYWANIE
Jeśli e-mail nie może zostać usunięty (lub odpowiedzieć na niego, a następnie usunąć), konieczne staje się jego zapisanie.
Głównym powodem, dla którego możesz tego potrzebować, jest to, że będziesz musiał odnieść się do tego dokumentu w przyszłości (na przykład jest to informacja o czymś, decyzja, instrukcja, raport z postępów itp.). Jeśli nagle nie masz dokumentu, do którego możesz się odnieść, będzie to miało dla Ciebie negatywne konsekwencje.
Nie tylko właściwa droga przechowywanie wiadomości elektronicznych. Musisz wymyślić system, który działa dla ciebie osobiście.
Jedną z opcji jest system podfolderów w skrzynce odbiorczej. Możesz sortować podfoldery według tematu, kategorii, klienta lub projektu, w zależności od tego, jakiego rodzaju wiadomości zwykle otrzymujesz. Wiele osób tworzy osobny folder o nazwie „Przetworzone listy”, w którym umieszcza wszystkie sprawdzone przez siebie wiadomości oraz wiadomości wymagające dalszych działań.
Niezależnie od wybranego systemu przechowywania wiadomości e-mail pamiętaj, że jedynym miejscem, w którym nie należy ich przechowywać, jest skrzynka odbiorcza. Pamiętaj też, że praca z pocztą elektroniczną nie powinna zajmować Ci 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Utrzymanie porządku w skrzynce e-mail we wcześniej ustalonym czasie pozwoli zaoszczędzić wiele godzin tygodniowo, zmniejszyć stres związany z przeoczeniem czegoś i zwiększyć efektywność radzenia sobie z tym, co naprawdę ważne. Ten proste zasady które są łatwe do zapamiętania.
Mężczyźni w nowoczesny świat coraz więcej czasu spędza się w Internecie – szukając i znajdując pracę, czytając wiadomości, komunikując się na portalach społecznościowych, sprawdzając pogodę, kupując, sprzedając, zarabiając pieniądze, oszczędzając, zawierając znajomości, oglądając filmy, słuchając muzyki, a często po prostu wylegiwać się. Dziś trudno jest znaleźć osobę, która nie wie co system wyszukiwania, tryb online, ICQ, blogi, jak korzystać z poczty e-mail. Ale nadal istnieją i dla nich jest przeznaczony ten tekst.
W zwykłym znaczeniu poczta to wymiana listów i paczek. Jak dotąd siła ludzkiej myśli nie osiągnęła poziomu umożliwiającego wysyłanie paczek pocztą elektroniczną, ale być może w niedalekiej przyszłości to się spełni. Mimo to poczta elektroniczna ma wiele zalet.
1. W wiadomości e-mail możesz wysyłać nie tylko wiadomości w formie tekstowej, ale także dołączać do listu pliki: tabele, zdjęcia, rysunki, filmy, prezentacje itp. Listy można usuwać, przekazywać innym osobom, przechowywać, filtrować.
2. Poczta elektroniczna umożliwia błyskawiczne dostarczanie korespondencji (informacji), oszczędzając wiele czasu i wysiłku.
3. Nie ma potrzeby chodzenia na pocztę, bo z poczty możesz korzystać bez wychodzenia z domu, jeśli masz internet i komputer.
4. Opłacalność - nie trzeba płacić za każdy list, niezależnie od ilości zawartych w nim informacji. Wystarczy terminowo opłacić dostawcę za usługę internetową.
5. Wydajność - możesz sprawdzić pocztę i odpowiedzieć na list nawet z telefon komórkowy z dostępem do Internetu.
Odpowiedzmy zatem na pytanie: „Jak korzystać z poczty elektronicznej”?
Najpierw musisz przejść do witryny określonego systemu wyszukiwania lub poczty, na przykład „Yandex”, „Google”, „Rambler”, „Mail.ru” i tak dalej.
Spróbujmy użyć przykładu, aby uruchomić pocztę w Google. U góry strony znajdź i kliknij „Poczta”, pojawi się nowe okno do wpisania poczty i konta. Ponieważ nie masz jeszcze poczty Google, naciśnij czerwony przycisk w prawym górnym rogu - „Utwórz konto”. Następnie uzupełniane są dane osobowe - imię, nazwisko, nazwa użytkownika, hasło, płeć, data urodzenia, telefon komórkowy, alternatywny adres pocztowy. utwórz go samodzielnie, musi być unikalny (jeśli jest już użytkownik z takim loginem, system ostrzeże Cię i poprosi o podanie innej nazwy), składać się z liter łacińskich, długość nazwy wynosi od 6 do 30 postacie. Pamiętaj, że jeśli zamierzasz prowadzić korespondencję biznesową za pośrednictwem poczty elektronicznej, powinieneś wymyślić i wybrać bardziej dyskretne loginy.
Następnie musisz wprowadzić hasło do poczty. Powinien być wystarczająco rzetelny, najlepiej zawierać wielkie litery, symbole i cyfry oraz mieć długość co najmniej 8 znaków. Wprowadź hasło ponownie, aby je potwierdzić.
Twoja data urodzenia musi zostać wprowadzona na tej stronie, aby mieć dostęp do materiałów odpowiednich dla Twojego wieku. Faktem jest, że konto Google umożliwia dostęp do usług takich jak Gmail (poczta), YouTube (portal wideo) i Google+ (sieć społecznościowa). Możesz ustawić swoje konto tak, aby nikt nie widział Twojego wieku.
Płeć, a także numer telefonu komórkowego są wypełniane według uznania użytkownika.
Aby zarejestrować pocztę, pozostaje tylko udowodnić, że jesteś prawdziwą osobą (a nie robotem) i wpisać wskazane litery łacińskie na klawiaturze. Jeśli znaki są trudne do odczytania, możesz kliknąć znak „Audio”, system podyktuje ci je. Jeśli nie chcesz tego robić, podaj swój numer telefonu komórkowego. Kod potwierdzający zostanie wysłany na Twój telefon w formie SMS-a, musisz go wpisać w polu „Potwierdź konto”.
Masz więc własną skrzynkę e-mail, możesz wysyłać i odbierać listy. Jak napisać list? Znajdujemy przycisk „Napisz list”, w oknie, które pojawi się w polu „Do”, wpisz adres odbiorcy. Jeśli chcesz, aby ktoś inny otrzymał kopię listu, wpisz inny adres e-mail w polu „Kopiuj”. Pole „Temat” można pozostawić puste, ale jeśli określisz temat i istotę listu, będzie to wygodniejsze dla odbiorcy. Możesz napisać tekst w liście, sformatować go, użyć przycisku „Załącz” lub ikony „Spinacz”, aby dołączyć pliki, wstawić linki, zdjęcia, obrazki, zapisać wersję roboczą listu. Możesz sprawdzić pisownię przed kliknięciem przycisku wysyłania. Jeśli chcesz dokładnie wiedzieć, czy adresat ją otrzymał i przeczytał, zaznacz pole „Powiadom o przeczytaniu”.
Łatwiej jest czytać otrzymane e-maile - wystarczy kliknąć nowy e-mail (zwykle pogrubiony). Jeśli nie chcesz już otrzymywać wiadomości e-mail od określonego autora, możesz oznaczyć jednego z nich jako spam. Ponadto wszystkie listy z tego adresu będą automatycznie wysyłane do folderu Spam. Więc teraz masz pomysł, jak korzystać z poczty e-mail, możesz korespondować z partnerami biznesowymi i przyjaciółmi, rejestrować się w sieciach społecznościowych, robić zakupy przez Internet i wiele, wiele więcej.
Internet oferuje dziś tak wiele ciekawych rzeczy, a my staramy się nie tracić informacji - zapisujemy się na różne listy mailingowe, korespondujemy ze znajomymi i zawieramy nowe znajomości, używamy poczty w korespondencji biznesowej.
Jak prawidłowo zorganizować swoją pocztę e-mail? To pytanie niepokoi wielu.
W korespondencji biznesowej z wykorzystaniem poczty elektronicznej obowiązują zasady. W trakcie jego użytkowania pojawiły się pewne zmiany dotyczące zasad pracy i poczty elektronicznej. Stało się to konieczne, aby być na bieżąco z wydarzeniami, nie tracić napływających informacji i szybko na nie reagować. Myślę, że wiedza o tym, jak pracować z pocztą e-mail, przyda się wielu osobom.
Jak zorganizować pracę poczty elektronicznej?
♦ Sprawdzaj pocztę we właściwym czasie
E-mail zwykle nie służy do przesyłania pilnych informacji, jest używany do spraw niepilnych.
W biurze dostępne są telefony do pilnych informacji jej można dostarczyć osobiście. Dlatego jeśli nie uzgodniono z góry, że otrzymasz teraz ważny list pocztą, nie sprawdzaj stale poczty. Po prostu zamknij program na komputerze na czas głównej pracy, aby nie widzieć stale przychodzących listów w zakładce przeglądarki lub w wyskakującym oknie. Nie odwróci uwagi od ważnych spraw.
I, o dziwo, poczta zostanie załatwiona w krótszym czasie, ponieważ zajmiemy się nią celowo, przeznaczając specjalny czas rano i wieczorem, i być może tylko raz dziennie. To zależy od okoliczności i rodzaju Twojej działalności.
To wszystko oczywiście nie dotyczy tych, których praca polega na odpowiadaniu na maile np. w helpdesku.
♦ Opróżniaj skrzynkę odbiorczą każdego wieczoru
Folder Skrzynka odbiorcza to miejsce, w którym gromadzone są wszystkie przychodzące informacje, które musisz nauczyć się szybko sortować.
Aby posortować listy według tematu, potrzebujemy dodatkowoutwórz kilka ważnych folderów. Na przykład „Odpowiedź”, „Osobiste”, „Praca”, „Interesujące”, „Ważne” i „Osobiste”.
Utwórz podfoldery dla każdego folderu. Folder „Osoby osobiste” może zawierać korespondencję z ważnymi dla Ciebie osobami. Na przykład w tym folderze tworzymy podfolder „Ivanov I.I.” i zastrzec regułę (filtr) w skrzynce pocztowej, że wszystkie listy od Iwanowa I.I. zostaną natychmiast przesłane do tego folderu. Nie musisz się martwić, że przegapisz ten list, ponieważ w menu obok nazwy folderu pojawi się ikona, że w tym folderze znajduje się nieprzeczytany list.
Tak postępujemy ze wszystkimi ważnymi dla nas literami.
♦ Oczyszczamy pocztę ze spamu
Podczas sortowania listów konieczne jest oznaczanie niechcianych wiadomości oraz tych, których nie subskrybujesz jako spam.
Program pocztowy posiada funkcję filtrowania spamu. Jest w stanie zapamiętać takie listy i po ponownym wysłaniu od tego autora list od razu trafia do folderu ze spamem.
Jeśli sam nie wyczyściłeś tego folderu, to po 30 dniach wszystkie wiadomości e-mail są automatycznie usuwane ze spamu i nie musisz się o to martwić.
Nigdy nie odpowiadaj na niechciane wiadomości e-mail, ponieważ oszuści mogą wykorzystać Twój adres e-mail.
Przestrzegając zasad pracy z pocztą, Twój dzień pracy będzie bardziej efektywny - będziesz mógł spędzać mniej czasu na sortowaniu, odpowiadaniu i pisaniu listów. Oto kilka konkretnych wskazówek:
Zasady poczty elektronicznej
- Ustaw konkretny czas pracy z e-mailem. Wyłącz skrzynkę pocztową, gdy skończysz.
- Poznaj funkcje i ustawienia skrzynki pocztowej. Pomoże Ci to szybko nawigować podczas pracy z literami.
- Użyj swojej skrzynki odbiorczej jako miejsca do zbierania informacji do sortowania. Jednocześnie użyj etykiet do oznaczania liter. Każdego wieczoru ten folder powinien być pusty.
- Skonfiguruj filtry w swojej skrzynce pocztowej, aby posortować ważne e-maile według folderów tematycznych
- Okresowo czyść (wypisuj się) listę mailingową z tych, które nie są interesujące i nieistotne. Aby to zrobić, ustaw harmonogram w kalendarzu. Na przykład raz na kwartał. Im częściej będziesz to robić, tym mniej czasu zajmie czyszczenie.
- Codziennie sortuj e-maile w skrzynce odbiorczej i odpowiadaj na e-maile tak szybko, jak to możliwe.
- Przygotuj gotowe szablony odpowiedzi na listy. Dołącz szablon powitania i podpisu do swoich odpowiedzi. Zaoszczędzi to dużo czasu podczas pisania odpowiedzi na e-maile.
- Staraj się być jak najkrótszy. Dołącz dodatkowe informacje do listu jako osobny plik.
- Zawsze sprawdzaj pliki załączone do wiadomości e-mail za pomocą programu antywirusowego.
- Kieruj się zasadą: „jedna litera – jeden temat”. Ułatwia to odbiorcy pracę z literami.
- Jeśli jesteś z różni ludzie pojawia się to samo pytanie, warto odpowiedzieć publicznie na swoim blogu lub stronie internetowej i podać link do tego artykułu w liście. Oszczędzasz więc czas na pisanie odpowiedzi i udzielanie odpowiedzi pełna informacja zainteresowane osoby.
- Pamiętaj o zasadzie: im mniej piszesz, tym mniej liter dostajesz.
- Prowadź archiwum wysłanych e-maili.
- Nie podawaj osobom trzecim hasła do konta, na którym znajduje się Twoja poczta.
- Skorzystaj z funkcji Właściwości listu, aby się tego dowiedzieć Dodatkowe informacje o liście. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy w trybie czytania litery.
To, czy skorzystasz z tych zasad, zależy od Ciebie. Ale organizując pracę ze skrzynką pocztową trzeba pamiętać, że to my mamy zarządzać korespondencją, a nie ona nami. E-mail ma ułatwiać nam życie, a nie utrudniać.
Od kilku lat jednym z moich najskuteczniejszych narzędzi jest poczta elektroniczna. Zaznaczam, że to narzędzie będzie skuteczne tylko wtedy, gdy nauczysz się nim zarządzać i nie pozwolisz, by sprawy potoczyły się własnym torem. Napisałem trochę wcześniej.
Na początek musimy jasno zrozumieć, dlaczego potrzebujemy poczty e-mail. Wikipedia sugeruje: do odbierania, wysyłania i przekazywania wiadomości e-mail. Celem poczty e-mail jest usprawnienie życia i pracy ludzi. Ale w rzeczywistości nie wszystko jest takie proste.
Według statystyk średnio liczba wiadomości otrzymywanych przez osobę wynosi ponad 100 listów dziennie. To ogromna liczba. I nadal rośnie, co prowadzi do tego, że dana osoba nie jest już w stanie jakościowo przetwarzać otrzymanych informacji z powodu braku czasu.
To pytanie, jak pracować z pocztą e-mail, martwi wiele osób. Nadmiar niesprawdzonej poczty prowadzi do stresu i obniża produktywność.
Byłeś też w podobna sytuacja? To ten artykuł jest dla ciebie.
Zasady poczty elektronicznej
Najbardziej efektywne i zorganizowane osoby samodzielnie budują własny system pracy z pocztą, opierając się na własnych doświadczeniach metodą prób i błędów.
Jeśli w e-mailu obowiązują mniej lub bardziej powszechne zasady korespondencji biznesowej, to jeśli chodzi o zarządzanie pracą za pomocą poczty e-mail, wszystko jest nieco bardziej skomplikowane. Zależy to od wielu czynników, takich jak dziedzina działalności, stopień aktywności biznesowej i organizacji danej osoby, styl życia i prowadzenie działalności gospodarczej itp.
Praca z pocztą elektroniczną
Zacznijmy więc. Potrzebuję moich skutecznych zasad poczty e-mail, aby:
- Zwiększ swoją efektywność
- Bądź zawsze obowiązkową i poprawną osobą dla swoich korespondentów.
- Zawsze wiesz, jak przerobiłem pocztę.
- Nigdy nie trać przychodzących wiadomości e-mail.
Istnieje kilka zasad pracy z pocztą:
1. Używaj swojej skrzynki odbiorczej jako listy kontrolnej i zostawiaj w niej nieprzetworzone wiadomości.
2. Utwórz osobne foldery dla każdego projektu, kategorii. Pomoże Ci to szybko znaleźć potrzebne informacje.
3. Aktywnie korzystaj z etykiet, oznaczeń kolorystycznych. Dzięki temu sortowanie liter będzie zauważalne dla percepcji wzrokowej.
4. Dokładnie przestudiuj i zapoznaj się z systemem ustawień konta pocztowego. Pomoże Ci to skutecznie nim zarządzać.
5. Określ czas, który chcesz poświęcić na pracę z pocztą. Na przykład 30 minut rano i 30 minut wieczorem. I ani minuty więcej.
6. Jeśli pozwalają na to warunki pracy, wyłącz wyskakujące powiadomienia o nowych listach. W ten sposób będziesz mniej rozproszony.
7. Zrezygnuj z otrzymywania nieistotnych mailingów.
8. w ciągu dnia.
9. Zapisz wszystkie wysłane e-maile. Zawsze jest coś przydatnego. Dziś w ten sposób znalazłem skan mojego paszportu.
10. Bądź w stanie zidentyfikować znaki, według których będziesz przetwarzać i sortować pocztę.
Technologia e-mail
Jeśli dobrze pamiętamy pierwszą zasadę, to naszym celem podczas analizowania poczty jest pozostawienie jak najmniejszej liczby listów w skrzynce odbiorczej.
Jednocześnie drugim zadaniem, nie mniej ważnym, jest posortowanie wszystkich liter na kategorie, specyfikę i ważność. W skrzynce odbiorczej możesz zostawić e-maile, które wymagają natychmiastowej lub szybkiej odpowiedzi. Można je również natychmiast oznaczyć kolorowymi oznaczeniami lub etykietami. Dodam, że korzystam głównie z programu pocztowego G-mail, mając jeszcze kilka kont w innych programach pocztowych.
Jak inni pracują z pocztą e-mail
Kiedyś obejrzałem film o pracy ze skrzynką pocztową, gdzie autor pokazał, jak słynie z dwustu listów w kilka minut. Oczywiście kuszący nagłówek sprawił, że zobaczyłem, jak można to zrobić, ponieważ nie znałem skutecznej odpowiedzi na to pytanie. Okazało się, że jego zasada działania polega na kasowaniu listów i pozostawianiu ważnych i potrzebnych w Skrzynce odbiorczej. Zaskoczony! Więc każdy może. Szybko doszedłem do wniosku: ta technika mi nie odpowiada.
Tniemy na żywo
Zgadzam się, że lwia część listów to potrzebne nam listy mailingowe i magazyn informacji. A kiedy radzi się nam, aby wypisać się z wielu z nich, bądźmy szczerzy, kto podniósł rękę, aby zrezygnować z ich wyboru? Skoro go wybraliśmy, to znaczy, że go potrzebujemy i jest ważny. Radzę Ci jednak również wypisać się z tych list mailingowych, które są dziś dla Ciebie mniej istotne. To jak porządki w szafie - a szkoda wyrzucić, a już dawno nie nosiłam...
Upewnij się, że w ostateczności wiesz, gdzie znajduje się ten biuletyn, aw razie potrzeby zawsze możesz tam poszukać informacji lub ponownie się zapisać.
Traktuj nazwy folderów poważnie. Tutaj nie da się udzielić porady wszystkim naraz - wiele zależy od indywidualności danej osoby. Wiem, że wiele osób woli umieszczać wszelkie mailingi, listy związane z tematyką sprzedażową w folderze o nazwie Sprzedaż. Ta opcja również działa. Moje foldery mogą mieć imię i nazwisko osoby, od której przychodzą listy, w tym o tematyce sprzedażowej oraz nazwy list mailingowych. Oznacza to, że temat Sprzedaż w mojej poczcie odpowiada nie jednemu folderowi, ale kilku. Dobrze się w nich orientuję. Marka osobista autora jest dla mnie ważna.
Uporządkuj wychodzące wiadomości e-mail
Strukturyzacja wychodzących wiadomości e-mail jest również łatwa. Daj im etykiety lub metki, aby można je było znaleźć odpowiedni moment. Twórz foldery na najważniejsze i używaj przenoszenia. Na przykład podczas pracy nad kilkoma projektami jednocześnie musiałem wysyłać podobne pisma do klientów i prowadzić korespondencję. Po utworzeniu folderu z nazwą projektu, po wysłaniu listu przeniosłem do niego niezbędne litery.
Podczas wstępnej analizy poczty staram się przejrzeć listy i ustalić, do której kategorii należy je przenieść. Dzielę je również ze względu na stopień ważności i pilności: pilne – nieważne; pilny - ważny; niepilne - nieważne: niepilne - ważne. Ważne listy, które wymagają ode mnie odpowiedzi lub jakiejś pracy zostawiam dzisiaj w folderze Skrzynka odbiorcza, po zakończeniu pracy przenoszę do odpowiedniego folderu.
Jeśli rozumiem, że temat listu będzie dla mnie istotny w najbliższej przyszłości, to pozwalam sobie przenieść wiadomość do folderu nieprzeczytane. W odpowiedni czas ręce na pewno go dosięgną.
Zwracam uwagę na fakt, że wszystkie powyższe metody narodziły się nie jednego dnia, a nawet nie dwóch. Już dziś wiele firm myśli o opracowaniu i wdrożeniu zasad pracy z pocztą elektroniczną. Stanie się efektywne zarządzanie i organizacja czasu niezbędne cechy w pracy dla wszystkich firm.
Jeśli nie zarządzasz swoją pocztą, wkrótce ona będzie zarządzać tobą, co doprowadzi do niepotrzebnego stresu. Rozwijaj swoje zasady poczty elektronicznej.
Używając i stosując te zasady, staniesz się skuteczny w życiu biznesowym. Przyjaciele, powodzenia w biznesie! Bądź skuteczny i nie zapominaj. I jak zawsze doceniam Twoje komentarze i retweety oraz osobiste porady.
