Перерасход ГСМ? За счет водителя! Большой расход бензина: причины.

26.03.2019

Чиновники настаивают, что при определении обоснованности затрат на покупку и использование топлива для служебного автомобиля следует опираться на нормы, которые указаны в Методических рекомендациях, утвержденных Минтрансом России. А как быть, если фактически израсходовано больше горючего? Ответ – в статье.

Установите причину

По общему правилу ГСМ списываются по фактическому расходу: в пределах норм - на счет учета расходов (по внебюджетной деятельности - на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг)), сверх установленных норм - на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или списанием за счет установленных источников. Так что фактический расход топлива может превышать утвержденные нормы при разных обстоятельствах.

Во-первых, повлечь перерасход ГСМ может эксплуатация автомобиля в особых климатических условиях или в определенной местности, а также его техническое состояние. Если в ходе расследования установлено, что перерасход произошел по «уважительным» причинам, то он признается вынужденным. В данном случае учреждения списывают горючее на основании распоряжения руководителя.

Во-вторых, излишние затраты топлива могли образоваться и из-за халатности работника, допустившего перерасход при неправильной эксплуатации служебного автомобиля. Однако вину конкретного человека нужно, разумеется, подтвердить и зафиксировать. Это может сделать комиссия учреждения либо независимые эксперты. Роль последних могут выполнить представители вышестоящего органа.

Норму расхода можно утвердить

Минтранс России разработал нормы расхода топлива. Они приведены в (введены ). Однако, как видим из названия самого документа, данные нормы только рекомендованы чиновниками. Логично, что раз рекомендовано, значит, необязательно, и учреждения могут утвердить применяемые нормы сами (например, в случаях эксплуатации автомобиля в сложных транспортных условиях). Применение собственных норм (отличных от рекомендованных чиновниками) следует обосновать. Установленные лимиты надлежит подтвердить контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями. Не исключено, что чиновники не согласятся с правомерностью их применения. В таком случае свою точку зрения придется отстаивать в суде.

Если топливо будут списывать по нормам, установленным учреждением, то смету при утверждении придется дополнить приложением. В нем надо обосновать расходы на приобретение ГСМ и подтвердить их соответствующими расчетами.

Списание топлива

Если перерасход бензина допущен в связи с особыми условиями работы автотранспорта, стоимость материала списывают на затраты учреждения (на основании Акта о списании материальных запасов (). Проводка выглядит так:

А вот как учесть «сверхнормативку», если виновник перерасхода - работник учреждения, в инструкциях по бюджетному учету не описано. Но по этому поводу есть мнение чиновников, считающих, что в такой ситуации выявленный перерасход надо отразить как недостачу и взыскать с водителя в установленном порядке (). Записи будут такими:


Учтена недостача бензина по вине водителя	209 74 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»	401 10 172 «Доходы от операций с активами»
Приняты в кассу учреждения суммы от виновного лица в возмещение недостачи	201 11 510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»	209 74 660
Возмещен ущерб от недостачи ГСМ виновным работником безналичным расчетом через лицевые счета учреждения	201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения»	209 74 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

Суммы долга можно удержать из зарплаты водителя. Для этого должно быть либо постановление судебных органов и иных соответствующих учреждений, либо письменно оформленное согласие самого виновника.

Налаженный контроль расхода топлива на предприятии - это одно из обязательных условий эффективной работы транспортного департамента. Затраты на закупку ГСМ составляют львиную долю расходной части бюджета таких структурных подразделений, и потому их стоит минимизировать - в первую очередь за счет исключения злоупотреблений.

Организация системы контроля расхода топлива на предприятии (СКРТ) должна включать целый комплекс мероприятий. Но ключевым аспектом все равно будет установка специального оборудования, способного фиксировать фактические затраты горючего в автоматическом режиме, при минимальном влиянии персонала на этот процесс.

Способы хищений ГСМ и других махинаций с топливом

Чтобы эффективно контролировать расходование топлива коммерческим транспортом, необходимо иметь хотя бы поверхностное представление о том, как может осуществляться его хищение. Существует довольно много способов:

Слив бензина или дизельного топлива. Этот способ – самый простой. Он предполагает фактическую кражу горючего из топливных баков. Слитое топливо либо используется в личных целях, либо продается.
Использование чеков о заправке. Если заправка осуществляется не на предприятии, а самим водителем с последующим отчетом в бухгалтерию, то недобросовестный сотрудник может приобрести чеки у третьих лиц. После предъявления чеков водитель получает финансовую компенсацию.
Махинации с одометром. Если автомобиль не оборудован современными навигационными системами и бортовыми самописцами, то путем относительно простых манипуляций величина суточного пробега может завышаться. После этого водитель использует один из двух способов, описанных выше: либо покупает чеки, либо сливает и продает «излишек» бензина.

Кроме того, к злоупотреблениям относится и нецелевое использование служебного либо коммерческого транспорта. При отсутствии должного контроля водитель может выполнять рейсы без отчета, присваивая оплату за них. В этом случае увеличивается расход ресурса автомобиля и расход ГСМ (бензина/дизельного топлива, масла и т.д.).

Как видите, способов обмана предприятия довольно много. При этом организация несет потери не только из-за перерасхода горючего, но и из-за того, что транспорт либо простаивает, либо эксплуатируется нецелевым способом.

Системы контроля расхода топлива на предприятии

Чтобы избежать описанных выше злоупотреблений, контроль расхода ГСМ на предприятии должен носить системный характер. Внедрение комплекса контрольных процедур – как организационных, так и технических - позволит снизить расходы на закупку горючего, а также на профилактическое обслуживание и ремонт самой техники.

Для контроля расхода топлива могут применяться самые разные методики:

Топливные карты

Ранее для децентрализации закупки горючего использовались топливные талоны. Но они обладали существенным минусом: их можно было легко подделать. Таким образом, создавалась почва для злоупотреблений, описанных выше.

Альтернативной талонам на сегодняшний день служат топливные карты . У них есть ряд особенностей:

Учет на карте ведется не в денежных единицах, а в литрах. Т.е. на рейс выделяется определенный объем горючего, конвертировать который в финансы будет в разы сложнее, чем при использовании талонов.
Существуют как универсальные карты, так и карты, рассчитанные на определённый вид топлива. Это также усложняет махинации.
Наконец, получить информацию о списании объемов топлива с карты можно в любое время – эти сведения доступны онлайн. Это также облегчает контроль и затрудняет хищения.

Кроме того, карты весьма удобны в использовании: они защищены пин-кодом, а при утере или краже их можно заблокировать.

В целом же переход на карты для топлива повышает и уровень безопасности: водителю не приходится возить при себе большие суммы денег.

Контроль расхода топлива и мониторинг транспорта ГЛОНАСС/GPS

Впрочем, несмотря на всю эффективность, система топливных карт все еще оставляет возможности для махинаций. Именно поэтому внедрять ее стоит параллельно с системой GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта .

Такой подход предусматривает оборудование всего автопарка, выполняющего коммерческие рейсы, GPS трекерами с подключением к общей системе мониторинга. Это позволяет:

В режиме реального времени отслеживать перемещение каждой единицы транспорта.
Контролировать соблюдение маршрутов, повышая водительскую дисциплину и заблаговременно пресекая злоупотребления.
Исключить использование служебного автотранспорта в личных целях.
Повысить уровень безопасности движения.

Эффективность работы этой системы достаточно высока. Контроль расхода топлива и мониторинг транспорта позволяют отслеживать все перемещения максимально точно. Поэтому руководитель предприятия либо транспортного департамента может в любой момент узнать, где находится тот или иной автомобиль - а значит, завысить расход горючего будет предельно сложно.

Системы контроля уровня топлива

И все же наиболее эффективной мерой по предотвращению хищений горюче-смазочных материалов, приписок и злоупотреблений будет применение специальных систем, включающих:

программное обеспечение;
систему передачи информации;
датчики топлива , отслеживающих уровень горючего в баке.

Работают такие системы по такому алгоритму:

В бак для горючего устанавливается датчик, фиксирующий фактический уровень топлива и регистрирующий изменение этого уровня.
Датчик присоединяется к основному GPS трекеру системы (терминалу мониторинга транспорта), расположенному в кабине автомобиля. Этот блок пломбируется, что исключает вмешательство в его работу.
Система мониторинга передает информацию об уровне горючего на сервер – и владелец может следить за расходом ГСМ и периодичностью заправок в удаленном режиме.

При работе модуля используются ресурсы систем глобального позиционирования ГЛОНАС/GPS, что позволяет контролировать перемещения автомобиля и соотносить эти данные с информацией, поступающей от емкостных датчиков в топливных баках.

Плюсы систем контроля расхода топлива

Внедрение комплексных систем контроля расхода топлива на предприятии обеспечивает целый ряд преимуществ:

Эффективную борьбу со злоупотреблениями (это повышает не только финансовую эффективность организации, но и дисциплину в целом).
Контроль закупок и расходования ГСМ, обеспечивающий сокращение затрат.
Оптимизацию использования автотранспорта за счет минимизации простоев и нецелевых рейсов.
Получение объективной информации об использовании автопарка.
Снижение уровня аварийности и травматизма (оно также обеспечивается за счет дисциплинирующего эффекта и отсева сотрудников, склонных к злоупотреблениям).

Все эти преимущества делают инвестиции в закупку контрольного оборудования и внедрение системы контроля расхода топлива и ГСМ весьма выгодными!

Учет расхода ГСМ по документам

Помимо действенной системы мониторинга расхода ГСМ для достижения максимального эффекта необходимо внедрение единых правил и стандартов учета. Как правило, основой для бухгалтерской части учета является положение «О бухгалтерском учете и отчетности».

Документами, подтверждающими расход топлива для осуществления коммерческой деятельности предприятия, являются:

путевые листы;
прилагаемые к ним товарно-транспортные накладные.

В первичных документах обязательно должна содержаться такая информация:

величина пробега;
масса перевозимого груза;
сведения о заправках.

На основании этих данных рассчитывается нормируемый расход ГСМ для конкретного транспортного средства.

Расходы на горючее могут учитываться двумя способами:

Для производственных целей - в составе материальных затрат;
Для управленческих и организационных целей - в составе прочих расходов, связанных с основной деятельностью.

В любом случае необходимо экономическое обоснование и документальное подтверждение этих расходов. Использование топливных карт упрощает учет расхода ГСМ и формирование отчетности – но в любом случае необходимо контролировать оборот документов, получаемых от процессингового центра.

Наладить эффективно работающий контроль расхода топлива на предприятии непросто: он должен включать целый комплекс организационных и технических решений. Но и временные, и финансовые затраты на внедрение системы отслеживания расхода горючего быстро окупаются, в первую очередь – за счет сведения к минимуму уровня хищений и снижения затрат на закупку ГСМ.

Специалисты нашей компании подберут оптимальный вариант отслеживания и управления расходом топлива на Вашем предприятии. В списке наших услуг есть как готовые решения, так и разработка индивидуальных систем контроля.

Заметив увеличение расхода бензина у своего автомобиля, не стоит оставлять этот факт без внимания, в очередной раз обвинив производителей и продавцов топлива. Причин у этой проблемы может быть сотни, причем некоторые из них могут привести к более серьезным последствиям.

Основные причины перерасхода топлива

Повышенный расход бензина может быть обусловлен как техническими неисправностями, так и человеческим фактором. В первом случае перерасход обусловлен нарушением работы элементов топливной системы, системы зажигания, механизмов газораспределения, сцепления и др. Что касается человеческого фактора, то он охватывает все остальные моменты, когда расход зависит исключительно от сознательности водителя.

К техническим причинам повышенного расхода бензина относятся:

неправильная регулировка карбюратора (для карбюраторных моторов);
засорение воздушного фильтра;
неполадки в работе форсунок (для инжекторных двигателей);
неправильно выставленный угол опережения зажигания;
нарушены зазоры свечей зажигания;
неисправность механизма газораспределения, неправильно выставленные клапанные зазоры;
износ деталей поршневой группы;
износ деталей сцепления или неправильная его регулировка;
неисправность датчиков массового расхода воздуха (МРВ) и кислорода (первого и второго лямбда-зонда).

Причинами перерасхода бензина по вине водителя могут быть:

«агрессивный» характер езды на машине;
включенные приборы освещения, отопления или вентиляции;
движение на автомобиле с непрогретым двигателем;
неправильно отрегулированный угол развала-схождения колес;
низкое давление в шинах;
слишком затянутые подшипники ступиц колес или заклинивание тормозных колодок в разведенном состоянии;
большая загруженность автомобиля;
нарушение аэродинамических свойств машины;
использование некачественного бензина или бензина с пониженным октановым числом.

Рассмотрим более детально, как и насколько перечисленные факторы влияют на расход топлива.

Возможные причины	Примерный перерасход бензина
Технические причины
Неправильно отрегулированный карбюратор	10-40 %
Засорение воздушного фильтра	10 %
Неисправность (засорение) форсунок	10-20 %
Позднее зажигание	1 % (на каждый лишний угол)
Неправильно отрегулированный зазор свечей зажигания	до 10 %
Неисправность механизма газораспределения	до 20 %
Износ деталей поршневой группы	10 % на 1 сниженную атмосферу компрессии
Износ сцепления	10-15 %
Неисправность датчиков МРВ и кислорода	10-50 %
Причины, вызванные человеческим фактором
«Агрессивная» манера езды	15-50 %
Езда с включенными приборами освещения, отопления, вентиляции	10-20 %
Движение с непрогретым двигателем	до 20 %
Неправильная регулировка угла развала-схождения колес	до 10 %
Низкое давление воздуха в шинах	до 10 %
Слишком затянутые ступицы или заклинившие колодки	до 15 %
Чрезмерная загруженность авто	10 % на каждые лишние 100 кг
Нарушение аэродинамических свойств	до 15 %
Использование низкокачественного бензина	до 5 %

Технические причины перерасхода топлива

Что касается карбюратора, то увеличение потребления топлива может быть причиной:

большого уровня бензина в поплавковой камере, что является причиной неправильной регулировки «язычка» поплавка, или нарушением его (поплавка) целостности;
засорения жиклеров воздушного торможения;
нахождения клапана экономайзера в постоянно открытом положении;
неполного открывания воздушной заслонки;
несвоевременного отключения системы холостого хода;
больше нормы открученного винта регулировки количества топлива.

Все перечисленные проблемы устраняются путем комплексной диагностики и регулировки карбюратора с чисткой и калиброванием жиклеров.

Забитый воздушный фильтр существенно снижает количество воздуха, поступающего в камеры сгорания. Расход топлива при этом, естественно, увеличивается, за счет неконтролируемого обогащения топливной смеси. Проблема устраняется путем замены фильтрующего элемента.

В автомобилях с инжекторными моторами часто причиной повышенного расхода бензина являются проблемы с работой форсунок. Обычно к этому приводит их засорение, из-за чего топливо не распыляется, а, попросту, льется в камеры сгорания. Устранить подобную неисправность можно путем чистки (промывания) форсунок с использованием специальных жидкостей и оборудования.

Существенно влияет на расход и состояние системы зажигания. Неправильно выставленный угол опережения, особенно смещенный в сторону «запаздывания», приводит к тому, что горючая смесь будет воспламеняться слишком поздно и, не успевая полностью сгорать, вылетать в буквальном смысле в трубу.

Примерно то же получится и при неправильно отрегулированных зазорах свечей зажигания, или при перебоях в их работе. Если какая-то из свечей выходит из строя, топливо будет поступать в цилиндр, но не сгорать.

Исправить ситуацию можно путем правильной регулировки зажигания, выставления зазоров, или замены свечей зажигания.

При неисправностях механизма газораспределения (износ толкателей, гидрокомпенсаторов, неправильно выставленные тепловые зазоры клапанов, смешение ремня ГРМ) также может наблюдаться увеличение потребления топлива, причем на фоне падения мощности двигателя. Проблемы с ГРМ устраняются после диагностики методом регулировки клапанного механизма, выставления шкивов распредвала и коленвала по меткам с заменой ремня.

Износ деталей поршневой группы приводит к потере компрессии, что в свою очередь, становится причиной перерасхода бензина. Определяется неисправность путем замера компрессии в каждом из цилиндров. Это самая сложноустранимая причина, ведь, столкнувшись с ней, скорее всего, придется делать капитальный ремонт двигателя.

Неисправность механизма сцепления или неправильная его регулировка ведет к тому, что двигатель не может передавать вращающий момент от маховика на первичный вал КПП в полной мере. Это значит, что частично он будет работать вхолостую, используя топливо неоправданно. Устраняется неисправность заменой или настройкой элементов механизма.

При выходе из строя датчиков МРВ или лямбда-зондов, электронный блок управления двигателем будет получать недостоверную информацию о количестве кислорода в топливной смеси или выхлопных газах, в результате чего в цилиндры будет поступать обогащенная горючая смесь. Проверка и замена датчиков поможет исправить ситуацию.

Причины перерасхода бензина, вызванные человеческим фактором

Очень часто причиной перерасхода бензина становятся действия или бездействие самого водителя. «Агрессивная» манера езды (резкие старты, перегазовки, движение на высокой скорости) существенно увеличивает потребление топлива. Большинство лихачей, конечно, знает об этом, поэтому речь о какой-то экономии тут не идет.

Включенный свет фар, кондиционер, отопитель, мультимедийная система также являются дополнительной нагрузкой на двигатель, вызывающей больший расход топлива. В некоторых случаях, это, конечно, оправдано, ведь не очень-то и поездишь ночью без света, а зимой без отопителя. А вот без постоянно включенного кондиционера или магнитолы с целью экономии можно обойтись.

Что касается непрогретого двигателя, то это палка о двух концах. Если начинать движение с холодным мотором, это даст лишнюю нагрузку на него. Расход топлива, при этом, увеличится до момента нагрева силового агрегата до рабочей температуры. Примерно такое же количество бензина придется потратить, и прогревая двигатель на холостых оборотах. Греть, или не греть, решать, конечно, самому водителю.

Дополнительную нагрузку мотор получит и в случае неправильной регулировки углов установки колес (развала-схождения), низкого давления в шинах, подклинивания колес вследствие «перетяга» ступиц, или же упирающихся тормозных колодок. Все эти факторы приводят к потере инерции автомобиля (наката).

Не стоит перегружать автомобиль, превышая его полную массу, предусмотренную заводом-изготовителем. Каждый лишний килограмм, причем, неважно в багажнике или прицепе – это несколько миллилитров «лишнего» бензина.

К перерасходу топлива ведут и необдуманные решения по изменению формы кузова (спойлеры, обвесы и др.). Все эти конструкции не учитывались конструкторами при разработке автомобиля, поэтому они, естественно, будут создавать дополнительное сопротивление воздушному потоку в движении, а это также лишняя нагрузка на двигатель.

Ну и, конечно, сам бензин. Говорить о его качестве на наших заправках вряд ли стоит, но то, что применение бензина с более низким октановым числом, чем предусмотрено заводом-изготовителем, приводит к перерасходу, так это точно.

Акценты этой статьи:

норм ы расхода ГСМ для автотранспорта установлены действующим законодательством;
к базовым нормам применяются повышающие или понижающие корректировочные коэффициенты;
при списании топлива в учете надо сравнить фактический и нормативный рас ход топлива.

Почти каждое предприятие в своей хозяйствен-ной деятельности использует автотранспорт. Фактический расход топлива часто отличается от установленной нормы. Причины перерасхода могут быть самые разные: погодные условия, состояние дорог, пробег авто, а также нерациональное использование топлива водителем. Поэтому возникает вопрос: по каким нормам нужно списывать топливо? И как отражать в бухгалтерском и налоговом учете перерасход топлива? Ответы на эти вопросы вы найдете в консультации.

Нормы расхода ГСМ на автотранспорте

Нормы расхода ГСМ для автомобилей утверждены приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43). Там приведены базовые линейные нормы расходов топлива для более чем 1 200 моделей (модификаций) автомобилей, нормы расхода топлива на выполнение транспортной работы и на работу специального оборудования, а также система коэффициентов кор-ректировки нормативных расходов топлива.

Согласно п. 1.1 Норм № 43, на предприятиях могут использоваться следующие нормы и коэффици-енты корректировки:

баз овая линейная норма на пробег автомобиля;
норма на выполнение транспортной работы;
норма на тонну снаряженной массы;
норма на одну поездку с грузом;
норма на пробег при выполнении специальной работы;
норма на работу спецоборудования, установленного на автомобилях;
базовая норма на работу автономного (независимого) обогревателя.

Понижающие и повышающие коэффициенты

К нормам расхода топлива применяются различные корректирующие коэффициенты, которые повышают или понижают нормы. Причины, приводящие к применению таких коэффициентов, приведены в табл. 1 на следующей странице.

Если вам надо применить одновременно несколько корректировочных коэффициентов, тогда вы должны рассчитать суммарный коэффициент корректировки, равный сумме таких надбавок.

Таблица 1

Причины, приводящие к применению коэффициентов корректировок норм расхода топлив а
Повышение норм расхода (п. 3.1 Норм № 43)	Понижение норм расхода (п. 3.2 Норм № 43)

Работа в холодное время года. Работа в горной местности и/или на маршрутах с холмистым рельефом. Работа на дорогах со сложным планом. Работа в городских условиях. Работа с частыми остановками. Работа, которая требует снижения скорости. Работа в карьерах, езда по полям, на лесных или степных участках. Работа в сверхтяжелых дорожных условиях. Эксплуатация новых автомобилей и двигателей. Поездка на автомобиле с длительным сроком эксплуатации. Почасовая работа грузовых авто. Учебная езда. Необходимость поддержания комфортных температурных условий в салоне. Езда на дорогах общего пользования за пределами города и на дорогах, проходящих через населенные пункты. Использование специальных транспортных средств, оборудованных специальной звуковой сигнализацией, для выполнения неотложных служебных заданий	Работа за пределами населенных пунктов на дорогах общего пользования. Эксплуатация городских автобусов в режиме «на заказ» или с другой целью, но не на постоянных маршрутах. Решение руководства предприятия

Бухгалтерский и налоговый учет

В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива отражается в зависимости от цели использования автотранспорта и списывается с кредита субсчета 203 «Топливо» в дебет соот-ветствующих субсчетов (15, 20, 23, 28, 91–94).

В налоговом учете правила признания расходов описаны в п. 138.4, 138.5 Налогового кодекса (далее – НК):

расходы, формирующие себестоимость реализованных товаров, выполненн ых работ, предоставленных услуг, признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны дохо-ды от реализации;
прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором о ни были понесены.

Из этого следует вывод:

стоимость ГСМ, включенных в себестоимость произведенной продукции (выпо лненных работ, предоставленных услуг) и в первоначальную стоимость приобретенных товаров, попадет в состав расходов предприятия только в периоде признания доходов от реализации такой продукции (товаров, работ, услуг);
затраты на приобретение ГСМ, стоимость которых включена в состав прочих расходов предприятия (административных, расходов на сбыт, прочих операционных расходов), участвуют в расчете базы налог ообложения в том периоде, в котором они были понесены (т. е. в пери-оде списания израсходованных ГСМ с баланса).

Для целей налогового учета самое важное – доказать хозяйственность километража. Так, согласно п. 138.2 НК налоговые расходы признаются на основании первичных документов, подтверждающих фактические затраты налогоплательщика и их связь с его хоздеятельностью.

Кроме того, необходимо сделать расчет и сравнить нормативный и фактический расход топлива. Если фактический расход не превышает норму, то в состав расходов предприятия спокойно попадает вся стоимость фактически израсходованного топлива. Если же фактический расход превышает нормативный, тогда в состав налоговых расходов вы сможете включить только стоимость ГСМ в пределах норм (пп. «и» пп. 138.8.5, п. 140.3 НК).

Какие последствия по НДС возникают в случае сверхнормативного расхода ГСМ?

Предприятию придется признать условную поставку на сумму такого перерасхода, то есть начислить налоговые обязательства по НДС исходя из стоимости приобретения топлива (пп. «г» п. 198.5 НК).

Нужно ли включать стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет.

Однако возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально. Например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива. Например, удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не станет взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива. Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться допблагом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натуркоэффициента (п. 164.5 НК).

Списание топлива в учете

На предприятии ООО «Весна» (находится в г. Днепропетровске) в ноябре 2014 года для исполнения служебных обязанностей (поездок по городу) административного персонала использовался автомобиль Mitsubishi Pajero. Согласно данным путевых листов расход ГСМ составил 350 л (в связи с техническим состоянием автомобиля), пробег – 1 660 км.

Пользуясь Нормами № 43, рассчитаем нормативный расход бензина для этого автомобиля:

базовая линейная норма – 14,8 л/100 км пробега;

повышающие коэффициенты:

– за работу в холодное время года – 2 % (пп. 3.1.1.1 Норм № 43);

– за работу в условиях города – 15 % (пп. 3.1.4 Норм № 43).

Нормативный расхода топлива согласно п. 4.1 Норм № 43 рассчитывается по формуле

Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑ ),

где Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

K∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Подставим в эту формулу значения из нашего примера:

Qн = 0,01 х 14,8 х 1 660 хx (1 + 0,01 х 17) = 287,45 л.

Таким образом, перерасход составил 62,55 л (350 л – 287,45 л).

Отразим данные по перерасходу в табл. 2.

Таблица 2

Наименование и цена (грн/л)	Фактическое количество (л)/стоимость (грн.)	По норме: количество (л)/стоимость (грн.)	Сверх установленных норм (перерасход) (л)/стоимость (грн.)

Бензин – 15,00

Бухгалтерский и налоговый учет при перерасходе топлива

(грн.)

	Первичныедокументы	Бухгалтерский учет	Налоговый учет
	Первичныедокументы

Списано топливо	Путевой лист
Отражен сверхнормативный расход топлива	Путевой лист, учетные регистры
Начислены налоговые обязательства по НДС (938,25 х 20 %)	Налоговая накладная

1. Стоимость перерасхода топлива:

в бухгалтерском учете – списывается на прочие операционные расходы;

налоговом учете – не включается в состав расходов, так как считается, что такие ГСМ не были использованы в хозяйственной деятельности. Также предприятие должно начислить налоговые обязательства по НДС на стоимость перерасхода.

2. Если перерасход топлива возник не по вине работника, то причину перерасхода необходимо документально зафиксировать и пояснить. Тогда стоимость «лишнего» топлива не надо будет удерживать с работника и облагать НДФЛ.

Организации, эксплуатирующие дорожно-строительную технику, часто сталкиваются с проблемами назначения норм расхода топлива. Нормативные показатели часто не совпадают с фактическими. Каковы причины этого?

Организации, эксплуатирующие дорожно-строительную технику, часто сталкиваются с проблемами при нормировании расхода топлива. Эти проблемы решаются двумя основными способами - аппаратным и организационным. В первом случае используется бортовой компьютер либо специальный регистратор - "чёрный ящик", различные модификации которого в достаточном количестве реализуются на рынке. А во втором, когда у компании нет, как считают ее руководители, свободных средств для приобретения компьютеризированных образцов строительной и другой техники или отдельно регистраторов (с установкой, которая тоже "стоит денег"), - производится ряд административно-технических мероприятий. В их основе лежат соответствующие методические подходы, о которых и пойдёт речь в данной публикации.

Причины перерасхода топлива и пути их устранения

При приобретении техники иностранных марок, техники нового для предприятия вида инженеры, ответственные за разработку норм, как правило, не имеют ни исходных данных, ни текущих наработок по расходу топлива. В этом случае обычно назначают представителя из состава ИТР, который едет на объект и проводит замеры. По их результатам устанавли вается норма, по сути весьма далёкая от истинного положения дел.

Дело в том, что при "замерах" самоходный механизм работает, т.е. простои (холостой ход) сведены к минимуму. Часто бывает так: с приездом на объект проверяющего работа "оживает", в остальное же время, главным образом, при попустительстве бригадиров простои на холостом ходу могут составлять до 50 % от общего времени, идущего в зачет машинисту. К примеру, в минуты технологических или обеденных перерывов некоторые машинисты не выключают двигатель, величина моточасов возрастает, а количество израсходованного топлива уменьшается. В результате появляется возможность хищения остатков топлива. Поэтому, проведя замеры, обычно уменьшают норму расхода топлива примерно на треть, полагая это "золотой серединой". А в конце месяца вновь выявлен перерасход. В чем причина? Плохие погодные условия или хищение, а, может быть, просто резко уменьшилось число простоев на холостом ходу?

Итак, выделим основные причины, по которым происходит перерасход топлива:

хищение;
увеличение интенсивности работы (сокращение простоев);
ухудшение погодных условий;
скрытая техническая неисправность.

Рассмотрим эти причины подробнее.

Хищение

Ни для кого не секрет, что хищения топлива - это бич поголовного большинства предприятий, имеющих на балансе машины и механизмы. Каким образом оно происходит в случае использования самоходных механизмов, наработка которых ведется в моточасах и наглядно отражается на мотосчётчике?

Первый вариант . "Подкручивание" счетчика. В этом случае поймать расхитителя трудно, разве что только застав его на месте преступления. Поэтому предприятия должны обеспечить защиту мотосчётчиков от постороннего вторжения чисто техническими средствами и контролем со стороны должностных лиц. В противном случае размеры убытков достигнут огромных размеров.

Второй вариант. В результате простоев на холостом ходу возрастает неучтённый остаток топлива, который машинисты, обладающие базовыми знаниями математики, умело высчитывают и сливают. "Математиков" легко вычислить: из месяца в месяц у них всегда перерасход - 0, экономия - 0. Это обстоятельство хоть и радует глаз главного инженера, но служит тревожным сигналом. С этим вариантом хищения бороться можно только одним способом - жестким контролем должностных лиц и бригадиров, их действиями по пресечению простоев на холостом ходу.

Увеличение интенсивности работы

Вот это как раз яркий пример правильной работы начальника участка, прораба. Если грамотно рассчитана норма расхода топлива и пресекаются простои, ежемесячный фактический расход не должен сильно отличаться от нормированного.

А все-таки, может ли он отличаться? Может! И это не должно пугать начальников. Итак, изменение интенсивности рассмотрим на примере работающего экскаватора, загружающего карьерные самосвалы. Плечо "погрузки-разгрузки" этих самосвалов может составлять 50 м, а может иметь и несколько километров. Количество самосвалов, курсирующих по этому плечу, тоже может быть различным. Все это приводит к тому, что в одном случае экскаватор после погрузки одной машины незамедлительно приступает к погрузке другой, а в другом - ожидает подхода транспортного средства. При этом появляется время ожидания, которое и должно четко контролироваться ответственным инженером. Если по каким-то причинам работа приостановлена, должна последовать команда "заглушить двигатели".

Кроме того, если в этом месяце на данном объекте ожидается работа с вынужденными простоями (большое "плечо", мало автотранспортной техники и т.д.), есть смысл ввести для некоторых видов погрузочной техники уменьшающую поправку. Эта задача лежит на начальнике участка. Ведь это он при первоначальной оценке объекта рассчитывает количество выделяемой на объект техники, и от его компетентности зависит, будут ли машины простаивать под погрузкойразгрузкой или нет.

Ухудшение погодных условий

Это естественная, но предсказуемая причина увеличения расхода топлива. С началом дождей самодвижущейся технике все труднее преодолевать расстояния (на работе экскаваторов это сказывается в меньшей степени), начинается "пережог" топлива. Решить эту проблему просто: расход топлива для каждого вида техники должен быть замерен дважды - как в ясный день, так и в период дождей. И путем несложных вычислений можно зафиксировать величину поправок к нормам, которые, соответственно, добавляются или отнимаются в различные сезонные периоды.

Скрытая техническая неисправность

Внезапно образовавшаяся скрытая техническая неисправность также может быть причиной увеличившегося расхода топлива. В нашей практике был такой случай: внезапно увеличился расход топлива на одной из импортных машин. В ходе детального разбирательства выяснилось, что причина - в технической неисправности и для устранения перерасхода необходимо заменить насос-форсунки. Была рассчитана экономическая целесообразность и сделан вывод: менять дорогостоящую импортную деталь невыгодно,поскольку по остальным параметрам техника работала без замечаний. Разумеется, в каждом случае разбираться необходимо тщательно, с привлечением специалистов.

Методика расчета времени простоев на холостом ходу

Допустим, на предприятии установлен-таки жесткий контроль, пресекающий хищение топлива. Какие еще убытки подстерегают предприятие?

Возьмем предприятие, на котором оплата труда машинистов исчисляется по наработанным моточасам. Яркий пример убытков в этом случае - это увеличение общего количества оплачиваемых моточасов за счет простоев на холостом ходу. Обеденный перерыв - двигатель работает, вынужденный простой в работе - двигатель не заглушают. Если бригадир не пресекает простои на холостом ходу, то вычислить в конце месяца, сколько же моточасов было фактически отработано, а сколько машина проработала в холостую, довольно сложно. Периодическими выездами на объекты руководящих работников эту проблему не решить. Когда перед техническим отделом нашего предприятия встал такой вопрос, на помощь пришла математика.

Рассмотрим, как можно вычислить количество моточасов, отработанных конкретным механизмом (в нашем случае экскаватором импортного производства) с полной нагрузкой и количество моточасов холостой работы. Главное условие для расчетов: мотосчетчик недоступен для "подкручивания" и топливо не сливается.

Исходные данные: отработано за месяц - 445 моточасов, израсходовано топлива - 15440 л.

Расход топлива за 1 моточас при полной нагрузке - 51,5 л. Замеры при полной нагрузке должны проводиться практически без простоев с принудительной работой ковшом в перерывах между погрузкой.

Расход топлива за 1 моточас на холостом ходу - 15,5 л.

Допустим:

X - количество моточасов, отработанных механизмом за месяц на холостом ходу;
Y - количество моточасов, отработанных механизмом за месяц при полной нагрузке.

Итак, 53 % рабочего времени отработано при полной нагрузке и 47 % - на холостом ходу.

Исходя из опыта, можно говорить о следующих приемлемых соотношениях моточасов холостой работы к работе с полной нагрузкой - 1/5 - при интенсивной работе и 1/3 - при работе с обычной или нормальной интенсивностью. Если, как в нашем расчётном случае, имеет место значительное превышение количества моточасов на холостом ходу, то это или безответственность (корыстный умысел) машинистов и попустительство бригадиров, или недоработка начальника участка, неверно рассчитавшего (утвердившего) требуемое количество техники для данного участка работ.

В.Усатов, начальник технического отдела Управления механизации № 9 ЗАО "Мосстроймеханизация - 5",
К.Сурин, инженер технического отдела Управления механизации № 9 ЗАО "Мосстроймеханизация - 5"
Журнал "Спецтехника" №3"2004