Налогообложение и бухучет аренды автомобиля у физического лица. Образец

16.04.2019

На сегодняшний день аренда транспортных средств приобретает все большую популярность. Сторонами данного договора могут быть как физические, так и юридические лица. Правоотношения, связанные с арендой автомобиля, получили своё тщательное законодательное регулирование. В частности, аренда транспортных средств получили своё регулирование в . При этом некоторые вопросы получили своё регулирование в параграфе «Общие положения», а более подробно данные правоотношения регулируются в - «Аренда транспортных средств».

А какие особенности имеет данный вид гражданско-правовых сделок и на что нужно обратить внимание при её заключении.

Особенности составления расписки

Предмет договора

В качестве предмета договора выступает автомобиль. Это транспортное средство, которое предназначено для перевозки людей, грузов или оборудования. При заключении договора аренды автомобиля необходимо чётко указать её предмет. В частности, нужно указать следующую информацию:

марка;
год выпуска;
тип кузова;
номера;
ВИН-код.

Вышеуказанная информация должна быть указана в тексте договора с целью дальнейшей идентификации транспортного средства.

Также в тексте договора необходимо описать транспортное средство и указать характерные черты (наличие вмятин, царапин и т.д) при их наличии.

Важно! При заключении договора аренды транспортного средства в тексте соглашения необходимо указать все дефекты и недостатки транспортного средства, чтобы в дальнейшем у арендатора не возникли проблемы.

Что нужно указать в договоре

При заключении договора аренды автомобиля необходимо указать о том, кто из сторон будет содержать автомобиль и осуществлять капитальный или текущий ремонт. На практике в основном обязанность осуществления капитального ремонта несёт собственник автомобиля, а его текущий ремонт осуществляет арендатор.

В договоре нужно указать обязанность арендатора вернуть автомобиль собственнику в исправном состоянии с учётом нормального износа.

Важно! в договоре необходимо указать лица, которые могут использовать автомобиль.

В основном на практике указывается только имя арендатора. Это значит, что кроме него никто не может эксплуатировать машину, а арендатор не имеет права передать его третьим лицам.

Также в тексте соглашения нужно указать цели использования транспортного средства и размер и время выплаты арендной платы.

Срок договора

Срок договора аренды также является одним из важных пунктов. В частности, в договоре необходимо указать срок, на который он заключается. Срок можно указать как в месяцах, так и в годах. При этом также необходимо указать о возможности его продления.

Стороны должны указать о возможности расторжения договора раньше указанного срока.

Ответственность сторон, страховка

В соответствии с действующим законодательством страхование автогражданской ответственности является обязательным условием для эксплуатации транспортного средства.

Важно! в тексте договора необходимо урегулировать вопросы, связанные со страхованием ОСАГО.

На практике обязанность выплаты страхового взноса несёт арендатор. Именно он является водителем автомобиля и должен застраховать свою ответственность.

Важно! в тексте договора нужно указать о том, что арендатор обязан отремонтировать автомобиль в тех случаях, когда он является виновником ДТП.

Многие собственники предпочитают также застраховать свой автомобиль. В этом случае заключается договор страхования КАСКО. Как правило, обязанность выплаты страховых взносов несут арендаторы. Подобный подход даёт возможность избежать дальнейших проблем, которые связаны с возмещением вреда, причинённого автомобилю.

Если же подобный пункт не был внесён, то необходимо тщательно урегулировать вопросы, связанные с ответственностью сторон. В частности, необходимо указать о том, что арендатор несёт полную ответственность за сохранность транспортного средства в течение срока действия договора и должен в полной мере возместить вред, причинённый транспортному средству.

Заполненный образец документа

ДОГОВОР № _____
на аренду автомобиля

г. _____________ «___» _________ 20___ г.

Именуемое далее "Арендатор",
(наименование предприятия, организации)

в лице ________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)

действующего на основании __________________________________________,
(Устава, положения, доверенности)

с одной стороны и гр. __________________________________, именуем__ в
(фамилия, имя, отчество)

дальнейшем "Арендодатель", с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель передаёт во временное пользование Арендатору принадлежащий Арендодателю на праве частной собственности автомобиль марки ___________________________ выпуска ___________ года, двигатель
№ ________________________, кузов No. __________________________,
________________________ цвета, номерной знак ______________________,
зарегистрированный в ГАИ ____________________________________________ района.

1.2. Стоимость автомобиля устанавливается в размере ____________
________________________________ на основании акта оценки, являющимся Приложением к данному договору.

2. Условия договора

2.1. Арендодатель предоставляет автомобиль в исправном состоянии по Акту приёма-передачи, являющемся неотъемлемой частью настоящего

договора.

2.2. Арендатор обязуется по истечение срока действия договора вернуть автомобиль в состоянии соответствующем отражённому в Акте приёма-передачи, с учётом нормального износа.

2.3. Арендатор производит _______________________________ ремонт автомобиля за свой счёт.

2.4. Арендодателю предоставляется право использовать в нерабочее время сданный в аренду автомобиль в личных целях, с употреблением собственных горюче-смазочных материалов (бензин и т.п.).

2.5. При использовании автомобиля в соответствии с стороны обязаны передавать автомобиль друг другу в исправном состоянии. При приёме-передаче автомобиля стороны проверяют его техническое состояние, оговаривают имеющиеся неисправности с последующим их устранением в соответствии в .

3. Порядок расчётов

3.1. Арендатор обязуется заплатить за аренду автомобиля
____________________________________________________________________,
(порядок оплаты: единовременно, ___ раз в месяц)

____________________________________________________________________.
(размер оплаты прописью)

4. Срок действия договора

4.1. Договор заключён на срок с «___»___________ 20____ г. по «___» ___________ 20___ г. и может быть продлён сторонами по взаимному соглашению.

5. Ответственность сторон

5.1. Арендатор несёт ответственность за сохранность арендуемого автомобиля в рабочее время и в случае утраты или повреждения автомобиля в это время обязан возместить Арендодателю причинённый ущерб, либо предоставить равноценный автомобиль в течение 5 дней после его утраты или повреждения.

В случае задержки возмещения ущерба либо предоставления равноценного автомобиля в указанный срок, Арендатор уплачивает пеню в размере ___% от стоимости ущерба либо оценочной стоимости автомобиля.

5.2. Ответственность за сохранность автомобиля в нерабочее время несёт Арендодатель. При повреждении или утрате сданного в аренду автомобиля при использовании в соответствии с Арендодатель обязан устранить повреждения за свой счёт или возместить Арендатору причинённый убыток. Размер возмещения определяется соглашением сторон.

6. Другие условия

6.1. Договор может быть досрочно прекращён или изменён по соглашению сторон.

6.2. По соглашению сторон арендуемый автомобиль оценен в ______________________________ рублей. Данная оценка учитывается при
(прописью)

возмещении ущерба.

6.3. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

6.4. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

6.5. ___________________________________________________________

_____________________________________________________________________

7. Юридические адреса и реквизиты сторон

Арендодатель: __________________________________________________
передаёт (фамилия, имя, отчество)

паспорт серия _________________ No. ___________ выдан _______________ _____________________________________________________________________
адрес: ______________________________________________________________

Арендатор: _____________________________________________________

_____________________________________________________________________

Арендодатель Арендатор

___________________ ____________________

(подпись) (подпись)

Страховые взносы с аренды автомобиля не начисляются и не уплачиваются арендатором только в том случае, если арендуется авто без экипажа. Если же в аренду взят автомобиль с экипажем, то обязательно придется начислять и платить страховые взносы на ОПС и ОМС. Необходимость уплаты взносов на ОСС на случай получения травмы дополнительно обговаривается в договоре.

Договор аренды транспортных средств

Если вы хотите взять автомобиль во временное пользование, то для того, чтобы избежать каких-либо последствий, необходимо правильно выбрать машину и составить договор аренды транспортных средств, прописав в нем все обязательства сторон. Взаимодействие между арендодателем и арендатором по договорам аренды транспортных средств регулируется параграфом 3 гл. 34 ГК РФ. Договор аренды транспортных средств между юридическим и физическим лицом заключается в простой письменной форме.

В договоре аренды транспортных средств, как правило, указывается:

марка и модель автомобиля, VIN, пробег;
срок аренды (начало и конец);
права и обязанности сторон;
размер, сроки и порядок внесения арендной платы;
порядок передачи автомобиля (место передачи и место возврата), порядок и сроки оплаты;
наличие или отсутствие залога;
ответственность сторон;
основания и порядок расторжения договора;
адреса, реквизиты сторон.

К договору аренды транспортных средств должен прилагаться акт приема-передачи автомобиля. Кроме договора аренды транспортного средства арендатору нужно передать документы на автомобиль: ПТС, свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО, при наличии — полис КАСКО.

Договоры аренды транспортных средств бывают 2 видов: с экипажем и без экипажа.

Аренда автомобиля без экипажа у физического лица

Условия передачи авто без услуг экипажа оговорены в ст. 642-649 Гражданского кодекса. В соответствии с условиями договора аренды автомобиля без экипажа у физического лица арендодатель получает от арендатора вознаграждение, с которого юрлицо, арендующее авто, должно удержать НДФЛ.

При этом обязанности удерживать страховые сборы с физлица у арендатора не появляется ввиду того, что предметом договора аренды транспортных средств является передача в пользование имущества физлица, а не оказание им услуг или выполнение работы.

Такой вид услуг, как передача в аренду автомобиля (так же как и любого другого имущества, кроме имущественного права на авторские произведения и т. п.), не является объектом для удержания страховых взносов (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Аналогичное мнение о том, что с арендной платы за автомобиль с физлица-арендодателя не удерживаются страховые взносы, высказано в письме Министерства здравоохранения от 12.03.2010 № 550-19.

Аренда авто с водителем

Если автомобиль арендуется вместе с экипажем, т.е. если владелец авто намерен оказывать свои услуги в качестве водителя и слесаря, следящего за исправным состоянием транспортного средства, тогда ситуация с удержанием страховых взносов иная. Условия передачи авто в аренду с сопутствующими услугами такого рода регламентируются ст. 632-641 Гражданского кодекса.

В связи с тем, что владелец автомобиля вместе с передачей имущества в аренду предлагает еще и свои услуги по гражданско-правовому договору, то с этих услуг обязательно следует удержать взносы. Речь идет о той части уплачиваемой физлицу суммы по договору аренды машины с экипажем, которая идет в счет оплаты за его труд.

Целесообразнее будет в договоре аренды транспортных средств услуги по аренде непосредственно автомобиля и «трудовую повинность» его владельца разделить путем выделения этих двух сумм. Такое разделение услуг по аренде авто с экипажем на 2 части не регламентировано гражданским законодательством, но так желательно поступить, чтобы избежать возникновения споров с проверяющими.

Поскольку в таком договоре аренды есть доходы за труд физлица, то проверяющие будут считать сумму взносов со всей суммы договора, если только сумма оплаты за труд водителя авто, который также является его арендодателем, не окажется выделенной отдельно.

Если не разделить в договоре эти 2 суммы, а начисления сделать от суммы меньшего объема, чем арендная плата, предусмотренная договором, то при проверке с высокой долей вероятности будет произведено доначисление страховых взносов.

Для разрешения конфликта с проверяющими придется обращаться в суд. При этом следует учитывать, что подавляющее большинство судебных инстанций соглашается с налогоплательщиками, что доначисление взносов незаконно, а требование проверяющих о разделении этих 2 сумм в договоре необоснованно, поскольку такого требования нет в ГК РФ. Примером тому могут служить следующие постановления судов: 3 арбитражного апелляционного суда от 26.04.2013 № 03АП-121/12, ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № Ф06-10012/12.

Что касается того, какие страховые платежи начисляются при заключении такого договора, то здесь все довольно просто. Так, с дохода арендодателя, который также оказывает услуги по управлению транспортным средством и следит за его техническим состоянием, будут в обязательном порядке начислены взносы на ОПС и ОМС.

А вот взносы на соцстрахование на случай наступления несчастных случаев будут удерживаться только тогда, когда в договоре аренды транспортных средств будет прописано условие об их удержании (п. 1 ст. 20.1 закона «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Бухгалтерские проводки по аренде автомобиля

Арендатору-юрлицу потребуется отобразить операцию по аренде автомобиля с экипажем в бухгалтерском учете. Для этого пригодятся такие проводки:

Дт 26 Кт 76 — затраты по аренде авто;
Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОПС) — начисление взносов на ОПС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОМС) — начисление взносов по ОМС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
Дт 76 Кт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) — удержан НДФЛ с общей суммы платы за аренду авто с экипажем;
Дт 76 Кт 51 — произведено перечисление арендодателю платы по договору аренды за вычетом НДФЛ;
Дт 69 (субсчет расчетов по ОПС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОПС;
Дт 69 (субсчет расчетов по ОМС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОМС;
Дт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) Кт51 — оплачен налог с доходов физлиц.

Как избежать уплаты страховых взносов?

Существует несколько способов избежать уплаты страховых взносов. Самым распространенным является оформление трудовых отношений с сотрудником, имеющим автомобиль, на который впоследствии оформляется договор аренды. То есть работодатели заранее, размещая объявления о найме на работу, указывают такое условие, как наличие авто. Это условие предполагает, что деятельность нового сотрудника будет связана с разъездами, для чего ему понадобится автомобиль.

Также авто может быть арендовано и уже у работающего по трудовому контракту сотрудника в случае возникновения такой необходимости. Таким образом, заключается лишь договор аренды автомобиля без экипажа, а значит, что по такому договору не будет удержаний страховых взносов. Что же касается удержания страховых взносов с зарплаты сотрудника, который выступает арендодателем и управляет этим же авто, то они и так должны удерживаться.

Предостережение, содержащееся в п. 2 ст. 635 ГК РФ, относительно того, что члены экипажа должны быть трудоустроены у арендодателя, касается тех случаев, когда для управления и техобслуживания арендованного автомобиля арендодатель нанимает сторонних лиц. Если же он сам выполняет эти функции, то это предостережение к нему не относится, ведь он не может сам с собой оформить трудовые отношения.

Другим способом ухода от уплаты страховых взносов является не заключение договора аренды, а компенсация затрат работника. Так, если работнику для выполнения своих трудовых обязанностей потребовалось воспользоваться автомобилем (не важно, своим или нет), то работодатель компенсирует ему эти затраты.

При этом важным условием является документальное обоснование понесенных затрат, ведь сумма компенсации не облагается НДФЛ, и с нее не удерживаются взносы (письма Минфина от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, Минтруда от 25.07.2014 № 17-3/В-347), поэтому фискальные органы при проведении проверок особое внимание обращают именно на такие случаи.

Страховка на транспортное средство

Обязанность по страхованию автоответственности перед третьими лицами за вред, который может быть причинен в связи с эксплуатацией автомобиля (ОСАГО), лежит на арендодателе. Это условие прописано в ст. 637 ГК РФ с поправкой на то, что иной порядок может быть указан в договоре аренды.

Это означает, что по умолчанию затраты на страхование автомобиля, передаваемого в аренду, несет владелец авто, выступающий арендодателем в этой сделке. В свою очередь, если страховка будет оплачена арендатором по условиям договора, то это позволит ему снизить налогооблагаемую прибыль в соответствии со ст. 263 НК РФ.

О том, в каком объеме затраты на страхование авто будут приняты в расходы, читайте в статье «Нормативы, предусмотренные НК РФ» .

Итоги

Договоры аренды транспортных средств делятся на 2 типа: авто предоставляется с экипажем и без него. Правовая природа этих 2 типов договора аренды транспортных средств различна, поскольку при передаче автомобиля в аренду с экипажем возникают 2 вида правоотношений: передача транспортного средства (имущества) во временное платное пользование и установление трудовых отношений с владельцем автомобиля в части оказания услуг по управлению авто и проведению его технического обслуживания.

Ввиду наличия правоотношений, связанных с выполнением трудовых обязанностей, арендатору следует уплатить страховые взносы. При этом страховые взносы на ОПС и ОМС должны удерживаться в обязательном порядке, но с той суммы, которая идет на оплату труда водителя (экипажа) транспортного средства. Оплата страховых взносов на ОСС по травматизму производится только в том случае, если об этом прямо упомянуто в договоре аренды.

Начисление страховых взносов по договору аренды транспортного средства без экипажа не производится, потому что отсутствует объект обложения взносами по обязательному страхованию.

Что касается уплаты страховых платежей в страховую компанию (ОСАГО — обязательно, КАСКО — по желанию), то по умолчанию эти платежи осуществляет арендодатель. Однако в договоре можно предусмотреть уплату таких платежей арендатором, если это не будет противоречить законодательству.

Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.

Автотранспорт – один из видов имущества, без которого сложно обойтись не только предприятиям сферы грузоперевозки, пассажирского транспорта, строительной отрасли, но и остальным. Автомобиль дает бизнесу быстроту действий.

Однако не каждая организация может позволить себе его приобрести, да и не всегда это нужно, т.к. потребность в автомобиле может быть временная. В этом случае самое простое, что можно сделать, это заключить договор аренды. Чаще всего его подписывают с физическим лицом. В этой статье мы поговорим об особенностях налогообложения в таких отношениях и обсудим бухучет аренды автомобиля у физического лица.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

3. Арендная плата и оформление документов

4. Налоговый учет аренды автомобиля

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

6. Путевые листы при аренде автомобиля

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).

Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме . Обязательной регистрации он не подлежит.

Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре.

Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:

— договор аренды автомобиля с экипажем , т.е. с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.632 ГК);
— договор аренды автомобиля без экипажа , т.е. без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.642 ГК).

Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.

В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.

Особенности	Аренда транспортного средства
Особенности	с экипажем	без экипажа
Управление и техническая эксплуатация арендованного транспортного средства	арендодатель (ст.632 ГК)	арендатор (ст.645 ГК)
Содержание транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт	арендодатель (ст.634 ГК)	арендатор (ст.644 ГК)
Оплата расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией (топливо, мойка, техобслуживание, расходные материалы, транспортные сборы)	арендатор (ст.636 ГК)	арендатор (ст.646 ГК)
Страхование транспортного средства (в т.ч. страхование ответственности за ущерб)	арендодатель (ст.635 ГК)	арендатор (ст.645 ГК)
Ответственность за причиненный ущерб третьим лицам транспортным средством, его устройством и механизмами	арендодатель (ст.640 ГК)	арендатор (ст.648 ГК)

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

И если ваш арендодатель – обычное физическое лицо или ваш сотрудник, то строго говоря, он не может заключить такой договор, т.к. наемных сотрудников он не имеет.

Однако на практике чиновники не запрещают заключать такой договор: письма Минфина от 14.07.2008г. №03-04-06-02/73, от 16.08.2010г. №03-04-05/3-462, от 01.12.2009г. №03-03-06/1/780.

Однако на одну ситуацию внимание обратите: заключить договор аренды автомобиля с экипажем с сотрудником, в должностные обязанности которого входит управление транспортным средством, нельзя. Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

3. Арендная плата и оформление документов

Величину арендной платы, порядок и сроки ее внесения также согласуют в договоре. Оплата может быть как фиксированным платежом, так и в зависимости от пробега или количества выездов. При фиксированной арендной плате ее размер может изменяться по соглашению сторон, не чаще раза в год (п.3 ст.614 ГК).

Если вы заключаете договор аренды с экипажем, то отдельно выделите:

— сумму платы за пользование автомобилем
— сумму платы за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

Это поможет избежать споров при начислении страховых взносов. Подробнее об этом мы еще поговорим чуть позже.

А пока – еще одна особенность, на которую в договоре нужно обратить особое внимание. В договоре и акте приема-передачи однозначно должен быть установлен объект аренды и перечислены признаки, однозначно его идентифицирующие :

— марка, модель;
— цвет;
— год выпуска;
— регистрационный номер;
— идентификационный номер (VIN).

Иначе договор будет признан недействительным (ст.607 ГК).

Арендатору передаются следующие документы :

— свидетельство о регистрации автомобиля;
— копия паспорта транспортного средства;
— талон техосмотра;
— полис ОСАГО (если его передача оговаривается в договоре).

Если арендодатель собственником не является, то запросите документы, которые дают ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи . Его можно составить в произвольной форме. В акте рекомендуется указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Согласованная стоимость может быть любой, она нужна только для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете.

Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то ежемесячные акты можно не составлять. Для признания расходов арендатору достаточно иметь договор, платежных поручений или РКО, акта приема-передачи (письма Минфина от 06.10.2008г. №03-03-06/1/559 и ФНС от 05.09.2005г. №02-1-07/81).

А вот акт о предоставленных услугах управления транспортным средством нужно составить. Он будет иметь произвольную форму, но конечно с обязательными реквизитами для бухгалтерской «первички». В нем можно указать как услуги по управлению, так и аренду самого автомобиля.

4. Налоговый учет аренды автомобиля

То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.

Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Другие расходы – по датам документов.

Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.

Обязательное условие и на ОСНО, и на УСН – экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов (п.1 ст.252 НК). В зависимости от вида расхода и комплект документов будет различаться – договор, акты, чеки, квитанции об оплате, путевые листы и т.д.

Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.

Вид расхода	Аренда автомобиля на ОСНО	Аренда автомобиля на УСН
Услуги по управлению автомобилем	п.21 ст.255 НК	пп.6 п.1 ст.346.16 НК
Страховые взносы на услуги по управлению	пп.1 п.1 ст.264 НК	пп.7 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на аренду	пп.10 п.1 ст.264 НК	пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК
Текущий и капитальный ремонт	если обязанность возложена на арендатора, пп. 1 и 2 ст. 260 НК	пп.3 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на содержание	пп. 11 п. 1 ст. 264 НК	пп.12 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на ГСМ	пп. 5 п. 1 ст. 254 НК (для производственной деятельности) либо пп. 11 п. 1 ст. 264 НК (нужды управления)	пп.5 п.1 ст.346.16, пп.12 п.1 ст.346.16 НК
Страхование	ОСАГО, КАСКО пп. 1 п. 1 ст. 263 НК	только ОСАГО пп.7 п.1 ст.346.16 НК

Выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога.

Плательщиком транспортного налога является арендодатель. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

Как мы уже выяснили, арендатор может учесть в расходах стоимость ГСМ, как материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, в зависимости от того, какую функцию выполняет в организации транспортное средство.

В тему данной статьи не входит обсуждение вопросов нормирования топлива, однако несколько слов все же стоит сказать. Нормы расхода топлива утверждены распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Этот документ периодически обновляется, дополняясь новыми моделями автомобилей.

Но в Налоговом кодексе не установлено напрямую, что списывать расходы на ГСМ нужно только в пределах лимитов. Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса , а разрабатывать свои нормы. Автотранспортные организации используют нормы Минтранса.

Тем не менее, эти нормы, утвержденные организацией, должны быть экономически обоснованными, т.е. примерно соответствовать нормам Минтранса или при отсутствии норм в Распоряжении – технической документации по автомобилю. Также можно провести контрольные замеры по автомобилю самостоятельно, или обратившись в специализированную организацию. Поэтому вам нужно издать приказ, которым утвердить нормы по арендованному автомобилю.

6. Путевые листы при аренде автомобиля

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Составлять ли путевые листы при аренде автомобиля – спорный вопрос. С одной стороны, транспортное средство вам не принадлежит. У физического лица – арендодателя тоже не обязанности их составлять.

Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов . Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

Поэтому безопаснее будет, если путевые листы вы будете составлять, и маршрут в них указывать. Форму документа вы можете разработать и утвердить самостоятельно, но не забудьте включить в нее обязательные для данного документа реквизиты (они есть в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008 г.).

Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

Документально подтверждены (путевые листы, кассовые чеки, договор с топливной компанией и ее отчеты)
Экономически обоснованы (приказ руководителя на утверждение норм).

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом , который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Уплата НДФЛ с аренды автомобиля – обязанность организации-арендатора, от которой нельзя отказаться, какие бы условия вы не прописали в договоре аренды (такой пункт будет считаться ничтожным, письма Минфина от 15.07.2010г. №03-04-06/3-148, от 29.04.2011г. №03-04-05/3-314).

НДФЛ облагается:

— доходы от сдачи автомобиля в аренду;
— услуги по управлению автомобилем.

Ставки: 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

— 2400 «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств…»
— 2010 – «Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)»

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать.

Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

— строка 020 (сумма выплаченной арендной платы, т.к. доход в виде арендной платы возникает именно на дату выплаты)
— строка 130 (сумма выплаченной арендной платы)

В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060.

Строка 100 – дата фактической выплаты дохода (в данном случае дата получения дохода – это дата его выплаты)
Строка 110 – дата фактической выплаты дохода (налог удерживается на дату выплаты)
Строка 120 – день, следующий за днем выплаты.

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

— арендная плата , выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается (ч. 3 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)

— оплата за услуги по управлению облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС , т.к. она относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг (ч. 1 ст. 7 № 212-ФЗ).

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

Теперь, когда вы знаете особенности начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат по арендным договорам с физическими лицами, можно обсудить бухучет аренды автомобиля и посмотреть проводки, которые при этом возникают.

Если транспортное средство используется при производстве и реализации продукции, товаров, работ, услуг, то в целях бухгалтерского учета затраты на аренду относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99).

Арендные платежи отражаются в расходах на последнюю дату истекшего месяца аренды, при этом дебетуются счета затрат – 20, 25, 26, 44 и др., в зависимости от того, где автомобиль использовался.

Какой счет будет по кредиту, зависит от того, является арендодатель сотрудником или нет:

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 76-5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — начислена арендная плата арендодателю – другому физлицу (не сотруднику)

Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

Если физическое лицо приобретает ГСМ, а затем арендатор возмещает ему эти суммы, то будут еще такие проводки:

Дебет 10 – Кредит 76-5 – принят к учету приобретенный арендодателем ГСМ

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 10 – стоимость израсходованного ГСМ отнесена на затраты

Дебет 76-5 — Кредит 50, 51 – перечислена сумма возмещения расходов на ГСМ.

Если арендодатель – сотрудник, то денежные средства на приобретение ГСМ выдаются под отчет, а затем по фактически израсходованным суммам составляется авансовый отчет.

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей. Для доставки товаров покупателям 1 августа 2016 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ватрушкиным В.В., который не является работником организации. Согласованная стоимость автомобиля 300 000 руб.

Стоимость услуг Ватрушкина по управлению автомобилем – 5 000 руб., аренды автомобиля – 12 000 руб. Ватрушкин предоставил заявление и подтверждающие документы на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка.

Оплата физическому лицу по договору произведена 5 сентября с расчетного счета на банковский счет.

Дебет 001 – на сумму 300 000 руб. — арендованный автомобиль учтен за балансом по согласованной стоимости

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 12 000 руб. – начислена арендная плата

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 5 000 руб. – начислена оплата за услуги по управлению

Дебет 76-5 – Кредит 68 – на сумму 2 028 руб. – удержан НДФЛ (17 000 – 1400) * 13%

Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 1100 + 255 руб. – начислены страховые взносы в ПФР и ФФОМС (5000 руб. * 22% + 5000 * 5,1%)

Дебет 76-5 – Кредит 51 – на сумму 14 972 руб. – перечислена оплата физическому лицу с расчетного счета

Дебет 68 – Кредит 51 — на сумму 2 028 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет

Дебет 69-2 – Кредит 51 – на сумму 1100 руб. – перечислены страховые взносы в ПФР

Дебет 69-3 – Кредит 51 – на сумму 255 руб. – перечислены страховые взносы в ФФОМС

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится отражается аренда автомобиля в 1С:8.3 в видео-формате.

Какие проблемные вопросы у вас вызывает налогообложение и бухучет аренды автомобиля? Задавайте их в комментариях!

Налогообложение и бухучет аренды автомобиля у физического лица

Здесь вы можете посмотреть и скачать шаблон договора аренды автомобиля без экипажа за 2018 год в удобном для вас формате. Помните, что вы всегда можете получить нашу юридическую помощь, в том числе и по заполнению данного бланка, связавшись с нами по телефонам указанным на сайте.

Новый образец 2018 года

Договор аренды транспортного средства без экипажа

г. Москва "__" ________ 20__ г.

Гражданин Иванов Иван Иванович (паспорт серия 5472 № 740152, выдан 21.04.2005 ОВД «Даниловский» г. Москвы), проживающий по адресу: г. Москва, ул. Молодежная, д. 37, кв. 70, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Вега», именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице генерального директора Кузнецова Константина Валентиновича, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору за плату во временное владение и пользование транспортное средство, указанное в п. 1.2 настоящего Договора, без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации для использования Арендатором в своей хозяйственной деятельности.

1.2. Характеристики транспортного средства, передаваемого в аренду (далее — транспортное средство):

ВАЗ 21102, седан, год выпуска 2005, цвет голубой, государственный регистрационный номер Е352ВЛ199RUS, идентификационный номер ХТА21102758268392, номер двигателя 0380347, номер кузова 0534830.

1.3. Передаваемое в аренду транспортное средство принадлежит Арендодателю на праве собственности. Арендодатель гарантирует, что на момент заключения настоящего Договора транспортное средство не является предметом залога и не обременено другими правами третьих лиц.

1.4. Передача транспортного средства в аренду осуществляется по акту приемки-передачи (Приложение № 1), который является неотъемлемой частью настоящего Договора.

1.5. Срок аренды составляет два года с даты передачи транспортного средства Арендатору по акту приемки-передачи.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязан:

2.1.1. Предоставить Арендатору транспортное средство в состоянии, пригодном для эксплуатации.

2.1.2. Передать Арендатору вместе с транспортным средством все его принадлежности и документацию (включая свидетельство о государственной регистрации транспортного средства, талон о прохождении государственного технического осмотра, руководство по эксплуатации) в месте нахождения Арендатора по адресу: г. Москва, ул. Парковая, д. 7, в срок до 30 апреля 2017 года.

2.2. Арендатор обязан:

2.2.1. Осмотреть транспортное средство и проверить его состояние перед подписанием акта приемки-передачи.

2.2.2. Использовать транспортное средство в соответствии с его назначением.

2.2.3. Вносить арендную плату в размере, в сроки и в порядке, предусмотренном настоящим Договором.

2.2.4. Поддерживать транспортное средство в рабочем состоянии, включая проведение текущего и капитального ремонта.

2.2.5. Возвратить транспортное средство Арендодателю в состоянии, пригодном для эксплуатации, с учетом нормального износа в течение 10 дней после истечения срока аренды или расторжения договора в порядке, предусмотренном настоящим Договором, по акту возврата транспортного средства (Приложение № 2). Арендатор обязан возвратить транспортное средство в месте нахождения Арендатора по адресу: г. Москва, ул. Парковая, д. 7.

2.2.6. Вместе с транспортным средством вернуть Арендодателю принадлежности и документы, которые получены от Арендодателя согласно акту приемки-передачи.

2.2.7. В случае несвоевременного возврата транспортного средства уплатить арендную плату за период просрочки.

2.3. Арендатор несет расходы по техническому обслуживанию транспортного средства, страхованию гражданской ответственности автовладельцев (ОСАГО), страхованию транспортного средства (каско), а также расходы, возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства, включая приобретение горюче-смазочных материалов.

2.4. Доходы, полученные Арендатором в результате использования транспортного средства в соответствии с настоящим Договором, являются собственностью Арендатора.

2.5. Арендатор вправе сдавать транспортное средство в субаренду при условии письменного согласия Арендодателя.

3. Улучшения арендованного имущества

3.1. Произведенные Арендатором отделимые улучшения транспортного средства являются собственностью Арендатора.

3.2. Арендатор вправе с согласия Арендодателя производить неотделимые улучшения транспортного средства. После прекращения настоящего Договора Арендодатель обязан возместить Арендатору стоимость неотделимых улучшений транспортного средства.

4. Арендная плата

4.1. Арендная плата за пользование транспортным средством составляет 5000 (пять тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендная плата уплачивается не позднее 7 числа месяца, следующего за месяцем, в котором Арендатор осуществлял использование автомобиля.

4.3. Оплата аренды осуществляется Арендатором путем перечисления платежным поручением причитающейся суммы на банковский счет Арендодателя.

5. Последующий выкуп арендованного имущества

5.1. Арендатор не имеет права на последующий выкуп транспортного средства.

6. Ответственность сторон

6.1. При несвоевременном перечислении арендной платы Арендатор уплачивает Арендодателю пеню в размере 0,05% от суммы просроченного платежа за каждый день просрочки.

6.2. В случае нарушения сроков возврата транспортного средства Арендодателю, установленных в п. 2.2.5 настоящего Договора, Арендатор обязан уплатить Арендодателю штраф в размере 35 000 руб.

6.3. Во всех других случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему Договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7. Форс-мажор

7.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему Договору, обусловленное обстоятельствами непреодолимой силы.

7.2. Сторона, которая не может исполнить своего обязательства, должна известить об этом другую сторону в течение 2 дней.

8. Разрешение споров

8.1. Все споры или разногласия, возникающие между сторонами в связи с настоящим Договором, разрешаются путем переговоров между сторонами.

8.2. Неурегулированные в процессе переговоров споры подлежат рассмотрению в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9. Изменение и расторжение договора

9.1. Все изменения и дополнения к настоящему Договору действительны при условии, что они оформлены в виде единого соглашения, заключенного в письменной форме.

9.2. Каждая из сторон вправе в любое время в одностороннем внесудебном порядке отказаться от настоящего Договора, предварительно уведомив об этом другую сторону за 30 дней.

10. Заключительные положения

10.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

10.2. Адреса, реквизиты и подписи сторон.

Довольно часто встречается ситуация, когда руководство или сотрудники компании используют свои личные автомобили для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае, для возмещения их затрат, таких как, износ транспортного средства, затраты на ГСМ и прочие, необходимо заключать договор аренды автомобиля. Данные отношения между физическими и юридическими лицами регулируются статьями 642-648 ГК РФ «Аренда автомобиля без экипажа» .

Оформленный договор аренды транспортного средства без экипажа выгоден компаниям (по сравнению с другими видами возмещения затрат сотрудникам) за счет того, что в законе прописан довольно широкий круг затрат, которые можно возмещать физическому лицу - владельцу авто. К таким затратам относятся не только ГСМ, но и ремонт машины, страхование ответственности (ОСАГО, КАСКО), автомойка и возмещение ущерба, причиненного автомобилю. На сумму все перечисленных понесенных расходов предприятие вправе уменьшить свою налогооблагаемую базу.

Предоставить автомобиль в аренду юридическому лицу может только собственник транспортного средства. Для подтверждения права собственности, необходимо предоставить копию ПТС, которая должна храниться у организации-арендатора весь период действия договора аренды автомобиля. Кроме того, арендодатель обязан предоставить в компанию свидетельство о регистрации ТС (техталон) и страховой полис ОСАГО (при его наличии).

марка автомобиля;
год изготовления;
цвет кузова;
номера двигателя и кузова авто;
гос. регистрационный знак.

Скачать бланк договора аренды транспорта

В случае если какого-либо из вышеперечисленных реквизита не будет в договоре, то он может быть признан недействительным. Ко всему прочему, в договоре аренды автомобиля должна быть указана его текущая стоимость, которая определяется по договоренности сторон.

В договоре прописывается сумма арендной платы, обычно - фиксированная ежемесячная. Следует иметь ввиду, что данная плата может быть изменена только с заключением дополнительного соглашения к договору и не может быть пересмотрена чаще одного раза в год.

Передача авто оформляется актом, в котором указывается техническое состояние автомобиля, технические характеристики, пробег и стоимость.

Документы для подтверждения расходов на транспорт

Для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов, понесенных при обслуживании и эксплуатации арендованного автомобиля, необходимо документальное подтверждение . Кроме того, что должен быть оформлен договор аренды транспортного средства, подтвердить расходы можно следующими документами:

путевой лист - оформляется ежемесячно с указанием пройденного маршрута, пробега расхода топлива;
подтверждающие расходы на ГСМ документы - кассовые чеки, товарные накладные и счета-фактуры;
договор с топливной компанией на приобретение горючего;
актами выполненных ремонтных работ, накладными и т.п.;
квитанции об оплате автостоянки, мойки и т.п., в которых должны быть указаны марка и гос. номер авто.

Особое внимание необходимо уделить правильному оформлению путевого листа. Описание данного документа и его бланк и рекомендации к заполнению размещены в материале путевой лист автомобиля .

Налогообложение для физического лица - арендодателя автомобиля

Арендная плата, выплачивающаяся арендодателю по условиям договора аренды автомобиля, признается налоговой службой доходом физического лица, поэтому, как и все доходы, они облагаются НДФЛ в размере 13%. Данную сумму налога организация-арендатор, как налоговый агент обязана перечислить за физической лицо в виде налога, а оставшиеся 87% суммы аренды - арендодателю.

Все прочие расходы, понесенные на обслуживание авто физическим лицом возмещаются ему без каких-либо налогов, т.к. они не являются доходами.