Надо ли медицинскому учреждению оформлять путевые листы? Какая форма должна быть у этого первичного учетного документа? Какие нарушения в оформлении путевых листов выявляются в ходе проведения контрольных мероприятий? По каким нормам происходит списание ГСМ? Какие ошибки в списании ГСМ чаще всего допускаются?
Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).
В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.
Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).
Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).
Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.
Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист , лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.
В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ , водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.
В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.
По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд , то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить:
1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);
2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);
3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей).
Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.
Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п. 17), рекомендуем оформлять путевой лист даже в случаях, когда прямого требования на использование этого документа законодательство РФ и ведомственные нормативные акты не содержат.
По какой форме должен быть составлен путевой лист?
Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.
Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):
наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
сведения о сроке действия путевого листа.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?
При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:
журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);
путевые листы;
акты списания тосола, масел;
оборотные ведомости.
Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.
Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.
Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.
Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.
Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.
Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.
При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:
на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;
на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;
на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;
на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.
Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.
В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.
Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.
Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.
Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?
Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:
внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением);
Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.
При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.
Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.
Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются:
при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;
при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%);
при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.);
при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом.
Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.
Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%.
Счетные ошибки при определении расхода топлива.
Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:
Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) , где:
Qн – нормативный расход топлива, л;
Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.
В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности.
Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.
Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания.
Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет.
Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л.
В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе:
искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.
Склад отработки
Стабильная работа автомобиля зависит не только от исправности механизмов двигателя. Не в меньшей степени на нее влияет качество горюче-смазочных материалов. Но в процессе использования смазка постепенно утрачивает свои свойства и становится непригодной. Тогда ее нужно слить из двигателя и провести списание масла моторного.
Старение смазки – это нормальный процесс. Свойства добавки ухудшаются из-за окисления, а также воздействия внешних загрязнений и присадок. В инструкции по эксплуатации, прилагающейся к транспортному средству, описаны примерные сроки, в которые нужно менять оксоль для обеспечения работоспособности двигателя.
Величина отрезка времени зависит от километража, пройденного автомобилем. Также следует обратить внимание, происходит ли разжижение масла топливом. Если смазочный материал становится излишне вязким, он начинает быстро терять свои противоизносные свойства.
Как понять, сколько списать?
К каждому транспортному средством прилагает сервисная книжка. В ней описана последовательность действий, необходимых для процесса технического обслуживания. Кроме этого, там имеются сведения о необходимых расходуемых материалах. Затраты автохимии, которая подлежит списанию, рассчитываются бухгалтером исходя из пройденных автомобилем километров.
Нормы списания моторного масла определяются утвержденными регуляторными документами. В них предусмотрен расход топлива для каждой марки автомобиля. Расчет ведется на 100 км пробега. Кроме этого, существуют надбавки к стандартам расхода, которые рассчитываются исходя из определенных условий. К таким условиям можно отнести:
Старое и новое масло
- зимнее время,
- наличие горной местности,
- условия дорог в поселках городского типа.
- Таким образом, перед тем как списать масло моторное, бухгалтер определяет:
- Норму расхода, которая зависит от марки автомобиля, его модели, модификации.
- Надбавку, приписывающуюся в зависимости от определенных условий.
С учетом эти факторов и километража, пройденного автомобилем, рассчитывается размер смазочных средств, которые необходимо списать.
Как определяются стандарты расхода топлива?
Стандарты расхода ГСМ предназначены для планирования потребности предприятий и учреждений в данных продуктах, а также для контроля их затрат. Нормирование определяет допустимые значения расхода масла при различных условиях эксплуатации машины.
В настоящий момент для автомобилей установлены:
- базовая линейная норма расхода;
- на пробег, при осуществлении специальной операции;
- на работу обогревателя;
- на работу спецоборудования.
Базовая норма устанавливается для определенных видов автомобилей. Так как в настоящее время большинство машин имеют многовариантную комплектацию, линейные нормы описывают технические данные и особенности модификации.
Различают стандарты для бензиновых и дизельных машин, использующих сжиженный нефтяной газ, а также для транспортных средств, работающих на природном газе, и газодизельных авто. От всех этих параметров зависит, как списывать моторное масло.
Кроме постоянных, существуют временные стандарты:
- Для автомобилей, которые не отличаются от базовой модели. Расход устанавливается по тем же нормативным актам, что и для транспортного средства базовой модели.
- Для моделей, которые имеют отличия от базовой. Расчет в таком случае делается как для предыдущего вида авто, но расход топлива считается исходя из тонны нагруженного веса.
- Для автотранспорта, на котором имеется специализированное оборудование.
Для модификаций, имеющих газодизельные и газобаллонные двигатели, временные нормы рассчитываются так же, как для новых моделей. Учет ведется исходя из особенностей механизма и дополнительного расхода горючего материала, определяемого влиянием погодных условий. Также существуют нормы, которые предприятие рассчитывает для себя самостоятельно. Они называются временными индивидуальными нормами.
Для моторного топлива порядок списания по фактической цене единицы недопустим, поскольку цена единицы имеет смысл только для штучных материальных запасов.
Выбор способа
В отношении выбора порядка учета (списания) моторного топлива для транспорта наиболее правильным представляется организация учета с усреднением цены по каждой единице транспорта отдельно без разбивки бензина по сортам.
В отношении автотранспорта, кроме моторного топлива, в составе счета 0 10533 000 также подлежат учету смазочные материалы. По назначению смазочные материалы разделяются на:
Моторное масло, заливаемое в двигатель;
Трансмиссионное масло, заливаемое в коробку передач;
Специальные масла (например, для гидравлической системы);
Пластичные смазки.
Для каждой марки автомобилей производителями устанавливается ряд параметров, определяющих периодичность и необходимое количество масла для замены. Этими параметрами являются:
Заправочные объемы;
Периодичность проведения технического обслуживания (ТО) и состав проводимых работ;
Норма угара масла (сколько масла может расходоваться на долив в межсервисный период).
Пример №1
Для автомобиля ВАЗ-2110 производителем установлены следующие параметры.
Заправочные объемы:
Система смазки двигателя, включая масляный фильтр, - 3,5 л моторного масла;
Коробка передач - 3,3 л трансмиссионного масла;
Система охлаждения двигателя, включая отопитель, - 7, 8 л охлаждающей жидкости (тосол, антифриз).
Периодичность работ по техническому обслуживанию: плановое техническое обслуживание - каждые 15 тыс. км до 120 тыс. км, далее не регламентировано, но не реже чем через 10 тыс. км (периодичность ТО следует установить распоряжением руководителя). Замена моторного масла производится при каждом ТО. Замена масла в коробке передач и охлаждающей жидкости - при каждом пятом ТО.
Знание перечисленных параметров позволит бухгалтеру проконтролировать обоснованность списания смазочных материалов:
Разовый расход жидкостей при выполнении ТО не должен превышать заправочного объема. Так, исходя из параметров, приведенных в примере, неоправданно расходовать пятилитровую канистру моторного масла на ТО автомобиля ВАЗ-2110, потому что заправочный объем составляет всего 3,5 л, залить 5 л просто некуда;
Если замена масел (и других жидкостей) производится чаще, чем регламентировано, это может свидетельствовать либо о недостоверности документов, либо о неисправности автомобиля. Непринятие мер к устранению неисправности может быть квалифицировано как предумышленное причинение ущерба имуществу учреждения;
Если замена масел (и других жидкостей) производится реже, чем регламентировано, речь идет не об экономии, а о нарушении правил эксплуатации, что также может быть расценено как предумышленное причинение ущерба имуществу учреждения.
Для обеспечения полноценного контроля за приобретением и расходованием масел следует:
Отражать в учете масла с указанием типа (моторное, трансмиссионное), сорта (минеральное, полусинтетическое, синтетическое), торговой марки и цифровых индексов - от этих характеристик зависит цена, их отсутствие в документах поставщика может свидетельствовать о недостоверности документов;
Сопоставлять расход масел при плановом техническом обслуживании с объемом, указанным в технической документации автомобиля;
Сопоставлять расход масел в период между плановыми техническими обслуживаниями с пробегом и нормами;
Иметь в виду, что при замене моторного масла всегда выполняется замена масляного фильтра. Списание моторного масла в объеме полной замены без соответствующего списания фильтра может свидетельствовать о недостоверности документов списания.
Казенные учреждения
Нередко встречаются ситуации, когда в рамках одного ведомства одно казенное учреждение производит операции перевозки для другого учреждения с последую- щей компенсацией расходов на топливо.
Пример №1.
В число подведомственных учреждений районного отдела культуры входят районная библиотека и районный Дом культуры, получающие финансовое обеспечение в форме бюджетных ассигнований по разным кодам бюджетной классификации. В библиотеке есть автобус, а в Доме культуры - автомобиль «Волга». Периодически библиотека предоставляет свой автобус Дому культуры либо использует принадлежащий Дому культуры легковой автомобиль, в зависимости от того, какому учреждению сколько человек необходимо перевезти.
Правильное документальное оформление и отражение в учете таких операций вызывает у бухгалтеров проблемы.
Общий принцип здесь должен быть такой:
1) учреждение, которому требуется воспользоваться автомобилем другого учреждения, составляет заявку в письмен- ном виде;
2) учреждение, предоставляющее автомобиль, оформляет отдельный путевой лист. Рекомендуется заправить полный бак, чтобы потом определить точный фактический расход методом «заправки до полного»;
3) после поездки учреждение, предоставлявшее транспорт, передает копию путевого листа учреждению, использовавшему автомобиль;
4) учреждение, использовавшее автомобиль, производит его заправку за счет своих средств в объеме в соответствии с путевым листом;
5) в учете операция отражается как внутриведомственная передача топлива через счет 1 30404 340 с использованием кода КБК учреждения, которое эксплуатировало автомобиль и произвело дозаправку за счет своих средств. При этом произойдет некоторое несогласование по времени операций - по датам документов списание топлива на основании путевого листа пройдет раньше, чем его поступление на основании извещения. Учреждению, предоставлявшему автомобиль, важно в своем учете операцию по поступлению и списанию топлива отразить по коду КБК учреждения, использовавшего автомобиль, что необходимо для четкого про- ведения консолидации отчетности главным распорядителем бюджетных средств:
|
Бухгалтерская запись |
|||
|
дебет счета |
кредит счета |
||
|
Приобретение топлива уч- реждением, использовавшим автомобиль |
КБК1 10533 340 |
КБК1 30234 730 |
|
|
Передача топлива по извеще- нию учреждению, предостав- лявшему автомобиль |
КБК1 30404 340 |
КБК1 10533 440 |
|
|
Отражение поступления то- плива в учете учреждения, предоставлявшего транспорт |
КБК1 10533 340 |
КБК1 30404 340 |
|
|
Отражение списания топлива в учете учреждения, предо- ставлявшего транспорт |
КБК1 40120 272 |
КБК1 10533 440 |
|
Обоим учреждениям впоследствии необходимо предоставить главному распоряди- телю бюджетных средств соответствующие Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) по счету 0 30404 000.
Типичной ошибкой при осуществлении таких операций является списание топлива непосредственно в учете учреждения, использовавшего автотранспорт. В этом слу- чае возникают две проблемы:
В учете учреждения, использовавшего автомобиль, будет отражено списание материальных запасов на основании первичного документа, оформленного другим учреждением (путевой лист выписан другим учреждением на автомобиль другого учреждения);
В учете учреждения, предоставлявшего автомобиль, один путевой лист выпадет из общей последовательности.
Расходом горючего считается количество горючего, реально сожженного двигателями, осветительными и нагревательными установками, а также использованное как растворитель для разжижения масла в системах смазки и для санитарно-гигиенических нужд.
Расходом масла
считается количество масла фактически использованного в двигателе, слитого из системы смазки двигателя при его замене, использованного для промывки системы, а также выданного на машины для смазки трансмиссии, деталей и узлов.
Списание израсходованного масла
проводится:
- на наземной технике – после выдачи на машины согласно установленным нормам;
- на машинах, находящихся на консервации – по фактическому расходу, но не более установленных норм.
Расходом охлаждающей низкозамерзающей жидкости считается количество этой жидкости, израсходованной в течение отчетного периода на пополнение эксплуатационных расходов и промывку системы охлаждения двигателей.
Смазки и жидкости, выданные в подразделение по накладным для проведения ремонтных работ и других нужд, списываются установленным порядком, как израсходованные, после их использования, а тормозные и другие отравляющие жидкости – после подачи актов, утвержденных командиром воинской части, которые оформляются сразу после расхода этих жидкостей.
Расходом этилового спирта и его смесей
считается количество этих жидкостей, фактически израсходованных в антизамерзающих системах или системах кондиционирования самолетов при проведении регламентных работ, ремонта оборудования, лабораторных анализов, а также медицинских нужд.
Списание этилового спирта и его смесей производится:
- на авиационную военную технику – по полетным листам;
- на регламентные работы, ремонт оборудования и другие цели – по актам в пределах установленных норм расхода.
Перерасход ГСМ
При обнаружении перерасхода горючего
командир назначает административное расследование. Если будет установлено, что перерасход произошел вследствие неправильных действий или бездеятельности должностных лиц, бесхозяйственности, нарушений правил эксплуатации, нарушения правил эксплуатации, что под видом перерасхода горючего осуществляется попытка скрыть недостачу или хищение, виновные лица привлекаются к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.
Перерасход горючего вследствие объективных причин
(неблагоприятные дорожные условия, необходимость применения форсированного режима, недостаточный опыт водителей), потерей не считается и списывается как фактически израсходованное горючее.
В воинских частях основанием для списания горючего, которое убыло вместе с машинами в ремонт на базу,
являются путевые листы, а также чековые требования (накладные), выданные ремонтным предприятием (базой).
Автомобили, танки и другие машины заправляются горючим по раздаточным ведомостям
. Раздаточная ведомость ведется на каждое подразделение
воинской части, выписывается и регистрируется в службе горючего. Количество горючего и масел в литрах записывается в раздаточную ведомость и путевой лист машины. Водитель расписывается за полученное топливо и горючее в раздаточной ведомости
, а заправщик – в путевом листе
Каждый день перед выдачей проводятся замеры плотности топлива (масла), которое записывается в раздаточную ведомость. Раздаточная ведомость может вестись до полного использования, при этом за каждый день выдачи подводятся итоги в литрах и килограммах
.
Расходы горючего и масел автомобилями, танками и другой техникой учитываются в путевом листе. Данные путевых листов заносятся в книгу учета машин, расхода топлива и масел.
На основании записей в книге учета работы машин, расхода топлива и масел в карточках работы стационарных двигателей каждое подразделение ежемесячно составляет отчет о наличии и движении горючего
и подает его в службы горючего воинской части.
Донесение составляется в двух экземплярах. Оно служит основанием для списания топлива с подразделений на расход.
Правильность соответствия списания расхода горючего с дорожными листами проверяется комиссией, которую назначает командир части.
является распоряжением
командиру подразделения и водителю на выполнение задания. Он является основанием для списания и определения экономии (перерасход) горючего и смазочных материалов, а также для учета выполненной работы.
Акт списания ГСМ и специальных жидкостей
Списание в воинских частях горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей, израсходованных на техническое обслуживание и регламентные работы, проводится по их фактическому расходу, не превышающему установленные нормы.
Особое внимание уделяется списанию спирта
. В воинских частях, кроме авиационно-технических, расход спирта невелик, а именно на автомобилях КамАЗ, на которых в соответствии с нормой, тормозная система заправляется спиртом этиловым ректификатом в количестве от 0,2 до 1 л в зависимости от марки автомобиля при температуре воздуха ниже 5 ° С.
Спирт в предохранителях от замерзания заменяется полностью, его доливка не разрешается
.
Законность списания спирта при расходовании при его замене в предохранителях тормозной системы проверяется по пробегу автомобиля между заменами спирта. Пробег определяется по книгу учета работы машин, расхода горюче-смазочных материалов.
Актом списываются
также охлаждающие низкозамерзающие жидкости (антифризы)марок 40 и 65, Тосол А-40 и Тосол А-65 и их аналоги при эксплуатации военной техники. Полные расходы охлаждающих жидкостей за один месяц эксплуатации установлены нормами приказов Министров обороны.
Охлаждающие низкозамерзающие жидкости марок 40 и 65 после зимней эксплуатации обязательно сливаются из системы охлаждения двигателей военной техники и сдаются на склад горючего части в перерасчете на стандартную жидкость соответствующей марки.
Разница между количеством охлаждающей жидкости, залитой в систему охлаждения в начале зимнего периода эксплуатации и долитой до нее за время эксплуатации в зимний период, пересчитанной в стандартную жидкость, составляет расходы ее за время эксплуатации, которые подлежат списанию.
Сверхнормативные расходы, превышающие расходы по нормативам, после административного расследования и приказа командира воинской части списываются с книг учета по акту и заносятся в книгу учета утрат материальных средств и книгу учета недостач.
Охлаждающие низкозамерзающие жидкости Тосол А-40 и Тосол А065 и их аналоги из системы охлаждения двигателя на летний период не сливаются и их замена делается только после окончания установленного срока службы (2 года).
1. Нормы расхода смазочных материалов предназначены для оперативного учета, расчета удельных норм расхода масел и смазок при обосновании потребности в них.
2. Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100л расхода топлива, нормы расхода смазок - в килограммах на 100л расхода топлива.
3. Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.
4. Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата.
5.Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации.
6. Для мотоциклов, мотопомп, судов и катеров, механизированного инструмента и аварийно-спасательного оборудования разрешено устанавливать нормы расхода смазочных материалов на основании технической документации заводов-изготовителей указанных механизмов (наставлений, руководств и инструкций по эксплуатации и обслуживанию, технических условий, паспортов).
7. Для двухтактных двигателей норма расхода масла для приготовления смеси 1:40.
8. Индивидуальные эксплуатационные нормы расхода масел, специальных жидкостей и смазок на 100л общего расхода топлива автомобиле
|
Марка, модель автомобиля |
Моторные масла |
Трансмиссионные и гидравлические масла |
Специальные масла и жидкости |
Пластичные смазки |
|
|
Легковые автомобили |
|||||
|
Автомобили зарубежного производства, ВАЗ всех моделей и модификаций |
|||||
|
ГАЗ-3102 всех модификаций |
|||||
|
УАЗ-469, -3151 всех модификаций |
|||||
|
Автобусы |
|||||
|
ПАЗ-672, -3201, -3205, -3206 всех модификаций |
|||||
|
РАФ-2203 всех модификаций |
|||||
|
УАЗ-452, -2206, -3962 всех модификаций |
|||||
|
КАВЗ-685 всех модификаций |
|||||
|
Грузовые автомобили |
|||||
|
ГАЗ-53, -53-27, всех модификаций |
|||||
|
ГАЗ-3307 всех модификаций |
|||||
|
ЗИЛ -130, -131 |
|||||
|
ЗИЛ – 5301; -431412; -4333; -4333-62 |
|||||
|
УРАЛ -430; -43202; -5557; -4320 |
|||||
|
КамАЗ-4310, -5320, -5321 всех модификаций |
|||||
|
КрАЗ -255Б; -257 |
|||||
|
Магирус Дойц |
|||||
|
Мерседес Бенц |
|||||
|
Самосвалы |
|||||
|
МАЗ-5551 всех модификаций |
|||||
9.Для автомобилей и их модификаций, на которые отсутствуют индивидуальные нормы расхода масел и смазок, установлены следующие временные нормы расхода масел и смазок на 100л общего нормируемого расхода топлива:
Норма расхода масел ПТС (плавающий транспортер).
Примечание.
1.Для пожарных машин, у которых при работе специального агрегата одновременно работает счетчик пройденного пути спидометра, норма расхода жидкого топлива не устанавливается. Учет расхода топлива в этом случае производится по показанию счетчика пройденного пути спидометра и по норме расхода жидкого топлива на100 кмпробега. (1м/ч-50л).
2.Для мотоциклов, мотопомп, пожарных судов и катеров, механизированного инструмента и аварийно-спасательного оборудования разрешено устанавливать временные нормы расхода смазочных материалов на основании технической документации заводов-изготовителей указанных механизмов (наставлений, руководств и инструкций по эксплуатации и обслуживанию, технических условий, паспортов и т.п.).
