С 21 декабря 2018 года необходимо проходить не только предредрейсовый осмотр, но и предсменный(если водитель совершает больше одного рейса аз смену).

С 26 февраля 2017 года в путевых листах печать не нужна(приказ Министерства транспорта от 18 января 2017 г. № 17).

С 26 февраля 2017 года в путевых листах нужно отображать информацию о предрейсовом состоянии автомобиля иначе возможен штраф до 30 000 р.(ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

C 1 июня 2017 года запрещено нанимать водителей или ИП с иностранными правами (ФЗ от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это правило не распространяется на личные поездки.

Кому нужен путевой лист?

Путевой лист нужен для обоснования расходов на ГСМ(бензин, моторное масло и пр) на УСН доходы-расходы и ОСНО. ИП и организации на УСН доходы, ЕНВД и Патенте не ведут учет расходов и путевой лист просто не нужен. Также он не нужен если вы не хотите или вам не нужно вписывать такие расходы на любом налоговом режиме.

Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство(тут имеется ввиду прежде всего перевозки за деньги, а иначе абсурд - ИП везет свою жену в театр и должен иметь путевой лист).

Также за отсутствие штраф до 20 000 р. для ИП или до 100 000 р. на юр.лиц.(КОАП 12.31.1).

Если будет неправильно заполнен (например, не будет отметки о медосмотре) - штраф до 30 000 р организацию, до 5 000 должностное лицо.(КОАП 12.31.1).

За отказ водителя от обязательного медосмотра - для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб..(КОАП 12.31.1).

Обязательные реквизиты

1. Название - путевой лист

3. Срок действия

4. Сведения о собственнике машины

5. Тип и модель машины

6. Государственный регистрационный знак машины

7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж

8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж

9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время

10. Ф.И.О. водителя

11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя

12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр

13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины

14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины

Оформление

Срок оформления путевого листа от одного дня до одного месяца. Для автотранспортных компаний его нужно оформлять на каждый день (письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС). Необходимо подробно указывать маршрут следования.

Хранение

Путевые листы необходимо хранить пять лет.

Расходы-нормы

Расходы нужно списывать в пределах норм - до 2000 куб. см включительно - 1200 рублей;свыше 2000 куб. см - 1500 рублей; мотоциклы - 600. Данные нормы применяются для Налога на прибыль, УСН, ЕСХН(ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 8 февраля 2002 г. N 92).

А вот «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р носят рекомендательный характер. Обязанности следовать этим нормам у организаций нет.

Для легкового автомобиля

Типовая форму (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78) не обязательна к применению. Кроме того, в неё необходимо внести 2 новых реквизита:

5) сведения о водителе.

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 18.01.2017) "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"

I. Общие положения

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555).

2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

(в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

С помощью или можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017, подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.). В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:

• водительское удостоверение соответствующей категории или временное разрешение;
• регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковой используется;
• путевой лист по форме №3 ;
• товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз;
• при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - специальное разрешение.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий , организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3 , где указывает: дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке "Режим работы" записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Автомобиль» указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку «Прицепы». Строка «Сопровождающее лица» должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику. В графе 15 "В чье распоряжение" раздела "Задание водителю" на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика. Графа 16 "Время прибытия" должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку "Выдать горючее" – в ней необходимо прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке "Подпись диспетчера".

Далее до выезда из гаража заправщик (техник по ГСМ, уполномоченное лицо) в разделе «Движение горючего» в графах 6, 8 и в соответствующих строках записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и заверяет эти записи своей подписью. На лицевой стороне унифицированная форма №3 предполагает отметку медицинского работника, который в ходе предрейсового медосмотра подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем. В разделе путевого листа "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Показания спидометра" механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 5 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (число, месяц, часы, минуты); в разделе "Движение горючего" в графу 9 "Остаток при выезде" он вносит количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей заверяет подписью в этой графе. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК должен удостоверить своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель должен расписаться о принятии автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания на работу.

Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности: в графе 19 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа заказчику; в графе "Заказчик" заказчик расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа; в графе 21 «При прибытии» и 22 «При убытии» заказчик проставляет соответственно значения показаний спидометров при прибытии и убытии. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки заказчиков при отказе, различных дорожных служб и т.п.).

По возвращении автомобиля в гараж оформление путевого листа производится в следующей последовательности: в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 механик КПП или ОТК записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 4 "Показания спидометра"; заполняет графу 10 "Остаток при возвращении" в разделе "Движение горючего" и расписывается под ней. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 11 "Сдано" и расписывается под ней. В строке "Сдал" водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо расписывается в строке "Принял диспетчер" и регистрирует путевой лист в соответствующем журнале (форма №8).

Бланк путевого листа выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия. Согласно Письму Минфина России от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363 они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров, и предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли.

Для индивидуальных предпринимателей приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте" утверждены свои обязательные формы путевых листов: ПГ-1 для грузового автомобиля; ПА-1 для автобуса; ПЛ-1 для легкового автомобиля. Однако воспользоваться ими для учета транспортных расходов на предпринимательскую деятельность индивидуальный предприниматель сможет только в том случае, если «в свидетельстве о государственной регистрации предпринимателя будут указаны оба вида деятельности: торгово-закупочная и транспортные грузоперевозки" (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240).

См. также:

Для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организации, как правило, используется специальный первичный документ - путевой лист. О бланках путевых листов, применяемых на практике, и пойдет речь.

Формы путевых листов

Организация может использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, применяемые формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей .

При этом важно, чтобы в путевых листах на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи присутствовали обязательные реквизиты, которые предусмотрены п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 ):

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

При составлении путевых листов в 2018-2019 годах необходимо учитывать изменения, внесенные в Порядок заполнения путевых листов (Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152) Приказами Минтранса от 18.01.2017 № 17 , от 07.11.2017 № 476 .

Так, на путевом листе не обязательно должна быть печать (штамп) организации или ИП. В то же время, на нем должна стоять отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в бланке листа необходимо приводить следующую информацию:

• дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
• подпись, Ф.И.О. контролера.

Обязанность вносить в путевой лист сведения о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства распространяется не только на организации и ИП, которые оказывают услуги автомобильным транспортом, но и на тех, кто эксплуатируют транспорт исключительно в своих производственных целях (Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС , п.3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26).

Путевые листы: бланки (скачать)

К специальным автомобилям относятся автомобили, предназначенные для выполнения специальных функций и оборудованные специальным оборудованием для выполнения указанных функций (например, пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и т.д.).

Поэтому, если вам нужен, например, путевой лист автокрана (бланк), скачать бесплатно его можно по приведенной выше ссылке.

Постановлением Минтруда от 07.07.1999 № 18 утверждена рекомендуемая форма

Путевой лист – это документ, в котором записывается пробег автомобиля, расход топлива, маршрут и работа топлива. Документ необходим для подтверждения затрат на содержание машины.

Путевой лист легкового автомобиля – это форма документа, утвержденного постановлением Госкомстата. Обязательным заполнение утвержденного образца не является. Каждая организация может разработать свой шаблон. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2015 можно скачать в конце статьи.

Путевой лист легкового автомобиля имеет свои требования. Водитель также должен иметь его на руках, документы на транспортируемый груз, лицензионную карточку и страховой полис. При отсутствии документов, на водителя налагается штраф.

Форма путевого листа зависит от вида используемого транспорта. К примеру, путевой лист для легковых автомобилей заполняется по форме 0345001 .

Заполнение путевого листа легкового автомобиля

Образец заполнения путевого листа легкового авто (лицевая сторона):

Образец заполнения путевого листа легкового авто (оборотная сторона):

Как оформляется путевой лист

Документ выписывается диспетчером. Выписка производится на одну смену. Следующий документ выписывается при условии, что путевой лист за предыдущий день был сдан. Если работы требует нахождения автомобиля в пути более одного дня, то документ выписывается на требуемое количество дней.

Путевой лист легкового автомобиля заполняется в одном экземпляре и хранится 5 лет.

Данные, которые связаны с работой машины заносятся в документ водителем. Руководитель несет ответственность за правильное заполнение путевого листа легкового автомобиля. Кроме того, такая ответственность лежит на водителях, и тех лицах, которые занимаются оформлением документа.

Как заполнить реквизиты

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля:

Порядковый номер документа;
Дата выдачи;
Печать;
Марка и регистрационный номер машины

Если автомобиль выполняет лицензируемые виды перевозок, в документе делается пометка. При использовании автомобиля для управленческих нужд, графа «лицензионная карточка» не заполняется.

На второй стороне документа указывается маршрут в таком порядке:

Пункт назначения;
Время выезда;
Время возвращения;
Количество километров.

Эта информация используется для списания стоимости потраченного топлива и для подсчета зарплаты водителя.

Если в путевом листе отсутствуют сведения о маршруте, то подтвердить факт работы машиныА невозможно. В документе должен быть отмечен каждый пункт следования.

В документе есть графа «код заказчика». Заполнение путевого листа легкового автомобиля с учетом этой графы проводится, когда автомобиль используется для транспортировки клиентов или заказчиков.

Путевой лист легкового автомобиля содержит графу «Результат работы машины за смену». В этой графе бухгалтер начисляет водителю зарплату. Если она начисляется во временной системе оплаты, то в графе указывается количество проработанных часов. Если зарплата определяется по сдельной оплате, то сумма вписывается за пройденный километраж. Бухгалтер подтверждает начисление зарплаты своей подписью.

Нужно ли водителям проходить медосмотр

Каждая организация, эксплуатирующая автомобили, обязана проводить медосмотр водителей перед рейсом и после него. Минздрав совместно с Минтрансом утвердили рекомендации, которые регламентируют порядок прохождения медосмотра и порядок правильной организации процесса.

В путевой лист легкового автомобиля ставится штамп, где указана дата и время проведения медосмотра. Указываются инициалы медработника и его подпись. Штамп ставится только в том случае, если у водителя отсутствуют симптомы заболевания или алкогольное опьянение.

Медосмотр перед рейсом может проводить только тот медработник, который имеет соответствующую лицензию. Отсутствие штампа квалифицируется как нарушение охраны труда.

Исправления

Так как путевой лист легкового автомобиля является первичным учетным документов, в него можно вносить исправления с учетом соответствующей инструкции. Исправления в документ вносятся по согласованию с лицами, ответственными за хозяйственные операции. Исправления подтверждаются подписями этих лиц, и указывается дата внесения исправлений. К примеру, если исправлен расход топлива, то это подтверждается подписью механика и водителя.

Как происходит регистрация

Работник, выдающий путевой лист легкового автомобиля, регистрирует его в журнале. Номер листа и дата выдачи должны соответствовать числу регистрации в журнале. В специальный журнал последовательно записываются все данные:

Номер листа;
Дата выдачи;
Данные водителя.

В журнале регистрации после внесения всех данных ставится подпись диспетчера и водителя.

Основания для списания ГСМ

После получения бухгалтером путевых листов, начинается проверка правильности их оформления. Далее он производит списание израсходованного топлива. Чтобы высчитать затраты на ГСМ нужно чтобы в путевом листе был указан пробег машины и расход бензина.

Во время проверки, при отсутствии в документе полной информации, контролеры могут признать расходы недействительными.

Справка: если работник использует собственный автомобиль для нужд организации, то организация обязан выплачивать ему компенсацию, которая также подтверждается путевыми листами.

Правила выписки путевых листов

Срок действия

Путевой лист легкового автомобиля составляется так, чтобы на его основании можно было судить о фактических расходах на транспортное средство. Росстат обязывает выписывать лист только на смену водителя. На более долгий срок, путевой лист только в командировочных целях.

Одно из положений Росстата указывает, что лист можно выписывать и на более долгий срок. Но в таком случае организация должна обеспечить учет отработанного времени расхода топлива и расходных материалов. В документе также нужно подтвердить расходы организации на ГСМ. Если в компании будет принято решение о заполнении документа на длительный срок, то решение должно быть утверждено в учетной политике.

Показания спидометра

Диспетчер должен каждый день проверять и фиксировать показания спидометра автомобиля. Естественно показания на начало дня должны совпадать с показаниями на конец работы предыдущего дня. На основании этих сведений определяется количество израсходованного топлива, исходя из пробега автомобиля.

Медосмотр

Каждый водитель перед выездом проходит медосмотр. Только после этого он может быть допущен к работе. Результаты медосмотра показывает, что:

Работник не жалуется на состояние здоровье;
У работника должны отсутствовать признаки заболеваний;
У работника не должно быть признаков алкогольного или наркотического опьянения.

Результаты осмотра вносятся в журнал.

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

	Путевой лист, бланк		Отличительные особенности в заполнении
Легковые автомобили			Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям			Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям			Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
		Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
		Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования		0345006 и 0345007	Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.