– совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, позволяющая реализовать цели управления.

Организация управления рассматривается в виде специфического алгоритма, который может использоваться для практической работы по изучению систем управления и служить удобным способом, определяющим последовательность работ при совершенствовании процесса руководства.

Рассматриваемый ниже алгоритм включает семь блоков, обозначающих составные части организации системы управления и взаимосвязи между ними.

Рис. Организация управления

Блок 1. Изучение целей организационной системы и определение процессов, необходимых для достижения этих целей.

Организационная система обычно многоцелевая. Ее элементы с самого начала построены и согласованы так, чтобы обеспечить достижение всего комплекса целей. Часто рассматривают организационную систему как нечто заданное и под нее стремятся создать систему управления. Однако задачу следует ставить правильнее: нужно создавать организационную систему, а как составную часть проблемы – решать вопросы организации системы управления. Поэтому приоритет отдается анализу организационной системы, а не системе управления.

В общем виде цели одинаковы для любой организационной системы. В частности, производственные – для удовлетворения потребности общества в определенной продукции; научно-технические – для использования новой техники и технологии в производстве с целью повышения качества производимой продукции; организационно-экономические – для повышения эффективности деятельности организационной системы; социальные – для социального развития коллектива, обеспечения гармонического сочетания личных, коллективных и общественных интересов.

Эти цели с позиции организации управления означают, что для каждой из них должны быть определены процессы, реализация которых обеспечит их достижение; эти процессы должны быть управляемыми. Следовательно, появляются люди, органы, структуры, которые будут выполнять работу по достижению этих целей, и т.д.

Блок 2. Определение состава системы управления. Знание целей позволяет определить необходимые производственные процессы. На этой основе определяются состав и структура организационной системы в целом. В свою очередь, это позволит правильно и полно определить состав собственно системы управления.

Приоритетное изучение целей и задач организационной системы позволяет обосновать необходимость создания той или иной подсистемы, того или иного органа управления. Причем характер организации всякого учреждения определяется содержанием деятельности этого учреждения.

Блок 3. Определение структуры системы управления. Только информация, полученная в блоках 1 и 2, позволит уверенно решать эту проблему. Определяются необходимые подсистемы управления, число и уровни управленческих органов, выявляются связи и коммуникации, обосновывается целесообразный тип структуры применительно к конкретным условиям.

Параллельно устанавливаются сферы компетенции, формулируются и распределяются задачи, права и обязанности органов управления, разрабатывается их внутренняя структура, определяется необходимая численность работников, составляется штатное расписание и т.д.

Блок 4. Разработка технологии управления. Технология управления – это способы, приемы, порядок выполнения управленческих функций на всех уровнях, во всех подсистемах системы управления. Она должна анализироваться параллельно со структурой управления.

В этом блоке три главных момента:

1. должна быть определена и изучена технология выполнения всего процесса управления: выработка принятия решений, организация выполнения решений, в том числе методы, применяемые для выполнения функций управления
2. должно быть определено и изучено, как используется система методов управления: административных, экономических, воспитательных
3. определяется и изучается порядок организации и активизации работников к производительному творческому труду, в том числе установленные регламенты, стандарты, направленные на систематизацию и упорядочение управленческой деятельности

Порядок и способы, используемые в процессе управления, тесно связаны со структурой системы управления, и наоборот, принятые структурные решения влияют на технологию управления.

Блок 5. Определение связей, путей и объемов прохождения информации, разработка форм документов и порядка документооборота, организации делопроизводства. Эти задачи можно решать, когда очевидны принятые решения в области структуры системы управления и технологии управления.

Блок 6. Определение состава и подготовка для использования в системе управления совокупности технических средств. Это трудоемкая работа, решаемая в процессе создания автоматизированных систем управления. Однако не надо сводить все проблемы к использованию вычислительной техники. Комплекс средств организационной техники позволяет решать вопросы механизации обработки информации и на этой основе совершенствовать технологию и методику управления, повышать эффективность управленческого труда.

Блок 7. Подбор, расстановка и обучение руководителей и управленческого персонала для работы в создаваемой системе управления. Подбор и расстановка людей могут быть проведены тогда, когда ясны все предыдущие блоки, иначе все будет сделано наугад. Вспомним правило: функция рождает орган или принцип приоритета задач. Сначала нужно определить задачи, а затем подбирать людей для их выполнения.

Обучение руководителей и управленческого персонала – важнейшее условие эффективного функционирования системы управления. Здесь нужно обратить внимание на два обстоятельства. Первое – обязательное обучение всех работников, участвующих в управлении. Второе – дифференцированный подход к обучению: общие проблемы – всем, частные вопросы – по назначению.

Можно полагать, что рассмотренная последовательность анализа проблем организации управления одинакова для систем управления любых уровней, но при практической работе, естественно, нужно учитывать их специфику. При анализе организации управления важен учет связей и взаимозависимости отдельных блоков. Их учет существенно влияет на качество решения задач организации управления, позволяет обеспечить системное решение проблемы.

Связь (1) обусловливает приоритетное определение целей и задач организационной системы в целом, для того чтобы практические действия по организации систем управления исходили из заданных (известных) и осознанных целей. Это позволяет реализовать принцип приоритета целей, в соответствии с которыми в системе не должно быть ничего лишнего, не работающего на обеспечение ее целей.

Связь (2) отражает принцип необходимого и достаточного разнообразия, утверждающего, что для оптимального функционирования организационной системы необходимо создание такой системы управления, которая позволила бы управлять всеми ее элементами. Ученые, сформулировавшие этот принцип, полагали, что «только разнообразие может уничтожить разнообразие».

Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются специальные технологии-разработки решений, и, наконец, решение части проблем может быть не по силам, как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как один из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя.

Система управления – это совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

Для системы управления организаций необходимо:

разработать миссию организаций;

распределить функции производства и управления;

распределить задания между работниками;

установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;

приобрести или модернизировать технологию производства;

наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;

организовать производство.

Осуществление перечисленных мероприятий требует создания СУ, которая должна быть согласована с системой производства организации, рисунок 4.

Рисунок 4 - Система управления организации

Система управления состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления, рисунок 5.

Рисунок 5 - Структура элементов системы управления организацией

Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

Методология и процесс управления характеризуют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления – как явление. Все элементы, входящие в систему управления, также должны быть профессионально организованы для эффективной работы компании в целом.

Основными элементами, составляющими систему управления компанией, являются: цель, процесс управления, метод, коммуникации, задача, закон, принцип, организационные отношения, функция, технология, решение, характеристики информационного обеспечения, система документооборота, организационная структура.

Цель – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании.

Процесс управления – последовательность этапов формирования и осуществления воздействия для достижения цели.

Метод – способ воздействия на человека и коллектив. Выбирается исходя из приоритетов потребностей и интересов человека или коллектива.

Коммуникации – процесс взаимодействия или противодействия в системе «человек – человек», «человек – компьютер» посредством передачи информации.

Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив.

Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы.

Организационные отношения – различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

Функция–порученная человеку работа, услуга или обязанность.

Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям.

Характеристики информационного обеспечения – параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании.

Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Организационная структура – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

Взаимосвязь элементов системы управления схематично изображена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Взаимосвязь элементов системы управления

Цели компании разделяют на группу конкретных задач, которые объединяют по сфере деятельности: экономические, технические, социальные, экологические задачи и т. д.

Для решения задач формируют набор функций или операций, которые необходимо выполнить.

Так, для решения экономических задач необходимо выполнение следующих функций: бухгалтерский учет, труд и заработная плата, маркетинг и др.

Для решения ряда различных задач могут потребоваться одинаковые функции. Поэтому весь набор функций анализируется, группируется и затем составляется функциональная структура компании.

Функции отвечают на вопрос, «что надо делать, чтобы процесс управления протекал более эффективно».

В социальном плане разделяют две функции управления:

организационно-техническую – составление и координирование деятельности работников в процессе труда;

социально-экономическую – контроль за трудом работников, за целесообразным применением машин и механизмов.

Обе функции существуют в неразрывном единстве, в котором на первый план выступает организационно-техническая функция. С переходом на рыночные отношения, рамки участия каждого в контроле над предприятием будут расширяться и постепенно социально-экономическая функция станет делом самих производителей, а необходимость во внешнем контроле за процессом труда отпадет.

В организационно-техническом плане управление подразделяют на функции по двум признакам:

по принадлежности к сферам производственно-хозяйственной деятельности.

Основополагающий признак – по содержанию процесса управления, по которому выделяются следующие основные (общие) функции управления:

Планирование – это определение цели функционирования объекта и средств ее достижения. Планирование должно осуществляться непрерывно. Причина: стремление организаций продлить свое существование как можно дольше после достижения своей цели. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели; постоянная неопределенность будущего – планы должны пересматриваться для согласования с реальностью.

Организация – это формирование объекта и субъекта управления, их подразделений и связей между ними. Эти функции можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы рациональных форм разделения труда, разработка структуры органов управления, подбор и расстановка кадров и др.; во-вторых, как процесс ее совершенствования (непрерывное совершенствование формальной организационной структуры в целом и ее ведущих подсистем, уточнение роли и места каждого работника в системе управления и др.)

Мотивация – это создание внутреннего побуждения к действиям, что является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Для эффективной мотивации работников необходимо определить эти потребности и обеспечить способ для их удовлетворения через хорошую работу.

Контроль – это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Существует три аспекта управленческого контроля:

установление стандартов – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени (основывается на планах, разработанных в процессе планирования);

измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период и сравнение с ожидаемыми результатами (если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы);

действия для корректировки отклонений от первоначального плана (например, пересмотр целей для того, чтобы они стали более реальными и соответствовали ситуации).

Коммуникации и принятие решений – считаются связующими процессами, т.к. они требуются для реализации всех функций управления.

В зависимости от условий функционирования компании процесс выполнения функций может быть циклическим и разовым, непрерывным и дискретным, последовательным и параллельным.

Выбранная схема процесса определяет приоритет тех или иных организационных отношений. Исходя из функциональной схемы, процесса и организационных отношений, определяют состав персонала по численности и квалификации. Этих данных достаточно, чтобы построить организационную структуру управления (линейно-функциональную, иерархическую, матричную и др.).

Зная перечень всех должностей, выполняемых функций и подчиненность, можно рассчитать техническое оснащение рабочего места персонала. После этого в соответствии с делегированными полномочиями работники могут разрабатывать, согласовывать, принимать, утверждать и реализовывать решения. Кроме того, практически на все элементы распространяются законы и правила (принципы) профессиональной деятельности. С этого момента компания считается приступившей к работе.

Одним из самых эффективных способов найти резервы повышения эффективности бизнеса в целом, повышения контролируемости и управляемости компании является проведение аудита систем управления .

При аудите систем управления производится комплексная диагностика качества управления компанией. Диагностика включает в себя оценку текущей стратегии компании, структуры управления - административного подчинения и функционального взаимодействия, информационных и документарных потоков. В процессе проведения диагностики осуществляется анализ отдельных подсистем выполнения ключевых функций управления - стратегического и оперативного планирования, контроля и учета за реализацией планов, распределения финансов и учета движения денежных средств, реализации закупок и продаж, осуществления кадровой политики и т.д. Также оценивается адекватность и надежность учетных автоматизированных систем. По результатам проведения аудита систем управления готовится отчет. Отчет содержит необходимые результаты, в частности, информацию об исследованных вопросах, комментарии, выводы и рекомендации по совершенствованию аудита систем управления.

Цель аудита систем управления – выявить резервы и пути повышения эффективности системы управления компанией.

Цель работы определила следующие задачи аудита систем управления :

выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат;

выявить резервы повышения рентабельности компании;

выявить резервы повышения производительности труда и оборудования;

выявить «узкие места», тормозящие развитие компании;

выявить причинно-следственные связи, порождающие проблемы предприятия;

разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения с целью обеспечения реализации как краткосрочных, так и долгосрочных планов.

Таким образом, в системе управления возникла необходимость в создании аудита, чтобы предотвратить информационный риск, обеспечить своевременное поступление достоверной информации и повысить ответственность руководителей компаний разного ранга.

1. Понятие системы управления на предприятии

В науке управления к началу 90-х г.г. сложился определенный понятийный аппарат, позволяющий описать систему управления предприятием. Тем не менее, в отношении понятий «система управления», «организационная система управления» нет единого мнения.

Определения этих понятий можно классифицировать следующим образом.

Система управления предприятием – это совокупность технических и организационных методов и мер предназначенных для решения задач управления различными аспектами деятельности предприятия.

Структура управления - систематизированный набор средств сбора сведений о подконтрольном объекте и средств воздействия на его поведение с целью достижения определённых целей.

Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей. Системы управления с участием людей как объектов управления зачастую называют системами менеджмента.

Техническая структура управления - устройство или набор устройств для манипулирования поведением других устройств или систем.

Структуры управления разделяют на два больших класса:

автоматизированные структуры управления (АСУ) - с участием человека в контуре управления;

структура автоматического управления (САУ) - без участия человека в контуре управления.

Таблица 1

Определения понятия «система управления» разных авторов

Понятие	Определение понятия
Система управления	«конструкция» организационной системы, характеризующая состав, взаимосвязь звеньев управления и исполнения (объекта и субъекта управления);
	строение управляющей системы, способ ее внутренней организации, связи элементов субъекта управления между собой (порядок расположения, соподчиненность отдельных звеньев управленческого аппарата - отделов, групп, бюро), позволяющие выполнять необходимые функции управления;
	элементы системы, их связи, ее целостные свойства, если они, так или иначе, обеспечивают устойчивое существование системы;
	состав элементов, их права, ответственность и взаимосвязи по реализации задач управления объектом;
	взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий, ответственности, а также функциональной и технологической связей, возникающих в процессах управления.

1. Процесс проведения и этапы аудита систем управления

В ходе проведения аудита, деятельность аудируемого объекта, проверяется наличие и оценивается эффективность функционирования системы управления.

В зависимости от целей и задач аудит может проводиться комплексно и охватывать все стороны системы управления или носить выборочный характер, направленный на оценку одного либо нескольких элементов данной системы.

Таблица 2

Этапы проведения аудита систем управления

Этапы аудита систем управления	Процесс проведения аудита
Первый этап	Инициатором проведения аудитов I и II уровней могут являться высшее руководство общества либо служба промышленной безопасности и охраны труда общества. Инициаторами аудитов III уровня являются службы промышленной безопасности и охраны труда филиалов, руководство филиалов. Периодичность проведения аудитов любого уровня зависит от: эффективности функционирования системы управления; результатов предыдущих аудитов; значимости аудируемого подразделения в рамках системы управлении и т.д. Аудиты любого уровня проводятся с периодичностью не реже одного раза в год. Периодичность проведения аудитов определяется представителем руководства общества.
Второй этап	Задача при формировании аудиторской группы - создание такого состава группы, который обеспечит проведение аудита, достоверность его результатов и объективность выводов.
	Численность аудиторской группы определяется планом проведения аудита. В состав аудиторской группы должны входить аудиторы – специалисты общества, прошедшие специальный курс внутреннего аудита систем управления и имеющие соответствующие сертификаты. Инициатор аудита назначает руководителя группы, отвечающего за формирование группы внутреннего аудита и обеспечение проведения и завершения аудита в соответствии с объемом и планом аудита. Если руководитель объекта аудита не согласен с выявленным несоответствием, то ему необходимо подписать лист с особым мнением в произвольной форме, в котором должно быть подробно описана причина его несогласия. Данный лист вместе с отчетом о несоответствии направляется руководителю более высокого уровня. Отчет о проведении аудита готовится под руководством у руководителя группы, который отвечает за его точность и полноту. При составлении отчета стороны должны достигнуть соглашения по всем вопросам и внести необходимые коррективы. На составленном отчете у руководителя группы ставит подпись и дату.
Третий этап	Порядок проведения аудита является единым для всех объектов и состоит из следующих этапов: проведение первого заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта; сбор аудиторских данных; анализ данных и получение результатов аудита; проведение заключительного заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта. На этапе сбора аудиторских данных необходимо собрать данные об аудируемом объекте, чтобы определить их соответствие принятым критериям аудита. Документирование в процессе аудита проводится с использованием рабочих документов аудитора: вопросников, рабочих программ и др. Следует фиксировать все случаи несоответствия установленным критериям аудита. Заявления, которые не могут быть проверены, должны быть подтверждены дополнительной информацией, либо быть идентифицированы как не подтвержденные.
Четвертый этап	Подготовка окончательного варианта отчета о проведении аудита осуществляется под руководством у руководителя группы, который несет ответственность за его достоверность и полноту. На отчете о проведении аудита ставится дата и подпись руководителя группы и делается запись (с датой и подписью) об ознакомлении: при проведении аудита I уровня – представителя руководства по вопросам промышленной безопасности и охраны труда общества; при проведении аудита II уровня – руководителя филиала общества; при проведении аудита III уровня – руководителя структурной единицы филиала общества. По результатам аудита систем управления формируются выводы и предложения.

Система управления организацией включает совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации.

Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом с целью достижения лучших результатов с позиции поставленной цели. "Управлять - значит вести организацию к ее цели извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в ее распоряжении ресурсов". - Так охарактеризовал процесс управления А. Файоль.

Процесс управления предполагает согласованные действия, которые и обеспечивают, в конечном итоге, осуществление общей цели либо набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен быть специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющую и управляемую части. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 5.1.

Каждая из обозначенных частей имеет определенную самостоятельность и собственное предназначение. Объект управления - система, выполняющая ролевую функцию организации, тогда как субъект управления поддерживает выходы этой системы на уровне, который удовлетворяет заданным условиям ее функционирования. Связь в системе управления объединяет субъект и объект управления в единое целое. ее следует рассматривать как источник информации для выработки управленческих действий. Через каналы связи движутся потоки информации, питающих все подсистемы организации и обеспечивающие достижение ее цели.

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Конечным продуктом управляющей части является информация. Руководящее звено - необходимый элемент любой организации.

На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью решения проблемы, которая возникла.

Отметим, что управленческое решение - это результат коллективной творческой работы. Оно всегда обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект прямо или косвенно влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

Главными субъектами осуществления управленческой деятельности являются менеджеры. Менеджер - это член организации, осуществляющей управленческую деятельность и решает управленческие задачи.

Менеджеры занимают ключевые позиции в управлении организацией. Они в организации выполняют различные роли. Важнейшими из них являются следующие.

Роль в принятии решения. Она выражается в том, что менеджер определяет направление движения организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки.

Информационная роль. Она заключается в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок, разъясняет политику и основные цели организации.

Руководящая роль. Менеджер формирует отношения внутри и за пределами организации, мотивирует членов организации на достижение целей, координирует их усилия и выступает как представитель организации.

В зависимости от позиции менеджеров в организации, задач, которые решаются, характера функций, реализуемых эти роли могут быть присущи им в большей или меньшей степени. Однако каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и является руководителем определенной группы работников.

Управляемая звено - это различные функциональные подразделения, занятые обеспечением трансформационного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Так например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т. Д.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществляет выплату наличных денежных средств.

Управление организацией можно представить в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление включает только те функции и действия, связанные с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с мотивацией к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности.

Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации, ее размеров, сферы деятельности, уровня в управленческой иерархи, функции внутри организации и от других факторов. Для всех процессов управления в организации характерно наличие однородных видов деятельности. Все виды управленческой деятельности можно сгруппировать в четыре основные функции управления: планирование, организация, руководство и контроль.

Чтобы координировать действие управляемой части, необходимо использовать систему научного управления, обоснованную Ф. Тейлором в книге "Принципы научного управления". Ф. Тейлор впервые отделил процесс планирования труда от самого труда, выделив, таким образом, одна из основных управленческих функций. Основные положения системы научного управления по Тейлором формулируются так: создание научного фундамента, заменяющего традиционные методы работы, которые практически сложились; отбор и обучение сотрудников на основе научных критериев; взаимодействие между администрацией и исполнителями с целью практического внедрения научно разработанной системы организации труда; равномерное распределение труда и ответственности между администрацией и исполнителями.

Позже Г. Эмерсон сформулировал 12 принципов производительности труда, относящихся к звена управления организацией, определив истинную миссию и назначение управленческого труда: четко поставленные цели; здравый смысл; компетентная консультация; дисциплина; справедливое отношение к персоналу; быстрый, надежный, полный, точный, постоянный учет; диспетчирования; нормирование операций; эффективное планирование; нормализация условий труда; стандартные письменные инструкции; вознаграждение за производительность.

Четко задачи управления организацией сформулировал А. Файоль. Он выделил шесть сфер деятельности организации, которыми необходимо управлять: техническую, коммерческую, финансовую, бухгалтерскую, административную и защитную. По его мнению, наиболее характерными задачами звена управления являются: планирование общего направления деятельности и предсказания конечного результата; организования, то есть распределение и управление использованием материальных и человеческих ресурсов; издание распоряжений для поддержки действий работников в оптимальном режиме; координация различных действий для достижения общей цели; выработки норм поведения членов организации и проведения мероприятий по соблюдению этих норм; контроль за поведением членов организации.

А.Файоль сформулировал характерные признаки процесса управления в начале XX в. С тех пор в деятельности организаций произошли значительные изменения: осложнилась их структура, научно-техническая революция в области естественных наук привела к возникновению новых сложных технологий, стремительное внедрение средств вычислительной техники в различных сферах человеческой деятельности заметно повлияло на технологию принятия управленческих решений и на процедуру контроля за выполнением решения.

Особенностью деятельности деловой организации в настоящее время является работа в условиях напряженной конкуренции не только внутри страны, но и на межгосударственном уровне. Ускоренное развитие средств коммуникации, электронных средств, обеспечивающих хранение и обработку информации, привел к возникновению новой информационной среды, в которой функционируют организации. Это, в свою очередь, вызвало изменение требований, предъявляемых к системам управления.

Современная система управленческих функций может быть представлена следующим перечнем основных задач:

Координация и интеграция усилий членов организации по достижению общей цели;

Организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;

Сбор, оценка, обработка и хранение информации;

Распределение материальных и людских ресурсов;

Управление кадрами (разработка системы мотивации, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);

Контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;.

Инновационная деятельность;

Планирование, контроль за выполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.

В современной науке управления организацией принято говорить об искусстве управления как сложную комбинационную игру.

По организации можно выделить три основных принципа, характеризующие ее как управляемую систему:

Принцип обоснованности: организация подчиняется определенным закономерностям, которые определяют ее внутренние причин-но-следственные связи, ее функционирования и жизнедеятельности;

Принцип целеустремленности: организации свойственно стремление к достижению поставленной цели, обеспечивает со временем новое состояние организационной системы;

Принцип модельованости: организация как сложная система может быть представлена разнообразием моделей, каждая из которых отражает определенную грань ее сущности.

Поменьше административного духа в деловой жизни,
побольше делового духа в административной жизни.

1.1 Архитектура системы управления

В процессе управления компания и её часть — система управления — образуют структуру, подчинённую вектору целей. Качество управления обеспечивается при этом двумя факторами:

• архитектурой структуры , т.е. функциональной нагрузкой её элементов (включая каналы коммуникаций) и упорядоченностью (организацией, иерархией) элементов в структуре;
• функциональной пригодностью самих элементов, входящих в структуру, для осуществления возлагаемых на них функций (своего рода «квалификационным» уровнем элементов).

Ошибки в построении структуры могут свести практически на нет высокую функциональную пригодность элементов структуры; поэтому при функционально пригодных (хороших в этом смысле) элементах, образующих структуру, ошибка управления тем не менее, будет вне допустимых пределов.

При разработке архитектуры системы управления компании необходимо учитывать, что компания представляет собой производственно-хозяйственную, социальную, экологическую систему. Такое определение объекта управления означает, что:

1. система управления компанией имеет многоцелевой характер;
2. цели управления имеют различную природу (производственную, экономическую, социальную, экологическую и техническую);
3. результатом деятельности предприятия являются эффекты различной природы, характеризующие степень достижения целей;
4. в системе управления необходимо осуществлять постоянное слежение за изменением целей и корректировать целеустремленность объекта управления;
5. ошибки в постановке целей неизбежно приведут к нарушению паритета целей и неоправданному расходу ресурсов;
6. развитие компании, как и производство продукции, является постоянным процессом и осуществляется в интересах достижения всего вектора целей;
7. корпоративные стандарты , регламентирующие систему управления и управленческие отношения, должны активно способствовать достижению объективных целей компании.

[ 1 ] компании, как по составу, так и по структуре, формируется на основе системы процессов производства продукта (хотя и видится иначе ). Эта система нанизывается на систему производственных процессов (функциональную структуру) и поддерживает их стационарный режим, своевременно реагируя на возможные отклонения. Помимо этого компания вынуждена поддерживать взаимодействия с внешней средой, стимулировать благоприятные условия во внешней среде для компании и своевременно реагировать на различные аспекты среды, результат , — дополнительные звенья (посты, подразделения и т.д.) в системе управления.

На достаточно больших предприятиях:

• Организация управления — это построение системы управления и поддержание её в работоспособном состоянии, в частности воспроизводство стандартов управления и организационное проектирование;
• — это процесс, протекающий в системе управления , несомый ею.

Т.е. организация управления и управление — два разных дела , которыми профессионально далеко не всегда могут заниматься одни и те же люди.

Инструмент руководства компании для достижения поставленных целей, путем воздействия на объект управления , при отклонениях процессов и производимых продуктов от заданного значения (по количеству, качеству и себестоимости), под влиянием внутренних изменений в компании и под влиянием внешних воздействий.

Представляет собой созданную до начала процесса управления, совокупность:

Устойчивость и качество процесса управления обеспечиваются архитектурой системы управления, которая остается стандартной (неизменной) в процессе управления и наличием внештатных рабочих групп, которые формируются по мере необходимости и могут формироваться для разрешения непредусмотренных форс-мажорных обстоятельств либо задач развития. В задачу рабочих групп входит выработка возможных управленческих решений, которые в свою очередь должны реализовываться административной структурой.

Система управления позволяет заранее предусмотренным — стандартным — образом реагировать на изменения во внешней среде и во внутренней организации объекта управления, а так же на изменения, вызванные самим процессом управления.

1.2 Стандарты управления

Кроме системы бюжетирования , одной из функций, которой является соединение различной операционной деятельности в компании в единую производственно-финансовую систему, роль такого рода «клея», объединяющего множество частных функций в одну целостность, выполняет корпоративная культура в целом, и в частности, — поддерживаемая в компании система стандартов .

В системе управления компании в процессе функционирования всегда имеет место большое число периодически повторяющихся функций, процессов и действий по принятию управленческих решений. При этом, как правило, существует масса разнообразных вариантов реализации одного и того же управленческого решения, процесса и множество всевозможных принципов и подходов к принятию аналогичных управленческих решений. В таких условиях, самопроизвольно и постепенно начинается формирование неких типовых моделей поведения системы управления — так называемых стандартов «де-факто» . При этом не всегда стандарты «де-факто» фиксируют желаемые для собственников и администрации компании свойства системы управления.

Период формирования таких стандартов может быть очень длительным, в ходе которого поведение системы управления компании при отсутствии типовых моделей будет характеризоваться сильным разбросом параметров своего функционирования. Другими словами, в одних и тех же ситуациях при равных условиях система управления может функционировать по-разному, часто непредсказуемо и далеко от наиболее эффективного варианта.

В соответствии с указанным, существует необходимость в оказании целенаправленных воздействий на процесс формирования стандартов управления в компании (управлять стандартизацией системы управления) посредством разработки, внедрения и использования неких оптимальных стандартных принципов, процессов, функций и инструментов управления.

С другой стороны, процессы, связанные с развитием компании, существенно актуализируют вопросы повышения управляемости децентрализованными, пространственно-распределенными подразделениями (дочерними компаниями, филиалами, представительствами). Уже сейчас многие крупные компании формируют и распространяют единые принципы ведения бизнеса, планирования и отчетности; стандартные требования к персоналу и шаблонные управленческие технологии, часто зафиксированные в корпоративных информационных системах.

Ощутимым преимуществом де-факто стандартов является относительная безболезненность их внедрения и использования, поскольку данный процесс реализуется постепенно (эволюционно). Однако процесс развития стандартов де-факто является неуправляемым со стороны администрации компании и может часто фиксировать нежелательные для руководства модели поведения компании, кроме того, период формирования таких стандартов достаточно длителен.

Поэтому существует потребность в воздействии на процессы воспроизводства стандартов управления через непосредственную их разработку.

Обыденное сознание часто отождествляет стандартизацию и унификацию и, стремясь к разнообразию, составляющему проявление красоты реальной жизни, возражает против стандартных решений разного рода во многих отраслях деятельности. Однако, По существу же лучший стандартизатор — Бог: около ста элементов Периодической таблицы создают основу всему многообразию, которое мы видим в жизни. И всё многообразие это — комбинаторика стандартных элементов и решений на разных иерархических уровнях.

Решение большинства задач, которые возникают в жизни компании, организация производства большинства продуктов в сфере деятельности компании, вполне могут быть решены комбинацией стандартных методов, это не требует ни привлечения дополнительных ресурсов, ни дополнительного обучения персонала.

Система стандартов позволяет согласовать деятельность различных подразделений, задать единые для всех требования к ее осуществлению, а так же формирует условия постоянной воспроизводимости этой деятельности с заданным результатом. Другими словами продукты производятся компанией СТАБИЛЬНО.

В то же время стандарт в зависимости от его уровня может оказывать как позитивное, так и негативное влияние на систему управления компании . Корректность выбора и установления уровня стандарта может повлечь различные эффекты в компании, и не любой стандарт управления имеет положительное действие, более того неверное установление стандартов может быть опасным для компании . Нельзя «занижать» требования в стандартах.

1.3 Стандартное управление

Администрирование тоже имеет свою типовую технологию, т.е. стандартный процесс по решению различных вопросов, возникающих в процессе работы.

Администрирование (управление) — это процесс, в котором рассматривается, как организовать или создать для какой-либо производственной деятельности следующие условия (или исправить недочёты в этих условиях):

• производственные площади;
• оборудование, материалы и инструменты;
• согласованное движение потоков (материальных, информационных, финансовых);
• скоординированную деятельность персонала;
• линии коммуникации; и так далее,

с тем, чтобы создавать продукт в нужном количестве, заданного качества и себестоимости, а также обеспечить оптимальную устойчивость этой деятельности.

Процесс администрирования (управления) , представляет собой адресное распространение функционально ориентированной информации по элементам управленческой структуры, неизменной в процессе управления .

СТАНДАРТНОЕ АДМИНИСТРИРОВАНИЕ означает, что применяется обычный порядок действий, который соответствует стандартам компании.

Например . Правильный способ завести автомобиль существует. Вы проверяете, есть ли в баке бензин, стоит ли автомобиль на нейтральной передаче. Вы включаете стартёр, поворачивая ключ зажигания. Подаётся бензин, и автомобиль заводится. Если изменить эту последовательность. Например, если автомобиль был на первой передаче, то он дёрнется и заглохнет. Тем не менее, автомобиль не заводится, и тогда вызывают механика. И механик обнаруживает, что либо нет топлива, либо не было включено зажигание.

Точно так же обстоят дела с любой стандартной ситуацией, которая у вас возникает в процессе работы, общения и т.д. Для нее тоже существует какая-то четко определенная, типовая последовательность действий для решения возникшей проблемы, определенного рода стандарт.

Существует способ сделать что-либо правильно. Правильные способы, которыми что-либо делается, называются ТЕХНОЛОГИЕЙ (алгоритмом). И самое главное, что этот способ четко определен и при соблюдении у каждого приводит к желаемому результату.

Для того чтобы различные сферы деятельности и подразделения компании, могли нормально существовать и развиваться, они должны иметь свою какую-то своеобразную технологию. А кроме этого, все должны знать эту технологию и ПРИМЕНЯТЬ. Примером может служить закон. Это тоже технология, принятая государством.

Для того чтобы быть хорошим руководителем или сотрудником, необходимо знать, как правильно делать что-то, быть способным применять то, что знаешь, и добиваться выполнения этого, быть способным исправить нарушения и вернуться к правильным действиям в стандартах.

Поскольку любая обширная сфера деятельности неизменно состоит из огромного количества отдельных действий, администрирование будет выглядеть сложным, если только вы не научитесь рассматривать один стандарт в единицу времени и приводить его в соответствие с другими стандартами .

Предмет управления кажется трудным только потому, что те, чья работа связана с администрированием, РЕДКО УСВАИВАЮТ ПРАВИЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ. Вместо этого они делают какие-то другие, странные вещи (из лучших побуждений), которые, когда их рассматривают в целом, складываются в бардак.

Критерием для любой системы стандартов является следующее: будет ли результатом выполнения этих стандартов слаженно работающая компания, которая производит ценный конечный продукт в нужном количестве при заданном качестве, и будет ли в результате их выполнения обеспечена устойчивость компании.

Действия в соответствии со стандартом (знание и применение наших процедур) являются общим знаменателем в каждом случае устойчивого развития подразделения или компании. Несоответствие стандарту (незнание и неприменение наших процедур) - общим знаменателем каждого случая краха.

Таким образом, если сотрудники компании, не знающие стандарт или пренебрегающие им и не применяющие его, ежедневно создают безумные ситуации, просто знайте: они пытаются завести автомобиль, приваривая крышку багажника или начищая шины!

Решение проблемы всегда и неизменно состоит в следующем: найдите стандарт, примените его и избавьтесь от всех действий, которые находятся не в соответствии со стандартом.

Обобщенный критерий эффективности администрирования должен давать возможность оценивать все виды организационных преобразований, а не только какие-то отдельные аспекты деятельности компании. Это позволяет придать всем бизнес процессам строго целевой характер и управлять компанией как единой системой.