Путевой лист 4с. Правила оформления и ведения путевых листов

05.03.2020

Если грузоперевозки оплачиваются сдельно, применяется форма 4-с путевого листа. Документ помогает верно рассчитать размер полагаемой водителю заработной платы и отобразить затраты на топливо. Заполнение данной бумаги разделяется на несколько этапов.

Серия и номер на бланке ставятся произвольно и дополнительно фиксируются
После даты указывают код работ;
В строках «Бригада» и «Колонна» проставляются номера тех подразделений автопарка, к которым относится машина или водитель;
Строка о данных транспортного средства: марка автомобиля и его регистрационные номера (государственный и гаражный);
Данные о водителе: фамилия с инициалами, номер его водительских прав, номер по табелю, класс водителя;

Если водителей двое, то либо заполняется два путевых листа, либо оба шофера указываются в одном документе.

Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с – образец заполнения по ОАО:

Образец путевого листа формы 4-с.

При наличии лицензии, заполняется соответствующая графа серией и номером лицензионной карточки, указывается ее вид (ограниченная или стандартная);
В графе о прицепах вписываются государственный и гаражный номера прицепа или полуприцепа;
В строке «Сопровождающие лица» отмечаются фамилии с инициалами всех сотрудников, сопровождающих грузовик, и данные документов, на основании которых осуществляется сопровождение;
В графе о работе водителя и автомобиля проставляется информация о времени выезда и времени возвращения машины на территорию автопарка;
Графа «Задание водителю» предназначена для пометок о местонахождении заказчика;
Строкой «В чье распоряжение» указывается заказчиком человек, к которому должен будет обратиться водитель груза. Копию доверенности на данного человека можно впоследствии приобщить к накладным;
«Временем прибытия» называются часы и минуты прибытия транспортного средства к местонахождению заказчика. При многодневном рейсе в этой графе фиксируется прописанный в договоре временной график;
Графы 20 и 21 отражают фактические адреса пунктов загрузки груза и его доставки;
Строка «Расстояние» предназначена для данных о протяженности маршрута. Информацию о километраже можно получить бесплатно на любой транспортной бирже онлайн;
Указывается вес груза в тоннах;
В строку «Выдать горючее» вписывается прописью количество требующегося для работы топлива. При этом учитывается неизрасходованное горючее за прошедшие сутки.

Если предприятие использует в своей работе печати, то проставление штампа на документе обязательно. Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя, который организует грузоперевозки, может быть оформлен без соответствующей печати, что не считается нарушением.

Как обменять грузовой автомобиль на легковой и что для этого потребуется, вы можете прочесть

Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с: основные правила заполнения

Ч то заполнять перед выездом?

Раздел «Движение горючего» должен быть заполнен заправщиком либо техником по горюче-смазочным материалам. В графах раздела указывается информация о полученном по факту топливе, в графе 12 – количество остатка горючего в баках;
На лицевой стороне путевого листа проставляется отметка о медосмотре водителя. Осмотр и соответствующая отметка – компетенция уполномоченного на это лица с медицинским образованием;
Специалистом отдела техконтроля отмечаются «Показания спидометра» и фактическое время выезда автомобиля на задание;
В бумаге также записывают информацию о фактическом состоянии автотранспортного средства.

Если за время работы произойдут какие-либо поломки, диспетчер также вносит в «Отметки» информацию о произведенном в пути ремонте, использованных запчастях и размере затрат на них.

Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с – бланк скачать вы можете

Что заполнять при возвращении в автопарк?

В разделе «Работы автомобиля и прицепов» отмечаются произведенные рейсы, количество израсходованного горючего, затраченное на работу время и фактический километраж;
В «Движении горючего» механик ОТК дописывает информацию о количестве оставшегося топлива. Ответственный за горюче-смазочные материалы сотрудник подтверждает сдачу остатков;
После оценки состояния машины (удовлетворительное либо неудовлетворительное), ставится отметка в графе «Сдано» с подписью механика ОТК.

Узнать, как правильно заполнить журнал кассира-операциониста формы км-4 и скачать образец этого документа, вы можете

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля.

Что заполняется диспетчером?

В графе «Нулевой пробег» диспетчер вносит данные о километраже от ворот автопарка до места погрузки и от пункта разгрузки до гаража;
В «Коэффициенте изменения нормы» отмечается изменение в расходе топлива. Сведения о времени работы двигателя и эксплуатации спецоборудования записываются на основании документально подтвержденной информации. После заполнения соответствующих граф, диспетчер заверяет их своей подписью;
В последнюю очередь заполняется «Последовательность выполнения задания». Диспетчер записывает общее число совершенных рейсов.

И какие виды бизнеса наиболее рентабельны в кризисный период, вы можете прочесть в нашей новой статье по ссылке.

В строке «Товарно-транспортные документы в количестве» показывается общее число сданных водителем накладных. В поле «Сдал водитель» расписывается шофер автомобиля, диспетчер в поле «Принял» также расписывается.

Как заполнить путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя и юридического лица в программе 1С , вы можете узнать в следующем видео:

В целях фиксации работы грузового автомобиля используется специальный бланк путевого листа по форме 4-С вне зависимости от того, арендуется ли транспортное средство или находится в собственности. Этот документ предназначен для того, чтобы можно было рассчитать заработную плату водителю и списать ГСМ в качестве расходов на обслуживание грузовика.

Основные моменты по работе с путевым листом по форме 4-С

Данный путевой лист используется, если водитель работает по сдельной форме оплаты труда. При отсутствии у водителя заполненного путевого листа к нему применяются штрафные санкции согласно ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ — 500 руб.

Унифицированная форма путевого листа 4-С утверждена на законодательной основе — Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Использовать ее должны только автотранспортные предприятия, остальные хозяйствующие субъекты могут разрабатывать свою форму путевого листа. Обязательное условие — в документе должны содержаться обязательные реквизиты, а сам бланк должен быть закреплен в учетной политике организации.

Скачать пустой бланк путевого листа 4-С можно по этой

Порядок заполнения путевого листа по форме 4-С

О правилах заполнения путевого листа 4-С указано в Постановлении №78. Бланк содержит лицевую и оборотную стороны, которые заполняются следующим образом:

Заполнение лицевой стороны

На лицевой стороне путевого листа 4-С нужно проставить название документа и его дату, затем вписать наименование организации, код по ОКПО, адрес и телефон. Дополнительно необходимо указать кодировку колонны, бригады и режима работы.

Затем нужно отразить информацию о грузовом транспортном средстве, в том числе его марку, гос.номер, гаражный номер, при наличии прицепа — сведения о нем. После этого вносится информация о водителе — ФИО, табельный номер, данные водительского удостоверения.

работа водителя и транспортного средства (дата и время выезда и заезда в гараж, фактическое время работы, показания спидометра);
движение горючего (марка, сколько выдано, остаток на начало и конец работы, время работы транспорта, коэффициент расхода горючего по отношению к нормам компании);
задание водителю (наименование и адрес заказчика, время прибытия, адреса погрузки и разгрузки, наименование груза, расстояние транспортировки и объем груза);

Кроме того, на лицевой стороне путевого листа должна быть следующая информация:

от диспетчера о проверке водительского удостоверения, выдаче задания и горючего;
от медработника о проведении медосмотра и допуске водителя к выполнению задания;
от механика о проведенном техосмотре транспортного средства;
от водителя о приеме грузового автомобиля и его сдаче после выполнения задания.

О каких-либо дополнительных моментах, например, ДТП, ремонте и пр. можно указать в специальном блоке «Отметки организации — владельца автотранспорта».

Образец заполнения лицевой стороны путевого листа по форме 4-С скачайте

Заполнение оборотной стороны

На оборотной стороне указывается последовательность выполнения водителем полученного задания, то есть именно здесь необходимо прописать маршрут следования транспортного средства. При этом сведения включают:

пункты погрузки и разгрузки (перецепки прицепов);
дату и время приезда и уезда;
номера сопроводительных товарно-транспортных документов;
наименование и подпись грузоотправителя (или грузополучателя).

Ниже делаются отметки о том, были ли по маршруту какие-либо простои, каковы их причины, вид и продолжительность. Эта информация может свидетельствовать о том, почему водитель задержался в пути и потратил горючего больше, чем по нормативу. Данные разделы подписываются непосредственно водителем и диспетчером.

Во второй части оборотной стороны путевого листа 4-С (результаты работы автомобиля и прицепов) отражается общая информация о том, как отработал водитель свою смену. При этом необходимо включить следующие сведения:

расход горючего по норме и по факту;
время работы автомобиля и прицепа, в том числе в движении и простое (при погрузке/разгрузке и по техническим причинам);
количество ездок;
пробег автомобиля и прицепа, в том числе с грузом;
количество перевезенного груза, в том числе на прицепах;
пройдено километров, в том числе с прицепом;
начисленная зарплата водителю.

В этом разделе информацию заполняет не только диспетчер, но и таксировщик с проставлением подписи и расшифровки к ней.

Образец заполнения оборотной стороны путевого листа по форме 4-С скачайте

Каждый выезд грузового транспортного средства из гаража организации должен сопровождаться получением «путевки». Таким образом, водитель получает на руки документ, в который внесены все данные о предстоящей поездке. На основании его составляется маршрут, которого водитель обязательно должен придерживаться в дороге.

Закон обязывает шоферов всегда иметь «путевку» на руках. Нередко сотрудники ГИБДД, кроме остальных документов, проверяют и наличие путевого листа. По их требованию водитель обязан предоставить лист для проверки. Естественно, действующим считается тот путевой лист, который оформлен должным образом.

При помощи путевого листа ведется учет маршрута. Также он позволяет рассчитать пробег грузового транспортного средства. Кроме этого, здесь отмечается информация о том, как работал водитель. Сколько времени он провел в дороге, когда выехал из гаража, когда поставил в него машину. Благодаря этой информации шоферу начисляется зарплата. Отсюда можно сделать вывод, путевой лист, который должен быть у водителя в дороге, считается не менее важным документом, чем удостоверение водителя, техпаспорт, ТТН.

«Путевки» используются не только в специальных фирмах, которые занимаются грузовыми перевозками. Данный документ должен заполняться в любой организации, которая имеет свой автопарк служебных машин. Здесь разница состоит лишь в том, что автотранспортные организации обязаны применять специально предназначенный бланк. Остальным фирмам разрешается, опираясь на внутренние приказы, самостоятельно разрабатывать форму «путевки».

Ко многим документам строгой отчетности, которые обязательно должны находиться в бухгалтерии организации, относятся и путевые листы. Как известно, без первичного документа бухгалтерия не имеет права списывать средства и отображать различные хозяйственные операции.

В тот день, когда автомобиль выезжает из гаража, диспетчер оформляет путевой лист. Непосредственно перед выездом водитель получает его на руки. По окончании рабочей смены водителю необходимо сдать «путевку». Если этого не сделать, водитель не сможет получить ее на следующий день, соответственно, не будет иметь права выезжать из гаража.

Не стоит забывать, грузовой автомобиль требует больших затрат. К примеру, на каждые сто километров МАЗу 5516 необходимо около 30 л дизельного топлива. Тягачам иностранных производителей понадобится еще больше. Сюда можно добавить замену масла, смену дорогостоящих шин, другое техническое обслуживание. В итоге компания тратит достаточно крупные суммы, которые должны быть официально списаны. Сделать это позволяет именно путевой лист.

(Видео : “Оформление путевого листа”)

Кроме списания ГСМ, документ позволяет бухгалтерским работникам насчитывать шоферу зарплату. Естественно, он должен быть сам заинтересован в получении «путевки». Если по каким-то причинам она не будет получена, при расчете зарплаты этот рейс не будет учитываться.

Виды путевых листов для грузовых автомобилей

Конечно, разработать бланк для составления путевого листа можно и самостоятельно. Однако многие фирмы применяют для этих целей стандартную форму, которая является удобной и привычной для многих организаций. Независимо от этого бланк должен содержать перечень основных данных:

название документа;
дату оформления;
наименование компании, которая составляет путевку;
описание хозяйственной операции;
должности сотрудников, которые являются ответственными за оформление;
подпись шофера, осуществляющего хозяйственную операцию.

Для грузовых автомобилей используется три вида путевых листов:

Форма № 4-м

Данный бланк используется в том случае, когда грузовая перевозка имеет междугородний характер. Лицевая сторона документа имеет красную полосу, которая свидетельствует о том, что совершается междугородняя перевозка.

Форма № 4-п

Форма получила название «повременная». Для начисления оплаты за работу используются повременные тарифы. Может использоваться при одновременной работе с двумя заказчиками.

Форма № 4-с

Документ оформляется при перевозках, по которым оплата осуществляется по сдельным расценкам единых тарифов. Кроме прочей информации, здесь указываются данные о компании, в чьей собственности находится грузовое транспортное средство.

Лицевая сторона

дата заполнения и название документа;
наименование, адрес, режим работы фирмы, ее контактные данные;
информация о ТС. Здесь должны присутствовать госномер, марка ТС, его гаражный номер, другая информация;
данные шофера, перевозящего груз. Сюда заносятся ФИО, серия и номер удостоверения водителя;
дата выезда ТС, время его работы, количество намотанных километров, время заезда в гараж;
топливная информация: полученный объем, его расходы и остаток;
конкретная задача, которая ставится перед шофером в этом рейсе, а именно, адрес доставки груза;
подпись шофера и ответственных лиц, к которым относятся медработник, проводивший осмотр шофера, диспетчер, контролер и механик, проверяющий исправность автомобиля.

Оборотная сторона

Сюда вносится информация о процессе выполнения задания. Указывается не только дата выезда и прибытия в пункт назначения, но и данные спидометра, название получателя груза, штук ТТН, сколько ходок было сделано, маршрут. Особое внимание стоит уделить дополнительной информации:

если имелся простой, указывается его причина и время;
есть ли разница между нормой и фактически истраченным топливом;
на сколько время поездки было отклонено от запланированного.

Скачать бланк и образец по форме 4-П

Лицевая сторона

Указывается дата составления документа, а также го название. Кроме этого, понадобится вписать код по ОКПО, название фирмы и ее контактные данные. Внесите информацию об автомобиле, его номер, марку и другую информацию. Если подразумевается использование прицепа, укажите сведения и о нем. Информация о шофере также является необходимой при оформлении «путевки». Ниже имеется таблица, которую также нужно заполнить:

подробная информация, связанная с работой ТС и шофера;
показатели, связанные с движением горючего: получение, расходы, остаток;
время прибытия, адрес места прибытия и название компании-получателя груза, другие задания, которые выполняет водитель.

Также здесь ставятся отметки:

диспетчером о выдаче топлива и задания;
медработником, подтверждающего допуск шофера к поездке;
механиком, проверившим техническую исправность ТС;
шофером, который подтверждает выполнение задания и сдачу машины.

Кроме этого, в бланке имеется специальный блок, предназначенный для дополнительных отметок. Сюда заносятся данные о ремонте, ДТП или других непредвиденных ситуациях, которые могли нарушить маршрут.

Оборотная сторона

Предназначена для указания последовательности выполнения задач, которые ставятся перед шофером. По сути, именно здесь и прописывается маршрут, которого он должен придерживаться. Также здесь должна прописываться дополнительная информация:

места, где будет происходить погрузка и выгрузка груза;
время и дата выезда и прибытия;
номер ТТН или другого сопроводительного документа;
название компаний, как отправителя, так и получателя, подписи их ответственных сотрудников.

Также ниже вы сможете увидеть специальные графы, предназначенные для отметок о том, были ли на маршруте простои, их продолжительность и причины. Если водитель израсходовал больше топлива или задержался на существенное время, эта информация не позволит возложить на него вину.

Оборотная сторона бланка имеет вторую часть, которая предназначена для информации о том, как водитель отработал:

сколько расходовал горючего;
общее время работы шофера и машины;
время, потраченное на погрузку/выгрузку, дорогу, простои;
общий пробег и количество поездок;
объем доставленного за смену груза;
размер зарплаты, начисляемой шоферу за смену.

Скачать бланк и образец по форме 4-С

Прядок хранения документа

Путевой лист попадает в категорию первичной документации, которую необходимо хранить в организации в течение определенного периода времени. Как правило, такие документы хранятся на протяжении пяти лет. Однако если рассматривать «путевки», здесь имеются некоторые нюансы, из-за которых на многих предприятиях возникают проблемы.

Да, срок хранения «путевки» для автомобилей с повышенной грузоподъемностью составляет пять лет. Однако нужно помнить, если за этот период органы контроля не проводили проверки, нельзя уничтожать эти документы. Кроме этого, если работа является опасной, вредной и тяжелой, это дает водителю право на получение льготной пенсии. Нередко именно путевой лист является единственным подтверждением данного факта. В таких ситуациях хранить его необходимо не менее 75 лет.

По прибытию, шофер сдает «путевку» бухгалтеру. Она может храниться прямо здесь, или сдаваться в архив организации. Учитывая все особенности, здесь лист хранится до того времени, пока не наступить время его списывать. Как правило, храниться такие документы должны в отдельном помещении, которое оснащено глухими шкафами или специальными стеллажами. Чтобы бумажные документы не портились при длительном хранении, окна завешивают плотными шторами. Для этих целей многие организации оборудуют для архива подвальные помещения.

Образец бланка форма 4-С

Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения на примере путевого листа формы 4-С.

Путевой лист является первичным документом, основываясь на котором, можно произвести учет работы самого транспортного средства и водителя. По данным этого документа в дальнейшем производится расчет оплаты за пользование транспортом и заработная плата водителя.

Путевые листы должны выдаваться водителю любого транспортного средства. Однако особо важны эти документы для организаций предоставляющих услуги по перевозке грузов, или перевозящих собственные грузы. Путевые листы – документы, для которых предусмотрены типовые формы. Подробнее рассмотрим путеводные листы для грузовых автомобилей.

В этом случае имеется две типовые формы.

1. Форма 4-С – ее применяют, в случае если оплата работы автомобиля производится по сдельно. ()
2. Форма 4-П – используется при условии работы автомобиля по тарифу, зависящему от отработанного времени. ()

Заполняются путевые листы диспетчером или уполномоченным на это работником. Водителю выдаются под расписку, на смену, однако только после сдачи документа за предыдущий период.

Путевой лист грузового автомобиля хранятся, в дальнейшем, вместе с остальными товарно-транспортными документами, благодаря чему обеспечивается возможность их одновременной проверки.

Образец заполнения на примере путевого листа. Рассматривается форма 4-С

В первой части путевой лист грузового автомобиля содержит основную информацию:

В первую очередь заполняются реквизиты организации, выдающей документ.

Указывается дата заполнения документа, а так же его порядковый номер.

После осмотра транспортного средства механиком, ставится пометка о его исправности, которая должна быть подтверждена подписью проводившего осмотр.

Указываются данные о самом транспортном средстве: номер регистрации авто, его марка, сведения о наличии прицепа, а так же сведения о самом прицепе.

Ставится отметка о возможности выполнения водителем его обязанностей. Вывод об этом делается на основании результата медицинского осмотра. Эта отметка подтверждается подписью медицинского работника.

Прописываются данные о водителе: ФИО, указывается номер его удостоверения.

Заполняется таблица «Работа водителя и автомобиля», в которой указываются такие данные как:

1. время выезда водителя на работу,
2. время возвращения водителя на стоянку,
3. показания, указанные спидометром,
4. фактическое время, которое водитель провел на работе.

Заполняется таблица «Движение горючего». Она должна содержать данные о количестве горючего, которое было использовано во время работы и его марку.

Описывается задание водителя.

Ставятся подписи водителя и диспетчера или лица уполномоченного организацией заполнить документ.

Вторая часть путевого листа представлена таблицей «Последовательность выполнения задания ». Эта таблица заполняется непосредственно водителем и содержит данные о всех его передвижениях в течении рабочего времени, а так же отчет о проделанной работе.

Путевой лист грузового автомобиля непременно должен находится у водителя на протяжении всей поездки, и быть при необходимости предъявлен инспектору ГБДД.

Путевой лист грузового автомобиля - образец:

Если компания собирается перевозить груз при помощи собственного грузового автомобиля и в коммерческих целях, ей необходимо оформить соответствующий путевой лист. Скачать бланк этого документа бесплатно вы сможете ниже, а пока давайте поговорим о нюансах подготовки путевого листа грузового автомобиля.

Целью оформления путевого листа является в первую очередь учет – как работы самого транспортного средства, так и водителя. Сведения из него учитываются при выставлении счета покупателю, а также при расчете зарплаты.

Существует две основные формы документа – 4-С и 4-П. Первая форма используется, если на предприятии при оплате водителю принята сдельная форма оплаты труда. Вторая – при повременной системе.

Путевой лист выдается в единственном экземпляре на одну рабочую смену. Обязательным является условие сдачи водителем предыдущего документа.

Среди обязательных к заполнению реквизитов при выдаче документа – номер и дата выдачи, печать компании, в чьей собственности находится грузовой автомобиль. Документ должен быть зарегистрирован в специальном журнале учета в тот же день.

Обычно путевой лист грузового автомобиля сопровождает товарно-транспортная накладная, оформление которой обязательно при коммерческой перевозке ТМЦ.

На нашем ресурсе вы можете найти как образец путевого листа грузового автомобиля, так и бланки официальных регламентированных форм документа.